李　庆

【摘要】ERP环境下,需要根据ERP系统集成性的要求,借鉴业务流程重组的思想,利用先进的信息技术,对传统的会计业务信息流程进行重组。这样可以充分发挥ERP给企业会计业务带来的优势,实时反映经济活动,变会计事后核算为事中控制甚至事前控制,实现由核算职能向管理职能的转变,以满足会计信息使用者以及现代企业管理的需要。

【关键词】ERP;会计业务;流程重组

近年来,随着ERP产品的不断发展与成熟以及中国企业的管理能力和信息技术应用水平不断提高,ERP系统逐渐被越来越多的企业所采纳,但是并未取得预期效果。究其原因,ERP系统的优越性的充分发挥不仅取决于系统本身的合理性及科学性,还取决于系统运行环境,特别是业务信息流程能否合乎现代化管理及信息网络化的要求。

一、传统的会计业务流程

传统会计业务流程是建立在劳动分工理论下的一种顺序化业务流程,入口的主要内容就是会计凭证,即当一项经营活动发生时,会计人员根据业务单据(采购发票、销售发票、入库单等)编制记账凭证,使用会计科目和复式记账法这两个强大的会计工具把会计主体的资产、负债、所有者权益、收入和费用等的财务度量结果分类汇总,然后进行账簿登记和报表编制,最后使用标准格式和项目内容的会计报表将汇总的数据定期提交给信息使用者。

二、ERP环境下的会计业务流程

ERP系统最大特点是财务信息和业务信息的集成,实行财务和业务的一体化管理。与传统会计业务顺序化的流程相比,ERP环境下的会计业务流程表现为集成性和实时性。ERP环境下的会计业务流程分为会计数据的采集、会计数据的处理、会计信息的输出三部分,如图1所示:

三、ERP环境下会计业务流程重组的必要性分析

(一)传统会计业务流程的缺陷要求

1.业务信息被简化

经济业务发生时的信息,包含了大量业务活动的详细数据,而在现行的电算化会计流程中,是以记账凭证为起点实现会计信息的处理和收集。这种信息处理方式存在两个缺陷,一是处理速度缓慢,信息不直接来源于业务人员;二是会计人员远离业务,只能根据会计准则进行职业判断,丢掉了大量的有用信息,而这些信息对于企业其他人员来说可能是非常重要的。

2.现行会计业务流程无法实现企业实时监控的需要

信息的实时性决定了它的有用性和控制力度,能够帮助管理者有效和实时控制非法事件的发生。会计信息的滞后性不能使管理者从会计信息系统中得到所需的信息。现行会计信息系统提供滞后的信息不仅影响了信息的质量,降低了它的相关性,而且正在逐步失去其应有的价值。

3.信息使用者的多样化、个性化信息需求无法满足

现行会计业务流程所编制的财务报告是标准化的、通用化的,以满足外部使用者的共同需求。但是财务信息使用者众多,其信息需求的差异很大,不同的人员一般只关心某些特定的信息,而对另外的信息可能不感兴趣。但是目前的会计处理流程不是将源数据,而是把处理后的数据进行呈报,中间有大量的对于某些人员非常有用的信息被处理掉了,从而无法满足使用者的需要。

(二)ERP实施的要求

1.ERP系统的设计背景要求进行会计业务流程重组

众所周知,ERP最早是从西方发达国家传入我国的,它们是典型的市场经济运行模式,因此,ERP软件正是适应这一市场状况和管理要求而设计的先进的企业管理信息系统。而我国目前许多企业的管理方法和管理手段都很落后,与西方发达国家的差异很大。这样的一种企业管理现状就必然要求企业在应用ERP之前,首先要进行业务流程的重组,按照先进的ERP软件的管理要求对现有的业务流程进行根本性的改造工作,对原有的机构、人员和岗位设置进行必要的重新安排。

2.ERP系统的信息集成性要求进行会计业务流程重组

ERP系统最大的特点就是信息集成性,财务模块与其他模块有着密切的联系,如分销、制造模块的业务数据通过信息集成,可直接传入财务模块,从而消灭信息孤岛。在ERP环境下,很多原来由财务部门进行的工作,实施信息集成后可以由其他部门的员工来完成,会计数据可以由各部门分别收集。这样一来,会计的工作内容发生了重大变化,会计的工作流程也必然会发生重大变化,因此,对应于企业信息集成的需要,需要重组会计业务流程。

3.ERP软件的应用目的要求进行会计业务流程重组

从根本上来讲,企业应用ERP的目的在于改善企业经营管理,提高企业经济效益。这样的一个最终目的必然要求企业能够借助于ERP在企业中的实施应用,不断地优化它的业务流程,使整个经营活动更加符合科学管理的要求。

4.ERP、 BPR的实施要求进行会计业务流程重组

ERP系统的业务流程是根据物流、资金流设计的,取代了传统的信息采集、汇总、统计与传递等管理统计工作,变“结果管理”为“过程管理”。如果依照原有业务流程实施ERP项目,ERP仅仅被用于处理一些简单的车间报表,这些报表信息仍旧由班组一级级向上传递,ERP系统实时动态物流、资金流的高效性在旧的管理模式下得不到充分的体现。

四、ERP环境下会计业务流程重组

会计业务流程重组的实施要进行以下三个步骤:观念重组、流程重组、组织重组。流程重组要求对企业的现有会计业务流程进行调研分析,舍弃重叠的、不合理的流程,设计适合企业的新流程。

(一)会计观念的重组

在会计业务流程重组过程中,我们必须以向会计信息使用者提供决策有用的财务信息为目标,树立新的会计观念:

1.树立面向顾客满意的观念

财务人员应处理好与不同类型顾客的关系,加强双方的交流与沟通,以实现双赢,甚至是多赢。

2.树立价值创造的观念

要求财务人员不仅仅被动地去执行工作,而是主动地与其他人员密切配合,形成良好的协调互动机制,为实现企业价值增值的目标出谋划策。

3.树立积极的风险观念

新经济时代是一个高风险的时代,风险伴随一切活动,忽视或逃避都不是解决的根本办法。应建立全新的风险观念,通过积极行动加强风险管理,有效地预测和控制风险。

4.树立网络系统观念

网络系统下的信息交流是多样化双向交流,财务流程必须按此要求进行改造和重构。

5.树立道德观念

利用信息技术流程重组后的会计信息系统具有开放性,比较易获得企业商业秘密,因此更应该加强会计职业道德观念。

(二)会计信息处理流程的重组

1.会计信息处理流程重组的目标

传统的会计信息流程无法满足信息使用者建立有效决策模型的需要,阻碍了ERP系统的信息集成和传递。重组后的会计信息处理流程应充分发挥信息技术的优势,实现自动收集的会计信息采集方式、事件驱动的会计信息处理方式以及实时报告的会计信息输出方式。真正做到数出一源、数据共享、事件驱动、实时报告,满足各类信息使用者不同的需求。

(1)会计信息的采集方式——自动收集

采集原始数据是会计业务流程的起点,传统会计业务流程下财务模块没有与其他管理子系统集成起来,是一个孤立的系统,因此,财务部门、业务部门重复录入原始数据。由于会计数据是会计人员通过手工筛选采集再录入到财务模块中,只能反映经济业务的小部分信息,与管理相关的信息并未采集,而且会计数据通常是在业务发生后采集,实时性差,通常只能为信息使用者提供事后进行监控的信息。

重组之后ERP环境下的会计业务流程中会计数据的采集,根据业务流程重组的思想和ERP系统的集成管理方式,运用信息技术进行会计数据的收集。当业务事件发生时,业务部门将原始数据按一定编码录入,并存储于全局共享数据库中。会计部门需要数据时直接从全局数据库中调用数据进行加工。会计部门可以直接从ERP系统中提取数据,按照会计事项的定义来确认、计量和报告业务活动的发生情况,这将大大提高会计信息的及时性。

(2)会计信息的处理方式——事件驱动

传统会计业务流程是功能驱动的一个顺序化的信息处理过程,即对各种功能规定了数据的处理和输出方法。在会计业务处理中,通常将会计信息系统分解为原材料核算、工资核算、固定资产核算、成本核算、报表编制等若干子系统,每个系统有自己专门的职责。重组后ERP环境下的会计业务流程是事件驱动的,事件驱动本是一种计算机术语,意指当某一特定事件的要求代码进入工作时,程序指令开始执行。事件包括五个基本特征:一是发生了何事,涉及哪些资源;二是何时发生;三是涉及何人,充当何种角色;四是事件发生的地点;五是在事件发生时为什么可能出错,风险是什么?事件驱动会计信息处理流程是:当业务事件发生时,根据数据处理规则,各业务部门将业务事件数据存入业务事件数据库,业务事件数据库中的数据为只经过初步加工的源数据,当信息使用者想从系统中获取信息时,由信息使用者输入信息处理代码,系统启动相应的信息处理程序,对业务数据库中的信息进行加工处理,并将处理结果实时反馈给信息使用者。企业通过ERP系统将各信息系统集成,使得原始数据收集分散化,而数据处理和存储集中化,从而实现了财务和业务的协同。基于事件驱动的ERP会计业务流程彻底打破了传统会计业务流程的结构模式,能够强有力地支持管理决策的信息需求,符合信息技术和信息系统应用的发展方向。ERP环境下事件驱动会计业务流程如图2所示。

(3)会计信息的输出方式——实时报告

对ERP环境下会计业务流程重组的目的之一,是改变会计目前提供的信息滞后的劣势。当ERP系统接收到会计信息使用者发出的指令后,报告生成器根据用户的选择,在ERP系统中找到相应的事件驱动模型(报告生成器),启动相应的信息处理程序(模块),调用模型库中适合的会计处理程序,对业务数据库中的信息进行加工处理,生成用户需要的信息,并将处理结果实时反馈给信息使用者。对于ERP系统中没有的事件驱动模型,需要信息使用者自己设计相应的事件驱动模型,事件驱动模型制作完成后,使用者只需点击一下鼠标就能发出指令,几秒钟之后,会计信息就呈现于眼前。如果信息能够满足需要,则会计业务流程结束;如果不能满足需要,那么使用者可以重新发出其他指令,或者附带条件地发出指令,而财务模块就重新进行处理数据——输出信息的流程。

2.设计新会计业务流程的原则

BPR思想一种着眼于长远和全局,突出发展与合作的变革理念。要达到会计信息处理流程重组的目标,必须遵循以下原则:

(1)围绕结果而不是工序重新设计新会计流程

既然我们要全新设计会计业务流程,以往的工作程序就不再是新会计流程的依据,更不是变革的依据。所谓围绕结果,就是围绕企业最终要提供的会计信息进行会计流程的设计和组织,围绕目标或产出而不是单个任务来设计人员的工作。从结果出发,才拥有进行真正彻底变革所需要的灵活性。

(2)让那些需要得到流程产出的人自己执行流程

当与流程关系最密切的人自己可以完成流程时,会大大消除原有各工作组之间的摩擦,从而减少管理费用,但是这并不意味着要取消所有的专业部门的专业职能。例如,对于企业主要设备和原材料,还是需要由采购部门来专门完成的。具体如何安排,要以全局最优为标准。让那些需要得到流程产出的人自己执行流程,才能使责任和利益相统一,既调动工序实施者的积极性,又使会计流程成为有人负责的过程,避免相互推卸责任。

(3)采集会计信息的同时进行相关会计信息处理工作

会计信息在传递过程中的缺失和曲解一直是困扰企业管理的问题,这一问题在今天看来,由于计算机网络的普及,会计信息的传递在速度上和质量上都得到了前所未有的飞跃,通过对会计流程的重新组织,我们可以使会计信息在产生的地方就得到处理。通过重组会计流程,使会计信息的收集者来负责会计信息的处理工作,从而使得其他人处理、协调该信息的工作量降到最低。通过减少会计信息的外部接触点,从而大大减少了差错。

(4)使决策点位于工作执行的地方,在会计流程中建立控制程序

随着社会的进步,人的学习能力、受教育程度和专业知识技能获得了很大的提高,尤其是现代信息技术的开发和应用,极大地增强了员工的获取信息、进行决策和管理的能力。员工完全有能力组建一个自我管理的工作团队,而不再需要中层管理者的贮存、传递和决策。流程重组后,可将决策点放在工作执行的地方,在会计流程中建立控制程序。这样,可以削减大量的中层管理者,极大地简化会计流程,使组织机构趋于扁平化,从而也会使伴随金字塔式组织结构的效率低下和官僚主义消失。

(5)从信息来源地一次性地获取信息

每个人都懂得应该从信息来源地一次性地获取信息,因为不这样做就会浪费时间和金钱。但是,在信息难以传递的时代,人们往往会重复采集会计信息。由于不同人、不同部门和组织对于会计信息有各自的要求和格式,不可避免地会造成企业业务延迟、输入错误和额外费用等。利用网络化管理系统可以解决这个问题。在会计业务流程重组中,应争取能够从信息来源地一次性地获取信息。当采集一条信息之后,可以将它储存于在线数据库中,与所有需要的人实现共享,其他人需要相关信息时只要从信息系统中查找就可以了。

(6)会计流程重组必须顾及受影响的人们的个人需求

设计新会计业务流程必须邀请当事人参与,任何变革都不是变革者个人的事,它涉及许多人的切身利益,如果关起门来搞变革,企业的大多数员工难免心存疑虑。失去正当的消息来源,各种小道消息就会大行其道。不注意组织中人们的所思所想,就不能指望人们理解和投入到变革中来。

会计观念重组的手段主要是培训、宣传与交流,用新的思想、新的观念来为重组后的会计流程顺利进行提供保障。会计信息的处理流程重组主要以自动收集会计信息、事件驱动的信息处理方式和实时报告会计信息为目标,采用全新设计法,按照但并不完全拘泥于给出的设计原则来完成会计流程与业务流程、管理流程的无缝链接,以实现由核算职能向管理职能的转变,满足会计信息使用者以及现代企业管理的需要。●

【主要参考文献】

[1] 田智慧.流程管理实战案例[M].北京:机械工业出版社,2007.

[2] 郭文辉.基于价值链的会计业务流程重组[J].会计之友,2005.