黄彦红

随着国内成品油市场的不断发展,如何结合石油销售企业的实际,建立具有石油销售企业特色的加油站内部控制系统,已经成为规范加油站经营行为,提高加油站管理水平的当务之急。

一、加油站内部控制系统的建立

各石油销售企业可按以下原则建立具体的加油站内部控制体系:符合国家有关法律法规和内部会计控制规范及企业内部规章制度,并结合加油站的实际情况;能够约束加油站所有工作人员,任何个人都不得拥有超越内部会计控制的权力;涵盖加油站各项经济业务及相关岗位,并应针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、管理各个环节;保证加油站的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分别、相互制约、相互监督。

二、批准控制

加油站一般发生的都是正常的经济业务,因此,可采用一般批准方式,授权给加油站经理和其他管理人员,由他们根据既定的经营策略和预算、计划、制度等标准,在授权范围内行使批准权。这样做,既能提高工作效率,又能保证经济活动的灵活性和主动性。加油站还涉及一些例外经济业务,包括大客户让价谈判、大额费用支出、收取银行汇票、商品盘点盈亏、资产报废处置、跨地域经营及临时停业等。这些例外经济业务无章可依,因此,对这些业务,必须采取特别批准方式,由上级管理部门直至总经理,专门研究后作出决定。加油站的财务收支批准系内部控制的关键,可由加油站提出申请或计划,财会部门审核后报分管领导批准。这里,批准往往不是一次完成的,多数经济业务需经两次或两次以上相互联系的批准才能完成。后一次批准既是对前一次批准的认可,又是对前一次批准形成的经济业务的进一步监督和控制。若每次负责批准的人或部门相互独立,则更能强化批准控制的功能。

批准控制应注意:所有人员不经合法授权,不能行使批准权;例外经济业务不经上级部门批准,不能执行;经济业务一经批准,必须按照已批准的方案予以执行。

三、会计控制

1.确保收入完整。石油销售企业对加油站成品油的销售往往都有一整套的控制方法,保证了加油站主体收入的完整。然而有些加油站还具有洗车、修车、租赁、便利店等经营业务,要保证这些收入的完整,就必须做到:一是要求所有的非主营业务必须与经营者签订经营合同,标明收入实现方式和额度;二是要求加油站在收取非主营业务收入时一律开具收据或者发票,同时要鼓励和宣传顾客索取所有业务票据;三是建立非主营业务收入的核准制度,财务人员每月实地核准或者各加油站交换检查核准。

2.防止应收账款形成。大量应收账款会造成企业资金周转不灵或形成债务负担。加油站应收账款往往是大单客户造成的,要防范应收账款的形成,就应该对商品销售的全过程进行控制。要采取事前控制的方法,在加油站为大单客户建立信用等级,选择信用良好的老客户进行交易,对于月底结账的单位用户要事先签订付款协议,确保货款收回。财务部门还要采取事中控制,每月要结合商品盘点对加油站的机器起止数、发票、客户油卡、商品台账、销售报表等多项内容进行稽核检查,及时、完整确认销售收入。

3.商品流通费控制。加油站对商品流通费的控制主要采取预算控制的方法,财务部门应根据制定的费用开支标准,采取“零基预算”的方法编制加油站费用预算,并通过与加油站经理签订目标责任书的方式明确责任,纳入指标考核体系。同时还要规定开支限额,限额以上的费用需经过审批手续。财务部门还应按月度将费用实际发生情况与预算进行对比,找出实际与预算偏差的具体原因,采取切实有效的措施,使费用控制在预算指标之内。

4.建立严密的原始凭证制度。主要有三项:一是规范凭证格式及传递程序。加油站的每一笔经济业务,都必须填制或取得凭证,并按照规定的程序传递。这样,一旦某项经济业务出现问题,就会在制作、传递凭证过程中及时被发现,凭证即成为追究责任的依据。二是所有原始凭证都要预先依次编号,以便查证。三是对所有原始凭证,无论是自制的还是外来的,在入账之前必须经过认真审核,以保证每项经济业务入账的正确性及合法性。

5.建立详实的备查账和记录程序。加油站备查账可以反映企业会计账簿有无对企业提供比较重要的会计信息。建立备查账薄及明确备查账的记录程序,要充分考虑加油站规模大小、业务量多少以及管理人员数量及业务水平等因素。

参考文献

[1]李连华,张蕾.《中国内部会计控制规范-阐释与应用》.立信会计出版社,2007(2)

[2]杨波.《浅析加油站财务管理》.《新安全》,2005(10)