情报研究和学科化服务协同工作机制初探

2009-07-15姜山吴海杨小玲刘清

现代情报 2009年1期

姜　山　吴　海　杨小玲　刘　清

〔摘要〕在数字化、网络化的信息环境下，单纯的情报研究和学科化服务无法全部满足用户的信息需求，因此有必要建立情报研究和学科化服务的协同工作机制，以提供系统化、集成化、知识化、个性化的信息服务为宗旨，嵌入到科研用户的研究工作中去，实现科研工作和信息服务工作的协调发展。

〔关键词〕情报研究；学科化服务；协同工作机制

〔中图分类号〕G35 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)01-0007-03

Cooperative Working Mechanism of Information Research

and Subject-oriented Information Service

Jiang Shan1 Wu Hai1 Yang Xiaoling2 Liu Qing1

(1.Wuhan Branch of the National Science Library，Chinese Academy of Sciences，Wuhan 430071，China；

2.School of Information Management，Wuhan University，Wuhan 430071，China)

〔Abstract〕In the digital，network information environment，individual information research service and subject-oriented information service can not meet all of the user餾 needs.With the aim of providing systematic，integrated，personalized and knowledge based information services，it is necessary to establish a cooperative working mechanism linking both information research service and subject-oriented information service，which can be utilized in user餾 research work to advance the scientific research and information services in a coordinated manner.

〔Key words〕information research；subject-oriented information service；cooperative working mechanism

国内外科技情报研究服务为适应时代和社会发展的需要，满足国家战略发展和用户的强烈需求，在服务观念、研究层次、资料来源、研究方法和手段以及服务方向上都发生了深刻转变。在工作方式上，协同情报研究成为科技情报研究的主要工作方式，即一项复杂的情报研究任务由多个部门的研究人员甚至是多个单位的研究人员，在分散的工作地点，通过现代化的信息技术手段和网络通讯手段共同协作完成的一种情报研究方式。

学科化服务是最早出现于美国和加拿大的研究型大学图书馆的一种服务模式。我国在1998年由清华大学图书馆率先引进，而后西安交通大学、北京大学、武汉大学等大学馆相继开展。截至2002年末国内已有近30家大学图书馆开展此项工作。

随着信息环境的网络化、数字化，科研用户对情报工作的需求也在发生改变，科研用户不仅需要情报研究服务，也需要学科信息服务。科学研究的网络化数字化生存，要求科研人员以信息技术和信息网络为基础进行科学信息的收集、交流、分析、重组和发布。面对新时期科研用户的多元化信息需求，单一的情报研究人员、学科馆员或者信息技术人员已经无法满足，因此需要将情报研究人员、学科馆员、信息技术人员结合形成团队，以信息知识的搜寻、组织、分析、重组为基础，根据用户的问题和环境，融入用户解决问题的过程中，提出能够有效支持知识应用和知识创新的服务。这种服务是专业化、个性化的服务；基于分布式多样化动态资源、系统的服务；集成化的服务；自主和创新的服务。

1 情报研究和学科化信息服务的特点

1.1 当前情报研究服务的特点

当前的情报研究突破了传统的工作模式，开始向纵深方向发展，成为当前情报工作的主体。在知识经济时代，情报研究的重要性日益凸显，但公众对情报研究仍存在认知上的偏差，情报研究在服务推送能力上仍有待提升，这些都为情报研究的进一步发展带来了困扰。情报研究面临着严峻的社会信息环境，这一局面给情报研究既带来了机遇，又带来了挑战。

1.2 当前学科化信息服务的特点

学科化服务是针对当前社会的信息环境所提出来的新兴发展模式，在社会行业不断细分、信息构成日益复杂、用户需求进一步专深的情况下，学科化服务应运而生。鉴于实践有限、经验不足，学科化服务虽前景看好，但仍困难重重。

学科化服务的主体是学科馆员，其直接与用户接触，是学科化服务的执行者和推动者。学科化服务的推行与学科馆员的建设是分不开的，学科馆员制度建设的好坏直接影响到学科化服务的成功与否。目前，我国的学科馆员建设情况刚刚起步，需要在工作中去完善。

1.3 情报研究与学科化服务的共性

学科化服务与情报研究的侧重点不同。前者更强调知识的提供，要求根据用户的需求不间断地提供知识服务，强调动态的知识提供过程；后者更强调提供的知识，在用户需求驱动的前提下提供具有时效性的知识服务，更强调提供的知识结果。虽然情报研究和学科化有着不同的定位和分工，但二者之间仍存在着许多共性。

(1)情报研究和学科化服务都是个性化、知识化服务，需要紧密贴近用户需求，针对性开展定制的信息，只有这样才可全面满足用户的显性需求，充分挖掘隐性需求，从而实现可持续发展。

(2)情报研究和学科化服务都是主动信息服务，面对目前网络化和数字化信息环境，用户获取信息的渠道日益多元化，用户对信息服务的要求也日益提高，只有主动出击，了解客户需求，辅以市场化的营销手段推广信息服务和信息产品，才可以在日趋激烈的竞争中占据一席之地。

(3)情报研究和学科化服务都是以用户为导向的，以提升用户满意度和忠诚度为目标。二者都强调紧密贴近用户，以满足用户的需求为最高目标。

(4)情报研究和学科化服务都是深层次、专业化和集成化的信息服务。它们都属于知识管理的一部分。面对浩如烟海的信息，用户往往要耗费大量的时间去获取感兴趣的信息，而情报研究和学科化服务可以帮助用户获取有益的信息，并将信息转化为知识，充分挖掘信息的价值，适应知识经济的需要。

(5)情报研究和学科化服务对工作人员的知识素养和信息处理能力要求都很高。情报研究和学科化服务面临用户多样化、个性化、有针对性的信息服务。要求相应工作人员能够对研究对象有所了解，并且能够对信息进行深度加工，从而满足用户的需求。

(6)情报研究与学科化服务都需要借助一定信息技术手段，以实现服务方式的多样化，满足用户的需求。当前社会，信息技术已渗透进社会生活的方方面面，尤其是在信息的传递上更是功不可没。学科化服务与情报研究都建立在海量信息基础之上，信息技术无疑为资源的收集和知识的服务提供了更为便捷、快速的手段。也为其服务的推送提供了更多的服务方式，从不同层面上满足用户的需求。

2 建立情报研究和学科化服务协同工作机制的必要性

2.1 充分满足用户的需求需要建立协同工作机制

知识经济时代的到来，使传统的信息服务受到冲击。知识经济的繁荣不是直接取决于资源、资本、硬件技术的数量、规模和质量，而是直接依赖于知识或有效信息的积累和利用。因此，知识的更新成为能否在知识经济时代取得先机的关键。作为知识服务的对象，用户对知识产品的要求也就提高了，要求不光是获得简单的信息，而是希望通过信息服务的工作获得知识的更新。因此通过对信息的整理、检索和综合而得的“单一的”和“纯粹的”信息服务已经无法满足需要。因此将知识提供和提供知识结合起来，从整个知识流和信息流的角度将情报研究和学科化服务结合起来，实现从过程到结果的一揽子信息服务，将科研工作和信息服务全面对接，充分发挥1+1>2的倍增效应，有助于满足用户多样化、个性化的需求，从而促进情报研究和学科化服务的协调发展。

2.2 全面提升知识服务的能力需要建立协同工作机制目前学科交叉已经成为当前科学发展的主要潮流，随着科学研究的日益深入，解决一个科学问题，往往需要多学科科研人员的加入。因此他们对知识服务的要求也就提高了。为了更好的促进科研的发展，全面提升知识服务的能力成为当务之急，而解决之道除强化培训和自我学习之外，内部学习、交流合作也非常重要。通过构建情报研究和学科化服务的协同工作机制，首先，可以在内部形成知识共享机制，让个人的知识成为团队的知识，全面促进团队内部知识更新和能力提升；其次，通过协同工作，形成有效团队，情报研究人员和学科馆员可以以信息知识的搜寻、组织、分析和重组为基础，根据用户的问题和环境，融入用户解决问题的过程中，提出能够有效支持知识应用和知识创新的服务，从而提高了服务的效率，拓展了服务的范围，加深了服务的层次。最后，在协同工作的过程中，可以促使情报研究人员和学科馆员进一步强化团队合作能力和沟通协调能力。

2.3 实现可持续发展需要建立协同工作机制

目前，网络化和数字化信息环境，Google等非传统的信息服务商的出现，给情报研究人员和学科馆员带来了巨大挑战。面临着严峻的局势，只有主动出击，适应新形势的需要，不断调整才可以实现信息服务长期、稳定、可持续的发展。要实现可持续的发展就需要取得用户的充分认可，如此才可以稳定住老客户，发展新客户，实现双赢。通过构建情报研究和学科化服务协同工作机制，情报研究人员、学科馆员甚至包括信息技术人员可以充分合作，以提供系统化、集成化、知识化、个性化的信息服务为宗旨，嵌入到科研用户的研究工作中去，实现科研工作和信息服务工作的协调发展，强化信息服务的深度和广度，即做到全面覆盖，又做到重点突出，从而走上可持续发展的道路。

3 情报研究和学科化服务协同工作机制的探索

组织机制保障的协同工作就是在信息服务机构的组织机制保障下开展协同情报研究工作。每一个信息服务机构都有自己的一套组织机制，这套机制能确保在一个项目立项之后，在原有组织形式的基础上，能迅速、及时地形成一个敏捷的研究小组(或研究团队)，来从事该项目的工作。该研究小组可以由一个机构不同部门的研究人员组成，也可以由多个不同机构的研究人员共同组成。小组人员的构成视项目涉及的学科领域、项目规模、资助额等情况而定。每个部门或机构各自承担一部分情报研究任务，在项目的研究过程中，部门与部门之间、机构与机构之间可以实时进行沟通、交流。最后，由项目负责人对各部分研究结果统一进行归纳、整理和分析，得出最终的研究结果。通过敏捷研究小组形式开展信息服务工作正是协同工作的具体体现，也是组织机制保障的结果。协同工作机制主要包括沟通机制、协调机制、评估机制。

3.1 建立沟通交流机制

开展协同工作首先需要在情报研究人员和学科馆员之间要建立稳定的通讯联络机制。可以采取的方法包括：建立定期的会商和讨论制度，共同分析信息服务过程中出现的问题，寻求可行的解决办法；形成内部的学习交流机制，学习情报研究、学科化服务、信息技术的新方法、新理论，通过相互的学习，促进能力的提升；与用户即科研人员保持常态的、深入的沟通，充分了解科研人员的研究进展，及时把握研究动向，以便在全面满足显性需求的情况下，充分挖掘隐性需求。

3.2 建立协调机制

情报研究主要是针对战略决策的深层次服务，学科化服务主要是针对一线的普遍服务。要将二者紧密结合起来，就需要建立可靠的协调机制。

(1)在日常的工作中情报研究人员要和学科馆员建立起良好的人际关系。从而在双方协调合作中，合作双方可保持积极的态度，采用换位思考的方式，为对方的工作提供良好配合。

(2)制定项目合作协定，准确描述个人职责及其对整个项目的贡献性。项目合作协定既起到统筹计划的作用又起到沟通的作用，规定项目组成员的各自的工作范畴与定位，防止工作过程中的责任推脱，并依此针对可能遇到的各种问题提出应对方案。

(3)制定项目进度表并及时通报工作进度，对项目进展情况及项目组成员工作进行公开监督。通过项目进度表，可以清楚了解项目进展状况，一旦出现问题，可及时确定负责人并予以纠正，保证项目合作的顺利开展。

3.3 建立评估机制

在开展合作过程中，要对工作进行科学的评估，其目的在于分析合作取得的成绩和不足，促进工作又好又快发展。评价指标包括用户满意度、信息服务能力、团队管理等三个方面。

从用户满意度来看，评价内容包括：质量预期、感知质量、感知价值、用户满意度、用户抱怨、用户忠诚度等。

从信息服务能力角度来看，评价内容包括：知识挖掘深度，知识组织整合与揭示，信息服务的实用性、权威性、准确性、全面性、独特性、有效性、可持续性、可获取性等。

从管理角度，评价内容包括：项目人员设置，知识产权的使用和保护，标准规范的遵循与建立，合作与共享的规划，用户人均服务成本，用户意见反馈机制，管理档案是否规范，管理成本投入，经费管理等。

4 结语

情报研究和学科化服务都是知识服务的一部分。建立情报研究和学科化服务的协同工作机制将有助于将知识提供和提供知识结合起来，充分满足用户多样化、个性化的需求，促进情报研究和学科化服务的协调发展。