谢明生

摘要检索查询功能作为档案网站的核心功能,评价档案网站的重要指标,本文分析了我国档案网站检索查询功能所存在的问题,并在此基础上提出相应的解决措施。

关键词档案网站检索查询

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)01-273-01

一、档案网站检索查询功能现状

为了了解当前我国档案网站的检索查询功能,笔者查询了具有代表性的省、市、县(区)档案信息网,详细访问网站的“档案检索”或“查询服务”栏目。在调查访问中发现大多数档案网站都设置了档案检索、查询服务、开放档案查询等栏目,但总体来说,档案网站的检索查询功能还比较弱,离利用者的最终需求还有一定距离。

(一)提供的检索查询内容少

大多数档案网站提供的只是案卷级或文件级目录检索,能够实现网上全文查询的则寥寥无几。首先,网上开放档案目录才3000余万条,所占比例还很低。其次,档案网站能够提供全文检索的很少。极少能实现档案全文检索的档案网站,无一例外在查询的时候要求用户身份验证,要求注册,再填查档申请,申请需要批复,对于查档者极不方便。再者,部分档案网站中的“档案检索”只是一个空壳子,没有实质性的内容。点击该栏目,往往弹出“该栏正在建设中”的界面。这与档案网站要实现用户“足不出户,便知天下”的目标还有很长一段距离。

(二)档案检索查询途径单一

在大部分档案网站上,检索查询案卷级或文件级目录,“关键词”是作为检索的唯一途径,而象截词检索、加权检索则没有采用,也没有设置时间、档号之类的作为检索项,检索途径单一,难以满足不同层次不同专业的利用者的需求。笔者曾运用信息检索知识使用多个档案网站的检索查询功能,尝试查询几个方面的现行文件和档案目录,结果都不理想。那么,缺乏一定检索技能的用户必然也会遇到同样的问题。

(三)检索查询的档案形式单一

社会的发展使得档案形式趋向多样化,出现了诸如表格、图片、声音、视频等形式的档案。目前绝大多数档案网站没有充分利用网络的优势,所提供的档案信息多是文本信息,而声音、视频档案很少,这样的档案网站将难以满足现代利用者的需求。只有很少一些省市级档案部门的网站上出现了如“视频档案”,“网上展厅”之类的栏目。如浙江档案网的“视频档案”,甘肃档案信息的网上展厅展出了大量的图片档案,效果非常好。

(四)缺少先进的网络信息分类检索与导航系统

调查显示,目前的绝大部分档案网站没有提供检索的档案目录分类。多数情况下,对于往往不能表达自己真正的信息需求的社会用户,不只如何入手。此外,“档案检索查询”这一项服务功能,缺少与用户互动。又没有供检索方面的建议,使得用户遇到检索难题时往往得不到及时解答。

二、完善档案网站检索查询功能的几点建议

美国的国家档案馆网站(www.archives.gov)以及台湾的国立故宫博物院网站(www.npm.gov.tw/index-c.htm),都具有较好的档案检索查询功能,很多做法都值得我们学习借鉴。笔者认为,档案网站要完善检索查询功能可以从以下方面入手。

(一)加快馆藏数字化和数据库建设力度,尽快实现全文检索

档案馆在大力开发档案目录数据库的同时,还应加强对馆藏开放档案的全文扫描、识别,并将其上网以便利用。通过档案馆的数字化建设,提供网上档案的全文检索将能很快实现,那么利用者无须到档案馆就能查询到所需要的档案信息。当然,提供网上全文检索,面临着文件的保密、知识产权保护等问题,开放哪些,开放到什么程度,是必须事前理性考虑的。这需档案馆专业人员对国家相关法规的出台以及档案部门对保密法、知识产权法的准确理解和把握。

(二)提供档案检索的分类目录

针对除了“档案检索”,没有其他相关提示或者是引导利用者查询的内容,没有本馆开放档案目录的分类的问题,可借鉴北京市档案馆(www.bjma.gov.cn或www.bjma.org.cn)和杭州市萧山区数字档案网(www.archives.xs.zj.cn)对档案检索分类、解释的做法。北京市档案馆将网站上可供检索的档案目录分成了:文书档案类、专题档案类、专门档案类、资料目录类,每类后面都有详细的介绍,如“文书档案类:您可以进入明清、民国档案数据库或建国后档案数据库,按不同时期查询公务文书档案”。杭州市萧山区数字档案网的开放档案目录近30多万条,并做了详细地分类,其中包括了文件库、案卷库、萧山文章索引、多媒体档案、照片档案、图书资料、档案信息化论文、萧山家谱目录、民国档案等等,方便利用者查询到所需要的档案信息。

(三)开展网上咨询和业务联系服务,并与档案检索查询结合

单一地档案检索查询服务,不能完全满足利用者的查档需求。由于利用者范围广,文化程度和素质不相同,档案网站查询的时候可能会遇到很多困难。鉴于此种情况的增多,档案网站应该设置一些辅助栏目,诸如“网上咨询”、“查档答疑”、“预约服务”等,利用者可以通过网站将检索相关情况及计划到馆阅档的时间通过网络交给档案馆,完成预约调卷,了解档案阅览所需的手续,这大大节省用户的时间。

(四)加强多媒体技术研究

档案媒体形式的多样化,可以增加利用者的利用兴趣,刺激利用需求的增长。档案部门在档案网站建设或更新中应根据本馆的条件,应尽可能提供更多种形式的档案,可以向用户提供档案目录查询、全文浏览及部分声音、照片、录像的查询等,以图、文、声、像并茂形式为用户服务,来满足利用者多角度的需求,扩大档案网站的影响。