黄美芳

摘 要 随着电子信息技术的普及与发展,传统的档案管理模式已逐渐引入了数字化。档案管理数字化也已成为当今档案管理新的发展方向。本文分析了档案管理数字化的必要性,阐述档案管理数字化的现状,并分析现代档案管理数字化存在的问题,最终提出做好档案管理数字化工作的措施和建议。

关键词 档案 管理 数字化

中图分类号:G271文献标识码:A

一、前言

随着科学技术的发展和计算机的广泛运用,人类社会进入到了息化时代。而随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会经济生活的重要资源。与此同时,信息技术的发展与广泛应用给档案管理工作提出新的要求,因此,档案管理工作也必须与时俱进,所以档案的数字化建设已成为当前研究的重要课题。温家宝总理在政府工作报告中提出了“搞好文化遗产和档案保护”的重要命题,把档案保护与文化遗产一起作为促进社会主义和谐社会建设的重要举措,体现了党中央、国务院对档案工作的高度重视,也对档案工作提出了更高要求。

二、档案管理数字化的必要性

党的十六大报告中提出要“大力推进信息化”,将信息化列为本世纪头二十年经济建设和改革的主要任务之一。对于档案部门来说,信息化是一项全新的工作,是一个系统工程,是档案工作一次质的飞跃 。因此,要深刻认识到档案管理数字化的重要性才能更好地为数字化档案管理做准备。

(一)质量效率兼顾的需要。

档案实现数字化管理,将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,全部档案信息实现计算机管理,大大节省了时间,极大地提高了工作效率 。以人事档案管理为例,由于一个组织中管理的对象往往十分繁多,而这些对象作为社会个体具有很强的流动性,为了统计一个组织的人数、调动、晋升、离退休情况,传统的做法是从一张张纸质档案中点数出来。这不但没有效率,而且准确率也无法保证。而这些通过电子计算机管理的数字化档案可以十分便捷的做到,输入、查询、归整,变得非常简单。

(二)社会发展的需要。

21世纪是信息化的时代,因此,建设数字化社会成为我国社会发展的一个重要目标。要建设数字化社会应该做到:一是承载档案的载体应顺应时代,更新换代。档案载体由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛、纸质,已迅速向现代先进的磁盘、磁带、光盘等发展 。而电子档案的出现给档案管理提出了一个亟待解决的问题。对于如何收集、保管、保护、利用电子档案,那就是建立数字化的档案管理制度。二是建设现代化的数字档案馆。档案馆就是为社会保管和提供档案信息的职能部门,是最丰富、最有实用价值的信息资源库,目前由于技术原因,珍贵的档案信息资源不能很好的为广大公众利用,不能很好的为社会服务。不能充分实现信息共享,就不是真正意义上的数字社会。要建设数字社会,就要建设现代化的数字档案馆。三是提高经济效益。数字化社会的建设归根结底是要提高社会经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

(三)社会大众的需要。

高效政府的重大决策需要迅速、准确的信息;企事业单位的工作离不开快捷的信息;社会群众正常生活同样需要提供及时有效的信息。如婚姻档案,在一些农村,尤其是偏远山区的利用者要查阅档案十分不便,他们迫切需求信息共享 。这都迫使尽快改变传统的原始管理手法,使档案的信息能及时、方便、准确地提供给社会。

三、档案管理数字化现状分析

(一)数字化档案管理。

随着科学技术的发展,全球信息化时代的全面到来,传统的档案管理模式也遇到了严峻的挑战。与发达国家相比,我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。为了加快全国各档案馆档案管理数字化的进程,上海、深圳、北京等几个城市的档案馆已经把档案管理数字化提到了前所未有的高度,并且率先开展了一系列试点工作。

(二)档案管理数字化软件。

我国各科研单位和公司也开发出了一些实用的档案管理数字化软件。其中,最具代表性的有:世纪科技的档案管理系统、索易文档影像管理系统、超星数字图书馆等。对于档案数字化最理想的情况就是将文书档案完全转化为数字形式,即将文书档案内的所有文书信息完全转化为文本,以文本的形式存储在计算机中,这样对于档案的管理和利用无疑是最优的选择,所以一些公司和科研机构针对特定的文书档案,比如印刷体形式的档案,通过OCR识别技术,将文书档案全部转化为文本形式,如清华紫光的OCR识别系统。

(三)仍然存在的问题。

由于档案文书版面的复杂性,并且相当多的档案文本不是印刷体,因此想要实现理想的目标还是相当困难的。目前,档案管理数字化系统一有般都是通过图像获取设备,将档案直接转化为数字图像,然后将处理后的图像存储在起来。但是,以现有的水平,还没有实现全部全文数字化。如:以高校档案数字化现状为例(表1),我们可以看出,只有部署普通高校的数字化情况比较好,而省属和市属高校的数字化程度只是实现近十几年的档案数字化,而有一些院校文件级目录数字化还没开展,全文数字化大多数院校基本没有开展。

四、档案管理数字化存在的问题

尽管现有的档案管理系统为档案的有效管理做了相当大的贡献,但是,由于各种客观原因,档案管理数字化的工作还有不尽如人意的地方,如归档和保存困难,阅读不够方便等。此外,现有系统在档案数字化的效率方面都比较低。

(一)电子文件归档困难。

现行的许多组织、企业等基本都采用了办公自动化的系统,而此类系统是以电子计算机及其网络技术为基础,它基本是由本单位设计的软件,而单位的档案室使用的档案管理系统又是档案行政管理部门推广使用的档案现代化管理软件。一个单位两个软件,造成的后果在不同的软件环境下形成的数据难以进行转换,这样就造成了电子文件归档的困难。

(二)电子文件保存困难。

电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点,但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。

(三)电子文件利用困难。

虽然办公室自动化已深入到社会各个部门,但是在现实生活中很多单位并没有把提高电子档案的利用率和管理放在一个重要的位子。究其原因,一方面因为人们可能仍然延续传统观念和管理模式,习惯了以纸质版为载体的文档的借阅、检索和管理。另一方面,社会上还有很大一部分人不习惯档案管理数字化,他们对计算机的使用仅限于文字录入、编辑和打印,对于计算机的自动化管理功能运用不够甚至不会运用。所以,电子文档利用不当或利用不充分也是现今档案管理数字化施行困难之一。

五、做好档案管理数字化工作的建议

档案管理的数字化为传统档案的管理提供了一个新型的载体,为档案的管理提供了便利,同时也对我们的档案管理方法、档案管理的维护等提供了全新的要求。

(一)做好电子文件的归档工作。

电子文件的归档工作与纸质文件的归档工作一样重要。档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对所有的电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,要注意维护好电子文件的原始信息,已归档的电子文件应为只读性文件,不可更改,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

(二)做好档案的存储工作。

虽然电子档案相对于传统的纸质档案在防止灰尘、水分等的侵害能力上有所加强。但是,电子文档也存在一些不稳定的因素,如现在各类病毒的不断出现,使得电子档案的长期保存存在安全隐患。因此,建立安全可靠的数字化档案存储平台具有重要的意义。可以采取光盘刻录备份、磁带备份、异地备份等形式实现档案信息的安全存储。同时,也应注意对长久保存的电子文件,我们仍需要定期进行复制,以防止信息损失,甚至造成不可恢复的文件遗失。

(三)做好档案管理人员培养工作。

档案的数字化管理是对传统档案管理模式的一种变革,所以相应的,作为档案管理的执行者——档案管理人员,他们的知识结构和业务技能也应该更新和加强,以适应社会发展的需要。“以人为本”,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。下列举出符合档案现代化要求的档案工作者应具备的素质:(1)要具有高度的政治责任心和政治敏锐性;(2)要精通档案专业和计算机知识,不断学习新知识,拓宽知识面,优化知识结构,提高业务能力,努力成为本职工作的行家里手;(3)要有强烈的创新意识,努力把握客观情况的变化规律,适时提出新的对策,大胆进行科学探索和实践。通过不断创新,实现档案工作的现代化 。

(作者单位:福建电力培训中心)

注释:

丁莉婷,孙杰.关于档案管理信息化与数据化的探索.中国环境管理干部学院学报,2008(1):119.

张锦辉等.创新档案工作实现数字化管理信息化.档案管理,2009(4):73.

闫兰普.浅谈档案数字化.办公室业务,2008(8):55.

牟丽华,王林.浅议档案数字化建设.兰台内外,2007(3):34.

李喜梅.浅谈档案管理现代化.中州煤炭,2007(5):116.