王继芳

摘要: 教学秘书是学校各项教学工作具体实施者之一,是教学管理的生力军,处于教学管理与改革的前沿,肩负着维持正常教学秩序,提高教学质量的重要使命。本文分析了教学秘书的工作范围、作用和特点,对于教学秘书更好地开展工作具有一定的参考价值。

关键词: 教学秘书工作范围作用特点

根据教育部2007年文件精神,要把发展高等教育的重点放在提高教学质量上,而教学管理则是顺利实施质量工程的保证。在整个教学管理过程中,院系级的教学秘书是学校各项教学工作的具体实施者之一,是教学管理的生力军,处于教学管理与改革的前沿,肩负着维持正常教学秩序,提高教学质量的重要使命,其工作质量直接影响着教学工作的正常进行,甚至影响教学质量。可见,高等学校教学秘书的工作是十分重要的。教学秘书工作作为高等学校教学管理工作中最基层的工作,是连接教务处与各院系的纽带,在督促、检查、落实学校各项教与学活动中起着重要作用。院系教学秘书工作具有时间性强、任务量大、事务繁多和责任重大的特性,一旦工作不到位,二级学院的正常教学秩序就将难以得到保障。教学秘书必须熟悉教学管理、学生管理,掌握教学和学生管理的规律,具备一定的管理能力,只有这样,工作建议、参谋意见才有针对性、合理性,才有价值。

一、教学秘书的工作范围与作用

(一)教学秘书是培养计划及相关政策制订的参与者

教学秘书是一线的教学管理人员,熟知培养计划在具体执行过程中存在的具体问题,能为领导修订培养计划提供具体的意见和原则,从而使新的培养计划能更切合本校的实际情况。同时,教学秘书也是学校各种制度、政令的具体执行者,是教师和领导、教师和学生之间的桥梁和纽带,最了解广大师生的心声,能为领导和上级部门进行决策提出建设性的意见和建议,是领导的参谋和助手。

(二)教学秘书是教学运行的组织者

协调有序的教学秩序来源于教学秘书日常的精心组织与管理。对于教师,从开学前的教学任务的安排,课表的编排,教学的进度,教学质量的调查,考试的安排与实施,等等,每一个教学环节都需要教学秘书亲自完成。对于学生主要是学籍管理工作,是对学生从入学到毕业整个培养过程的管理。具体工作包括严格按照学校的相关规定政策,对学生的入学注册、在学校的纪律表现、学籍变动、学习情况、专业方向选择、课程选修、各种大型(全国计算机等级、大学英语等级等)考试报名、成绩记录和毕业资格审定等方面的管理。

教学秘书必须认真、细心、耐心地做好学籍管理和进修委培工作,学生课程考核材料审查,成绩一览表的录入、输出、存档工作,组织好学生进行网上选课工作,以及学生的学位审核和毕业证书、学位证书发放工作。

(三)教学秘书是教学质量的监控者

教学秘书是教学管理最基层的管理者,其工作性质决定了其对教学质量最有发言权,所以要做好系部的督导工作。通过教师的教学进度,作业的批阅程度,学生的学习成绩,以及各种质量调查问卷等活动,评估教学效果,提出存在的真实问题,根据实际情况,提出符合实际的建设性建议和措施。并将领导在此基础上形成的决议进行落实,通过不断的监和控,达到提高教学质量的目的。

建立和完善由教学信息员和教学督导员组成的多层次、全方位、实时化的教学信息反馈系统,对教学状态实时调控,包括教师课堂教学质量评价、教学督导条例、领导听课制度、考教分离制度和考试质量分析制度等一系列质量监控措施。

(四)教学秘书是广大师生的服务者

教学秘书不仅是管理者,更是为学生、为教师、为教学服务的基层服务者。因为他的工作对象就是教师和学生,学生日常的请假、休学、成绩的录入、选课、学分等,每一项工作都离不开教学秘书。还要为教师进行教材征订、安排任务、编排课表、安排考试、登录成绩等,特别是兼有公共教学任务的单位,教学秘书还要负责和外单位进行沟通和协调工作。

因此,教学秘书是整个教学管理网络中的枢纽,如果教学秘书不能在教学管理中发挥应有的作用,将会导致整个教学管理工作脱节,对外沟通出现障碍,造成整个教学秩序混乱。

二、教学秘书工作的特点

(一)服务对象的特殊性

教学秘书工作对象为主管领导、教师和学生,教学秘书处在中间环节,首先,教学秘书对主管领导负责,并将其布置的任务、指标具体为执行任务,分别根据学生、教师两个不同对象安排工作;其次,教学秘书要将从教师、学生获得的教学信息、建议等反馈给主管领导。另外,根据实际工作情况,教学秘书还必须将自己的工作结果进行总结,并将建议反馈给主管领导。在教师与学生之间,教学秘书还起着联系人的作用,将学生的信息与建议反馈给教师,同时协助教师对学生进行教学管理。

由于高校是知识分子荟萃的场所,职称高低、年龄大小、学科不同、地域差别等,以及固有的传统观念和教学改革、创新所产生的碰撞,常使教学秘书处于非常“尴尬”的境地。高校学生地域的差异性也给教学秘书的工作带来了难度。因此,服务对象的特殊就对教学秘书提出了很高的要求。

(二)教学事务的繁杂性

在院系几乎所有的教学事务都由教学秘书处理,包括每学期的教学计划录入、确认,各个阶段的检查工作,平时的调停课管理,日常的教务通知的上传下达,以及各学期的补考、重修录入统计等。有人曾经做过统计,仅每年的6月15日至30日之间,教学秘书面临所有毕业生的论文答辩安排及毕业审核学位证书发放,仅此一项工作,教学秘书至少打400通电话,“飞信”集中通知不少于50次,无数次地催交各答辩小组的论文,检查其规范性,同时还要无数次地接听和接待学生关于毕业咨询和补考的相关事宜。在此期间还要面临新生大类分流工作,期末考试安排,等等。所有教学秘书基本都是超大负荷运转,每天加班到晚上9点是常事。

(三)教学工作的常规性、时限性

教学工作中有许多是常规性工作,例如:每学期初的学期初补考,教学计划录入,教学任务下达,中期的教学检查,期末的考试管理和学期的教学任务分配与工作量计算等,还有常规的教研课题申报、课程建设申报,等等,这就需要教学秘书有谋略、有计划地做好多项工作。同样教学工作中又有许多时限性的,例如:每次考试成绩的及时上网、学院有关通知的及时传达或转发等,这就需要教学秘书在较短的时间内全力以赴地完成。

(四)管理过程的政策性、协调性

教学秘书在工作过程中,经常会涉及教育的政策法规、学校的各项制度等,又使其工作具有一定的政策性,需要熟练掌握学校关于教学方面的各项管理规章制度,如学生考试作弊制度、学籍制度,等等。当学生对选课及学籍等各方面处理有异议时,教学秘书就要及时根据学校相关政策做好解释工作。

教学秘书还要做好学校和学院的协调工作,与学校职能部门之间、与其他院系之间、与主管领导之间、与本院系教师和学生之间相互沟通、协调。

因此,教学秘书需服从教务处和学院的双重领导,直接参与教学活动的组织、安排,并根据教务处的要求,对二级学院的教务工作进行日常管理。日常教学工作是教学秘书的主要工作内容,需要认真贯彻执行相关政策。教学秘书在学院教学管理上有着互通信息、上传下达的桥梁作用。

参考文献:

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