中华人民共和国劳动和社会保障部制定的《秘书国家职业标准(2003年版)》一书将“文秘”的概念定义为“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。从中可以看出文秘是领导的左臂右膀,是上司的参谋和助手。文秘的素质和能力对推进组织的整体工作和关键工作起到非常重要的作用。文秘负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作,应具备语言文字处理、信息处理、公文处理、会务处理、行政事务处理等方面业务的能力,工作非常繁琐,涉及口语运用的地方很多,通常运用的大致有接待来访、调查走访、接打电话、汇报工作等。因此,中职学校语文教学应当结合文秘专业的职业特点开展口语交际训练,提升学生的文秘职业素养。本文就笔者多年来的教学实践提出了自己的一些训练方法,以供同行探讨。

一、接打电话

随着科技进步,电话已经普及到千家万户,现在老师、学生也都用上了移动电话,大多数学生对接打电话的练习不以为然。但是,接打电话恰恰能直接体现一个人的素质和形象,在文秘专业学生的职业发展中,正确使用电话,有利于事业成功和生活幸福,反之则相反。文秘工作需要接打许多电话,要学会应对和处理。指导学生接打电话应注意如下几个方面:一是选择恰当时间。拨打电话应选择对方方便的时间,休息和用餐时间、节假日一般不宜打电话,更不宜打谈公务的电话;给海外人士打电话,先要了解时差。二是文明用语,简明准确。多用“您好”“请”“谢谢”“对不起”“再见”等礼貌用语。通话前充分准备,通话时应适当问候对方,自报家名,内容简要说明,长话短说,声音适当,吐字准确清晰,语速均匀。三是注意打电话的举止和环境。接打电话时,不要以为对方看不见就一边挖着鼻孔一边接打,在厕所里不要打电话,如果必须接电话,要最大程度的简短,不要像唠嗑家常一样长篇大论。在餐桌不宜接打电话,如果必须接时,要离开餐桌,或者转到一边,不可对着菜盘子大呼小叫。在人多的地方,不宜大声喧哗。挂电话要轻放。四是及时接电话和回电话。一般在铃声响过三遍之内接听,如果说话不方便,应当告知对方过一会打过去,或者和对方约定几时再打过来;如果发现存在未接听的电话,一般要主动回话,当然,陌生的电话不在此列。五是学会处理特殊电话。办公室经常会接到投诉、骚扰、推销电话,甚至要问上司电话,家庭住址等,老师应指导学生灵活处理。

二、调查走访

信息工作是文秘工作的重要内容,文秘人员往往要承担信息的收集、取舍、整理、归纳和传送。而调查走访往往是获取信息的重要渠道。因此,调查走访应成为文秘需要掌握的重要技能。调查走访是实践性很强的活动,要求有比较明确的调查对象、调查目标,牵动学生的综合能力。这种活动的最大优点是让学生获得实际的口语应用机会、锻炼学生的听、说、记、写和思维能力;其次是培养学生与人交往的胆量、增加信心,丰富社会阅历,增加社会知识。调查走访可让学生到实践中去,与调查对象直接接触,开展访谈活动,做好记录,整理成文。在教学中应注意以下几点:一要选好主题。多了解学生爱好,让学生参与议题拟订,选择学生比较关心的热点问题,比如 “学生消费的调查”“假期生活安排”“学生网络生活”“学生的时间安排调查”等,这类调查贴近生活实际,调查对象也多愿意配合,取得成功的几率较高。二要加强指导。事先要求学生掌握调查研究的基本注意事项和常识,掌握问话的技巧。比如,有的问题正面问,常常不易得到结果,而采取迂回包抄、旁敲侧击的办法就比较容易获得真实的素材。引导学生在调查访问前拟写周密具体的调查提纲,不搞临阵磨枪,毫无目的,乱问一气。

三、听说记结合训练

文秘人员从事行政事务处理、会务工作,参加会议的几率比较大,往往需要从事会议安排、会议记录、与会发言等工作,扎实的听说记能力能助其顺利完成岗位工作,畅通职业发展道路。笔者认为,听说记方面的训练,一是利用现有教学资源,督促指导学生尽快进入文秘的职业角色,利用班会、校会和学校各种集会活动,学做各种会议和活动记录,开展会议记录、课堂笔记评展比赛等。开展“假如我是发言人”活动,引导学生适应不同角色思考演练。二是开展复述练习活动。可以让老师或者学生讲一段笑话或者故事,让其他人起来转达给全班同学,练习听说能力。讲的事情可以是身边发生的事、书刊和影视里看到听到的事、社会的热点问题,或者模拟职场领导口授通知,但必须是讲,不是读,要生动有趣。让同学指正错用之处,并整理复述。这种训练对语文学习来说具有多种功能,加上内容的丰富生动,教学方式新颖,教学起来效果会比较好。

四、辩论活动

辩论是观点对立双方为明辨是非,借以说服或驳倒对方的一种口语交际活动。辩论一般有活动的组织者针对统一问题而设计两种不同理解角度,然后让参辩双方各执一种观点进行互相针锋相对的辩驳。开展辩论活动不仅可以激发学生的竞争意识,给学生提供一个展现自我、施展才华的舞台,还可以培养他们独立思考问题、表达具有个性特点的观点的能力。应该选择一些切近社会现实,贴近学生实际,学生比较敏感有话可说而又有意义的话题,引发大家辩论。如笔者经常采用的辩题有:中职学生上网利大于弊还是弊大于利;中职文秘专业学生外出打工(创业)利大于弊还是弊大于利;中职文秘专业学生恋爱利大于弊还是弊大于利;老师对中职学生管理严格好还是宽松好;现代学生传统一点好还是开放一点好等等。活动前,应先让学生双方分头进行准备,在主旨的钻研、资料的积累、对手的分析、环境的利用、应变的谋略、表达的技能、亮相的仪态等方面都进行预演。在辩论活动过程当中或结束后,教师对辩论活动应予引导或及时讲评。还可组织学生观看一些辩论赛录相,观看校级或社会组织的辩论赛,让学生有模仿对象,感受辩论赛氛围,提高思辨能力。

五、面试演练

面试是绝大多数中职毕业生求职必过的一关,文秘专业的学生在这方面的表现显得更为重要。因此,通过举办面试演练活动对于指导学生求职很有必要。可举行虚拟招聘会,把学生分为两边,一边是招聘文秘岗位人员的面试人员,一类是求职毕业生。首先,要求分头准备好求职信、个人简历和担任考官拟出面试题目,做好活动准备。其次,在 “面试”过程中注意做好启发和提示工作。第三,在活动结束后,就“面试”中提出的问题、回答予以评点和完善。活动中还可进行角色转换。训练中可围绕以下几个问题展开:如能否作简要的自我介绍?回答要点:姓名,年龄,学业历程,中心是围绕所聘职位展开;如谈谈你能否胜任我们提供的职位?回答要点:对所提供职位的认识和看法,自身所具备的知识基础和专业能力;如你的上司交办你一项紧急任务,另一个领导也交办你另一项紧急任务,你不可能在要求时限内都完成,该怎么办?回答要点:借助外援完成任务;确实不行如实汇报上司一起研究解决。面试演练可安排 3-4人做主考官,而一般只安排一人作为求职者。教师对双方问答应做好记录,待后评讲交流。经过这样安排,能提高学生的积极性和参与意识,从求职材料的准备、着装打扮、心理准备到问答准备,同学们都跟毕业生参加招聘会一样重视。模拟会后师生再一起归纳总结,找出优缺点,欣赏精彩的问答。这样,可提高学生直接的口语运用能力。

六、演讲比赛

演讲是指在特定的时空环境中,以有声语言的相应的体态语言为手段,公开向听众传递信息,表述见解、阐明道理,抒发感情,以期达到感召听众的目的,它是一种直接的带有艺术性的社会实践活动。中职语文教材中都有演讲这一教学单元,如我校使用的语文教材为人民教育出版社发行的中等职业教育国家规划教材《语文》基础版,第三册为即席发言、演讲。教师在传授演讲技巧时,要注重提高学生写作演讲稿的水平,同时要创造条件,给学生有当众演讲的机会。举行演讲比赛,应把好学生演讲题目、内容关,让每个学生任选一题,写好演讲稿并要求背诵。经过多年的教学实践得出以下题目比较适合文秘学生演讲:勤学苦练,争做一名合格的文秘人才;趁我们还年青;正确认识学习;假如我是班长;假如我是老师等等。演讲时间三分钟左右,由学生当评委打分,演讲过程中,每演讲完一部分同学,逐个进行评论,指出优缺点,比赛完后学生自由发言,互相交流,成绩计入平时成绩。只要教师悉心指导,调动学生的积极性,创造适宜的演讲氛围,就能达到演讲的效果。

笔者在多年的教学实践中通过以上六个训练方法,使中职文秘专业学生的个性和创造思维能力才能得到充分的发展,学生的口语交际能力得到了显著的提高。当然,口语交际能力训练方法各种各样,语文教师也可以适当利用多媒体课件、音像材料等增强学生的感官印象,提高文秘专业学生说话、表达的能力。

参考文献:

[1]中华人民共和国劳动和社会保障部.秘书国家职业标准[S].2003.

[2]人民教育出版社职业教育中心.语文基础版(第一至四册)[M].北京:人民教育出版社,2005.

[3]梁荣照.口语交际的内涵及其训练[J].教育实践与研究,2002,(5).

(倪晨艳 福建省泉州华侨职业中专学校362000)