田　辉

［摘要］不同类型数据之间的自动交换与处理是数据管理人员日常工作的重要内容。对于来自不同表格的数据，需要专业人员借助Access或Visual FoxPro等数据库软件开发应用系统软件来完成，耗费的时间长、成本高。为了降低成本，提高工作效率，本文通过实例分析，提出利用Excel的数据链接功能，开发小型数据库管理系统的方法，可轻松实现数据的自动交换与处理。

［关键词］小型数据库；数据交换与处理；数据链接

[中图分类号]TP[文献标识码]：A

1 引言：

电子表格Excel以其强大的数据处理功能和使用方便的特点在办公领域得到普遍应用。但是，目前使用Excel多是进行单张表格的数据处理，多张表格之间的数据交换与处理一般通过多次“复制”、“粘贴”完成。这种做法不但重复工作量大，而且在修改数据时极易出错，造成严重的报表错误。通常认为，多张表格之间的数据交换与处理需要专业人员借助Access或Visual FoxPro等数据库软件开发应用系统软件来完成。其实，利用Excel数据链接功能，只要熟悉Excel操作，即可开发小型的数据库管理系统，轻松实现专业软件才具有的数据自动交换与处理功能。下面以建立2009年公用水电费管理系统为例，具体介绍这种方法：

2 设计思路

将汇总表、电费、水费、1-12月学院水费、电费报表以及饮食中心、浴池、超市水电费通知单集中在一个工作薄中，建立电费、水费表格与其它表格的数据链接，在电费、水费表格输入数据，其它表格自动生成报表和通知单。

3 基本步骤

3.1 建立系统工作薄和工作表

新建“2009年公用水电费管理系统”工作薄，在工作薄中建立汇总表、电费、水费和1-12月学院水电费报表、后勤集团水电费报表、及饮食中心、浴池、超市水电费通知单（如图1）。

图1 2009年公用水电费管理系统表格

3.2 建立工作表之间的数据链接

在“电费”表格中执行【数据】→【筛选】→【自动筛选】命令，单击“用电单位”筛选“学院”部分数据，【复制】“序号”“电表部位”“用电单位”“CT比例”“倍率”以及“电表底数”“一月表数和实用电量”数据，【复制】→【选择性粘贴】→【粘贴链接】至“学院一月电费”表格对应的单元格（如图2）。同样方法完成其它表格的数据链接。

图2选择性粘贴

在完成数据链接后，空白的链接数据单元格显示“0”，点击【工具】→【选项】，取掉【零值】对话框【对号】可以消除公式单元格中显示的“0”。

执行【编辑】→【链接】，选择【启动提示】打开对话框，选择“不显示警告，但更新链接”选项，单击【确定】。这样可以取消每次启动Excel软件时自动弹出的数据链接是否更新选项对话框。

3.3 软件调试

在“电费”表格输入数据，“学院一月电费”表格数据同步更新，保证了报表数据的“同一性”。在【选择性粘贴】→【粘贴链接】数据时，应特别注意单元格数据的对应，以免发生单元格错位导致数据错误。

3.4 保护工作表

为防止在使用过程中误操作修改系统内容和格式，需要对表格中水电表表数和备注以外的数据进行保护。选择需要保护的单元格，点击鼠标右键，执行【设置单元格格式】→【保护】→【锁定】命令，对不需要保护的单元格则在【保护】对话框中取消【锁定】和【隐藏】选项。然后执行【工具】→【保护】→【保护工作表】，选中要保护的选项，最后输入密码确认。这样，如果发生误操作，系统拒绝执行，从而保证了系统结构和数据安全。

4结论

应用上述方法，不需要专门学习复杂的数据库知识，即可在普遍应用的Excel界面开发自己的小型数据库管理系统，根据需要随时扩展系统功能，创造性的完成办公数据处理工作。

主要参考文献

[1]本书编委会.轻松玩转Excel电子表格与数据管理[TP].北京：电子工业出版社，2007.2；

[2]Excel研究组.Excel2007函数与公式应用大全[TP].北京：电子工业出版社，2008.3；

[3]刘丹 陶泽西.Excel2007实战应用大全[TP].上海：上海科学普及出版社，2008.5

[4]张翼，李辉. 案例学EXCEL2003中文版[TP]. 北京：人民邮电出版社 2004.5