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试谈新时期文秘人员的能力要求

2009-05-11欧阳岐山

群文天地 2009年2期
关键词:文秘事务办事

欧阳岐山

现代文秘人员是一个很大的群体,通俗地说,他们是工薪族中的白领阶层,可以胜任经理助理、秘书、统计员、推销员、文书、资料员、档案员等职位的工作,这些高素质的劳动者经过培训、锻炼,还可以成为各行各业带文职性质的技术人才或基层领导人。那么,文秘人员应该具备哪些能力,才能适应新时期的要求,才能有效地完成自己的工作呢?

一、表达能力

文秘人员种种职能的实现,都离不开语言文字的表述。有人说文秘人员的工作是“写出来,说出来”的,这是有一定道理的。良好的表达能力是对文秘人员的特殊要求,而文字表达和口头表达是表达能力的基本体现。文字表达能力被看作是文秘人员的“看家本领”和基本功。文秘写作的涉及面很广,小到一个电话记录、一个通知、一个情况汇报,大到年度工作总结、任期工作报告等。因此它要求文秘人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识,而且还要掌握各种文体的写作技巧,努力把自己锻炼成公文写作的高手。口头表达能力是文秘人员的“口功”。文秘人员对上级汇报工作,请示问题,提出建议;对下传达指令,沟通情况,组织协调;对外开展公关,公务交往,社会应酬。都对其口头表达能力提出了很高的要求。文秘人员的口头表达要用精练的语言,表达出最必要的内容,做到“文约而意丰”、“言简而理周”。要了解交流对象的特征,准确把握对方的意图和要求,充分认识语言表达的环境,研究表达的时机和方式。

二、办事能力

文秘人员每天都要面对大量的事务性工作,如文书事务、接待事务、电话事务、会议事务、领导者交办的事项等,办事成了文秘人员的一项基本职能。要提高自己的办事能力,文秘人员首先要熟悉办事渠道,了解有关部门的职权范围,知晓办理各项事务的方式和途径。其次,掌握办事程序。如公文的管理,介绍信的开具,会议的组织,来宾的接待等事务的办理,都具有程序化的特点。遵循既定程序办事,可以少走弯路,提高效率。最后,要善于交往和应变。办理事务的过程,其实就是人与人交往的过程,因此,要了解人事关系,善于接人待物,长于交际艺术。同时,文秘人员要具备较强的应变能力,能根据事务的不同情形和特点,及时准确地予以办理,尤其是对于突发事件,更要机敏应对,能在坚持正确原则的前提下,审时度势,灵活机动地处理。

三、协调能力

在现代社会中,协调是一种广泛性的社会活动。协调能力已成为一种主要的公共关系能力,这种能力是现代人生活和生存之必需。对文秘工作而言,尤其需要具备协调能力。具体表现在以下几个方面:首先是与主管领导的协调。文秘人员要及时向领导报告工作,请求对某一问题的指示,以便明确自己的工作目标和处理问题时应把握的尺度。其次是与主管领导之外的其他领导之间的协调。有一些行政职能交叉的工作,由多个领导分管,需要多个领导协商解决,而领导之间的碰面需要一定的程序,有时要靠文秘人员做好先期的沟通和协调。再次是同事之间的协调。文秘人员的很多工作要依靠其他部门工作人员的配合才能完成,这是内部职能分工的要求。第四是与服务对象的协调。文秘人员应认真对待每一位服务对象,对他们的不满要做好说服解释工作,争取他们的理解和支持,对他们不合理的要求和不正确的意见要进行合理疏导,使他们放弃自己的想法,力求给每个服务对象一个满意。

四、合作能力

信息时代的社会分工越来越细,某项工作或者某件事务通常需要若干人通力协作才能完成,因此在这个团结协作的过程中,需要发挥团队精神。同样,文秘部门的许多工作也要靠集体协作才能完成,如遇到重要任务、紧急情况、重大活动、大型会议,只有集中人员,团结协作打歼灭战,才能保证按时完成任务。因此,文秘人员要树立整体观念、团结观念、互助观念。经常通气,加强联系,主动交流信息,面对面商量解决问题;遇到难题,要主动请教别人,主动帮助别人,主动想办法解决;遇到共同办理的事项,彼此都竭智尽力,相互支持,通力合作,争挑重担,在工作中大力发扬团结互助的合作精神。

五、操作能力

随着新技术革命对社会各领域的冲击,文秘人员仅靠两只手、两条腿、一只笔、一张嘴的工作方法,已难以适应时代的需求。目前,文秘人员实行办公手段现代化的条件已经具备,办公自动化浪潮对我国的文秘工作产生了深刻的影响。因此,对现代办公设备的熟练操作能力,是高效率完成文秘工作所必须具备的。这种能力主要包括:中(英)文打字机、电话机、电传机、复印机、录音录像机、照相机、文字处理机和电子计算机等设备的使用、保养和初步维修的本领,对于书法、速记、编辑、校对、档案管理、信息处理等技术的掌握和运用的本领,对网络资源的搜集利用和上传下载本领以及轿车、摩托车等交通工具驾驶的本领等。

新时期对文秘人员的能力要求不是单一的。只有具备各种能力都较强的综合素质,才能适应社会的发展和时代的需要,才能成为日益竞争的文秘行业的佼佼者,才能在职场的大海中尽情畅游。

(作者单位:辽宁省朝阳县职业中专)

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