陈志忠

摘要结合大丰市草庙地区实际，探讨了档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的问题，分析了解和掌握档案利用实际效益的作用，并指出获得档案实际效益的基本方法，以求进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。

关键词档案室；信息资源；信息反馈；实际效益

中图分类号G279.2文献标识码A文章编号 1007-5739（2009）04-0293-02

收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动（即坐等）服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题，已严重影响了档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。为此，结合笔者所在的大丰市草庙地区实际，重点对档案利用数据统计与档案实际效益作以下探讨。

1档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题

（1）局限于档案利用数据统计，不追求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案室编制年报、了解档案利用情况时，只要求统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷（册）数、页数及复印数据数等，而不要求了解通过档案信息资源的开发与利用所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这只是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能揭示表现现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际效益。

（2）利用者在档案室查（借）阅利用资料时，只要求填写其利用目的，不要求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案室查（借）阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等。由于不作深层次了解，利用者对档案利用结束，工作亦就结束，从而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分为2个阶段。第1阶段，又称初级阶段，即利用者到档案室查（借）阅档案或档案室主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第2阶段，又称高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度地产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，这就要通过信息反馈而求得。要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利于日后跟踪调查。

（3）有了利用实例，不求汇集编发重返社会。有些档案室虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此，收集后就将实例束之高阁，不汇编发表重返社会，从而影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但能促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且可大大提高档案室的社会地位和知名度。

（4）编研工作滞后，远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。利用单位不了解档案室藏书情况，即档案室中究竟有些什么资料可供社会利用。因此，档案管理人员必须了解信息社会动向和需求，结合档案室实际，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，提供给社会利用。然而，各地各级档案室编研工作滞后，跟不上社会发展和经济建设的需求，影响了档案信息资源的开发与利用。

2了解和掌握档案利用实际效益的作用

综观各地各级档案室都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅人次、档案数量，但对其社会效益和经济效益却一无所知或知之不多。为此，笔者认为档案室查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。除了要求利用者主动反馈信息外，档案室亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益，主要有以下五大作用：

（1）有利于了解档案的价值和作用。《档案法》第二条称：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。过去不少单位和领导，对档案工作不够重视和支持，认为档案不能给本单位出效益、出成果，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态。其实无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用来显现，因为一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

（2）有利于档案的鉴定工作。众所周知，档案的保管期限分为永久、长期、短期3种，档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应减少其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益，将为档案的鉴定工作带来很大的便利。

（3）有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进档案室的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案、熟悉档案、利用档案，为社会主义现代化建设服务。如果不重视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，亦影响档案价值作用的充分发挥。

（4）有利于编发档案利用实例，加大档案宣传工作力度。通过调查收集档案利用的实际效益，会取得众多的利用实例，有利于充分体现档案的保存和利用价值，并通过筛选、整理，编印成小册子，分发至基层和领导，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作重要得多。对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，则起到了实际宣传和教育的作用，使他们通过例证，了解档案，支持档案工作。

（5）有利于体现档案室业务工作实绩。档案室业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源是业务工作的主体工程，因为收集和管理档案的根本目的是为了利用，否则就失去了保存档案的意义。要衡量一个档案室的工作实绩，在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题。用户通过利用档案，获取了社会效益和经济效益，这就是工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解档案的实际效益，那样的实绩才有血有肉。

3开发利用档案信息资源获得档案实际效益的基本做法

（1）认真做好查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各档案室在档案查（借）阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目填写清楚，必须填写的项目不要漏填；二要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，如“工作参考”等，应填明作哪一项工作参考，填明具体内容和将会起到的作用和效益，这样提供了实际效益的线索，以便确定是否有要进行跟踪调查等。

（2）建立用户联系制度。档案在查（借）阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能产生一定的社会效益和经济效益，从而反映出档案的实际价值。因此，为了及时获取利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等登记在册，以便与用户联系。档案室亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户，以利于用户及时反馈信息。同时，也可定期召开用户座谈会，以利于加强与用户的联系，改进档案室的工作和服务方法，更好地为社会和用户服务。

（3）分发档案信息反馈表。即在用户查（借）阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体，应有时间、地点、人物和具体事例。

（4）及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案、利用档案。特别要将实例送给有关部门（单位）的领导，使他们认识档案作用，支持档案工作。如果把反馈的信息收藏起来，便失去了反馈工作的实际意义。

（5）实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索，可以及时到实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上，都担负着一定的工作和任务，有时没有时间来编报利用实例，档案人员应主动上门服务，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚，以便编写。

4结语

综上所述，档案利用数据统计是必要的，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，以利于进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。

5参考文献

[1] 王丹红.农业科技档案信息为农村经济发展服务的方法与形式[J].现代农业科技，2007（18）：232.

[2] 王庆芳.关于农业和农村档案工作实践的探讨[J].管理观察，2008（18）：27-28.