李　茅

摘要：控制采购成本对一个企业的经营目标至关重要。由于材料成本占生产成本的比例往往达到50％以上，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低生产成本、增加利润的重要和直接手段之一。笔者所在企业在过去的一年里，加强采购成本的管理和控制，完善采购管理制度，使总体采购成本下降15％以上，再加上对施工环节材料消耗的控制，使企业的整体生产成本下降了20％，取得了良好的经济效益。现结合所在企业的具体做法，讨论如何对采购成本进行控制。

关键词：采购成本控制

1建立完善采购程序和制度。控制采购成本

采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

1.1建立供应商档案和准入制度，并实行动态管理。合格的供应商是保证产品质量和制定价格的前提。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。重点材料的供应商必须经质检、物管、技术、施工等部门联合考核后才能准入，如有可能要实地到供应商生产地考察。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为合格归档供应商。

1.2建立严格的采购程序和制度。建立严格完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为和犯罪。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门的责任和关系、不同物料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物料要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在申购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等，以供纪委监察或内部审计部门稽核。还可以根据不同料性规定额度采取竞争谈判或招标方式采购。

1.3建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。中石油原华北石油管理局纪委监察处就是这样做的，控制成本效果显著。

1.4建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。审计部门对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的措施。

1.5加强企业物资采购的审计监督，有利于规范采购行为，堵塞采购环节中的漏洞，防止国有资产流失，抵制不正之风，对净化采购环境有十分重要的意义。

物资采购工作的流程：使用单位申报采购计划——领导批准采购计划——拟定采购价格——招标采购或议价采购——签订合同——质量检验——仓库验收——发票与合同核对——结算货款。

重点审计环节：①采购计划的审计。一方面通过对采购计划中采购数量、价格的审核，可以发现其中的“水分”，以核实企业是否存在物资积压和资金浪费：另一方面通过对采购计划中有关事项的审查，促进物资采购政策(如企业采购制度、招投标法等)的贯彻落实。②采购价格的审计。审计人员应审查申报价是否与市场公允价一致，有无高估虚报的问题，同时要对与物资采购相关的诸因素包括质量保证、售后服务及采购费用等一并进行审查，同时还要了解企业是否根据市场行情和物资供求关系适时调整了申报价格，综合考虑采购申报价格的合理性。③招标环节的审计。通过了解采购部门的招标方式、查阅存档的招标资料，审计是否所有应招标的物资都进行了招标采购。④采购合同的审计。根据制度规定，对于所有物资采购，不论金额大小，都必须签订正式的合同，以合同的形式来约束和规范采购行为，避免价格效益的流失和经济纠纷的发生，同时在合同中注明付款方式和期限。⑤货款结算的审计。审计人员应对购货发票、运费单据、入库单等结算票据进行审计，审查票据是否合法，采购的数量、价格、金额是否合规、准确。只有符合上述各项要求的票据才能办理货款结算手续。

2降低采购成本的方法和措施

2.1通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也是要格外注意的。如去年我公司从日本进口设备，由于考虑了美元的弱势走势，于是选择了美元为付款币种，从而降低了设备成本。

2.2以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

2.3注意价格变动把握好采购的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。比如，近两年钢材市场就可以采取此种策略降成本。

2.4向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外，有条件的几个同类公司可结成同盟联合订购，以克服单个公司订购数量小而得不到更多优惠的弊端。现中石油集团实行的一级目录物资集中采购，成效非常显著，在已实施的专用管材和高压钻探胶管采购中均同比下降40％。

2.5选择信誉好有实力的供应商并与其签订长期合同，结成战略伙伴。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

2.6充分进行采购市场的调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。

2.7估算供应商的产品或服务成本，最终达到互惠互赢。我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。可以通过参观供应商的设施，观察并适当提问以获得更多有用的数据：甚至为了合作，明确要求供应商如实提供有关资料，以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可安排一些使自己在价格上有利的谈判，并尽可能加强沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判，要始终争取双赢的局面。要与供应商建立长期的合作关系，就不能在谈判中把供应商逼到赔钱的地步。