王文轩

从1971年第一封电子邮件诞生之日起，全世界都在享用这种非纸质、几乎无成本、动动手指就能做到的沟通方式。在全球化和网络化的办公环境下，商务E-mail已经成为重要的职场交流手段。然而，写一封完美的商务E-mail，你究竟有几成把握?

我的一个朋友小萱，是一家日企文员，说自己一天平均写50封邮件，可是老板却还抱怨她没效率，邮件写得不明确又不能打动人。小萱十分苦恼，特别找我“参谋”一下，看她的邮件到底有什么不足。当我仔细研究了她写的几封邮件，发现小萱虽然已经有三年工作经验，但并没有完全掌握使用电子邮件的要领。其实，要写好商务E-mail，并不难，只要注意三个基本原则、十个礼仪要点就成……

三个基本原则

1、邮件标题要直接明确。

很多人不善于在邮件的“主题”处写明题目，只写“来信”或“回复”字样，这样，若收件人每天收到很多邮件，就不大容易再次找到它。所以，主题明确、清楚是对收信者的一种尊重，也会提高对方和自己的工作效率。

2、在“你好”以后，直接进入主题。

请开门见山，直奔主题。有些人喜欢在邮件中充分地寒暄之后，再进入主题。其实，这个意图是好的，但会让收件人觉得麻烦罗嗦——毕竟是工作时问，还是谈主要的东西吧。

3、语言要简洁

不要东扯西拉。一个邮件最好就围绕着一个事。这是给收件人提供便利的一种方式。比如你在邮件中谈了截然不同的三件事。如果你分成三个邮件发，收件人只需回答你的问题之后点“回复”即可。而若写在一个邮件中，则收件人必须引述你的原文，一一作答，这样就显得比较麻烦。

十个E-mail礼仪要点

接到一封彬彬有礼的邮件，是多么令人心情舒畅的事情。但是，很多人，无论员工还是老板，常常忽略商务邮件的基本礼仪。这里我总结出十条商务E-mail礼仪，希望能帮助每个在职场白领都能写出“漂亮”的邮件。

1、不要用公司的邮箱来聊天、征友。向要好的同事抱怨上司或公司制度更是万万不可。

2、避免情绪化用词。建议在情绪不好时不要写信，此时的语意的表达上可能会较激烈、可能会对双方关系造成伤害。

3、别搞花哨玩意。多种字体和各种花样信纸，对于商务人士必须慎用。因为这些花哨功能不仅减慢邮件传送速度，而且如果对方邮箱不支持这些功能，可能导致打开缓慢甚至看不到你的邮件。

4、即时回复。收到别人的重要的邮件，哪怕不能马上回复邮件内容，也要用半分钟的时间回一个“收到”或“回复”，这一点点的稳妥，会让你的职场形象加分很多。

5、写重要的英文邮件的日期时，请注意：年份要写完整。不能用08代替2008；月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/07/08这样的表述方式是不够正式的。但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

6、多分段。一个意思完了，分一段，减低别人的阅读难度也是尊重对方的体现。

7、附件的名称要简短明确。主文中可以强调一下附件的格式和内容。

8、发给港澳台地区以及世界其他华人地区的邮件要特别注意编码问题。在向这些地区的人士发送邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。

9、感谢必不可少。如果是去信，结尾要写谢谢和祝语；如果是回信，则开头也要表达谢意。

10、记得署名。哪怕跟对方再熟，也要在信的最后署上自己名字。

好了，三个基本原则和十个礼仪要点都已清楚了吧?那么你的商务E-mail就会登上一个新的台阶了!