谢俊英/重庆工商职业学院档案馆

关键字：大数据；高校档案部门；学校治理；档案数据；数据治理

1 引言

大数据时代数据资源的价值日益凸显，逐渐成为国家建设重要的支撑性战略资源，数据成为国家治理和公共管理的重要手段，推动了各个行业治理理念的革新。有学者提出数据治理理念也应运用到高校治理，数据治理有利于教育质量的提升，还能使高校的决策和管理更加科学高效[1]。高校档案部门作为学校的数据库、思想库、知识库，在大数据时代怎样利用数据资源参与学校治理，促进学校治理决策的科学性和精准性，推进学校治理方式的变革，这是高校档案人应思考的时代命题。

目前学者们相关研究主要集中在大数据时代高校档案数据治理路径[2]、治理策略[3]、治理体系构建[4]等，局限于高校档案数据治理本身，缺乏对高校档案部门参与学校治理的路径探讨。由于各级各类档案部门拥有“博大精深”的数据资源，大数据时代希求其参与各主体治理的愿望不断增强[5]，所以探讨高校档案部门参与学校治理顺应了时代呼声，将促进高校档案部门加快档案数据治理，发挥档案资源在学校治理中的作用，构建高校档案部门参与学校治理的新格局，促进学校实现善治目标。

2 大数据时代高校治理的特征

2.1 治理主体多元化

2010年《高等学校信息公开办法》[6]实施，促进了学校依法治校以及公众对学校事务的监督，但是高校对外与政府、社会，对内与师生的沟通、互动与合作还不够深入。随着社会的发展，大数据技术为高校治理多元化提供了支撑，各类先进技术为高校治理提供信息交互平台，改变了原来信息不对称情况，使政府、社会团体、教师、学生等有机会全面了解和掌握学校各类事务发展状况，治理权力的行使更加有效及时[7]，推动了学校治理的深层次发展，使治理主体可以较为平等地参与交流与协商，合作治理局面逐步呈现。

2.2 治理程序前置化

由于传统的数据分散、无序，很难探寻各事物间的有机联系，高校在治理的过程中只能事后知晓和应对问题。大数据时代，在大量的、多维的数据基础之上，通过数据挖掘和人工智能等技术手段，用数据关联构建万物互联，可追根溯源、层层推导，使高校治理更具预见性，治理的主动性随之增强。例如，在面对新冠疫情时，高校积极推行验证“通行码”“健康码”，助力学校从时间、空间等开展疫情防控，通过多维度数据汇聚，测算风险状态，为学校疫情防控提供决策依据。

2.3 治理方法精准化

随着招生规模的扩大，现代高校的组织结构变得更为复杂，其办学功能不断拓展，社会责任增强，需要采集、处理、集成更多数据才能对其进行高效管理。所以，首要任务是对产教学研等各类数据进行记录、传输、存储及共享，实现数据在各院系部门的纵横贯通。其次，再通过挖掘分析数据以支撑精细化管理策略的实施，更好地满足师生多样化、个性化的服务需求，从而构建精准服务体系。如用大数据方法，对学生学习过程数据的全面记录，为老师评价分析学生、制定个性化的精准的教学策略和教学方法提供支撑[8]。

2.4 治理模式开放化

开放性是大数据时代的重要特征，由于信息的产生、传播、利用的环境具有开放性和透明性，使多元治理主体参与互动、交流、决策的机会增加。因此，高校以信息公开化、程序透明化、参与主体多元化的方式，实现了治理的开放式发展。一方面高校信息的开放化，积极打造共享网络平台，提高高校治理的透明度，推动依法治校。另一方面高校决策程序的开放化，以更加民主科学的方式，使高校决策程序逐渐规范，落实责任主体，治理效能不断提升。因此，高校治理体系建设进程已从原来相对集权的管理模式，逐渐转化为开放自主的治理模式[9]。

3 大数据时代高校档案部门参与学校治理的作用机理

高校档案信息资源来源于学校各业务部门，是各部门活动的重要记录，也是学校综合治理的重要信息支撑。同时，档案部门以服务学校中心工作为目标，将大数据、互联网、云计算等各类信息技术手段与档案资源相结合，对学校治理中的重大问题进行聚焦分析，为学校治理提供更加有效全面的档案信息服务，使学校治理更精准高效。另外，高校档案部门融入学校治理，既可彰显学校治理能力，还可助推学校治理目标的实现。

3.1 为学校治理提供基本的信息资源

科学技术的迅速发展催生了大数据时代的到来，大数据成为管理科学领域被广泛运用的一种社会资源[10]。但是，急剧增加的数据，其结构和类型呈现出多样化特征，加上迅速的传播速度，数据的真伪难以辨识，虚假的、残缺的信息会给学校决策带来负面干扰，使决策缺乏科学性，影响决策的准确性，反而增加了学校治理的困扰和难度。但是学校档案部门的存在，相关问题迎刃而解，因为学校信息资源基本上聚集在档案部门，资源全面真实详尽，可为学校决策制定、职能运行等提供充足可信的数据源。具体表现为，首先档案信息真实，具有原始记录性和权威性，使学校决策更加科学。其次档案信息量大，给学校治理的信息参考全面丰富。再次档案纵贯学校发展始末，有些学校跨百年历史，其资源类型多样，可为学校的科学治理提供多样化的信息资源。

3.2 提高学校治理的精准度和效率

“精准思维”是学校治理的基本要求。要获得更有效的信息或知识，就必须确保数据精准，才能达到治理的高效精准。在各类先进技术的支持下，高校档案部门数据管理的手段和能力不断提升，可以较全面地收集学校师生和社会的各类诉求，力求精准到位，再通过识别整理大量数据，深入挖掘核心关键点，探究发现深层次问题，为学校决策层提供针对性更强、精准度更高的数据信息，是学校精准治理和高效治理的保障。另外，高校档案部门紧跟学校治理变革的思路和方向，与各业务部门衔接，打破信息壁垒，促进各部门之间的协作，使信息交流和传输更通畅，提升了学校内部的运转速度，提高了学校行政和服务师生的效率，使学校治理效率得到相应提升。

3.3 推动学校治理目标实现

随着高等教育国际化进程的加速，高校治理成为教育改革的重要任务之一，对此，高校管理者更注重提升自我治理意识，不断反思和强化治理能力，逐渐构建和完善高校治理体系[11]。学校治理进程史就是学校的发展史，对其完整地留存，成为高校档案部门肩负的重要职责，这些档案所承载的历史，是学校的思想宝库也是校园文化的源泉，这种文化资源对校园文化的传承弘扬、师生价值观的培养及人格的塑造等有着极其重要的作用，具有“传道训诫教化”的力量，这将内化为全体师生的精神动力，共同致力于人才培养，达到学校治理目的。所以，学校档案部门对学校治理中各类档案资源的收集存储与利用，既繁荣校园文化、彰显学校治理能力，还能推动学校治理目标的实现。

4 大数据时代高校档案部门参与学校治理的实现路径

在现代信息技术和大数据理念的推动下，高校档案部门参与学校治理主要通过构建信息平台、开展数据资源管理、深挖资源价值、拓展数据管理和服务方式等途径实施。

4.1 搭建资源管理与利用平台，畅通信息传输渠道

档案部门作为高校信息资源中心，应主动与其他业务部门对接，针对各类电子资源的传输和利用情况，搭建对应的互动平台，打破“信息孤岛”，实现资源共享，疏通与学校各业务部门的信息通道，参与学校的各项治理任务。以各类平台为桥梁，档案部门与学校之间信息存储与利用畅通无阻，各类档案信息及时捕获、快捷利用，不仅提升了档案部门的存在价值，还提升其在学校治理过程中的参与度，解决档案部门长期处于被边缘化、参与度低、信息获得不对称等问题。

第一，搭建电子文件管理平台，加快各类文件的电子化归档。随着办公自动化和电子政务的迅速发展，各高校档案部门急需搭建电子文件管理平台，该平台使档案部门与各业务部门紧密相连，在对接各类业务活动过程中，把握电子文件运行规律和电子文件归档要素，实现及时有效归档。如重庆大学就针对OA系统、新闻网以及研究生管理系统形成的电子文件，构建了归档和管理平台系统，实现了对前端形成的电子文件的可信归档和安全管理[12]。第二，搭建资源利用平台，提供全方位的信息查阅服务。面对高校治理对信息资讯服务需求的多样化，以及学校积累多年的库存资源和海量产生的电子资源，高校档案部门必须构建档案信息资源利用系统，方便师生查询检索。还可运用数据技术对资源进行加工处理，满足学校精细化的治理需求，从资源利用层面推动学校治理的发展。

4.2 开展档案数据化管理，对接学校数据转型

从单向的数据管理到多维度的数据管控，大数据时代数据资源的时空结构发生了巨变。为了使数据长期可用，全面呈现数据价值，高校档案部门需尝试应用数据管理思维和手段，全面对接学校数据转型，助力智慧校园建设。

第一，实施电子文件归档和数据化管理。高校档案部门首先应实施电子文件归档和电子档案管理，逐步将档案管理对象从模拟态向数据态延伸[13]，开启档案数据化管理模式，并衔接学校各业务部门，形成业务数据链，全方位推进档案数据化管理，以对接学校数字化转型。例如，2007年重庆大学便对接集成OA 系统与档案管理系统，随后对校办OA系统中4类电子公文实施可信归档，解决了电子文件单轨归档过渡期的“双套制”归档问题，接着又对接教务处新增以学生个体为对象的电子学籍归档，大量电子文件和元数据的及时可信归档为学校数据挖掘和有效利用提供了充足的数据基础[14]，既提升了学校运行效率，还推进了数字校园网络体系的构建，使学校逐步形成数据决策和数据服务的现代化治理模式。第二，规范档案数据的管理。为对接学校数字化转型，高校档案部门需对档案数据制定相应的管理标准，规范管理各业务系统产生的结构多样化数据，并对档案数据实施全生命周期管理，确保档案数据归档要素齐全，同时开展多套备份，保证数据存储安全，促进学校数据体系的安全构建，多角度推动学校治理方法的完善和治理现代化发展进程。

4.3 挖掘档案资源价值，彰显学校治理能力

高校档案具有深厚的历史价值和文化内涵，是学校重要的文化资源，是体现学校综合实力和校园文化的重要媒介。所以，深挖档案资源，探究资源价值，呈现学校治理能力和教化能力，是档案部门参与学校治理的重要方式。

第一，提供档案凭据，显现依法治校能力。随着社会的发展和进步，档案在提升治理能力过程中的基础性和支撑性作用日益突显。在学校实施依法治校过程中，发挥档案的凭证和参考作用是档案部门的重要职责，特别在保障师生权益、维护学校利益等方面，最能发挥档案的凭据作用。如CGZ学院在与社会团体合作过程中，出现矛盾纠纷与不合理诉求，学校档案部门通过查询原始合同和关键资料，用档案印证事实真相，维护学校利益，强化了依法治校行动。第二，整合传播档案资源，宣传学校治理能力。在互联网信息技术的推动下，媒体传播能力不断提升，信息传播更加迅速。面对学校教学、科研、管理等丰富的存量数字化资源以及与日俱增的电子档案资源，高校档案部门应改变资源利用方式，利用融媒体平台打造校园资讯传播阵地，宣传学校办学特色和人才培养的核心竞争力等，让师生了解学校办学成果和育人成效，增强校园文化自信，全方位彰显学校治理能力。第三，开发专题资源，凸显学校文治教化能力。学校档案部门应充分利用资源优势，将学校档案作为爱国主义教育最生动有力的教材呈现于师生和公众视野，开展校史档案、红色档案等的利用和宣传，塑造“三观”端正的新时代大学生，坚定教育初心，潜移默化地实现思想规训和行为指引，与学校共同培育既爱校又爱国的时代英才和大国工匠，展现学校文治教化能力，促进学校治理目标的实现。

4.4 创新档案数据管理和服务方式，提高服务效能，适应学校治理需求

随着数据时代的扩张以及数据利用的迫切性，档案部门坐等上门的信息利用方式已经无法满足便捷、高效的利用需求。所以档案部门需改变传统的档案管理和服务方式，创新服务手段，运用信息管理技术和数据管理思维，挖掘、分析、整合馆藏数据资源，将“故纸堆”变成档案数据库和知识库，为学校治理提供知识服务，全面提升服务效能，满足学校治理需求。

第一，拓宽资源收集渠道，构建学校专题档案数据库。首先，学校档案部门应通过多种渠道收集多种类型的资源，既丰富馆藏，又优化资源结构，摆脱以文书档案为主的馆藏状况，重视多元的、基层的、边缘的数据收集，做到应收尽收，为学校治理提供多维度的信息。其次，注重分析数据特性，对数据进行整合，构建专题数据库、特色数据库等多类别的档案数据仓库，对各类资源实行集中管理和利用，为学校治理奠定数据基础。第二，提供专业化的知识服务。知识服务是通过搜索、组织信息知识，对用户的问题及其相关因素进行分析，为用户提供知识应用和知识创新的支持服务，它需要具备一定的信息驾驭能力[15]。所以，高校档案部门应不断提升工作人员知识管理和服务的素养，运用现代技术对档案文本资源进行数据挖掘提炼，再对信息进行关联和推理，对原始文本中包含的信息进行多角度呈现，形成系统化知识图谱，并构建档案知识网络化服务系统，为学校决策提供参考，为学校治理提供依据。

第三，推进大数据和人工智能相融合，提升服务效能。人类社会从智能化到智慧化的逐步跃升，是大数据系统和人工智能技术融合的结果。基于此，智慧城市为大众提供了各类便捷服务，社会效益迅速提升，而智慧校园有效治理同样需要运用该类技术。如中南大学档案部门利用大数据等先进的信息技术，全面实施智能化档案管理，破除各业务部门间的“信息孤岛”，实现档案数据集成化管理和档案资源跨部门利用，使学校政务管理和服务师生更加方便、集约、高效[16]。

本文为2021 年重庆市教育委员会人文社会科学研究项目“单套制与高校档案管理研究”（项目批准号21SKGH369）阶段性研究成果。