孟 聪 张天萌

一、前言

对于高校财务而言，随着资金来源越来越多元化，资金规模越来越大，传统的面对面报销模式弊端也越来越明显。如何更好地利用信息化手段，将传统的面对面线下报销流程进行再造，构建全流程无接触的线上报销模式，成为高校财务管理的全新课题。

二、当前高校报销模式存在的问题

（一）报账审批效率较低

随着高等教育的快速发展，校园建设、课题研究、学生资助等各类经费也在逐年增加，而在庞大的支出项目数量和支出金额下，报账工作也变得越发复杂。部分高校为了有效控制成本，严格内部控制管理，在项目报账时手续繁多、程序复杂，并且由于高校财务人员数量一般都较少，这就使得审核效率极为低下。这导致一些项目经费审核甚至要数十天才能审批完成，而一些采购类申报，由于涉及的部门众多，甚至可能会消耗更多的时间[1]。并且一些资金量较大的项目，不仅需要各部门负责人、院系领导签字审批，可能还需要校长亲自审批，但有时候会存在校长外出出差，要数日甚至数月才能返回学校的情况，这就导致审批迟迟无法完成，而无法得到资金，项目也就无法开展，造成了时间的大量浪费。

（二）财务人员与报销人员矛盾凸显

在传统的线下报账模式中，由于同时去报账的人数较多，报账人员一般需要排队较长时间，并且由于手续复杂，容易出现漏掉附件或签字的情况，导致报销不成功，再次报销需要重新排队，极易造成报销人员与财务人员之间产生矛盾。并且在传统报账中，也时常会出现双方人员互相解释不清楚，导致报账业务无法进行的情况，这也严重降低了工作效率。由于高校财务工作繁杂细碎，很难出台包含全部业务的指南性文件，告知报销人员哪类业务需要提交哪些附件，导致报销人员提供的材料五花八门，既加重了财务人员的审核负担，还会造成附件不符合规定被退单的情况。尤其到了学期末、季度末或支付进度考核节点等报销量巨大的时间点，报销人员和财务人员矛盾频发。

（三）前台业务效率低

在传统高校的财务报账模式中，报账人员需要将单据和大量资料送往财务部门，之后财务部门需要对这些原始单据进行计算、审核，核对无误后编制为记账凭证，记录到会计信息系统之中，对于审核不合格的单据，则要退回到报账人员手中，让其重新申报。但由于工作人员数量较少、报账项目较多、报账人喜欢一次性报账等问题，导致财务人员每次工作都需要处理大量的业务，并且需要消耗大量的时间。而一旦数据量过大、消耗的时间过多，就会提升数据错误的风险。同时，大量的单据同时堆积在前台，一旦处理不当，稍有疏忽就可能会导致单据遗失或是单据混杂，为后续的工作造成巨大的影响，甚至可能会直接造成报账失败。

（四）经费预算控制困难

部分高校的财务管理较为严格，经费用途受到了严格的限定，预算控制无法明细到各种经费的具体使用之上，极大地增加了经费管理的难度。在传统的报账模式中，由于单据都是使用手工填写，部分时候会存在不准确或是人为篡改的情况，而又由于部分时候业务量过大，导致初期审核力度下降，预算控制也会出现不及时的情况，最终导致无法实时进行统计分析工作[2]。传统的报账模式还将重点放在了计算、报账等方面，对于内部管理职能较为忽视，这就导致经费预算控制经常会出现浮于表面的情况。一些项目的预算会严重超标，使得高校的预算控制效果较差，财务监管难度较大，报账工作的意义也完全缺失。

（五）教职工不在校导致财务资料传递受阻

基于高校教学和科研的工作特点，有些教师经常需要在科研项目所在地长期驻扎，有些科研项目甚至在偏远地区，来回往返不便。而OA 系统、腾讯会议等信息化手段的迅速推广和发展在一定程度上保障了这部分教师教学等各项工作的顺利开展。但由于财务工作对于信息安全性与保密性的要求较高，一般财务信息系统是建立在独立的内部局域网上，而且财务报销均要求粘贴票据原件，这就导致不在校的教职工无法及时有效地处理财务相关事宜，一定程度上影响了财务工作进行。

（六）“特事特办”给财务工作带来潜在风险

由于高校领导大部分属于“双肩挑”人员，一方面担任着管理岗位，一方面还是某些学科的带头人及项目负责人，经常需要出差调研、去外地进行培训等，导致一些财务工作暂缓办理。但涉及学校运转、人员工资、对个人和家庭的补助等重要资金的支付，则无法暂缓。对于这类资金，财务部门要保证资金的顺利支付，只能采取“特事特办”的方法[3]，以照片、微信截图等代替原始票据或领导签批，待领导回校后再进行票据补交、补签等。这些特殊处理事项均需财务人员给予特殊标记，事后再联系经办人进行完善，无疑大大增加了单据缺失、缺少签批等潜在风险。

三、高校财务无接触报销模式的构建路径

近年来，“大智移云”等技术的发展，给高校财务工作带来了新的机遇，同时也带来新的挑战，各高校纷纷积极探索财务报销新模式。面对越来越大的财务报销和资金支付压力，实现“网上填报——线上审批——无接触投递——智能审核——网银结算——电子档案”的全线上、交互式、无接触的线上财务报销新模式变得紧迫且必需。按照上述模式，本文具体循着以下六个步骤进行具体阐述。

（一）智能填单系统

传统报销模式下，报销人需手工填写纸质报销单、粘贴原始凭证。在填单过程中，由于报销人不熟悉财务报销制度，缺乏基本财务知识，经常出现项目代码填写错误、报销内容不符合规定、差旅费补助计算错误，甚至经费超支等情况，增加了财务审核人员的工作量，也加剧了财务人员与报销人员之间的矛盾。智能填单系统是将纸质单据的填写变为线上数据的收集，报销人登录智能填单系统，按照自己的权限选择可用的项目代码[4]，根据系统内置好的业务介绍及注意事项检查自己填报的业务是否正确，系统自动根据所选业务计算差旅费补助、劳务报酬税金等，自动判断项目是否超支。智能填单系统将传统报销模式的“填空题”变为“选择题”，既方便了报销师生，也减轻了财务人员的压力。

（二）网上签批系统

根据学校经费支出管理办法，一张报销单至少需要经手人、验收人、负责人三个人签字，超过一定金额或特殊事项还需分管校领导甚至校长签字。由于高校人员的特殊性，在传统的面对面签批程序下，经常出现某个签批人不在而多次往返的情况。上线网上签批系统后，报销人提交报销单时，需将发票、合同等附件内容同时扫描上传，系统根据权限自动推送给审批人，审批人可随时随地登录系统，进行网上审阅和签批，不受时间和地域的限制，极大地方便了报销人员和签批人员。

（三）物流跟踪系统

报销人提交审批后，可随时登录物流跟踪系统查看审批流程，审批后打印网报单据，连同原始凭证一起投递到智能投递柜。财务人员定期收取后进行审核，将审核通过的单据制单支付，审核不通过的则通过退单柜退回给经办人修改。报销人可随时登录系统查看单据审核情况，获取退回单据的退回原因及取单码。整个过程报销人与财务人员“零接触”，报销人员完全可以根据自己的时间安排取单，极大地降低了时间成本。

（四）凭证处理系统

传统的凭证处理方式是由会计人员根据手工报销单进行录入，包括会计科目、经费代码、摘要、金额等各种信息，不仅繁琐而且容易出错。在新的报销模式下，报销人在系统中已将经费代码、金额、报销事由等填写完整，财务人员审核无误后凭证处理系统可自动提取关键字，自动生成记账凭证，且根据设定好的对应信息生成预算会计凭证，既满足了政府会计制度的要求，节省了财务人员手工录入的时间，也大大降低了制单错误率。

（五）银校互联系统

银校互联系统基于银行与学校的直联，实现了学校财务系统与银行网银系统及国库集中支付系统的无缝对接，报销人在填单时已进行了支付方式的选择。对公转账已将对方单位户名、账号填写齐全，对私转卡也能根据个人工号等信息自动调取开户行及卡号。凭证处理系统自动生成记账凭证，经复核无误后，可直接将付款信息导入银校互联系统，提交支付指令，直接完成付款。银校互联系统的应用实现了高校财务的“无现金”报销，不仅降低了财务风险，也大大提高了出纳人员的工作效率。

（六）凭证影像系统

随着电子发票的日益普及，凭证电子化也变得越来越可行。新《会计档案管理办法》明确指出会计资料可以用电子形式保存归档。近年来，高校经费来源越来越多，科研项目种类和数量都明显增大，结题审计、巡视检查等经常需要调取原始凭证，凭证的借阅、拍照、扫描等不仅消耗了大量的人力物力，也不利于纸质凭证的保存。凭证影像系统的广泛应用可使会计凭证以电子方式保存，方便各方随时调取和查阅。

四、高校财务无接触报销模式应用效果分析

通过上述智能填单系统、网上签批系统、物流跟踪系统、凭证处理系统、银校互联系统、凭证影像系统这六大系统的交互，构建的高校无接触报销模式极大地方便报销人员和财务人员，能充分发挥其积极效用。

（一）通过无接触报账提高审批效率

在应用了无接触报账模式后，报账人员就能通过互联网提交相关资料，这不仅减少了整理数据、计算数据的工作，提升了整体的报账效率，也能大幅度提高审批效率。在传统的报账审批中，时常会出现一份报账资料要送到多个部门审批的情况，但由于人力有限、工作繁忙、重视程度不够等情况，会导致项目在某个审批处“停顿”许久，而这就极大程度地降低了审批质量。没有得到审批也就无法获得资金，项目也就无法及时开展，这对于一些课题研究有着巨大影响。

但在应用了无接触报账后，报账人员只需要在网络智能系统中提出申请，将各类资料提交上传，之后的计算、核对、送审等业务都由智能系统来完成。在面临审批问题时，由于互联网技术的加持，也解决了时间、空间存在的问题，领导就算出差在外，在闲暇时只要掏出手机或是笔记本电脑，就能及时对项目进行审批。如遇到未审批的项目，在系统中也会存在明显标识对领导进行提醒，这极大程度地提高了报账审批效率。

（二）通过无接触报账降低退单率

传统的报账方式有着较高的退单率，其主要原因是沟通不畅，一些报账人员在报账之前并不清楚需要提交什么数据资料，在提交后，甚至在审批时，才会发现提交的资料有误，再退回让其返工，这就浪费了大量的时间和精力。但在应用了无接触报账模式后，在提交资料之前，报账人员就能通过网络系统明确地了解到自己所需提交的资料内容、格式等，在第一步就降低了退单风险。

在项目审批的过程中，时常还会出现某资料不符合条件，需要重写的情况。但由于在传统的报账模式中，报账人员在面临退单时往往不清楚退单的真正原因，这使得报账人员只能凭借自身的理解去对资料进行修改，这不仅可能无法修改到存在问题的资料，还可能会修改出更多的问题。如，某报账人员提交了五份单据，在经过院系领导审批时，院系领导发现A 单据存在一定的问题，便拒绝审批，将单退回要求重新提交。但由于工作人员和报账人员都没有与领导有过交流，只知道单据被退回，并不知道被退回的原因，这就可能会导致报账人员在经过仔细地思考和研究后，对B 单据做出修改，并再次提出报账。而单据在到达该领导办公室后，又会再次被退回。多次出现这种问题，不仅是报账人员会出现烦躁、困惑、愤怒的情绪，工作人员和该领导可能也会出现一定的负面情绪，并且这样的反复提交也极大程度地浪费了有限的人力资源。

在应用无接触报账模式后，一切报账程序都是通过网络进行，对于一些在审批中出现的问题，领导也能及时、详细地进行反馈。例如，该领导在审批时发现A单据存在问题，领导在审批不通过理由一栏内，就可以填写，A 单据不合格，应提交某某样式、内容的单据，报账人员在查看到信息后，就能按要求及时对A 单据进行调整，一次性将问题解决，避免了多次无意义的返工。

（三）通过无接触报账提高工作效率

在传统的报账模式中，需要手持各类资料到财务大厅办理报账，但由于财务人员人数有限，财务工作要求也较为细致，就可能会出现工作效率较低的情况。并且大量的人聚集在财务大厅中，嘈杂声和庞大的人流也会在无形中干扰财务人员的工作，而一旦出现资料遗失、单据弄混等情况，就会导致报账失败。而在应用无接触报账模式后，所有的单据提交都是在网络上进行，工作人员在处理时只需要打开电脑，将所有单据整理好即可，其他的计算等步骤全部由电脑完成。这不仅降低了工作量，也减低了工作人员因为工作量过大、工作压力过大或是外部干扰而出现失误的风险。

如，在传统的报账模式中，A 报账人员前来报账，工作人员在将其资料整理后放置在了一旁，之后B 报账人员前来报账，工作人员由于工作疏忽，将A 和B 的资料放在了一起。而在之后的整理中，由于并未发现问题，导致A 报账人员的一张单据进入了B 报账人员的资料中，最终在提交后，两名报账人员都遇到了退单问题，并且由于A 报账人员的单据遗失，还可能会对其造成严重的困扰，甚至导致该项目无法申报。但在应用了无接触报账后，所有的单据都在网络上提供，计算机和网络会对单据自动储存分类，这就避免了出现这类问题，同时也免去了工作人员整理资料的工作，极大程度地提升了工作效率。

（四）通过无接触报账严格经费管理

在进行报账时，由于部分限制，可能在单据中无法完全体现出费用明细，这就使得经费管控存在一定的困难。由于工作量较大，部分时候工作人员无法及时将所有数据填报到预算控制表中，从而出现遗漏等情况，这就使得后续的统计分析工作难以开展。但在应用了无接触报账模式后，所有的数据在提交、计算的过程中就会自动汇总和储存，当需要进行统计分析工作时，就能直接在申报表中将数据提取出来，免去了重新计算和录入数据的工作。并且，由于数据都是来自原始单据，无法进行人为单方面修改，这也使得数据具有较高的准确性，对于经费管理也更有效。

（五）通过无接触报账实现报账信息透明化

在传统的报账模式中，经费报账人员对报账信息的掌握程度决定了报账的成功概率，而这些信息包括了财务制度政策、规章制度、报账流程等。但由于多数教职工平时对报账接触较少，这就会导致他们对这些信息的了解也较少，而这就使得在报账时会存在一定的困难，多次退单不仅会影响报账人的情绪，还会浪费大量的时间和工作资源。但由于传统报账模式存在需要线下沟通、流程较复杂、沟通不顺畅等等问题，就会导致报账人员想提前了解到报账信息都相对较为困难。

（六）通过无接触报账完善报账机制

部分高校长期使用传统报账模式，就会出现报账机制不够完善的情况，甚至部分时候还会出现没有按流程走，直接审批的情况。而这不仅对报账流程的规范性产生了影响，还对后续的经费管理控制产生了影响。虽然提升了审批效率，但是会对后续的工作带来一定程度的麻烦，也为营私舞弊提供了滋生的土壤。

而在采用了无接触报账后，所有的流程都由电脑系统完成，不能随意跳过。如上面案例中的审批，直属领导在审批后，系统会自动提交到院系领导，只有在院系领导审批完成后，校长才能进行审批，不能直接跳过其中某个流程，保证了流程的规范性。

五、结语

在当前高等教育迅速发展的大背景下，高校财务管理作为推动学校发展的重要一环作用也越来越重要。传统的面对面财务报销模式弊端凸显，而互联网技术的迅速发展促使各高校不断探索财务信息化的新思路、新方法，加速了财务信息化、智能化的进程。高校无接触报销模式的构建，通过智能填单系统、网上签批系统、物流跟踪系统、凭证处理系统、银校互联系统和凭证影像系统这六大系统的交互，实现了财务报销的智能化，既方便了广大报销人员，也提高了财务人员的工作效率，对于推动高校财务管理的优化升级，推动新时代学校高质量发展具有深远意义。