文/南京医科大学附属泰州人民医院 高琴

医院档案记载了医院的发展历程，对于医院的过去、现在、未来都有重要的信息连接，是新时代、新医改环境下，医院现代化建设的重要组成部分。长期以来，医院各层级领导对档案工作的重视程度不够，医院档案管理存在着制度不健全、专业队伍欠缺、档案利用效率低下、档案保密意识缺乏等问题。档案工作涉及医院日常运营管理、医疗服务过程中产生的信息收集、整理、保管，如人事调动、重要文件、重要奖励、医疗信息等，为医院医疗护理、医学研究、整合资源、优化人员配置等提供重要的依据和参考，因此档案管理水平的高低与医院高质量发展息息相关。档案工作功在当代，利在千秋。为了提高我院档案管理水平，我院从多方面着手，在有限资源的前提下将档案工作管理得井井有条。

一、具体做法

（一）完善档案管理制度。2021年我院在等级医院复评准备期间，在2016年汇编的基础上，编印了2021年医院制度、职责、流程汇编，其中增编了《档案室管理制度》《文件材料收集、整理、归档制度》《泰州市人民医院保密工作管理制度》《档案岗位人员工作职责》《密件处理流程》，同年拟制、印发《关于印发〈泰州市人民医院综合档案管理办法〉的通知》（泰人医〔2021〕231号）《泰州市人民医院关于成立档案安全工作领导小组的通知》（泰人医〔2021〕246号）《关于印发〈泰州市人民医院档案安全应急预案〉的通知》（泰人医〔2021〕247号）等文件，从文书层面完善了档案的收集、整理、保管、利用、安全、保密等工作。

（二）档案工作外包。我院档案管理人员是由文秘岗人员兼职的，档案人员数量不足，且其不是档案类专业，缺乏专业性。在职工3000多人、核定床位近4000张的大型三甲综合医院办公室兼职做档案管理工作，可想而知，其文秘工作本就十分繁忙，再无多余精力去额外从事专门的档案整理工作。因此，我院采取请院外档案专家或者与专业的档案服务公司合作的方式，解决医院内部档案整理工作的问题。

（三）提高档案管理效率。1.归档公文数字化。工作中发现库存档案中文书档案查档率很高，尤其是收发文的查询，经统计PDF版电子公文年服务人次占总档案服务人次的84.44%。在每年职称聘任时期，查询职务聘任、职称聘任、各类表彰公文，以及每年各业务科室迎接上级单位各类检查时，需查找公文做台账支撑材料，尤其是等级医院评审工作中，查找公文用于科室台账支撑材料，这些情况下，如果以人工去档案库房查档效率十分低下。因此，我院将档案库房中2006年至2017年所有的医院发文调出，全部扫描成PDF文档保存，共1875件，再加上2018年～2021年发文共归档1307件，共扫描3182件，而扫描1份文件估约5分钟，共花费约15910分钟，并且将涉及职务聘任的公文，在对应的发文登记表中增加了备注，备注里录入了文中所有人员姓名，便于快速查找个人职务任免文件。我院在2018年开始实行公文扎口管理，从此收文全部保存对应的电子版，若是来文为纸质版，扫描成PDF文档保存，保证来文一个不漏，并且在EXCEL表中登记来文日期，文号、文题、来文单位、来文方式、承办科室、承办人等，以保证每个收文可追踪溯源和闭环管理。2.重要会议记录集中保管。在医院实际查档工作中，一般近3～5年的院长办公会和院党委会会议记录内容是经常被调档的，因为每年上级部门审计检查、纪检督查、财会检查或者医院高层领导内部决策时，这些原始会议记录本起到十分关键的佐证或者决策信息支持作用。而这些会议记录本属于医院内部的工作秘密，不能随意扫描或拍照保存。因此，为了提高查找效率，单独将这些记录本（近几个年度）从文书档案中调出，集中存放，便于查找，提高查档效率。

（四）完善保密制度。我院在2018年和2021年共两次修订、印发《泰州市人民医院保密工作管理制度》，设有保密工作领导小组，由院领导及职能部门负责人组成，负责全院保密工作部署、检查、监督等，文件明确保密工作重点、保密对象、保密原则、泄密责任等，该文件精神与档案管理密切相关，因为档案库房本就是重点部位，再者库存资料中有医院重要合同、协议，重要会议记录，工资性、劳务性收入资料等文件中规定的保密性资料，且档案室借阅管理也需特别注意档案的保密性。

二、管理成效

（一）档案管理更加规范。我院近些年不断完善档案管理制度，弥补了原先档案管理工作、档案人员职责、档案安全管理等方面的空白，使档案人员工作有规可循、有据可依。我院依据完善的制度，常态化管理档案，已经使医院档案管理更加规范。比如，档案安全工作，我院按照院内制订的档案安全相关制度规定，定期对档案库房进行安全排查，在每个节假日、雨季会重点检查，并且做好排查、整改台账。同时按照档案安全预案，我院每季度都会组织档案工作人员进行应急演练，以提高档案工作者的应急处置能力。

（二）档案工作效能提高。1.档案工作外包成效显著。档案外包给专业人员或者专业服务机构，解决了现行档案人员数量不足、专业性欠缺的问题，医院对外包服务要求其整理结果符合市档案局的要求和档案规范，并规定了整理时限，保证了档案整理工作的质量和效率，且该项支出费用，远低于医院招聘档案专业人员所支出的人力资源成本，性价比很高。经测算2017年～2021年医院在文书档案、科技档案、年鉴编辑、出生医学证明档案数字化等方面的外包服务支出年均约4万元，而医院招聘一名专职档案专业工作者年人力成本至少7万元。2.查档效率提高。原公文查档需要去档案库房调出文件，拆钉、复印后再装订放回，经粗略估计，查档服务每人次平均约10分钟，效率低下，现在平均只需1分钟左右。而且对于查档率非常高的公文，已有PDF版扫描件，查档人员只需打电话给档案室，即可通过医院OA邮箱获得所需公文，不需亲临现场，让数据多跑路，员工少跑腿。对于查档率高的重要会议记录集中保管，可以减少上级检查组专家们或者医院领导们的等待时间，使其享有良好的调档服务体验。3.保护档案的完整性。若医院档案室按旧式人工纸质服务方式查找调档率高的公文，在其提供复印件给查档人时，需对档案原件拆装，调档率高的文件经反复拆装会造成文件纸张不可逆的破损，不利于档案资料的保护。自从医院将纸质公文扫描成PDF的电子版文件之后，查档时只需调出PDF电子版发送给查档人即可，有利于保护原始档案资料。

（三）档案保密意识增强。俗话说：“制度规范行为。”我院通过保密相关制度的订立、发布和培训，档案工作人员对保密资料的保管更加规范、责任意识也明显增强，查档人员对保密资料查阅流程的繁琐性能理解、配合度高。比如，原先保密文件跟普通公文一样管理，现在医院根据保密制度规定，实行“三专”管理，即“专人、专账、专柜”管理，将保密文件的流转限制在规定的人员范围内，将保密文件的阅览过程记录在册，将办结的保密文件放入专门保险柜保存，极大程度上规范了医院保密工作。再比如，保密文件要求承办人在指定房间阅览，不许其拍照、复制，并且阅览完毕签字后方可离开。按此规定执行之后，这种外在形式上的规范化，会在保密文件承办人心里形成一股莫名的压力，他们会下意识地约束自己的言行，从而增加自身的保密意识。

三、工作体会

（一）档案工作需要领导重视。医院大部分领导认为医院的科研、医疗、教学等工作才是医院日常运营过程中最重要的工作，而医院档案管理工作不能为医院创造出直接的经济利益，所以不予重视，导致医院自身档案工作的开展并不顺利。因此，档案工作需要领导给予重视，采取措施强化全体职工档案管理思维，使之能够积极配合档案管理工作。医院档案涉及范围广、类别多，对档案人员的要求很高，需要他们有足够的耐心、细心、定力、责任心去应对单调、枯燥、乏味、机械性的档案工作。在如今急功近利的社会风气下，能够甘于坐冷板凳，默默付出不求回报，任劳任怨，是每位档案人员的必备素养。可见，档案人员是医院的孤勇者、无名英雄，希望领导们的余光能够瞥见他们的付出，给予他们更多的关注和支持。

（二）医院档案工作亟待信息化。随着信息化技术在医院管理工作中的发展，各种各样的信息技术开始被应用于档案管理中，档案信息化、自动化是医院档案管理改革和创新的必然途径。目前，我院亟待加强档案工作信息化，需要领导重视，加大投入，与档案数据库接轨，将院内档案系统升级。2022年2月，市档案馆下发通知，即“泰档〔2022〕3号”文件，要求医院将近10年的档案移交到市档案馆，并且要求同时移交档案的电子版和纸质版，否则市档案馆拒收。我院可借此机会，将医院档案数字化，升级更新档案管理系统，进一步提高医院档案管理信息化水平。