浅议应用档案管理创新思路服务科研生产

2023-09-30西安微电子技术研究所靳婷婷王立峰

办公室业务 2023年6期

文/西安微电子技术研究所靳婷婷王立峰

在档案的论述中经常看见“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。笔者所在的企业由于航天产品档案的特殊性，档案员都需要身兼航天产品型号档案的多项日常工作，涉及航天产品现行文件的更改、分发、航天产品档案整理、查借阅和开发利用等。去年笔者亲历，单位质量体系内审，内审员抽调某一产品档案更改单，其更改方式为换页，发现更改单中填写更改前和更改后的文字描述不够规范，和替换页的实际内容有较大的不一致，于是我们决定以此为突破口，应用档案数据分析的方法把发现有问题的更改单进行统计与分析，并把有问题的更改单退回原编写部门，避免出现因技术层面的原因，让有问题的更改单成为档案的个例，扩展档案部门服务于科研生产的新思路。

一、更改单出错问题统计与分析的必要性

（一）改变思维方式由“被动”变“主动”。笔者在实际工作中发现，每天接收更改单进行更改，最后晒蓝分发和存档，这种驾轻就熟的工作方式长此以往必然导致档案部门在企业越来越被动。去年，笔者单位在质量体系内审中发现存档的更改单有问题，虽然此问题涉及多个部门，但是作为更改单的保管者以及更改具体实施人，档案人员决定以此开启服务科研生产新模式，升级工作思维方式，对发现的错误或者不规范的更改单进行统计和分析，将档案管理与单位的质量管理相结合并紧密联系在一起，作用发挥最大化，为单位未来的规范管理尽职尽责，为企业的发展贡献力量。

（二）增加相关部门的沟通与理解。以前笔者遇见不符合要求的更改单，通常会将此更改单退回原编写部门，由于大家前期沟通不畅以及对各级要求理解的偏差等原因，经常会听见更改单编写人质疑签署完整、手续办理齐全的更改单档案部门不予以接收，回馈给档案员诸多不理解的声音。档案人员感到委屈，审核过的更改单为什么还有错误，让档案人员无法进行更改，多次重复的工作严重影响工作效率。做好对错误更改单的收集、统计和分析工作，就变得意义重大，以往大家只是口述问题并进行反馈，旁观者只能看见更改单编写者多次往档案室跑，档案人员多次拒绝接收更改单这一表面现象，且在后续工作中仍然重复出现不规范更改单，做好对有问题更改单的收集、统计、分析，并及时反馈到具体业务部门，利于业务部门有针对性地开展教育培训、专项整改，减少问题，提高效率，共同推动工作有序高效开展。

（三）提升学习的主动性，练就工作的硬本领。档案员将有问题的更改单进行统计和分析，有别于以往只是给更改单编写者口述问题，而是要把所发现的问题用文字进行输出表达，要让看到此统计的人（非具体执行者）都能看明白，并且做到有理有据，这就需要档案员不仅要有文化积淀还要有相关专业知识做支撑。档案员为了更好地完成此工作，必须加强档案管理知识的学习，对“QJ1714B-2011航天产品设计文件管理制度”“QJ903.6B-2011航天产品工艺文件管理制度”“Alzu质字-054-2018设计文件的签署、更改细则”等相关规章制度必须深刻理解，主动学习除本专业以外的其他相关专业，并将所有知识进行融合，只要发现问题就可以准确地说出相关文件的出处，提升了档案人员的综合业务能力。

二、档案部门具体做法与思路

（一）前期沟通与准备。1.确定文件更改规则。依据《中华人民共和国航天行业标准》，明确本单位纸质文件更改流程与规则。更改单一般由文件编制者编制，同被更改的文件一起提交各级签审；更改员凭更改单底图更改文件底图，更改完毕由更改单编制人进行校对和签字，最后由档案部门晒制蓝图分发生产部门和存档使用。2.统一安排部署，明确此项工作的意义。以笔者单位为例，首先要求涉及图纸更改的每位档案人员都做好自己所管理的现行文件的出错更改单统计，然后部门按照每个自然月统一进行月度汇总统计。由于笔者所在的航天企业科研生产任务非常繁重，每位档案管理人员手中都有上百种国家重点型号航天产品档案，日常的工作涉及现行文件的更改、存档、分发生产用图、软件的出入库管理以及档案的装订、数据录入、查借阅等工作，保障单位的科研生产和大型试验、发射提供完整准确的图纸资料。毫不夸张地说，每位档案人都是满负荷运转，此项工作的开展无疑给档案管理人员增加了工作量。档案部门告知更改单编制部门将开展这项工作，会有少数人觉得这项工作开展是为难更改单编制者。由于航天产品的高质量和高可靠性有别于一般产品，图纸又作为生产的依据，档案部门以及生产部门一起携手用管理手段，规避图纸中低层次问题的发生，就变得非常重要，产品质量无小事，从相关部门的管理到生产需要每个环节进行把控，明确此项工作的意义，该工作才能得以顺利开展。

（二）有序开展更改单出错统计工作。1.标识出错更改单。档案人员拿到签署完整的更改单，首先检查更改单格式是否规范、正确，然后才按照单位的纸质文件更改规则进行各项后续流程。若更改单有错误无法更改，档案人员先将更改单复印一份作为文件留底，将出错的更改单退回原更改单编制部门，在复印的更改单上进行初步的出错问题标识，并把更改单无法处理原因口头告知更改单编制者。2.专人统一汇总填写更改单纠错统计表。笔者所在的企业航天产品档案管理人员涉及更改文件的一共有6人，这6位更改员根据每天更改单情况在复印的出错更改单上进行简单标识积累，每月底由专人负责全部收取，按照标识把出错数据逐份进行文字转述填入更改单纠错统计表。统计表按月填写，需填写的数据有：更改单编制日期，更改单编制部门，更改单编写人，产品代号，档案人员编制的更改单编号，文字表述的纠错原因，处理结果，备注一般填写出错更改单的附表页码。

（三）完善更改单出错问题分类、统计与分析。1.完成更改单归档问题汇总表。以笔者单位10月份为例，出错更改单总共有33份，按照问题的类型划分为11类，问题分别为：更改栏前后填写的文件行数、页数、内容描述有误；更改前后内容缺失，发放单位不准确；更改描述不规范；更改单类型用错；更改单页数有误；更改单涉及文件代号写错；会签不完整；换版换页描述不完整；更改前后描述不一致导致无法实施更改。档案管理人员再联合质量和标准化人员一起对每项问题深入分析问题原因，经过分析可以得出，8项问题是因为更改单编制者和校对者未满足正确性要求，3项问题是因为更改单编制者和校对者未满足正确性、完整性，审核未确认正确性、完整性，标审人员未监督其正确和完整性。并分析出每项问题所占的比例，将分析的问题类型、问题原因一同填入更改单归档问题汇总表。2.根据统计和分析数据制作图示。根据统计与分析数据填写更改单归档问题汇总表，档案人员为了让出错更改单问题比例更直观地表达，分别再做两个图示：一个是以问题所占比例做的更改单归档问题图示；另一个是以低层次错误所占比例制作的图示。

（四）完成推送。档案部门每个月初将《出错更改单统计与分析报告》分别推送相关领导和质量管理部门，领导审阅完毕将意见告知质量部门，由质量部门统一将意见反馈更改单编制部门，更改单编制部门将问题再次分别反馈到设计、校对、审核、标审、批准，责任落实到人。

三、效果

（一）档案部门“新思维”参与企业管理。主动搜集出错更改单数据并进行统计分析和推送等一系列工作是档案部门第一次大胆的尝试，档案部门第一时间组织相关档案管理人员积极讨论此项工作的必要性，消除因骤增的工作量而产生的内部抵触情绪，在企业内部树立了档案人勇于给自己压担子，从“被动”到“主动”，抛弃只想自己一亩三分地的“旧思维”，从企业的利益出发，努力提高企业档案工作能力，开启利用自己的一切资源主动为企业做好管理和服务工作，为企业的发展出谋划策，应用“新思维”成为企业的“智囊团”。

（二）纳入质量管理，提高企业质量。1.领导高度重视，多部门共商对策。档案部门把出错更改单统计与分析数据推送给企业领导和质量部门，迅速得到了所领导和质量部门的高度重视，一致认为档案部门主动做的此项工作非常重要且必要。航天产品生产过程一般是设计师根据用户任务要求设计图纸，然后由档案部门分发图纸到生产部门进行生产。生产过程中，设计师根据用户要求进行图纸更改和偏离，航天产品生产过程环环相扣，档案部门对图纸的管理和受控是企业管理非常重要的一个环节。企业质量无小事，航天产品质量更是容不得一丝马虎，在质量分析会上，企业领导根据档案部门出具的数据要求各相关部门“牢记使命，强化责任，狠抓落实，提高质量”，明确要求各相关部门尽快拿出管理办法，杜绝更改单出错等低层次质量问题再次发生。2.明确签署流程，强化技术职责。档案部门和质量部门一起签发《关于更改单归档问题的通知》（〔2020〕6号文件）。根据出错更改单统计与分析数据显示，有部分更改单出现漏签署的情况。文件正文明确了更改单签署顺序应是设计（编写）、校对、审核、工艺、会签、标审、批准的顺序，杜绝越级和遗漏签署等问题再次发生。强调各个岗位签署人员主要技术职责，例如：更改单编制者需要对文件的正确性、合理性、继承性、协调性、工艺性、完整性和项目的可靠性、维修性、安全性、经济性以及选用和贯彻标准全面负责。明确校对人员、审核人员、工艺人员、会签人员、标审人员、批准人员等各个环节签署人员的主要技术职责。3.实行双考核制度。根据《关于更改单归档问题的通知》要求，为了减少更改单填写错误等低层次问题影响归档工作不能顺利开展，质量管控部门依据档案部门每月的统计与分析数据，以3个月作为统计周期，出现3次以上的，对违反岗位签署职责人员罚款并进行通报。对于此类问题多次发生的事业部，将按照“质量技术监督约谈工作规定”进行约谈。档案管理人员每月需认真收集出错更改单数据，将此项工作落实到日常管理工作中，并由档案部门领导进行监督和考核，对发现问题不进行统计和上报的，将对档案管理人员进行罚款和通报处理。

（三）加快信息化建设，助力企业转型升级。1.多部门共推企业信息化建设。企业领导以及相关人员一致认为更改单出错等低层次问题的发生，主要还是因为管理手段相对落后，更改单编制者拿着纸质更改单找相关人员进行审核、校对等工作流程，难免出现为了赶制产品进度而不按签署流程漏签、错签等问题。多部门一致认为，企业信息化建设必须纳入企业的年度计划中，信息化环节覆盖设计部门、档案部门、质量部门、生产部门等，利用现代化管理手段提升企业产品质量，加快工作效率、杜绝低层次问题发生。2.增加“人、财、物”的投入。由此次档案部门统计的更改单出错数据充分说明，档案部门与企业生产息息相关，档案信息化建设必然是企业信息化建设的重要环节。考虑档案管理人员多是文科生，对现代化信息互联等技术掌握较为薄弱，迅速让档案部门和信息化部门合并，让信息化建设专业人员成为档案信息化建设工程师，为档案部门配备服务器、工程高速扫描仪、电脑等设备，聘请专业公司构建涵盖档案管理的现代化企业生产管控系统，通过对“人、财、物”的大力投入，提升企业精细化管理和战略管控水平。