文/苏州市轨道交通集团有限公司办公室（档案管理中心） 周韬 邢晓岚；苏州大学社会学院档案学系 魏丽红；苏州工业园区苏航档案服务有限公司 张盈

随着我国轨道交通建设的快速发展，轨道交通档案工作的支撑性作用越来越得到重视。截至2021年12月31日，我国共有51个城市开通运营城市轨道交通线路269条，运营里程8708公里，车站5216座，新增运营里程1168公里，较2020年增长约15%。作为城市工程项目建设的重要组成部分，提升轨道交通工程档案管理质量既是轨道交通建设的现实需要，也是构建良好轨道交通档案生态系统的基础。

档案事业的发展需要一整套生态系统的良性互动。档案生态系统具有一定的秩序和结构，由人员、档案建筑空间、档案专业设备、档案管理理论与制度等要素构成。本文将围绕构建档案生态系统的诸要素，结合国内现实做法，从顶层设计、流程及人员管控、技术细节三方面展开分析，总结苏州市轨道交通线网档案中心的建设思路与经验，为我国轨道交通信息化建设贡献档案力量。

一、轨道交通档案管理工作概况及现实问题

（一）轨道交通档案管理工作现状。轨道交通对城市建设的整体布局和优化设计具有重要意义，2021年是中国智慧城市建设历程中的重要一年，我国城市轨道交通建设保持着蓬勃发展的态势，做好档案工作，服务轨道交通事业全面发展成为城市建设领域的重要议题。作为工程项目规划、分析、设计、实施、运行及维护的主要依据，轨道交通档案的规范化管理成为工程项目管理中的重要内容。为适应城市化建设的需要，目前国内已有多个城市开始探索其规范化管理的路径，如广州、上海、无锡、苏州等。调查发现，要想提升轨道交通档案管理工作的质量，需厘清其工作内容及重点，从顶层设计、过程管理、人员管控、信息化管理等方面着手，以适应目前轨道交通档案工作。

（二）轨道交通档案管理工作的现实问题。宏观层面，轨道交通档案管理工作缺少可操作性强的标准制度。当前轨道交通档案管理以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）、《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》（DA/T 66—2017）和《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T 180—2012）为依据,各地区本土化档案管理工作制度目前也基本处于探索阶段。笔者对比分析了苏州、宁波、无锡、广州等地的现行制度，发现其基本制度的内容大同小异，主要包括总则、管理机构与职责、档案形成与归档、日常管理、工作机制及附则等；各地在制度内容的表述上各有特点，并附有文件材料归档范围及保管期限等，可相互借鉴。但存在的共性问题是缺乏具体可操作的制度及实施细则，如档案鉴定与销毁制度及实施细则、库房管理制度及实施细则等。档案管理工作具有复杂性，必须明确各环节的制度规范，保证标准制度切实可行，才能有效提升档案管理工作的质量。中观层面，工程档案管理难以与建设项目同步。“轨道交通档案集团—二级单位—施工标段”的三级管理模式给档案管理带来诸多问题。首先，由于缺少制度约束，各级档案形成单位所用的载体材料、型号等缺乏统一性，导致归档过程中档案材料整合出现问题。其次，由于轨道交通工程项目往往涉及的单位较多，在实际工作中，各层级单位容易各行其是，导致很多竣工档案在项目推进过程中未得到整理归档，有些甚至需要催要。最后，层级管理模式使集团与施工单位之间缺少直接沟通。一方面，导致集团不能全面了解施工单位文件的具体情况；另一方面，施工单位会因缺乏档案意识与专业人才等将档案管理工作放在可有可无的位置上。综上来看，在工程项目的推进过程中，档案管理工作的变异性较大，使工程档案管理难以与建设项目同步。微观层面，档案内容不完整、不规范问题严重。轨道交通档案记录了工程项目从规划、设计、施工直至投入运营的全过程，其信息内容完整与否将直接关系到项目的开展与项目质量。在实际工作中，由于工程投资大、建设周期长且往往涉及过百个参建单位，因此容易出现如下问题：一方面，由于轨道交通项目产生的档案数量大、种类多，归档过程中容易出现不慎遗漏、随意剔除等问题，导致档案内容不完整；另一方面，由于数据记录缺乏统一的规范，加上管理人员存在主观随意性，导致数据的规范性与真实性欠佳。笔者认为，保证信息内容的完整与规范是档案管理工作的重点，若无法确保内容的完整可靠，其余的管理工作都将失去存在的意义。

二、国内轨道交通档案管理工作质量提升举措

（一）轨道交通档案管理工作的顶层设计。从全国范围来看，目前各地在完善适应性档案管理制度方面存在缺口，但也有部分城市已制订相应的制度。从笔者调研的宁波和无锡两座城市的制度内容来看，除《档案法》与《企业档案工作规范》外，两地在参考国家标准时，对地方性标准的结合力度有所差异。管理职责方面，均遵循“统一领导、分级管理”的原则，但是在集中管理和纳入各级部门的工作内容方面有所区别，由此带来归档范围上的差异，即由集团统一集中归档还是相对向下授权、灵活地执行归档程序；归档手续上无明显差异，均注重手续的合规性。轨道交通档案管理制度是高效管理档案的前提和基础，对提升档案工作质量能够起到重要的保证作用，通过对比分析可以看出，宁波和无锡的档案管理制度各有利弊。因此，管理轨道交通档案必须根据自身情况制订切实可行的制度并注重借鉴一些科学合理的做法，例如《宁波轨道交通档案管理办法》将档案工作分别纳入集团公司领导工作议事日程、集团公司规章制度及工作流程、集团公司各部门和有关人员的绩效考核，这既为档案工作提供了保障，也提升了档案工作的地位。总之，档案管理制度的制订要因地制宜、科学合理，才能更好地开展其他工作。

（二）轨道交通档案管理工作的过程及人员管控。随着轨道交通网络的扩张，工程档案增速明显，由此对档案管理工作提出了更高的要求，如何有效处理纷繁复杂的工程档案成为亟待解决的问题。因此，重视并优化档案工作的过程管理、吸纳和培养高素质的专业性人才成为迫切需求。在过程管理及人员管控方面，广州的原则是精细化管理，上海则强调“谁形成、谁收集、谁整理”“谁主管、谁负责”和“谁利用、谁检查”的清晰责任制；上海重视从源头抓起，将管理前移，覆盖全过程，并完善管理架构，进一步落实管理职责，积极建立运营提前介入工程建设的工作机制；广州追求档案的“全程管理”，通过建立统一平台，实施全方位智能化管理，实行企业管理、项目管理、档案管理三结合，确保档案“管用合一”，做到同步收集实体与档案、同步验收分部与组卷、同步归档分类与匹配。在管理架构上，广州形成“一体化、集中式”人员架构，上海则形成“一体化扁平式”人员架构。人员具体管控方面，广州档案团队配备档案、工程等专业人员，人员专业、年龄搭配合理，并形成业务的“传帮带”；传承企业“阳光文化”理念，提出“阳光地铁，智慧档案”宣传语，激励档案团队用智慧推动档案事业发展。上海则将档案管理人员分为三个层次：核心档案室由5名技术骨干负责，各单位设39名专职档案管理员，基层单位又设75名兼职档案管理员；通过全员档案法律法规教育、档案实训竞赛、邀请专家集中授课等形式进行教育培训。由此可见，轨道交通档案的过程管理更加注重系统化与精细化，力求达到“精、准、细、严”的要求，这不仅需要更完善的基础设施，也对档案工作人员的能力提出了更高要求。目前，国内部分城市所采取的措施充分考虑了轨道交通档案自身的特点，无疑是值得借鉴的做法。同时，面对智能化、智慧化的新形势，也迫切需要实现档案过程管理向信息化转变，培养适应新变化的档案人员。

（三）轨道交通档案管理工作的技术细节。由于现代信息技术对信息管理活动的有力支持，轨道交通档案信息管理领域也开始应用新技术提升档案管理水平。广州地铁档案部早在2007年就借助公司信息化建设的有利时机，将信息化建设纳入各单位的工作规划中。另外，还积极建立健全档案信息化的标准规范，利用办公自动化系统实现电子文件与电子档案的一体化管理。此外，上海地铁也在积极推进地铁老线路档案存量数字化的基础上建设数字档案室，并与办公平台有效衔接，实现信息化管理与应用。信息化管理的现实需求已成为档案管理工作中不可忽视的环节，推进档案信息化管理将有助于更好地实现档案工作的智能化。在信息化背景的影响下，轨道交通档案管理工作需要对管理模式与标准制度进行设计和优化，也需要创新管理手段，重视过程管理对信息化的适应性以及信息化人才的培养，以便更好地提升信息化管理的水平。

三、苏州轨道交通档案管理工作质量提升策略

苏州市轨道交通档案馆目前正在筹建当中，拟建成的轨道交通档案馆是立足于现有档案资源进行前瞻性设计，充分考虑到轨道交通档案管理工作的行业经验，且与城市建设其他部门的档案与信息资源有效融合，共同促进智慧苏州建设目标实现。根据建设要求，笔者从以下三个方面提出档案管理工作质量提升策略，为新馆建设提供参考。

（一）紧扣建设目标，注重顶层设计。探索档案管理模式，完善档案管理制度、规范和标准体系是提升轨道交通档案管理工作质量的必要条件。苏州市轨道交通档案馆应紧扣新馆建设目标，结合实际情况，确定符合自身发展要求的管理模式并建立健全标准制度，使轨道交通档案管理工作立卷有据、归档有方、质控有序。在管理模式的探索上，可基于实地调研，参考和借鉴国内较为成熟的地铁档案管理模式，在充分考虑新馆长远发展及信息化建设目标的基础上，确定既具有操作性又具有前瞻性的管理模式。在标准制度的制订方面，可根据《中华人民共和国档案法》《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T 180—2012）等相关规定，制订或修订档案管理的标准制度文件，优化档案管理工作的顶层设计。可借鉴国内先进经验，制订《苏州市轨道交通工程档案管理办法》《苏州市轨道交通工程项目文件归档整理实施细则》等适应性文件，规定轨道交通档案的管理总则、具体管理要求、归档范围、归档内容、归档文件质量要求等，构建完善的档案管理标准制度体系，从宏观上把握档案管理工作的方向。

（二）加强流程优化，重视人员管控。在过程管理与人员管控方面，要适应新形势下对轨道交通档案管理工作提出的新要求，加强档案的全过程和精细化管理，重视专业性人才的培养，为档案管理具体业务的有效开展打下坚实基础。一方面，要重视档案的全过程管理。首先，要对档案实行前端控制，确保工程档案在形成之初就能得到规范有效的管控，以便后续工作的顺利开展。其次，要强化过程管理，从参建单位到档案部门的文件管理都要进行统一、规范的管理，严格把控各个环节的档案质量。再次，要重视后期控制，对档案的数量和质量进行仔细核查，确保档案真实、完整、可靠和可用。另一方面，要重视档案的精细化管控，在档案管理中引入精细化管理理念、构建精细化管控体系、搭建精细化管理平台，确保各单位不同种类和载体的档案从产生直至归档保存有序进行。在人员管控方面需做好如下方面：一方面，要积极吸纳高素质人才，合理搭配档案管理人员和工程人员，平衡人员的年龄、性别等结构，同时注重引进专业能力和综合能力协调的复合型人才；另一方面，要加强业务培训，提升档案队伍的业务水平，新员工可以跟岗学习，全面了解档案馆各项业务。

（三）聚焦智慧发展，创新信息化管理。档案信息化管理可从制度、技术、人才、平台等方面不断优化创新，以实现轨道交通档案的高效管理和智慧管理。首先，要建立健全轨道交通档案信息化管理规范标准，依托相关法规标准，建立切实可行的标准制度和操作规范，为轨道交通档案信息化管理夯实基础。其次，要注重引进先进信息技术，以更高效的方式对档案进行数字化处理，形成规范的电子档案，促进档案信息资源的开发和利用。再次，要建设一支分工明确、结构合理的高素质档案团队，从不同领域引进高端人才，如档案管理专家、信息化专家、工程技术专家等，重视人员培训与考核，积蓄档案信息化建设的中坚力量。此外，要加强轨道交通档案信息服务平台建设，建立集服务、沟通、宣传等多种功能于一体的档案网站，更好地发挥档案信息资源的作用和价值。

四、结语

轨道交通建设工程涉及多个单位和专业，由此产生的档案纷繁复杂。为了更好地促进轨道交通档案馆工作效益的提升，需要建立健全档案管理制度，强化过程管理和人员管控，持续推进信息化建设，保证档案的真实、完整、可靠和可用，提升档案管理工作中智能化的比重，助力智慧交通、智慧城市建设。