新时代高校档案馆档案信息数字化建设现状与策略

2023-06-01陈颖李晶

兰台内外 2023年1期

陈颖　李晶

摘要：为提高档案信息数字化建设进程，本文对新时代高校档案馆档案信息数字化建设现状与策略的研究，从提升高校档案馆工作效率、提高档案馆资源信息共享能力，阐述档案信息数据化建设的意义，提出现阶段高校档案馆档案信息数字化建设存在档案信息化资源较为分散、信息化管理标准与辅助技术尚未完善、档案信息数字化管理安全隐患较多等问题。为实现高校档案馆档案信息数字化建设，应遵循 “抢救优先，利用优先，逐步扩展”的工作原则，完善高校档案馆档案信息数字化归档工作，建立档案新信息数据库与规范档案数字化管理目录，利用校内OA系统，建立起与档案馆的通信连接，实现数据库逐步与学校档案馆数字化建设工作的对接，健全档案信息数字化保障机制，科学配置数字化终端网络硬件，增设防火墙等防病毒软件，加强对网络病毒的安全防护。

关键词：新时代；数字化建设；档案信息；高校档案馆

档案是承载高校建设与发展信息的主要載体，档案信息数字化建设主要是指将计算机技术作为核心，通过扫描档案文件、存储数据信息、多媒体存储，形成的一种全新档案资料管理形式。在此过程中，各类纸质版文件资料将通过多媒体技术与计算机技术，转换成数字资料，辅助信息化终端，对档案加以存储、管理，可以高效、便捷地利用档案资源，并在一定区域内实现档案资源的有效共享。随着高校档案事业的发展，人才引进工作逐步落实，校内电子文件数量不断增加，传统的信息化建设工作已无法满足新时期高校档案管理需求。在此背景下，数字档案馆的建设必须与时俱进，保持前沿水平。为落实并推进高校档案管理工作，本文将以某试点高校为例，结合新时代档案馆档案信息数字化建设工作现状，提出对应的整改优化措施，以期更好地发挥高校档案信息的价值。

一、档案信息数据化建设的意义

1.提升高校档案馆工作效率

相比数字化文件，纸质文件的保存期限较短，在查阅和翻找时容易导致原始凭证损坏或遗失。为减少纸张文件的损坏、遗失，必须制定严格的档案信息管理程序和执行方案。新时代，传统的纸质档案管理模式已无法适应高校档案工作的需要，高校档案建设工作需要进一步深化。而档案信息的数字化建设，是指将档案通过计算机扫描，规整为电子文件，在整理电子文件时，需要将其与实物文件建立空间位置联系，即将文件的数据与实物文件的存储地点一一对应，在需要查阅的时候，管理员只需要在文件管理计算机中查找相关的关键词，或输入对应的行、列信息，便可以掌握文件在终端中存储的具体路径等信息。利用数字化技术建设高校档案，可以显著提高档案信息的查询、归档效率，减少档案存档管理费用，节约管理人工成本。

2.提高档案馆资源信息共享能力

在建设高校数字化档案馆时，纸质版文件发生了存储形态、文本结构与样式的转变，为满足对加工后文件的规范化存储与管理，各大高校在档案馆中建立了电子文件的管理体系。以高校校园网为基础，实现了档案信息与高校教务部门、人力资源管理与人事部门、教研部门、 OA部门等之间的文件信息交互。用户在登录终端时，数据库利用数字身份验证技术和安全防护策略，对大量的非结构化数据进行检索和控制，能够在保障档案资源安全性的同时，实现档案信息查询、借阅等各项工作的网络化。

在此基础上，辅助使用图像扫描仪处理档案文件，可以把电子图像及相关的索引信息录入电子文件管理终端中，从而开发和定制终端特定业务功能。利用大学校园网平台，引进云计算技术、数据挖掘技术等前沿技术，可以为校内师生提供网上存档专项服务，优化并改进当前档案管理与检索方式，从而极大地提高档案资料共享程度与交互性。

二、新时代高校档案馆档案信息数字化建设现状

尽管当前高校档案馆档案信息已经进行了信息化建设，但由于种种原因导致档案信息数字化建设效果受到制约，通过对某地高校的实际调查可以发现，当前高校档案馆档案信息数字化建设存在以下问题：

1.档案信息化资源较为分散

当前在现代化技术的支撑下，各大高校纷纷开展了内部的信息化建设，与此同时，高校信息化建设工作已逐步落实，对应的校务管理系统已经开通并正式投入使用，大量电子文档资料快速生成。为满足高校的运营管理需求，应保证终端电子文档具有更新及时、传递准确、传输高效等优势。但显而易见的是，大部分高校的档案管理工作无法实现与校园自动化系统的融合，此现象直接造成档案数据的分散，档案数据无法进行快速检索利用，无疑加大了档案信息收集、整理的工作量与任务量，不利于档案资料的快速调用，使档案资料的真正价值无法得到有效发挥。

2.信息化管理标准与辅助技术尚未完善

在高校档案馆的建设工作中，实现档案信息的数字化管理、制定并完善数字化建设标准是其中的一个重要环节。目前，我国许多大学档案馆的档案管理体系与技术使用标准尚未健全，甚至部分高校的档案馆未达到国家要求标准，导致档案馆在投入使用后，造成功能单一、规范化程度低、资料匮乏等问题，难以满足校内外档案资料的共享需求。为了新时代档案馆的顺利建设，高校必须从实际角度出发，加大对数字化技术的引进力度，解决档案馆建设中的技术问题。

3.档案信息数字化管理安全隐患较多

现阶段，各大高校将档案馆内档案信息管理工作的侧重点置于产权方面，即信息资源主管部门越来越重视知识产权的维护与保障，如何协调所获取档案资料与维护档案隶属对象合法权利之间的矛盾，仍然是一大难题。大部分高校档案馆中的档案资料涉及国家、商业、工作、个人资料，其中部分资料属于机密资料，在档案数字化建设进程中，由于操作不当或执行行为不规范，有可能出现机密资料或隐私信息泄密情况。同时，电子版档案信息具有易复制、易篡改等特点，为解决档案信息的安全问题，部分高校仍在依赖传统纸质材料记录高校档案数据，尽管我国已经颁布了《电子文件签名法》，用于电子版档案的安全保障，但是在实践中档案信息的安全性仍存在较多隐患。此外，由于部分电子文档本身具有不可直接读取、信息与载体分离等特点，导致档案信息的丢失问题日益突出。

三、新时代高校档案馆档案信息数字化建设策略

针对当前高校档案馆档案信息数字化建设过程中存在的问题，本文提出部分针对性的改进策略，以期为提升新时代高校档案馆档案信息数字化建设效果提供一定帮助，具体策略如下：

1.完善高校档案馆档案信息数字化归档工作

为实现对高校档案馆档案信息数字化建设，应在开展相关工作前，完善高校档案馆档案信息数字化归档工作，整理高校现有的档案信息，在将所有档案信息统一格式后，按照规范与标准将其转换成电子版格式，通过此种方式，实现高校档案、文献、资料的数字化归档。

高校应严格遵循“抢救优先，利用优先，逐步扩展”的工作原则，在数字化建设过程中，着重解决因特定时期、特定行为导致的纸质版档案损坏、丢失等问题。对于纸质较差档案文件，应采取措施对其优先处理，以避免核心档案文件无法修复。当前，我国高校档案信息资源的数字化建设投资相对较少，要从根本上解决这一问题，应做好对档案信息的“利用优先”工作，即根据高校档案信息中内容的类别，将与学生个人信息相关的档案内容规范化处理，并以此为依据，发挥档案信息在人才招生、学生管理中的更高效能与价值。相关档案信息包括学生个人学籍卡、人才招生与录取册、阶段性成绩单、学生个人信息注册编码、学生一寸/二寸照片（底片）等。

高校档案馆的档案资料是学校、科研单位、合作单位在日常工作中形成的公文、文件。在智慧校园建设工作的支撑下，校园内所有的邮件、资源都可以通过智慧终端完成，高校可以与技术公司合作，开发适合本校工作开展的智慧终端。从档案文件的草拟到电子化档案的生成与归档，可以全部通过智慧校园平台与数字化档案管理终端对接，通过此种方式，达到“一键归档”的目的。在归档过程中，为保证档案信息的安全性，避免档案信息的丢失、错误等情况的出现，必须进行权限登记，并且在智慧终端后台保留查询记录。管理员需要通过身份验证登录终端，完成一次登录后，可在其个人所属权限内，查询多个方向的档案信息，无须在不同的部门及网站间反复检索查询，真正实现档案信息的一体化管理，提升高校档案数字化建设工作的进程。

2.建立档案新信息数据库与规范档案数字化管理目录

完成上述设计后，还应建立档案新信息数据库与规范档案数字化管理目录的建设措施，档案馆的基本架构是由输入、输出、存储、服务等模块组成的。因此，高校应根据其社会发展的需求，加大对档案馆数字化建设中基础设施的合理化投资。目前，我国高校的各个职能部门均已建立起各自的数字化管理体系，但由于各自的管理功能不同导致数据间的隔离，出现大量分散、异构数据。为解决此方面的问题，应做好对高校档案信息资源的整合，遵循“档案资源集约化、管理规范化”等原则，采用建立数据库的方式，优化档案管理。可在有必要的条件下，采取制定相关规章制度的方式，约束并规范建库过程，完善各自的责任归属，提升建设效果。同時，利用校内OA系统建立起与档案馆的通信连接，实现网上电子文件的实时存档，详细规划各职能部门开通资料库的访问权限，实现数据库逐步与学校档案馆数字化建设工作的对接。此外，建立可以容纳海量信息的档案馆档案信息资料存储中心，实现各单位电子档案的实时存档与随存随取。在此过程中，还应对电子档案信息进行及时备份，安全传输至备份空间，以避免存储系统紊乱或者硬件损坏，导致信息丢失后无法找回的情况出现。

数字文件与电子文件均应采用统一的目录集中管理方法，为规范档案管理，应在此基础上，编制档案信息数字化管理目标，档案目录是档案馆（办公室）所编写的，其中包括大量文献资料需要按照一定的顺序排列。管理员可以通过检索档案信息摘要，实现对档案信息的快速调取与整合分类。建立档案目录应遵循以下几个基本原则：（1）依据档案的组织结构及不同类别文件的差异性，建立档案树结构；（2）除按全宗、年度、类别等传统整理方式之外，还应根据来源、建立档案文件的需求、事由等，制定档案专题目录，以此确保建立的数字化档案可以满足高校实时调用与安全存储需求。

3.健全档案信息数字化保障机制

在上述提出措施的基础上，为确保档案馆中数字化档案信息的安全性与保密性，还应健全数字化信息的保障机制，以避免核心数据、隐私信息在网络中出现丢失等风险，提高电子版档案信息在终端存储的完整性、安全性、保密性、稳定性与可靠性。为落实此项工作，高校应投入适当的资金，开发用于电子档案长期存储的安全载体。同时参照《国家信息安全法》等相关文件，出台校内档案馆档案信息安全保障制度，确保信息安全。所有录入终端的档案信息与资料要满足真实性需求，着重健全校内保密系统、备份系统建设，并设定账号及使用权限，避免不规范操作造成隐私信息出现安全隐患。

正确处理档案中档案信息的“开放性”与“安全性”关系，既要保障档案资源的安全，又要合理规划和管理档案资源，以实现档案资源的共享。在此过程中，划分档案权限控制等级，确保档案资料的保密性、真实性、完整性，严厉杜绝未经授权的档案信息拷贝行为。同时，科学配置数字化终端网络硬件，增设防火墙等防病毒软件，加强对网络病毒的安全防护，防止外界黑客、病毒等对系统的攻击，导致信息丢失。此外，正确应用IDS技术，建立积极的病毒防范机制，采用容错与备份技术来保证校园内的数据安全与完整性。

四、结束语

在信息飞速发展的当下，档案信息化与数字化建设工作已成为必然趋势，这使得档案数字化成为我国高校档案馆运营工作面临的一个重要问题。当前，各大高校已投入了较多的人力与物力执行此项工作，但该工作还存在一些不足，制约着高校档案馆档案信息数字化建设成果。为解决当前高校档案馆档案信息数字化建设过程中存在的问题，提高信息数字化建设进程，确保信息的安全性和可利用性，因此，本文对新时代高校档案馆档案信息数字化建设现状与策略进行探究。通过完善档案归档工作、建立档案新信息数据库与规范档案数字化管理目录、健全档案信息数字化保障机制对当前不足进行改进，旨在通过此次研究，助力高校档案数字化与信息化建设等工作顺利开展。

但影响高校档案信息化建设的原因众多，本文研究并未针对其他原因加以分析，在接下来的研究过程中还应进行深入分析，以进一步提升高校档案信息数字化建设效果。

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