摘 要：医院实物档案是以实物为载体的档案资料，是对医院历史的真实记录，也是对医院各项工作的客观见证，具有十分重要的考察、审核作用，还可以作为关键凭证。本文主要围绕医院实物档案的收集与整理展开论述，阐述了医院在收集、整理实物档案的过程中存在的问题，分析了导致问题的主要因素，并分别提出了优化医院实物档案收集和整理工作的措施。

关键词：医院；实物档案；收集；整理

医院实物档案具体包含医院在进行医疗服务、护理服务、科研教学的过程中所获得的证书、奖章、奖牌等，记录着医院历史的发展进程、管理能力的提升、医疗技术的进步、精神文明的创建等内容。随着医院的持续发展，其医疗交流业务与社会活动不断增多，相应的实物档案也在逐渐增加，就我院而言，近几年所获得的实物档案有116块上级授予的牌匾、10封感谢信、5面锦旗、1个2022年北京冬奥会火炬，还有在抗疫工作中荣获的10块国家及省市县授予的牌匾、10面锦旗、10封感谢信、2本证书、社会爱心人士捐赠的72幅字画，以及抗疫医护人员的防护服、签名T恤、登机牌、人员出入证，均收录在医院的院史馆展厅。这些实物档案是医院档案不可或缺的部分，做好对其收集与整理具有重要的意义。

一、医院实物档案的收集与整理问题

1.实物档案收集缺乏规范性，时间跨度长

大部分医院针对实物档案的收集并没有划分归档范围、设置保管期限、限定收集时间，也有一部分医院即便规定了归档范围、保存期限等，但没有实现与真实情况有机结合。医院指导性的施行办法相对比较欠缺，以至于很多科室部门对于实物档案的分类不够明确，具体的划分工作缺乏科學性，难以就保管期限做出清晰界定，大多数情况下的档案移交工作都无法在规定的时间内完成，导致实物档案的收集过程较为漫长，不利于后续整理、储存、使用等环节有序进行。

2.实物档案收集不够齐全

医院开展的众多医疗、科研等活动，会产生大量的实物档案。目前，在针对实物档案的实际管理过程中，因为欠缺统一化的收集标准，所以在很大程度上给收集、整理、开发、利用等相关工作带来诸多不便之处，导致档案收集过程中的混乱局面。再加上部分部门或人员所获得的奖杯、锦旗等，通常都是由部门或个人自行保管，并没有统一收到医院的档案室内，导致了一些实物被遗漏掉情况。

3.实物档案管理较为混乱

医院在长期发展中所产生的实物档案具有年份跨度大的特点，大部分档案在平时并不怎么使用，所以很多医院就对这方面有所忽视，并没有对这部分档案实施统一的整理与储存。面对这样的情况，如果医院要举办院庆、搬迁等大型活动时就需要展示相应的实物，但由于日常管理混乱的原因导致搜集困难，很有可能会影响活动顺利进行。

4.实物档案存储条件较差

医院的实物档案有其自身的特殊性，相较于其他文书资料、设备及技术资料而言，对于实物档案的储存必须要给予充足的空间，如独立档案房、铁架等，同时还要配备相应的检测温度、湿度的仪器设备等。但是，很多医院在安排实物档案储存空间时，由于资金问题导致档案存储条件比较差，甚至只是简单放置在档案室的角落中，没有对其形成很好的保护。长此以往，会给奖杯、锦旗等实物档案造成不同程度的破坏，从而降低其观赏价值。

5.实物档案管理人员技术能力较低

对于医院的档案管理工作来说，其中的部分管理人员属于兼职，不仅仅负责对实物档案的管理，同时还会负责其他方面的业务工作，所以人员的变动比较大，没有现代化的管理技能作为支撑，导致整体的档案管理工作出现了不专业性，很难就管理环节存在的问题做到实时总结与整改，不能将收集的实物档案进行及时登记造册，并附上对应的文字说明。

二、医院实物档案的收集与整理问题的引发因素

1.对于实物档案的收集与整理不够重视

首先，实物档案是医院总体档案中的重要组成部分，必须要得到医院领导与相关管理人员的重视。但是，从一些医院对于档案管理的态度来看，实物档案的收集与整理工作并没有得到足够的重视，主要表现在医院领导面对实物档案时的意识比较淡薄，更注重临床医学，而在实物档案的收集与整理方面有所忽略。其次，片面关注医务工作人员的综合素质与专业技能的提高，在构建人才培养体系时只将重点放在针对医务人员的培养上，没有认识到实物档案收集与整理工作对医院经济及社会效益的提升也有着十分积极的促进作用，导致对实物档案随意存放，没有对其实施全方位保护的现象。

2.机制不够健全

绝大多数医院并没有给实物档案收集与整理工作提供完善的机制支持，导致相关负责人员难以依据具体的业务环节展开合作分工，从而在收集实物档案的过程中出现了责任不清的状况，致使实物档案的收集与整理缺乏主要的负责人员。与此同时，医院内部各有关部门也没有构建健全的档案工作机制，如没有落实开展实物档案收集与整理工作的第一责任人，只有人力资源等个别部门兼设了档案管理人员，缺乏独立的档案工作团队。因此，这种档案工作职责缺乏明确性、人员欠缺稳定性的工作机制，从客观上制约了实物档案收集和管理工作的有序开展。

3.资金投入力度有待加大

大部分医院搭建了系统完备的人力资源管理系统、财务管理系统、OA办公系统、PCS系统等，同时还开设了微信公众号、预约诊疗、电子就诊等信息化服务，然而在档案管理方面的资金投入力度还有待加强，不仅没有搭建具备独立性的档案信息化管理系统，也没有在所构建的信息化体系内预留实物档案管理端口，因此，通常情况下的实物档案收集工作仍旧需要利用人工操作，以至于收集到的相当一部分档案与医院现代化的管理步伐不相适应，难以将医院当下的发展节奏全面反映出来。

4.业务指导不到位

根据医院以往的档案管理模式来看，大部分档案管理人员形成了坐等上门的工作习惯。虽然有时也会下沉到各部门进行档案收集，但也仅限于通知形式，并没有给出实际的业务指导，从而使得相关人员在收集、整理、归纳实物档案的范围、标准、原则方面没有形成清楚的认知，容易引发畏难情绪，出现思想上缺乏积极性、行动上缺乏责任心的情况。

三、针对医院实物档案收集工作的优化措施

对于医院实物档案来说，收集工作是增强实物档案丰富性的有效途径，是整理实物档案的基础，是方便使用者调用的前提。为了确保实物档案收集工作的更好落实，医院需要做好以下几点工作：

1.加强领导，健全组织

医院档案管理部门可以成立一个独立的实物档案收集工作机构，积极学习收集实物档案方面的相关文件，提升全体档案人员的管理意识。还可以面向全院下发有关通知，逐一部署在收集实物档案过程中的时间、地点、范围等内容，各部门也可以设置兼职档案员，主要负责对于实物档案的全面收集。

2.明确归档范围

第一，医院在各项医疗服务、精神文明创建、创先争优、医德医风考评等工作中获得奖励的实物材料，如各类奖状、奖牌、奖杯、证书等。

第二，医院在各类医疗、科研项目中赢得奖项的实物材料。

第三，医院在业务往来或社会活动中收到对方馈赠的以及具有储存与收藏价值的纪念品实物材料；

第四，上级领导或专家人士莅临指导工作的过程中留下的，包括但不限于签名、留言、题词等实物材料。

3.搭建实物档案的收集网络

针对医院而言，充分落实好实物档案的全面化收集是一项细致且复杂的工作，必须要有各部门成员共同参与，全力配合。因此，医院可以通过积极搭建收集网络的方式，再由科室内的兼职档案人员实施分管本部门的实物档案收集工作，将档案管理网络的实际效用切实发挥出来。在收集工作展开的同时，还需要相关人员时常深入各部门，适当对相应的收集工作给予科学化指导与全面化检查。

4.做好重点普查登记

档案管理人员应以全面收集为基础，以已知储存位置的应归实物档案为对象，来进行重点普查与登记，从而确保所收集到的实物档案的完整性、齐全性，避免造成实物档案的遗漏。比如，某医院在院庆期间，陆续在各科室与员工中收集到了证书、材料、照片等上百件实物档案内容，不仅提升了医院档案库存的丰富性，还能够在医院进行院志及院史的编写，或者为相应展览提供真实、可靠的参考依据。

5.确定好归档时间与要求

医院开展各项医疗工作、参与各类社会活动所获得的实物档案材料，在收集环节应当由领奖或活动承办部门来指定专门人员进行收集，于每年年初再移交给医院的档案部门，档案部门在对一些实物档案归档之前，需要拿到移交部门所出具的“实物档案移交登记表”，同时要保证各类归档实物档案完好无缺。

四、针对医院实物档案整理工作的优化措施

针对需要归档的实物内容，在分类上不能过于简单，而是应当将其作为珍藏品进行科学、合理地整理与储存，最大程度维持实物档案的原貌，防止出现污染、损坏、遗失的情况，尽量延长实物档案的存在价值与寿命。

1.领导重视与宣传工作相结合

在医院实物档案的整理环节中，具体工作内容主要包括对实物档案的整理、统计、编目等，必须要引起医院领导与档案管理部门的强烈重视。医院应当就实物档案整理工作指派一位专业的负责人员，同时，各科室中也要推选出一位兼职管理人员。档案管理部门需要定期组织相关工作会议，主要针对实物档案整理工作中暴露出的问题进行及时指正，还要加大对于实物档案整理重要性的宣传，促使医院所有相关工作人员都能够形成对整理工作的深刻认识。档案管理部门也要定期与各部门加强沟通，做好其思想层面的工作。

2.配备实物档案专用的库房和相应设备设施

医院可以采取橱柜集中式保管的方式对实物档案进行保存与管理，同时编制橱柜与实物档案的序列号。其一，根据实物特征将不同类型的实物存放在对应的橱柜中，如可以包括奖牌类、奖杯类、奖状类、奖章类、锦旗类、图像类等，同时对于每一小类还应依据取得年份的不同再细分相应的属类；其二，根据实物的级别，将全部的实物档案划分成四个不同的级别，即国家级、省级、市级、县级，以各个种类中的数量为依据来规定对应的箱位号，然后再基于实物特征进行有序陈列；其三，根据实物的收集年度，将在各个年度获得的所有荣誉，按照医疗技术、门诊服务、临床医学、行政后勤等进行分类整理，从而提高实物档案管理的便捷性。

3.编写说明

由于实物档案的特殊性，其中的部分实物需要通过文字描写的方式来记录其归档情况，可以在实物的背面将属类、编号、名称、时间、所属人员、负责人员等信息进行明确标注，也可以利用编制题目的方法，如录像带作为实物档案中的重要部分，可以在录像带的侧面加注与内容相符的题目，或是在正面的录入内容中添加摘要。同时，针对一些需要永久留存而又不会经常用到的录像带，必须每隔半年进行一次倒带，避免录像内容出现变形或黏合的情况。

4.建立实物档案相册，降低对实物档案的磨损率

为了保证对实物档案的完好留存，相关档案管理人员可以将已经完成收集的实物拍摄成照片，并在照片的背面标注好具体的要素，如归档事由、时间、人员、背景、地点、拍摄者，然后将标注完成的照片放入提前准备好的档案影集内，以此作为宣传医院形象、开展职工教育、编写医院史志的重要参考资料。

5.编制实物档案的总目录与分目录

为了确保对于医院实物档案的快速检索，相关管理人员必须要做好针对档案总目录与分目录的编写，这样就能够对实物档案的具体内容、成分、档案号进行系统化展示，是一种十分有必要的检索工具。实物档案的总目录可以包含实物档案号、全宗号、目录号、荣誉级别、荣获年度、保存期限、存放柜号、标注等。另外，可根据实物档案属类进行逐一整理与排架，一项实物材料要对应一个储存与管理单位，并且要依据实际的归档时间来完成登记号与分类号的编写。为了维持实物档案的原貌，可以对档案号分别利用不同的标签进行编写，然后再将其粘贴在对应实物档案的背面位置。

6.规定保管期限

各类奖牌、奖杯、奖状、奖章、证书、锦旗的保存与管理期限和同一类型的不同载体材料的档案保管期限是一样的，而针对一些没有载体材料的实物档案，可以对其进行永久保存，除此之外的可以進行短期保存。

五、结语

综上所述，针对实物档案的收集、整理在医院档案管理工作中发挥着至关重要的作用。文章以医院实物档案的收集与整理为中心，分析医院在收集与整理实物档案的过程中暴露出的问题，使相关档案管理人员充分认识到自身工作的不足之处，并对出现问题的原因进行分析，使档案管理人员在具体的整改工作中有所规避，通过总结医院实物档案收集与整理工作的优化措施，为医院实物档案收集与整理工作的顺利实施提供有效参考。

参考文献：

[1]刘 同.医院个人荣誉实物档案的收集与整理[J].档案天地，2020（02）：56-58.

[2]张 旭.关于医院档案收集整理及保管工作的思考[J].办公室业务，2017（22）：161.

[3]王 青，聂彦宏.浅谈医院档案收集整理及保管工作[J].档案天地，2016（07）：54-55+58.

[4]何彩燕.实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（10）：110+163.

[5]赵丽娜.企事业单位实物档案管理探析[J].兰台内外，2015（01）：63.

（作者单位：福建省立医院）

基金项目： 医学科研档案智能化知识服务模式研究，闽财指〔2022〕547号，项目编号： 2022I0027。

作者简介：刘幼女（1977—），女，汉族，福建漳平人，本科，助理馆员，研究方向：图书情报档案管理。