林月娥

福建省国土资源档案馆

信息时代背景下，档案数字化已经成为档案管理工作高质量发展的重要突破。数字化加工软件与档案数字化的深度融合，能够为档案管理工作提供更为全面的技术支撑，进一步提升档案数字化工作水平。随着档案数字化的纵深推进，需要更为全面的数字化加工软件作为支撑，更好地体现档案数字化的技术性和专业性特征。在推进档案数字化工作中，要求构建档案数字化处理系统，而档案数字化处理系统是建立在现代信息技术基础之上，通过利用数字化加工软件对数字档案信息资源进行收集、管理、利用、开发。新时期，开发专业的数字化加工软件，能够实现档案数字化管理的自动化、流程化、智能化和网络化。可以说，数字化加工软件的开发与应用，进一步推进了档案数字化进程。

一、档案数字化工作中应用数字化加工软件的现实必要性

在推进档案数字化的过程中，将数字化加工软件融入其中是提升档案数字化工作水平的关键环节，也是推进档案信息服务和提升档案信息管理质量的重要基础。档案管理部门应结合本单位档案管理实际，明确档案数字化工作目标，结合档案管理具体需求，开发适合自身的数字化加工软件。档案数字化建设要提质增速，就要在软件开发上下功夫，基于这一现实需求，数字化加工软件得以开发和应用。

档案信息网络化管理成为主流。网络化是推进档案管理现代化的必经之路，也是提升档案管理工作水平的重要技术手段。新时期，随着档案规模的不断扩大，面对海量档案信息如何处理，已成为当前档案管理部门必须解决的现实问题。如果现有的计算机系统与人工管理模式相比还相对落后，那么这个计算机管理系统就失去了其存在的价值。因此，在推进档案网络化管理过程中，计算机应用系统必须要比人工模式更先进、更完善，这样才能够使档案信息管理得井井有条。而要想实现档案信息直接被利用者所用，直接能够共享，就需要入网，这样才能够使档案信息资源“活”起来，才能够减轻档案管理部门的工作压力，更好地发挥档案信息的服务价值。当前，很多档案管理部门正在积极推进档案信息网络化管理，未来随着更多的数字化加工软件的融入，将为档案计算机应用系统提供更为完善的功能。同时，现代信息技术的不断发展，也为档案信息网络化管理创造了有利条件。档案管理部门在推进档案数字化工作中，应将数字化加工软件的融入作为当前档案信息网络化管理的重要工作内容加以落实。

档案信息网络的开放性特征显著。当前，按照国家档案管理部门的相关要求，档案管理已经由原来的封闭式模式逐渐向开放模式过渡，档案上网已经成为必然趋势。档案管理网络也由封闭的局域网逐渐向开放式的互联网“进军”，已经有不少档案管理部门结合社会群众需求，开始逐渐地推进档案信息网络化进程。通过网络一体化设计，在政府部门的宏观指导下，不仅实现了各个档案管理部门的网络互通，同时还能够通过网络平台或网站为广大人民群众提供多元化的档案信息服务，进一步增强了档案信息网络的社会效益和档案信息的利用效率。新时期，档案管理部门在推进档案数字化工作进程中，应充分认识到档案信息网络开放性特征，加大数字化加工软件的开发投入力度，使数字化加工软件更加智能化，并建立档案信息数据库，增强上网档案信息资源的可读性和可用性。加快网上信息存储和更新步伐，通过数字加工软件对档案信息的深加工，能够更好地发挥档案信息的特殊价值，更好地保持档案信息网络的生命力。

档案信息网络安全是档案管理的首要问题。一方面，随着档案信息公开化、开放化，为社会公众提供了更为多元化的档案信息服务。另一方面，相应地带来了档案信息网络安全问题。档案管理部门在推进档案管理工作中，既要认识到档案数字化工作的重要性和必要性，主动积极地借助数字化加工软件对档案信息进行加工和提炼，同时也要围绕档案信息网络安全问题对数字化加工软件进行优化。从目前看，网络安全问题主要集中在以下几个方面：一是来自外部的黑客和病毒攻击。这些攻击一旦侵入到计算机系统，轻则使系统运行出现故障，重则会使重要的档案信息外泄，不仅会影响相关利益主体的切身利益，甚至会对国家经济社会发展造成无法挽回的损失。二是来自内部的保密信息泄密或被修改网络关键数据等等。因此，无论是来自外部的攻击，还是内部的一些故障和问题，都需要提升数字化加工软件的安全水平，及时对出现的安全漏洞问题预警，并做好相关备份，防止因遭到破坏而无法对重要档案信息进行恢复。档案管理部门应更加关注档案数字化加工软件升级的现实诉求，利用网络的开放性特征，加速推进档案数字化转型升级。而现阶段部分档案资源数字化进展缓慢，需要从软件开发方面着手，为档案数字化提供技术支持，为数字档案资源建设和管理提供技术支撑。同时，借助相对完善的功能设计与严密的管理，保障数字档案的安全共享与利用。

二、档案数字化加工软件的特征及主要功能应用

数字化加工软件在推进档案数字化工作中发挥着重要作用。数字化加工软件，能够为数字化档案管理提供加工处理和加工管理两方面功能。从具体功能看，能够为数字化档案管理提供图像处理、扫描索引、抽检、著录、数据移交、工作统计等相关功能。数字化加工软件既支持数字化加工流程各个环节技术需求，还能够实现加工流程的自定义，可以根据不同工作任务和加工对象对工作流程进行调整，更好地满足当前数字化档案管理对于不同加工流程的具体诉求。数字化加工管理软件的功能模块描述如下：

图1 数字化加工管理软件的基本功能

(一)加工处理功能及特征

加工处理功能包括扫描加工、图像处理、条目著录、校对管理、OCR识别、索引管理、质检管理功能。一是扫描加工，这一功能能够实现系统中直接驱动扫描仪对各类档案信息进行扫描。二是图像处理，能够对图像进行拼接、裁剪、去黑边、去黑点、纠偏处理。三是条目著录，提供著录界面配置功能。四是校对管理，能够完成著录条目的相关校对工作。五是OCR识别，能够完成对扫描图像的OCR全文识别。六是质检管理，对图像是否符合相关验收标准进行检查，对图像质检支持多画面显示，并按照相关标准将不通过的图像退回。七是索引管理，完成影像和条目的关联。

(二)加工管理功能及特征

加工管理包括诸多功能。一是工序管理能够对扫描OCR识别、索引、著录、图像处理、质检、校对等各个工序进行设置。结合数字化管理工作的相关要求调整相关工序，进一步提升档案数字化工作效率。二是流水线管理。可以对流水线的工序布置进行灵活设计，也可以按照用户的现场要求对流水线进行重组，通过多条流水线的系统管理，有助于提升工作效率。四是对员工进行管理。其基本功能包含对员工信息进行增删，对员工登录密码进行设置，可以将员工与某条流水线的某个工序进行绑定，进一步明确员工具体责任。五是任务管理。在任务管理过程中可以按照一定规则自动为员工分配任务，也可以结合实际情况分批量进行任务分配，员工按照相关工作接收任务。六是日志管理。对多条流水线的各个工序的操作过程进行详细记录，以便对流水线各个工序的工作情况进行跟踪问效，同时也方便后续审计工作开展。七是统计分析，对各流水线各个工序的工作情况、生产情况、资源使用情况、员工工作情况、员工工作量情况等相关数据进行统计，并生成报表。八是系统设置。可以结合实际工作需要对系统的各类参数进行合理设置，确保系统的平稳运行。

三、档案数字化加工软件应用的管理策略

事实证明，随着网络信息技术与数字化档案管理的深度融合，数字化加工软件在档案数字化工作中扮演的角色越来越重，相应地也应该给予加工软件应用足够重视，并且档案数字化管理制度、流程、方法等也应进行动态调整和优化。

(一)优化档案数字化加工工作流程

按照档案数字化加工的相关工作要求，整个流程分为三个步骤。一是将代加工的档案分批次地存入档案数字化加工工作区。各批次档案在存放过程中一定要做好界址，防止因疏忽或其他不确定因素造成档案混淆，影响后续加工工作的开展。档案管理人员要对档案的排列顺序进行梳理，确保准确无误，防止出现加工档案颠倒或混淆。二是档案管理人员对存放的分批次档案进行具体加工。档案管理人员在操作之前一定要对相关设备的位置进行合理安排，按照加工方案设定的工作流程对代加工档案进行加工，既能够实现档案上下链条的工作有序衔接，也要确保档案数字化加工的顺利开展。三是对以加工完成的档案进行抽检入库。已加工完成的档案也要按照批次进行重新摆放，等待验收人员对其进行验收。档案数字化加工结果检查是档案数字化加工的关键环节，在具体工作开展过程中，通过对纸质档案拆分扫描后还需要对档案进行重新装订，同时要对电子扫描和录入档案系统的档案数据进行重新核对，确保纸质档案与数字档案一一对应。档案管理部门要委派专人对档案数字化加工结果进行检查，检查主要根据档案管理方案的相关要求，档案加工结果检查按一定比例进行抽查，遇到抽检不合格的档案做出明显标识，返回原加工小组进行重新加工，待检验合格之后，再按照相关批次顺序入库。

(二)创新档案数字化的安全管理措施

数字化加工软件在档案数字化工作中的应用，需要注重档案信息的安全性。为此，在数字化加工软件开发过程中应充分考虑安全问题。为确保加工数据信息安全和数据安全，应采取以下几方面管理措施。一是要结合服务器具体技术要求，制定相应的安全监管措施，切实保障服务器操作符合相关规程。二是要求USB端口要封闭使用。三是各项操作要有日志记录。日志记录应包含文件上传日志、用户文件传输操作日志、刻录光盘日志、访问日志、系统管理人员操作日志、用户登录操作日志等等。四是安装相关监控设备，对数字化加工工位进行实时监控。五是按照档案数字化安全管理的相关要求支持服务器双击备份机制，切实保障重要档案信息安全。六是按照既定规则路径。对图像文件目录数据进行自动备份，同时可进行数据库恢复，备份包含手动备份、自动备份、全库备份和数据库增量备份等。

由于很多档案信息对于单位发展以及社会稳定起着至关重要作用，因此在数字化加工软件应用过程中应严格遵守安全保密的相关要求。在数字化加工软件具体运作过程中，既要满足项目需要，也要按照国家保密局的相关要求设立“三员分立”。按照系统管理员、安全保密员、安全审查员岗位要求，选择优秀人员到岗开展相关工作，“三员分立”安全管理机制，要求各个岗位拥有独立的操作界面，而且能够相互制约，切实保障档案数字化工作符合相关安全管理要求。系统管理员登录系统并创建数据库，允许安全保密和安全审计人员登录，然后按照档案数字化工作的相关要求进行系统设置。安全保密员按照国家保密部门的相关要求，也要拥有独立的操作界面，安全保密员主要负责设定待机锁定时间、密码规则、自动解锁时间、岗位授权、密码输入错误次数锁定、客户端人员密码重置、程序等待时间、程序锁定时间等等。安全审计员主要负责日志的保存时间及删除导出和档案操作。所有操作均有日志记录，特别是客户端日志，包含了用户的工号、登录密码修改、下线时间等相关操作。安全审计人员可以根据日志记录的相关情况看到整个系统的参与人员以及相关人员的工作状况，能够及时地发现安全隐患，这是档案数字化安全管理的关键一环。

四、结语

新时期，为了更好地发挥档案信息资源价值和作用，在推进档案数字化工作过程中应实现纸质档案的数字化转型，以数字化形式进行存储和利用，进而实现档案信息资源共享，为社会公众和区域经济社会建设提供有针对性的档案信息服务。档案数字化是档案信息化建设的重要内容，也是提升档案管理工作水平的现实需要。数字化加工软件在档案数字化工作中的应用是一种新的尝试，也是将档案数字化工作向纵深方向推进的有力举措。借助技术手段赋能档案管理工作，可大大提高数字档案管理的效率，助力推进档案事业高质量发展。