刘承子，晁孟华，刘丽英

（1.广州商学院管理学院，广东 广州 511363；2.广东工业大学材料与能源学院，广东 广州 518006）

GDYT公司是一家以银行自动柜员机（ATM）、轨道交通自动售检票（AFC）等货币识别与处理设备及系统解决方案为核心，自主研发、生产、销售及服务的创新型高科技企业，是中国本土规模最大、实力最强的ATM企业，也是中国最富成长力的AFC设备厂商。虽然其主打的产品ATM和AFC设计先进、技术含量高，但其产品在开发设计、生产制造过程中仍存在着各种不确定的因素，因此不可避免地存在着更改产品设计等情况，为使该变更带来的影响最小化，必须对产生变更的原因以及支撑变更的要素进行深入的研究。同时，产品数据作为变更内容的载体，同样需要重点研究，其包括产品设计图、工艺文件、BOM（Bill of Material）和说明文件等，当产品设计发生变更时，产品数据必须随之变更。产品数据在产品的生命周期中要经历3个状态的转变，从设计状态到预发布状态，再到发布状态。

工程变更指对已发布的产品对其结构和组件的外部形态、安装方式、材料、外观尺寸、功能和颜色等所进行的变更。当发生工程变更时，产品数据也会随之发生变更，该变更不仅会对原料供应商和零部件库存产生影响，而且可能会对在产或完工的产品产生影响，同时需要将变更的信息发布到所有相关部门，比如研发、采购、仓储、制造、数据中心、工艺、质量等部门，因此工程变更的影响是比较大的。

工程变更一般由5个主要的活动组成，即变更的提出、变更的评估、变更的审批、变更的执行、变更的发布[1]。而为保证这5个活动顺利完成，需由4个方面的重要要素作为支撑，即人员组织、变更流程、数据管理和IT系统。人员组织是工程变更执行的主体，变更流程是业务执行的规则和路径，数据管理是变更实施的依据和支撑，IT系统是工程变更得以快速执行和实施的工具。

GDYT公司的工程变更流程与上面提到的工程变更流程基本一致，但是其产品设计和产品数据具有其自身的特点，产品的各元器件紧密耦合，各组织部门高度协同合作，而且成品具有高准确度、高精密度的硬性要求，因此当发生工程变更时，一旦没有按照工程变更的要求执行或一旦没有按照规定的时间完成执行，都将会对成品产生巨大的影响，所以在生产制造过程中必须严格执行工程变更的流程。故此，为了更好地使工程更顺利、准确、及时实施，有必要对引起变更的原因以及支撑工程变更的要素予以分析和研究。

1 GDYT公司工程变更的原因分析

对GDYT公司的工程变更原因进行归类整理后，按照变更来源可以分类为外部驱动被动变更、内部驱动主动变更。

1.1 外部驱动被动变更

外部驱动的被动变更主要有以下2个来源：①客户的诉求。当客户的需求发生变化或现有的产品功能与客户的需求不一致时，需要根据客户的诉求对产品进行更改设计，因此会产生工程变更。②采购的元器件停产或无法供货。当产品中某个元器件无法供货或已经停产时，需要寻求替代的方案，因此会产生工程变更。

1.2 内部驱动主动变更

内部引起工程变更的驱动因素较多，主要集中在以下几方面：①产品设计错误。产品在生产制造、设备调试时，发现某些设计方面的缺陷或错误；产品的设计开发人员在产品的检视过程中也可能发现自身设计存在的问题。对于这种设计错误的问题，需要第一时间进行工程变更。②产品质量问题。当产品在生产过程中或完工后，发现存在影响质量的问题或隐患，需要第一时间修改产品设计，进行工程变更。③产品升级或新功能开发。当产品进行版本升级或者在该版本基础上新增了某些功能时，引起工程变更。④产品的结构发生变化。产品的结构变化包括产品的材料、外观、尺寸等发生变化，也包含部件结构的增减等。

从上面的分析原因可见，工程变更不能简单理解为对产品设计开发错误的修正，它还是产品更新、完善、升级的源动力。因此，对于设计错误、质量问题造成的工程变更，GDYT通过产品开发的科学管理和质量管理来尽可能进行控制，但是其他原因造成的更改是无法完全规避的。因此需要考虑如何将工程变更所带来的不利影响降低到最小，将损失成本尽可能降低。而若使工程变更得以顺利实施，需进行工程变更的管理，工程变更管理由4个要素组成，下面进行具体研究。

2 GDYT公司工程变更管理的要素分析与研究

2.1 支撑工程变更4要素之间的关系

工程变更管理需要相应的人员按照既定的流程或者规则，以产品数据为传递的载体、依据和产品变更管理为基础，通过IT系统为工具共同完成。4要素之间的关系如图1所示。

图1 4要素之间的关系

2．1．1 变更流程

变更流程是工程变更管理最为重要、最为关键的要素，在变更流程中非常明确指明由谁、在什么时间（开始或结束）、对哪些环节、完成哪些活动操作等，目的是提高工程变更的工作效率和减少变更错误。

2．1．2 人员组织

人员组织是工程变更的发起和执行主体，是变更流程中各具体活动操作的发起者和执行者，对于变更流程是否能够高效执行起到关键性的作用，也是变更流程能够达到既定的执行效果的关键因素。

2．1．3 数据管理

数据管理指对发生变更的产品数据的管理，包括工艺文件、BOM清单、产品设计图、操作说明书、版本说明等，是人员组织按照变更流程执行过程中进行实际操作的关键依据，因此变更后的产品数据必须及时更新、及时传递，并且必须准确无误。所以，对于产品数据变更的管理非常重要。

2．1．4 IT系统

为提高运作的效率和准确性，变更流程、数据管理应该在特定的IT系统中处理，该系统可以是将数据管理与某个支撑的IT系统相结合，比如将数据管理系统（PDM），在该系统中可以处理产品数据，也可以实现变更流程的管理；另外一种方法是数据管理采用单独的系统，比如ERP系统，而变更流程采用另外的系统支撑，比如Office Automation（OA）系统，但是当数据管理与变更流程采用不同系统时，需要2个系统间能够做到数据的自动写入，否则会影响整体的运作效率。

以上4要素之间是紧密联系、互相支撑的，当产品数据发生变更时，对应的文档、BOM数据、工艺路线等会通过IT系统传递到各相关人员，而在产品数据变更时，涉及到的各个部门之间的责任界面、任务分配是通过变更流程来定义的，因此，应以变更流程为主线，以数据管理、IT系统为支撑，以人员组织为实施保障，缺一不可。

2.2 GDYT公司工程变更管理要素分析

2．2．1 GDYT公司工程变更流程

对GDYT公司现有工程变更的流程进行总结，流程如图2所示，主要活动如下：①提出变更申请、进行审核。相关业务部门提出工程变更申请后，研发相关人员会组织相关部门人员进行审核，审核内容包括能否达到预期的提升品质、降低成本、提高生产效率等目的；能否达到技术指标、方案设计的要求；各零部件间的兼容性；库存品处理的可行性；生产设备配套情况。②拟定ENGINEERING CHANGE NOTICE（ECN）并提及审核。各部门审核通过后，研发会通知工艺工程师，由其制定变更方案，并拟制ECN和召集研发、市场、计划等相关部门人员决定变更范围及变更生效时间。相关主要活动有采购部统计订单情况、统计供应商成品、半成品库存；计划部统计内部库存、在制品库存，根据生产计划及用量，确定库存消耗时间；通知生产工艺部门BOM变更日期；仓储物流部负责清理需要立即切换的物料内部旧版库存。③ECN核准。运营总监对提交的ECN进行核准，主要考虑增加的成本和需要报废的物料。④工程变更执行和发放。在核准通过后，对工程变更需要进行执行和发放操作，主要包括工艺部（修订有关作业指导文件、检验文件及标准、制作样板及进行现场指导，修改BOM数据）、仓管部（按要求标识、处理库存品，配合工程变更安排生产物料）、制造部（向有关人员传达ECN要求并作好变更前后物料、半成品、成品的标识、记录等）、采购部（将涉及物料的变更信息通知供应商并监督执行），在ECN生效时间到达时，各部门按照生效时间执行ECN。⑤数据文件归档。工业部将涉及的变更文件进行归档，实现后续活动的标准化。

图2 GDYT公司工程变更流程图

2．2．2 GDYT公司工程变更人员组织

由图2可知，工程变更涉及的部门较多，变更业务主要集中在工艺、研发、采购、计划、仓储、制造等部门，人员组织责任界面相对较为清晰，能够按照变更流程进行相应的操作。

2．2．3 GDYT公司工程变更的数据管理

在GDYT公司工程变更的数据文件主要由相对应的责任人负责处理，研发负责工程图、设计文件、文档说明的处理；生产工艺负责BOM清单的维护和更新以及工艺文件的处理。数据文件变更生效的时间需要由各个负责人确认后在关联系统中维护、发布。

2．2．4 IT系统

GDYT公司支撑工程变更的IT系统有2个，一个是用于变更申请、审批、发布的OA系统，同时产品数据变更的文件通过OA系统进行传递；另一个是SAP系统，用于BOM清单数据的维护和更新，由工艺人员负责。

2.3 GDYT公司工程变更管理存在的问题

通过对GDYT公司工程变更4要素的分析，从单一要素来看都是能够支撑工程变更顺利执行的，但是在实际的运作过程中，却出现了较多的问题，总结其中的主要问题如下。

2．3．1 数据管理问题：变更物料范围难确定

涉及变更的同一物料可能会在不同的产品中使用，但因不同产品性质不同，会存在有些产品需要进行变更，有些产品不需要变更，而在SAP系统BOM清单中无法快速准确定位出需要变更的产品清单及变更产品范围，需要工艺人员逐一去审视检查是否涉及该变更，然后再逐一修改涉及变更的产品BOM清单，造成工作效率低下，且容易发生错漏。

2．3．2 变更流程问题：变更发布生效时间难确定

GDYT公司将工程变更的原因所引起的变更切换执行，分为2大类：①紧急型变更，对应于变更执行中的立即执行；②发起型变更，对应于变更切换执行中的自然执行，指先行将旧版库存使用完，再使用新版的物料或者产品，但必须遵循“先进先出”的原则。变更切换的执行是按照ECN发布的生效时间来执行的，但是对于发布切换的时间，需要依赖于库存统计结果、采购与供应商沟通落实情况、生产计划及用量的切换计划、BOM清单维护完成时间等，由于这些操作由不同的责任人分别在不同的系统完成，再加之完成后需要汇总为统一的意见，因此发布生效时间难以确定，且对整体的工程变更产生了较大的影响。

2．3．3 IT系统问题：工程变更在2套系统中执行，系统集成度不够

工程变更的评审、执行、发布是在OA系统中进行操作，而重要的BOM数据更改是在SAP中进行维护，其他的数据管理文件需要单独归档保存，2套系统没有形成有效对接、未能实现系统集成，数据无法实现自动写入，造成变更周期长、运作效率较低。同时，SAP系统中的BOM是支撑生产制造的PBOM，直接变更PBOM，一旦出现错误将给生产制造带来巨大的影响。

2.4 GDYT公司工程变更的优化建议

根据上面的问题分析，有机结合工程变更的4要素，才能保证工程变更带来的影响最小，对于GDYT公司的工程变更，提出如下建议。

2．4．1 新建产品数据管理系统（PDM），并与SAP系统集成

产品数据管理系统（PDM）[2]可以管理与产品相关的信息（包括电子文档、数字化文件、数据库记录等）和与产品相关的过程（包括工作流程和更改流程）。PDM系统的基本功能包括电子数据仓库及文档管理、工作流管理、工程更改管理、产品结构管理、配置管理、用户管理等，且能够与SAP系统进行有效对接和集成。工程变更管理、BOM清单维护、数据文件管理都可以在PDM中完成，利用与SAP的接口，将更改后的BOM数据写入SAP系统。

2．4．2 优化人员组织结构，设置工程变更数据管理员

由于工程变更涉及多个环节和多个部门，发起、审批、执行的人员众多，但是在工程变更的执行过程中却缺少有效的监督和监管人员，因此，有必要设置专门的产品变更数据管理人员，由其负责跟踪从ECN发起后的各个环节审批、执行的情况，并定期总结在执行过程中存在的断点、低效等问题，并能够形成闭环管理。

3 结论

通过对GDYT公司工程变更的原因进行分析，可以得出改善质量、提升功能、优化产品结构、更正设计错误等目的，在产品处于发布状态后仍然会发生工程变更，工程变更无法完全避免。因此，为使工程变更能够顺利高效执行，通过对GDYT公司工程变更4要素的分析，得出目前影响工程变更高效执行的最大的问题是数据管理与工程变更的系统集成问题和监管问题，因此建议新建PDM系统和安排专门的数据库管理人员。

同时，工程变更只是产品数据管理的一部分，是以产品数据管理为基础的，只有加强管理产品数据、不断优化流程、人员组织结构合理，使工程变更的4要素有机结合起来，才能有效地降低产品变更对后续节点带来的影响。