文／张春丽 承德市不动产登记中心 河北承德 067000

引言：

不动产档案是处于动态之中不断随着客观情况的变化而变化的。不动产从它的规划、起步到建成或再到继承、赠与、交易等方式，为形形色色、各式各样的权利人所拥有该产权，期间都需要名目繁多的文字类文书加以记载，并保存备案，这些不动产档案形成后，为以后更多的不断买卖、更换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，具有极强的动态性。而且，国家针对不动产的法律法规也不断变化加以调整,不动产权的变更交替更是随时随地在变化，各种意料之外的纠纷也层出不穷。为了使不动产登记档案信息共享工作顺利开展，提高档案管理系统的适应性，本文指出不动产登记档案信息共享中存在的问题，围绕打破信息孤岛和促进信息规范化运转构建不动产登记档案信息管理系统，积极推动档案信息的电子化管理，围绕网络平台的利用提出具体建议，发挥不动产登记档案管理系统的价值。

1、不动产登记档案信息管理的原则

1.1 标准化原则

不动产登记档案信息管理本质是促进各方面实现信息共享，保证电子化数据信息的有效传递，实现各方面数据信息的共享互融。在信息技术快速发展，智能化管理软件广泛使用的背景下，需要给予不动产登记档案信息化建设广泛支持，重视优化业务规范与技术标准，保证不动产所有登记数据信息真实、详细、具体，实现格式统一规范。信息化共享还要做到统一实施和科学建设，能够发挥计算机网络的优势，基于大数据与云平台提升信息化管理水平。未来，应当采用集约化的思维促进不动产登记档案信息管理的规范化建设，在统一标准下实现管理系统的充分配合，全面提升不动产登记管理的整体水平。

1.2 数字化原则

数字信息技术持续升级是促进不动产登记档案信息广泛共享，提高不动产登记档案信息使用效率，做到对不动产登记档案科学管理的基本方法。应当加强技术设备的广泛升级，在功能强大的信息系统的支持下实现档案信息的广泛收集，科学存档与优化管理。为此，数字化管理不动产登记档案信息需要搭建先进的档案信息管理平台，全面加强档案数据信息中心的建设，丰富不动产登记档案管理技术手段。加强数字化管理技术的应用，采用不动产登记档案管理的一体化措施，持续进行档案资源数字化建设，运用智能化设备形成良好的信息服务基础，探索建设数字化不动产登记档案的科学管理与服务模式。

1.3 创新化原则

随着我国房地产行业的深入改革，国家对住房保障政策的调整，以及对不动产登记信息的广泛使用，都需要创新不动产登记服务方式，优化不动产登记档案管理办法。首先，加强互联网+意识建设，从互联网角度进行持续性的技术创新，将创新理念融入到不动产登记档案信息管理，基于管理创新满足各方面的档案使用需求。其次，完善网络设施设备，加强信息技术应用和推广，提供丰富的自主查询服务，完善相关的服务体系，全面提升档案管理及信息化服务水平。第三，延伸档案的使用方式，加强安全机制建设，优化访问权限配置，从而提高不动产登记档案信息的服务品质，全面提高信息开放的程度。

1.4 专业化原则

不动产登记档案信息化管理应当具有专业化特征，强调由专业技术人才进行相关业务操作。积极引进技术型人才，给予专业人才高度重视，开展相关的人才培养工作，才能满足不动产登记档案管理的需要。为此，还要加强专业技术人才的培训，组建各方面人才合理配置的团队，形成不动产登记档案管理技术体系，从而达到不断提高不动产登记档案服务质量，保持不动产登记档案管理专业性，构建优质的服务体系目标，持续性发挥不动产登记档案管理的实用价值。

2、不动产登记档案信息共享的问题

2.1 部门之间信息共享交流难

不动产登记档案对于加强不动产登记管理，维护各方合法权益，掌握不动产变更情况具有重要意义，是推动房地产管理深化改革的重要手段。目前不动产登记档案主要来自房地产交易管理部门，住建部门通过在自建的部门内网系统进行交易资格审查及网签备案，并将交易合同数据通过申请人提供的纸质材料送达不动产登记部门，这些材料通过相关审批后以系统导出的方式将信息共享至房产交易部门。由于系统的兼容性、数据标准化与管理方式的不同，使得一些关键信息未能及时传递到税务、政务或其它系统，严重影响了登记信息传递的及时性与质量。例如，税务系统需要及时获得不动产登记变更数据信息，税务部门自建的税务专网系统与房产交易系统、不动产登记系统的未能实现网络互通，需要业务办理人打印涉税材料后由窗口工作人员手动录入涉税信息，再完成有关房产评估和计税工作，最后由税务部门提供完税证明。不动产登记部门自建的不动产信息登记管理平台还不满足实施房地产税的相关工作需要，未能实现关键数据信息多网互通，给房地产登记业务办理造成了较大的阻碍，不方便群众办事，不动产登记信息的处理与应用成本较高。

2.2 群众办事的程序较为繁琐

大数据时代倡导简化不必要的办事程序，提高信息审核的精准性，依托智能化的数据信息系统减低办事成本。由于不动产登记信息共享不充分，各部门之间的衔接不充分，信息的流转难度大，使得群众或企业在办理房地产登记相关业务时需要提供多套相同的申报材料。这与于当前政府倡导的打造标准化、网络化、智能化服务体系不符，也不利于在疫情业复背景下不动产登记业务的办理。事实上，人民群众在办理房产交易时需要在不动产登记中心、房管部门、税务部门来回跑多次，这与政府要求的同一业务只进一次门的方针不匹配。一些行政管理部门往往从本部利益出发，未能站在群众角度进行系统信息共享和服务升级，要求群众或向每个部门提交的材料进行多次签字确认，然后由部门通过材料整理再录入到部门软件系统，这种做法极大降低了业务办理的效率，增加了人民群众经济负担，不利于实现政府最多跑一趟的服务承诺。同一信息经过多次审核也拖慢了业务办理的速度，需要群众等待较长时间，不利于房地产交易的顺利进行，阻碍了区域经济发展，影响了社会效率。

2.3 房地产登记档案识别不足

打造房地产登记并联审批系统，实现房地产登记信息的有效流转，进一步减化房地产登记业务的复杂流程，减轻企业的办理负担，提高房地产登记的办事效率，是人民群众的迫切需要。目前，税务、房管、不动产登记并联审批与信息共享系统的建设还存在一些瓶颈，未能通过一次扫描实现多方的数据共享，三大系统之间的共享有互联存在一定的安全隐患，一方信息变更无法及时在其它系统中进行实时数据更新。而且，随着房地产登记业务数量的增加，使得一些数据无法及时回流到部门自建系统，加上行政机关之间的配合不足，仍存在不动产登记信息孤岛的情况。而且，以往保存的纸质档案信息还分散在多个不同部门，查询这些档案信息的成本较高，群众、企业还需要到专门部门申请调档，无法通过综合性的平台及时获得档案信息。由于并联系统的功能不充分，共享信息不全面和不充分，未能有效实现不动产登记信息向利益相关方的全面开放，使得信息共享系统的应用价值低，难以适应应用需要。

2.4 需要组建专业的技术团队

不动产登记档案信息共享困境本质还是技术问题，需要围绕着信息技术的升级解决不动产登记档案信息共享不充分的问题。在大力加强信息系统开发与软硬件配置的基础上，还要组建具有创新意识、专业能力和规范服务履职意识的技术团队，负责做好不动产登记档案信息的管理工作。但是，目前从事不动产登记档案信息管理人员的专业技术能力不强，数据分析与挖掘管控能力不足，仅熟悉一般性的不动产登记档案信息的录入，不能针对用户需要开发智能化的档案管理系统，无法及时对相关数据信息的安全性与共享效能进行监控。例如，各部门人员的互动不足，协作方式单一，缺乏强有力的交流沟通，导致数据信息共享的质量较低。一些不动产登记档案管理部门不注重构建信息共享的机制，未能以专业技术手段和良好的服务意识满足群众的档案查询需要，降低了档案服务的效能。还有的从事不动产登记档案管理人员的信息安全意识，共享服务能力不突出，不能基于现有档案数据信息进行二次加工，未能高度重视档案的全面管理，没能对不动产档案信息的管理打下坚实基础。

3、不动产登记档案信息共享的对策

3.1 完善部门信息互通认证机制

为了解决不动产登记档案信息不能互通共享的问题，真正实现不动产登记信息的广泛共享，还需要建立完善的不动产登记档案互通互认机制，实现信息系统的紧密联系。首先，出台有关不动产登记档案信息的管理办法，建立统一的数字化档案管理标准，从数据层面保证不动产登记档案信息可以在相关软件系统有效流转，要求不动产登记部门、房管部门、税务部门采用统一的档案管理方式，利用网络系统及时生成审批结果，运用智能化软件自觉将各部门的审批结果生成电子证照，并且及时上传到涉及的业务部门，各部门收集信息后可以自行下载，无而申请人再次到窗口提效。其次，进一步优化不动产登记档案信息管理流程，采用“集成服务”的模式，重新对不动产登记业务中涉及的各部门交易备案、契税完税与不动产登记业务信息进行全面梳理，实现办理业务窗口的科学整合，运用一审一核、前台收件和后台审核的方式优化业务流程。第三，所有负责不动产登记档案信息管理部门要做到协同互认，群众办事只需提交一份材料，系统将自动生成经过各部门确认的最终文档，若各部门需要使用相关档案信息可自行到统一的档案管理系统进行下载，系统还将为每份档案配置防伪标识，从而进一步推动相关档案信息的信息化、智能化、实时化管理，依托专业信息系统减轻工作成本，提高群众获得信息效率。

3.2 开发智能化的档案管理系统

为了满足不动产登记档案信息化管理的现实需要，需要以购买、开发或引进方式升级现有的不动产登记档案信息管理系统，保证该系统具有档案管理、档案查询、智能化查询等作用，并且还要具有一定的图像处理、图像鉴别、图像存储等能力。实现不动产登记档案信息管理系统与行政办公系统的紧密联系，及时做好不动产登记信息的查询、借阅、查阅与统计服务，优化输出管理方法，做到图像、属性、档案的一体化管理。该系统还要具有一定的档案整理能力，能够按照相关部门的档案使用需要进行自动归档，根据不动产的类型进行自动归档编目。注重提高档案信息的实用性，及时建立档案目录。该系统必须具备及时对不动产登记档案信息进行补录、编号、纠偏的能力，满足分类排序、自动编目、数据校验的需要，系统需要根据档案的属性自动进行影像数据的更新等。该档案管理系统应当可以对纸质登记档案进行扫描识别，能够对归档的信息进行数字化加工，解决档案信息不全面、档案图像失真和不清晰等问题，从而达到最佳的阅览使用效果。不动产登记档案信息管理系统还要融入大数据、智能化管理技术，不断进行现有数据信息的挖掘分析，根据实际管理需要进行相关运算，从而为相关工作提供有效数据支持。

3.3 满足多元化信息查询的需求

新时代的不动产登记档案信息系统应当重视体现其服务属性，需要借助先进的智能化、多元化信息查询平台满足不动产登记档案信息查询使用的需求。以往群众办理不动产登记业务时需要提供各种申报材料，接受相关部门的材料审查，有的未带证件或证件丢失，需要到相关部门补办，例如办理落户手续时需要提供不动产登记信息、结婚证等，给群众带来了不便。为了达到便捷、快速、及时办理业务的目标，可以开发一体化政务信息共享与查询平台，保证不动产登记档案信息系统与政府审批系统对接，将不动产登记档案电子文件传输到该系统，这样可以促进相关信息的广泛共享，有助于各级政务部门按照使用权限查询不动产登记相关信息。例如，省级审批部门的电子档案信息系统可以访问市县级开放端口，及时实现数据信息共享，实现省市一体化协同对接，打通数据查询与互认的通道。例如，群众在办理不动产登记信息时可以通过对接平台了解土地出让、金融许可、统一社会信用代码等信息，以及获得不动产登记人相关的婚姻登记、地名地址、测绘数据信息等。总之，构建一体化不动产登记档案信息管理系统，实现一次采集和一库多用，不仅避免了群众重复提交档案，而且实现了不动产登记档案信息的广泛共享，在权限内实现线上信息共享查询，线上抵押登记信息广泛共享，提升了政务服务水平，创新了政务服务手段，缩短了办事时间，满足了群众的广泛使用需要。

3.4 提高档案信息管理的精准性

建设专业的不动产登记档案信息管理平台，发挥大数据、智能化和云存储技术的作用，还需要组建专业的不动产登记档案信息管理团队，积极运用新型数据信息技术降低不动产登记档案信息流转安全隐患，保证相关数据信息的及时有效供应。为此，应当由政府的政务信息部门牵头，围绕不动产登记档案信息管理需要组建专业的技术团队，由专业技术人员负责该系统的运维管理，基于互联网+不动产登记管理的技术趋势，实现对网络端不动产登记数据的及时优化，加强归档协作运行部门之间的合作，积极进行新型智能化数据获取和共享技术的开发，保证相关信息能够传输到云存储点，保持不动产信息的完整性，避免数据使用与共享中的纠纷。还要在在好的操作界面下鼓励公众参与数据著录。鉴于我国房产登记历史较久，信息内容复杂，涉及的相关利益方较多，需要公民对描述文件内容给予关注，基于良好的交流互动达到及时进行信息共享的效果。新时代的技术团队还要深挖不动产登记档案的价值，基于数据归档与数据挖掘提高数据分析、预警和决策能力，提高不动产登记档案二次利用的质量。积极提高安全管理水平，加强保密防控建设，在开放的网络环境下加强数据流转监控，从而计算机病毒或漏洞对信息安全的影响。

结语：

不动产登记档案信息化共享的关键在于开发专门的档案信息管理系统，构建各方面紧密配合的档案互通体系，在现有档案管理信息系统的基础上实现各方面信息广泛共享。为此，还要优化不动产登记档案信息管理的工作理念，积极促进技术设备的升级，实现档案管理方式的持续创新，依托专业技术人才保证不动产登记档案信息系统的安全性、专业性、科学性和创新性发展。