邓强

（黑龙江省民福医院 黑龙江海伦 152300）

人力资源档案管理不仅收集和存储事业单位历史数据，也是事业单位进步和发展的重要参考，人事资源管理者可向电子管理人员查询员工的数据信息。而在目前新时代信息技术不断发展的大背景下，人力资源档案管理通过创新的工作流程得到进一步加强，在不断更新和探索的过程中，对人的管理系统进行了优化，有利于人力资源管理工作的落实。在信息时代的背景下，数据集成的巨大潜力和档案的巨大价值使档案管理及人才战略调整成为必然趋势［1-2］。

1 事业单位人事档案管理工作的现状

1.1 人事档案管理方式不够科学

在我国目前大部分事业单位人事档案管理工作的进行过程中，存在的最主要问题便是人事档案管理的方式不够科学，且并非所有的管理部门都能够给予整个单位积极正确的工作导向。许多管理部门的管理人员都倾向于将单位的整体任务分配给特定的某一部门或者是某一个人，这样的做法忽视了部门间的互动性及整个单位的凝聚性。在管理过程中，更好的方法是将任务分配给一个整体，让这个团体在工作中互相磨合增加彼此间的凝聚力；或者交给不同的部门，让他们共同完成一项工作任务，这样可以构成协同化工作模式，以便这些不同部门的员工之间能够受益，并适应人的本质和工作能力方面的差异。

然而，许多地区和政府对于事业单位会有不同的技术需求和财政支持，这也会直接影响人事档案数据在实际工作中的具体应用。首先，事业单位管理设施的安装存在差异。针对财力雄厚的工厂而言，通常需要使用标准硬件，如配备全套设备和强大系统的计算机和打印机，工作质量和效率是实时、有效的，并且基于其便利的工作流程和操作内容，丰富了人力资源档案管理人员使用人力资源档案的经验。由于公共机构之间缺乏及时沟通和具体责任的划分，导致财政资源匮乏、硬件设备低、系统不完善和设备质量不高等问题的出现。而在软件数据方面，一些公共机构仍然使用原始的人力资源文件格式落实相关管理工作，因为缺乏实践经验，所以无法体现人事管理工作的实际作用，缺乏岗位职能履行意识［3-4］。

1.2 人事档案管理人员专业素养有待提高

人事档案管理是一项项目驱动、专业化、集约化的工作，需要高素质的专业人员，但是，这一特征往往被很多单位忽视。个人数据管理需要具有高度综合技能和管理素养的人员，单位内部的管理者需要掌握人力资源数据管理方面的IT和相关专业技能和知识，确保个人数据管理的实效性及规范性，同时保证人力资源数据得到充分利用，达到实际价值最大化的目的。然而，许多公共机构面临着一系列问题，如行政人员的老龄化和管理效率低，受到年龄问题的影响，可能无法快速掌握管理信息管理技术，这直接导致人力资源管理质量和效率低下，并增加人力资源工作量［5-6］。

1.3 对人事档案管理工作的体系有待完善

除人事档案管理总体规划薄弱外，人事档案管理体系也不够清晰。在实施人事档案管理之前，需要明确单位的整个人事档案管理体系，这是管理单位人事记录的先决条件，单位最终使用基于该体系的管理系统。目前，我国行政管理体制存在的最大问题是行政管理者对自身行政管理体制的实施缺乏深入的了解。例如，许多管理者过分强调员工，忽视了对人力资源的评估；负责管理单位人事记录的员工更加关注自己的日常工作，并直接将相关工作分配给同事；管理手册中没有对人员绩效和职业规划进行的全面分析，也没有明确的人事记录管理系统。

1.4 大数据时代的到来对人事档案管理工作的影响

随着大数据时代的到来，人事档案管理开始在管理技术和人事档案管理方面进行创新，提供了一个感受大数据好处的机会。众所周知，公共服务的发展有赖于完善的人事档案管理体系，而人事档案管理是其中最重要的部分。在这方面，有关部门应建立科学数据库，目的是进行科学管理，同时确保管理流程的清晰性及人事档案管理计划的保密性和灵活性，使文件中的信息不断更新。在大数据时代，人事档案管理为保护人们的智力劳动和他们的权益提供了新的机会和坚实基础。当前，随着社会经济的发展，使用大数据处理技术管理文件的政府机构必须动员工人的力量，改变以往的管理方式，突出大数据处理技术的优势。在文件管理中，使用大数据处理技术的一个重大变化是生产力显著提高，员工更加专注。然而，在改进人事档案管理方面仍然存在一些障碍，主要原因是缺少人力和财力资源。要解决这些问题，必须根据实际情况采取适当的措施，只有消除这些不良影响因素，人事档案管理才能开启信息化的道路，提高工作效率。

2 人事档案管理工作的创新

2.1 人事档案管理手段的创新

在公共机构实际运行过程中，老员工习惯传统的纸质档案管理，受到年龄等方面的影响，其学习新知识、新技术的能力较差，学习意识薄弱，无法提高自身的档案管理能力，不适应新时期的学习环境，这种情况在所有公共机构中都很常见。在知识时代，随着互联网的快速发展，每个机构和员工都必须逐步将信息技术植入日常工作并实施实际应用。为了顺应时代的发展，有必要实施人事登记信息管理。因此，公共机构需要采取措施，充分了解信息对单位员工的好处，鼓励落实信息管理，建立相应的晋升机制，培养符合新时代要求的高水平人才，提高事业单位员工的整体素质和技能，提高个人数据管理的效率和质量。

与过去相比，今天的世界整体金融体系发生了许多变化，这就要求企业领导人对新经济形态的特点有清醒的认识，不断调整人力资源体系，以适应新时代的特点；或制定新的人事管理制度，满足现阶段发展需求。同时，领导人员还必须考虑企业的文化特征，并对每个事业单位不同于其他企业的独特文化进行全面评估，事业单位文化的整合也是科学管理体系的基础。此外，事业单位必须做好应对紧急情况的准备。类似的评估方法可用于更好地与单位员工合作，并为内部员工提供信息和培训。在长期发展的背景下，应该给予员工足够的激励，合理增加员工数量，在业务流程中明确有助于业务发展的管理目标，实现业务上下统一。在大数据和信息时代，管理高管记录必须解放思想、转变观念、深化改革，这就需要将现代信息技术应用于人事档案管理，并引入新的人事档案管理方法。人事档案管理的创新不仅简化了人事档案管理流程，也使人事档案管理更加规范、完整、现代化和独立，并能提高组织的质量、功能和效率。在信息和大数据时代，必须摒弃传统的、简单的高管管理方式，逐步学会使用科学信息，执行数据和记录。

2.2 提高工作人员的业务能力

负责处理个人案件员工的能力直接影响个人案件的整体管理水平，档案管理人员不仅要有扎实的专业素质，还要有较强的管理能力和服务知识。企业应组织档案管理人员加强档案法律法规学习，努力提高其人事档案管理的技能，提高员工档案管理的安全性，做好档案传递工作，强化档案管理意识，提高持续培训水平，完善制度设计，建立适当的运行机制。高管人员也应该定时对工作人员进行培训，学以致用，因材施教，注重实效。鉴于近年来信息技术发展迅速，如今，许多担任决策职位的社会福利管理人员缺乏信息技术学习与应用意识，无法使用它来收集和整合数据，这就要求事业单位对这些人进行培训，以提高他们的IT 技能，让每个管理者独立地将数据与信息技术进行比较。

文件管理将直接影响政府机构的发展，但速度较慢，将在未来的长期发展中发挥重要作用。许多政府机构的高级主管没有意识到文件管理的重要性，缺少对文件管理的关注，导致文档管理不断趋于形式化。文件创新必须从改变管理员思维方式开始，使其认识到加强档案管理与管理分离的重要性，建立有职业经理人的独立工作单位和部门。每年都要安排长期初学者参加培训，学习相关课程，使其能够更好地将理论知识应用到实际工作中，提高档案工作人员的业务水平，确保档案工作质量。为了转变旧观念，全面发展行政档案管理，需要选择高素质的复合型行政档案管理人员。

2.3 加强重视

此外，事业单位必须制定严格的评估和管理方法，作为衡量业绩的基准和依据。事业单位的教育包括在不同领域对每位员工进行培训，并为每位员工制定不同的工作标准，以提供明确的培训。建立严格规范的岗位评价体系，明确员工满意度指标。当然，事业单位也应该得到明确的评估，员工的行为应该受到严格的控制和监督，尽可能避免出现个人腐败问题。如果下级人员发现领导层存在腐败，他们可以匿名举报，并及时对举报人进行彻底调查。如果发现报告有效，应认真对待该事件，并成立信息收集小组，以防止专家欺诈。除了评估专家，报告事业单位的人员应为每个候选人投票，并根据投票数决定检查员的评估方法是否可行。所有公司或机构应加强宣传活动，定期审查相关员工档案管理措施和其他政策文件，并为员工档案管理员提供培训。通过网络、专业媒体等现代媒体，积极探索档案知识管理的话题，提高个人档案管理的敏感性，及时更新和修改档案，有效促进档案发展，为研究人员提供更有价值的信息，提高文件开发和使用的价值。

2.4 提高人事档案管理观念

经营者应当确保建立有效、可靠的信息和人事档案管理制度，及时准确地识别信息获取及传递等流程中的风险因素，充分利用联检组内外监督机制，确保内外监督的互补性。如果公关部的文件管理延迟，这意味着该组织的行政人员缺少对文件管理的重视，只有管理者更加重视文档管理，整个文档管理才能井然有序地进行。负责文件管理的行政人员要认识到文件管理的重要性，并对其进行严格监督，建立与个人案件相关的系统，并定期监控个人案件，如果在检查过程中发现问题，应及时纠正。人事档案管理人员接收有关人事档案管理法律方面的信息和评估也很重要，以便其能够执行任务。

在文件管理中，归档文化是不可忽视的，应重视对归档文化的学习与利用。此外，在计算期内纳入预算的资金和网络设备问题也很重要，有利于员工实现晋升目标，提升控制水平，达到强化预算有效性的目的。可以通过管理政府机构的人事记录来改善对网站的访问，提供机构员工档案管理信息的网站，应当为有关人员提供必要的档案服务，为管理人事档案提供信息检索服务。内容丰富的高管管理网站不仅要更新改造，同时也应充分利用网络的强大资源来适应快速发展的社会环境，这种网络服务将成为支持政府机构文档管理信息的重要方法和途径，这种模式不仅有利于信息资源的转移，而且可以更有效地响应不断变化的时代和需求。

2.5 完善与事业单位人事档案管理有关的网络设施

在工作流管理模式中，各种网络功能发挥着重要作用，在这种高科技管理方式下，改善网络设备和网络条件至关重要，这是因为管理员必须管理网络设备，因此，设备管理及网络设施质量直接影响文档管理程序。为了通过网络软件系统解决空间问题，需要在各种设施上投入大量资金，并针对网络设置不同的功能模块。为了达到高效文件管理的目的，必须及时引进新设备，此外，为了使机器正常工作，应该及时更换设备中的零部件。公共机构的活动应从以下两点开始：一是注重文件管理的深度，切实完善各种文件管理体制，制定具体实施方案，制定各种文件管理内容，使文件管理体系更加高效；二是档案管理员应加强对所有设施的维护，更加关注网络软件，仔细研究所有软件安装的适应性和可行性。

3 结语

在网络信息技术的新背景下，由于管理者需要通过对新技术的深入学习来掌握新技术，生产单位系统中的国家人事记录管理避免不了会面临障碍。如果相关管理人员能够正确地掌握新的管理方法和信息技术，事业单位的发展进步将会非常快。将网络信息技术应用于各组织，不仅可以节约系统服务的储存时间，还可以节省更多的文件存储空间，有利于提高事业单位的人事档案管理效率，充分发挥人才战略的实际效用。