王跃恩

（河北建筑设计研究院有限责任公司 河北石家庄 050000）

随着信息化时代的到来，建筑设计单位逐渐对档案管理信息化建设工作给予了足够的重视，还将档案管理工作与信息化技术进行了有机结合，使得档案管理工作在信息技术的支持下愈发趋于系统化。但是，在建筑设计单位档案管理信息化建设过程中仍然存在多方面的问题，需要有关单位从整体角度出发，采取科学可行的档案管理信息化建设措施，进一步推动建筑设计单位档案管理信息化建设的可持续发展。

1 档案管理信息化建设的意义

1.1 减轻档案管理人员的工作强度，提高工作效率

在传统档案管理工作实际过程中，通常会面临多方面的实质性问题，究其根本原因，在于档案管理工作涉及多项复杂的操作步骤和流程，而相关工作人员也需要完成大量琐碎的管理任务，使其不得不面临着沉重的工作负担，耗费大量不必要的人力、物力资源后，最终取得的档案管理效果也并不理想［1-2］。但是，加强档案管理信息化建设，就能有效减轻相关工作人员的工作负担，使其在网络系统的支持下高效、快捷地完成档案管理工作，在切实提高档案管理工作的精准性与实效性的同时，还能从整体上提高档案管理工作的质量和效率。在档案信息化管理过程中，还可以利用网络系统自动统计档案信息，实际上，需要定期对档案信息库中涉及的数据信息进行统计，以便于设计单位更好地明确档案信息的使用情况，并且在计算机系统的支持下，相关管理人员还能避免额外耗费不必要的时间与精力，从整体上保证各操作环节的质量和效果。实际上，档案管理信息化模式主要依托于数字化档案实现，在计算机系统高效化检索的基础上，保证信息的完整性，相关档案管理工作人员只需输入关键词，即可快速检索到所需档案信息。

1.2 科学分配与平衡职能部门的职责

开展传统档案管理工作时，通常需要花费大量时间及人力完成相关工作，而某些发展规模相对较大的企业会选择人机结合的方式，但无论哪一种管理方式，最终取得的实践效果都不理想。实际上，档案信息化管理工作中涉及的流程并不复杂，只需要依托完善的档案信息管理网络，科学分类与处理各个阶段的档案信息，并将其上传到统一的网络平台，就可以帮助有关单位及时获取所需的档案信息，并以电子形式存储相关档案信息，以免档案管理资料出现丢失、损坏的情况，并从根本上避免纸质档案混乱且难以梳理的现象。此外，档案管理信息化建设还能通过云数据技术的备份功能来存储档案，实时在信息平台共享档案资料，在减少档案占据空间的同时，减轻外界环境对档案资料的影响，从根本上为档案管理信息的完整性提供基本保障。

2 建筑设计单位档案管理信息化建设现状

建筑设计单位档案作为一个项目的重要组成部分，其将会直接影响工程建筑物的施工质量和安全稳定性，并且建筑设计单位档案还会贯穿于工程建设项目的招投标、立项报建审批、项目勘察设计、项目施工及后续质量验收等多个环节。因此，建筑设计单位档案在某种程度上记录了工程设计的全过程，并且建筑设计单位档案会最直观、最清晰地展现工程项目质量的安全性与可靠性。

2.1 档案管理信息化建设进度滞后

在建筑设计单位档案信息化建设期间，由于不同地区的档案来源不同，因此，在信息处理过程中，很难将其进行统一的规范化管理。另外，某些建筑设计单位的档案管理部门在实际工作过程中更注重实体档案管理工作，并未从思想层面上意识到加强建筑设计单位档案信息化管理建设的重要性［3］。

2.2 缺乏档案管理信息化建设动力

现阶段，我国建筑设计单位档案管理工作在信息化建设过程中仍停留在较为浅显的层面，尤其在实践过程中还存在多方面的漏洞问题。除此之外，建筑设计单位领导缺乏应有的意识，而且现有的档案管理人员对建筑设计单位档案管理信息化建设的重视度不足，导致整个档案管理工作流于形式，使建筑设计单位档案管理信息化建设的推进工作更是艰难。

2.3 档案管理信息化建设目标混乱

档案管理人员在采集实物资料时，通常会运用多种方法与手法，保证数据信息采集的完整性和系统性。但是，在开展电子文件收集与整理工作时，档案管理人员却并未从根本上认识到做好档案管理信息化建设工作的意义，也无法充分发挥电子文件资料与实物资料之间的互补优势，由此导致电子文件收集后的信息利用率无法得以有效提升。究其根本原因，在于我国建筑设计单位档案信息化建设目标尚不明确，在一定程度上阻碍了我国建筑设计单位档案管理信息化建设的发展。

3 电子化档案管理模式及系统功能

结合新时期建筑设计单位档案管理信息化建设需求，重新梳理与规划档案信息化管理目标和功能后，即可在保证经济充足的基础上开发适合的档案信息管理系统，也就是做好以下几方面的建筑设计单位档案管理信息化建设工作。

3.1 电子档案信息采集

大多档案信息资源主要来源于传统档案电子化、通过业务系统收集的电子文件及具有参考价值的档案信息资源等，而电子档案的构成形式又包含文本、图像、图形、影像、声音及命令文件等其他文件，也就是所谓的计算机程序［4］。与此同时，将档案信息进行电子化处理时，还需要围绕着利用、复制、存储等多个不同的电子化处理方式选择具体的信息技术。除此之外，信息使用者还可以在电子文件、电子档案使用过程中签订相应的协议，同时明确规定移交信息的格式和范围。

3.2 电子档案信息处理

在电子档案管理过程中，通常需要处理大量复杂、异构的复合文件。因此，在电子档案信息处理过程中，必须突出强调信息鉴定与保管功能，在保证电子档案信息的真实性与可靠性的基础上，做好长期存储工作，以此达到信息可理解、可识别、可访问的目的。

3.3 电子档案信息查询

电子档案不仅有着丰富的查询渠道，其还有着强大的检索功能、简洁的用户界面、高效快捷的借阅管理服务及良好的调用控制功能，信息使用者可以根据所需的检索条件进行组合查询，同时不断优化各个常用的检索渠道，进而有效提高用户信息查询的准确率和查全率。同时，结合用户提出的具体要求，创建目录检索、全文检索、图文声像检索一体化系统，进而做好显示、排序、转存、打印输出等多项具体的技术处理工作。

3.4 电子档案信息发布与传递

在电子档案信息存储与访问过程中，应在条件允许的范围内科学运用各项信息技术，以免电子档案信息资源被丢失或随意滥用。在电子档案信息安全管理过程中，既需要保证系统运行的安全性，又需要从整体上提高电子档案系统的使用率，同时保证软硬件系统安全、网络安全、电子化档案信息安全及用户访问安全等。

3.5 电子档案信息存储

在传统档案管理工作中，需要接收具有永久保存价值的档案，尽管在传统环境下存储纸质档案并无太大的难度，且长久存储档案也并非传统档案管理工作中最突出的问题。但是，在电子环境下，存储档案信息时较为依赖软硬件设施，而软硬件设施随着时代的发展又会不断经历革新与优化，因此，当前现有的软硬件设施早已无法还原曾经已有的电子信息。最重要的是，软硬件设施之间还存在不兼容的问题，如某个系统下的电子信息无法显示在别的系统中，这也使得电子档案信息的长久存储成为当前必须解决的重要研究课题［5］。

4 建筑设计单位档案管理信息化建设的有效策略

在新时代发展进程中，建筑设计行业逐渐将档案管理信息化建设上升到了现代化发展层面，有关企业和单位还将建筑设计单位档案管理信息化建设提到了一定的高度，旨在不断完善建筑设计单位档案管理信息化建设的基础设施，通过加大建筑设计单位档案采集和管理力度，来保证档案信息资源的利用率。

4.1 提升建筑设计档案管理的现代化水平

若想有效提高建筑设计单位档案管理工作的实效性，就必须正确看待推动建筑设计单位档案管理现代化发展的必要性，真正将档案管理工作融入信息化建设进程中，及时转变传统工程设计档案管理模式在实施过程中呈现出的局限性和负面影响，并在此基础上构建一套系统的建筑设计单位档案信息化管理方案，有效推动我国社会经济建设的长远发展。BIM技术与工程档案进行融合，主要是进行数据模型建设完成设计档案的轻量化处理，首先进行模型的轻量化转变，其次是对轻量化模型进行加载和应用。这样的处理方式可以让BIM 模型在平台界面上进行良好的展示，利用档案管理中的动画关联技术，强化BIM 模型数据的自动化归档处理工作。其中涉及的信息数据类别非常广泛，不仅包含了建筑外观、空间规划、结构类型及基础抗震等级等，还涉及利用计算机计算其施工量与工程项目建设施工材料投入总量等数据，这些数据是以往档案管理中无法实现的，可以深化建筑设计档案的实际应用价值。

4.2 定期组织建筑设计档案管理人员参与培训活动

在建筑设计单位档案管理工作中，主要以档案管理人员为参与方和执行者，因此，只有保证档案管理人员的专业素养和业务能力，才能整体提高建筑设计单位档案管理工作的实效性。尽管我国现有的科技手段已得到了全新的发展和优化，但我国档案管理人员在参与建筑设计单位档案管理工作时仍未及时摆脱传统思想观念和滞后的管理方式，也无法切实满足我国日益增长的社会经济发展的需求［6］。基于此，在未来发展阶段，必须定期组织建筑设计单位档案管理人员参与各项培训活动，真正为我国建筑设计单位档案管理信息化建设提供人才方面的支持。这就需要建筑设计单位档案管理人员有意识地提高自身专业素养，通过拓展理论知识层面的方式，发挥自身在档案管理工作中应体现出的价值，并站在思想层面，加强建筑设计单位档案管理人员的现代化管理观念转变，督促现有档案管理人员熟练掌握计算机技术和系统操作方法，进而奠定扎实的档案管理信息化建设基础。

4.3 提高建筑设计档案管理信息化建设的安全性

建筑设计单位开展档案管理工作时，重点关注档案信息化建设过程中涉及的档案信息的机密性，同时，借助先进的计算机加密技术对重要档案信息进行加密处理，以此为机密档案的存储与使用提供安全保障。除此之外，在建筑设计单位档案信息化管理工作实际开展过程中，还需要结合具体的运用情况，通过做好档案纸质文件保管与维护工作来提升建筑设计单位档案管理信息化建设水平，最大限度地提高我国建筑设计单位档案管理的实效性［7］。最后，建筑设计单位还需要有意识地避免信息泄露现象的发生，通过加强风险识别、控制访问权限等有效措施，提高档案管理信息化建设的安全性。在档案管理信息化建设工作实际开展过程中，相关工作人员还应本着安全优先的原则，严格把控档案管理信息化系统的安全性，定期指派专门的技术人员维修与管控档案管理系统，同时加大防火墙、杀毒软件等系统保护措施的应用力度。

4.4 做好档案信息来源的鉴定与评估工作

开展建筑设计单位档案管理信息化建设工作的目的在于为利用者提供科学、可靠的信息资源，帮助其更好地完成工程项目设计与开发工作。基于此，建筑设计单位的档案管理部门在开展各项工作时，必须及时鉴定与评估获得的档案信息，以此保证档案信息来源的真实性与可靠性。最重要的是，档案管理人员还需要具备精准筛选与识别海量数据信息的能力，尽可能在第一时间发现档案管理工作中出现的错误数据，从整体角度出发，把控档案数据信息判断、筛选、识别及分析工作，进而为信息使用者提供高效、精准的信息管理服务。

4.5 加强档案管理信息化与标准化融合

建筑设计单位除了加强基础层、技术层等软硬件设施建设之外，还可以围绕着“大数据中心”“运营监控中心”构建3个企业平台，也就是“企业管理信息平台”“项目管控信息平台”“技术支持信息平台”，并以此为基础不断完善每一个平台中包含的子平台。首先，企业管理信息平台。主要涉及业财一体化、OA、财务共享、档案管理和电商平台等方面的信息，在平台运行过程中，企业应将重心放在资金、成本及财务数据等模块上，并通过业务推动整个财务平台信息实现高效化运转。其次，项目管控信息平台。由于建筑设计单位负责的每个项目都可以看作一个独立的主体，因此，在项目管控信息平台建设中，可以从项目管理平台和智慧工地两方面着手做好项目个体运营工作。最后，技术支持信息平台。该平台主要包括BIM、工程进度软件、算量软件等工具，其为前两个平台提供了科学可靠的数据参考，尤其在项目管理平台建设过程中，更需要结合项目平台的实际运行情况提供相应的场景及措施。

5 结语

在新时代发展趋势下，推动建筑设计单位档案管理实现信息化建设，具有重要现实意义，这也是保证工程建筑施工安全的重要举措。目前，我国建筑设计单位档案管理经济化建设仍然停留在初级阶段，在未来发展阶段，既需要满足建筑设计单位提出的信息化发展需求，又需要在实践过程中不断积累相关经验和教训，以此有效促进建筑设计单位档案信息化建设的长远发展，真正将建筑设计单位档案在工程设计管理中的优势全面展现出来。