杨忠祥，冉 政

（重庆安全技术职业学院，重庆 404000）

随着经济社会和科学技术的高速发展，信息资源也越来越丰富，各类信息以几何倍数增长，呈现多维度、碎片化，信息的收集与整理、传递与交流越来越重要。应用文作为党政机关、企事业单位、社会团体和个人在日常工作、学习、生活中办理公务以及处理个人事务而使用的实用性文章，成为信息时代不可替代的重要的传播手段和工具。

无论是党政机关在依法治国、行政管理中，通过使用通知、通报、请示、批复等公务文书来传达指令；还是企事业单位在处理日常事务、开展各项工作中，通过使用计划、总结等事务文书来规划安排；以及社会团体在进行商务往来、信息交流中，通过使用函件、书信等常用文书来沟通情感等，都离不开应用文的使用。至于个人的学习、工作以及评职晋升等更是离不开求职信、毕业论文、述职报告和学术论文等应用文的书写。

1 应用文书写作是大学生必备的写作技能

当今时代，信息就是生产力，谁对信息的掌握越充实、运用越及时，就能更加主动，更易成功。应用写作在信息加工、存储、交流、传递等方面突出的工具性质，决定了不管你学习的是什么专业、从事的是什么职业，都要学好应用文，写好应用文。不但如此，大学生学习应用文还具有以下现实意义。

1.1 强化写作训练，提升综合素质

听、说、读、写这四种能力是现代人才所必备的基本素养。其中，写作能力的考核最能检测出一个人综合素质。应用写作能力的训练，不但能帮助学生学习和掌握各类文种的使用范围和写作规范，而且能培养学生善于思考和发现问题的能力，从而提升其综合素质。

1.2 拓宽知识半径，优化知识结构

应用写作包括事务文书、党政公文、法律文书等多个类型、多个文种，广泛应用于党政机关、企事业单位、社会团体等多个领域以及多个事务活动中。学习应用文写作，就可以拓宽学生知识半径，使其知识能力结构更加系统、更加合理，进一步拓展其成长空间。

1.3 展示个人能力，增添竞争优势

工作中，你如果不仅业务水平过硬、管理能力突出，而且写作能力一流，就能够把你的经验不断地总结出来、传播出去，从而实现信息共享，交流学习，得到领导的认可和同事的肯定，必将会有更多的发展机会和成长空间。

1.4 满足工作需要，提高业务水平

应用文是从业务和管理工作中逐渐形成和规范、发展起来的，应用文已经嵌入到具体的业务和管理活动中，并且已经成为业务要件，或管理资料，是业务经营和管理活动必不可少一部分。学习和使用应用文是个人做好业务工作的必备技能，学好、写好应用文也必能提高个人的业务水平。

2 党政机关公文撰写考察大学生综合素质

在应用文写作中，不仅需要作者个人有较高的写作水平，而且需要有较强的沟通能力和团队协作意识等综合素质。下面就以重庆市大学生公文写作技能竞赛团体赛为例谈一谈如何考察大学生的综合素质的。

2017年10月22日，重庆市第二届大学生公文写作技能竞赛如期举行，来自全市26所本科院校、30所高职院校参加决赛，共691名大学生参加个人赛和团体赛的角逐。团体赛给出以下材料和要求：

根据下列材料,撰写一份法定公文的电子文档。

【材料】

1.ΧΧ省外资局2016年6月20日与美国纽约市ΧΧ设备公司签订合同。合同主要条款为引进美国纽约市ΧΧ设备公司设备，合同约定ΧΧ省外资局须在2017年下半年组团赴美检验拟引进设备质量。

2.2017 年7月15日，美国纽约市ΧΧ设备公司来函，邀请ΧΧ省外资局组团赴美履约。

3.ΧΧ省外资局经过充分研究后决定组团，于2017年11月20日启程赴美，代表团团长为黄ΧΧ局长，一行共计5人。赴美行程预计8天。所需经费已纳入外资局财务年度预算，由外资局按有关规定自行解决。

4.ΧΧ省外资局的上级主管机关是ΧΧ省人民政府。

5.按照相关规定，本份文件需送该省省委组织部，省政府办公室，省政府财政厅，省政府外事侨务办公室。

6.这是ΧΧ省外资局2017年发出的38个公文。

7.所涉附件包括：合同；美方邀请函；赴美代表团成员简况；赴美经费预算。

8.这份公文的签发时期是2017年8月10日；是8月12日印发的。

具体要求是：文面由公文版头、主体、版记三部分组成，各格式要素规范、正确；标题拟制规范、文种选用正确；正文写作应主旨明确、选材精当、结构合理、用语得体，符合规则；成文后于决赛现场进行决赛陈述“说公文”。

以上材料引用自《重庆市第二届大学生公文写作技能竞赛团体决赛试卷》。

从考题的设计和写作要求来看，笔者认为此次公文写作不仅考察了大学生的公文写作能力，更考验了大学生的综合素质，对高校学生综合素养的培养有极大的参考价值和促进作用。

2.1 从公文文种的选择检验大学生分析理解能力

公文写作中，文种的选择非常重要，不用、错用或生造文种，不仅会给公文的撰写和制作带来麻烦，而且会对公文的效用产生影响。公文文种的选择不但要符合写作要求，而且要严格遵循党政机关公文文种的使用规则。

公文文种的选择主要从以下三个方面入手：

（1）仔细辨别发文机关与受文机关的工作关系。当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，就可以选用下行文种或上行文种；当双方存在平行关系（同系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，就只能选用平行文种。

（2）严格遵守发文机关法定或规定权限。就是根据发文机关的职责、权力范围，选择与之相适应的公文文种。比如，“命令”适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。它属于领导性公文，除军队系统之外，只有宪法和法律明确规定有权发布命令的机关才能使用，其他任何机关不得随意使用。

（3）切实满足行文目的和公文主题的需要。在15种公文文种中，有一部分文种性质相近或相同，但具体用途不同，分别适用于表现不同的公文主题，表明不同的行文目的，而且在公文阅读、办理、答复、执行等方面具有不同的要求。比如，“报告”和“请示”同属上行文种，但行文目的和主题表现上却有不同的功用。“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，不能带请示事项，上级机关收文后也不需要答复；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，上级机关收文后必须做出答复。

综上所述，通过分析，笔者认为本次竞赛在文种的选择上要重点做好以下两个方面：

（1）搞清楚层级关系和报批程序，判断行文方向。从所给材料中提到的ΧΧ省外资局、ΧΧ省人民政府、省委组织部、省政府办公室、省政府财政厅、省政府外事侨务办公室等几个单位名称，以及材料中的有关提示，可以判断出两种行文关系：一种ΧΧ省外资局发给ΧΧ省人民政府的上行文；一种是ΧΧ省外资局发给省委组织部、省政府办公室、省政府财政厅、省政府外事侨务办公室的平行文。但从写作要求看，因平行文涉及多个收文机关，且收文机关业务各有不同，如果各写一份文件，既不符合写作要求，也不符合行文要求。通过分析，选择上行文就合理得多：一是因为收文机关只有一个，层级关系清晰；二是可以采用抄送的形式同时发给其他机关，顾及了多个受文对象。

（2）搞清楚事件性质和行文时间，确定公文文种。在弄清楚行文方向后，从材料所列事项分析，这是事关领导人出国和涉外物资采购的重大事项，必须经过上级主管部门审批同意才能实施。由此可见，该公文的文种适宜用上行文中的“请示”。另外，从事件的时间上分析，此公文应该是在出国前报送，按上行文中事前用“请示”，事后用“报告”的行文规则，可以确定该篇公文的文种只能用“请示”。

2.2 从公文内容的安排检验大学生语言表达能力

公文的种类不同，内容的安排也不尽相同，写作的侧重和语言的运用也有所差别。

2.2.1 把握请示的写作要点，合理选择安排材料。

请示的正文主要包括请示原因、事项、要求等三部分，请示时应充分陈述理由，提出具体的解决方案和明确的请求。从所给材料可以明确该份请示包含的事项有：履约赴美检验拟引进设备质量，赴美人员安排，赴美经费预算等内容。因此，在材料的组织上就可以围绕“引进设备”这一中心事件展开，按事件的原因、处理办法、有关要求有条理地进行安排就行了。

2.2.2 把握请示的语言特点，恰当使用表述语言

请示作为应用文种之一，除了具备应用文写作时要求具有简练、朴实、得体的语言特点外，还因其作为公文文种有其独特的语言表述要求。

（1）内容要简洁准确，不要模糊失实。“请示”是下级机关请求上级机关对某项工作或某个问题给予指示、批准时所使用的请求性公文，得到上级机关的帮助、明确指示和批准,是其最终目的。因此，行文者应熟悉掌握单位有关规章制度，根据所在单位实际情况及实际需求，在请示某项事情或开展某项工作时，知道该怎么做，有的放矢，做到事项明晰，原因清楚，理由充足，合乎法律规范。这样才会让“请示”的写作有针对性，内容真实明确。

（2）语言要恰到好处，不要泛泛而谈。请示是一门“说服”艺术，得到上级的批准、同意或指示为是其最终目的。为达到这一目的，写作时要做到以下四点：一是要从客观需要出发，表明请示事项的必要性；二是要突出重点，明晰解决问题的重要性；三是写出亟待解决的程度，体现事情的紧迫性；四是词句恳切真诚，期冀得到领导机关的尽快批复，用语要有艺术性。

（3）语气要谦虚得体，不要生搬硬套。请示属于上行文，主送的对象是上级单位，因此，在用语和措辞上必须体现对上级单位的尊重，语气要谦和、讲究礼貌，在结尾处多用“望”“请”“望批示”等以示尊重，切勿使用“务必”“尽快”之类带命令性和强制性口气的词语。

2.3 从格式的编排检验大学生应用写作能力

2.3.1 区分公文文种，构建公文格式框架

不同的公文文种，格式框架有所差别。一篇常用公文的格式主要由标题、主送机关、正文、结束语、发文机关名称和成文日期等几个部分组成。此外，有的公文根据实际需要还有附件、附注等格式内容。结合试题所给材料分析，按照请示的格式要求，该篇公文的格式框架应设计为：首行居中写标题；另起两行顶格写主送机关，后加冒号；主送机关下另起一行首行空两格分段写正文，分段叙述；正文结束后另起一行空两格写结束语；再另起两行空两格写附件及附件名称；再另起一行居右写发文机关名称，另起一行居右空4个字符写发文日期；另起一行空两格加括号写附注。

2.3.2 严格写作规范，完善公文格式内容

弄清了公文的格式后，就需要对每个版块的内容进行完善。按照请示行文的要求和写作规范，其格式内容写作要求为：请示属于上行文，为表示对上级机关的尊重，标题应采用完全式格式，由发文机关名称+事由+文种组成；为确保请示实效性，其主送机关只能写一个，其他需告知或协助的单位用抄送；因为请示事项需要上级机关答复或指示，所以正文需说明请示事项的缘由、具体做法及请批要求等，并按“为什么”“是什么”“怎么办”的顺序加以阐述，其中“为什么”必须进行充分说明，“是什么”必须简洁明了，“怎么办”必须切实可行；因请示面对的是上级机关，结束语必须诚恳谦虚，而且要符合请示文种惯例；请示事项中如有需补充说明或上级知晓的内容，又不便在正文中阐述的，就用附件的形式说明；因请示需上级机关答复，为便于上级机关进一步了解情况和答复有关询问，需在发文日期后添上附注，写明请示事项的联系人和电话。

由此可见，书写一篇公文，我们要重点分析以下几个方面：（1）“什么事”，理清事情的性质、主体及目的意义；（2）“怎么做”，分析事情的处理办法、步骤和措施；（3）“如何写”，把握写作的要求、行文的目的和方向、公文的格式和内容。理清了这三个方面，无论是文种的选择、内容的安排，还是格式的构建、语言的运用，都迎刃而解了。

2.3.3 应用文书知识考查规范大学生写作技能

在重庆市大学生公文写作技能个人赛中，主要以应用文书写作知识为考查内容，包括文种的适用范围、应用文格式、公文办理等应用文写作常识，以及指出并修改常用应用文典型错误等。可以说，个人赛试题是对大学生应用文知识和写作技能的全面考查，也切合了应用文这种有着规范体式和惯用模式的文体在使用过程中务必保持其固有的行文规范的要求，为大学生在今后的工作中正确使用应用文，切实发挥其功用指明了方向。

综上所述，公文写作不仅仅考查大学生的公文知识和写作能力，还考查了大学生社会认知、分析理解、信息处理等综合素质，这种形式的竞赛，可以说是对高校学生综合素质培养的大胆尝试和成功经验，值得推广。