边媛

摘要：在信息化时代背景下，随着新《档案法》的颁布和“十四五”规划的出台，高校档案馆的功能定位与信息服务方式也将随之改变。高校档案馆的功能定位从高校专属向高校专属和公共性兼容、个性需求与社会化增值相结合转变，信息服务也由校内单一性向多元化校内外信息开发与利用的开放模式、个性需求开发与远程服务个性化信息服务转变，高校档案馆服务制度体系将面临全面升级。

关键词：信息化时代 高校档案馆 信息服务 升级研究

高校档案馆在高校各级行政管理部门中已经占据重要的地位，档案管理工作也成为高校各类管理工作的重要组成部分。在以计算机和网络技术为标志的信息化时代，随着新《档案法》的颁布和“十四五”开局，在高校档案馆功能定位转型的前提下，其信息服务面临升级扩容问题。本文在阐述高校档案馆功能转型的前提下，针对我国高校信息服务的现有状况，提出信息化时代背景下，高校档案馆信息服务升级策略。

《高等学校档案管理办法》中规定了高校档案馆的各项职能，[1]可总结为行政管理、业务管理、档案研究、档案利用四个方面。上述功能是围绕学校工作展开，具备自身的鲜明特点，服务于学校本体，展现出高校的专属性。近年来，高校档案馆成为爱国爱校的教育基地，它既展现着学校的历史沿革，又传播着精神文化，展示出其公共属性，在功能定位方面正在进行转型。

（一）高校专属与公共性兼容

高校档案记录着学校的办学历史，承载着深厚的校园文化，具备自身的鲜明特征，同时又展现出高校的专属性。在面向社会公众提供档案服务时，高校档案馆会受到专属性的制约，但其专属性与公共性必然同时存在，呈现兼容模式。高校档案馆发展既要服务于高校“十四五”发展的需要，做好专属定位，同时也要考虑到高校的社会化公共性属性。宋竹在实地调研的基础上，从专属化、一体化和公共化等三个方面提出了高校档案信息化服务策略。[2]专属化即个性化定制服务，指高校档案馆针对不同的个体需求打造专属个人的服务，优势在于服务品质上的大幅提升，可能产生的影响是在一定程度上增加时间消耗。公共化既包含服务对象的扩大，也包含服务内容的扩展，让高校档案成为社会公共服务的一部分，推动服务型社会的转型。

（二）个性需求与社会化增值相结合

对于档案利用服务，既有共性的需求，也有个性的需求。在发掘潜在用户群的同时，高校档案馆要提前预测出不同类型的档案用户可能需要的相关服务，从所掌握的数据中分析用户的个人习惯或档案需求方向，积极主动提出相关的档案服务内容供用户自主选择。将个性需求与社会化增值有效结合，改变传统的档案信息服务模式，这不仅是高校档案馆，还将是未来档案服务行业的主流模式。

高校档案馆具备多元化的特性，集展览馆功能、资料室功能、研究室功能、仓库保管功能、文化教育功能、学生实践基地功能于一体。高校信息公开立法进程相对滞后，法律制度供给不足，造成高校信息形式化、不规范化、封闭化、不对等化的现象较为严重。[3]2010年我国颁布了《高等学校信息公开办法》，之后一系列规章制度的出台尽量平衡了高校信息的不对等现状。新《档案法》增加了“档案信息化建设”专章，对档案工作数字化的转型起到指导作用。目前，我国高校档案馆呈现出校内信息开发与利用模式单一、校内外信息互通与利用方式滞后、远程服务无法满足个性化需求的现状。可行性、操作性强的高校档案信息服务策略并不多，且大多停留在表面。由此看来，兼具实用性、高效性、操作性的高校档案信息服务模式亟须出现。

高校档案馆是高校重要信息的聚集地，金畅等[4]认为高校数字档案馆档案信息服务是根据用户的需求提供数字档案信息和档案信息服务业务的工作模式。因此，有效开发与利用高校信息，加深社会对高校的理解，激发师生对校务活动的积极性，都是高校档案馆信息服务的目标。

（一）完善校内信息开发与利用的高校专属信息服务

1.优化校内信息资源结构。高校档案馆以突出展现本校的办校理念为基础，开展多种方式的档案征集工作，同时对海量的档案资源进行优化整合，打破上下级数据不通的壁垒，增强馆藏档案的利用率。为展现高校专属信息，除了收集校内各部门在固定时间移交的部门档案以外，高校档案馆还可以与招生就业部门联合开展毕业生照片档案收集活动，与科研及学工部门开展高水平证书、奖杯、奖牌征集活动，与宣传部门合作开展校内重大活动视频、音频照片档案收集工作，与网络管理部门实现网络资源共享，与人事部门实现人事数据端口对接以简化人事档案工作等。

2.打造特色档案馆、校史馆。高校中保存着丰富的实物档案，如光盘、奖状、奖牌、证书、印章、牌匾、字画、纪念品等，它们大小不一、形态各异，产生年代不同、保管条件也不相同。高校档案馆可以选取典型实物档案，采用三维扫描技术，将实物档案利用计算机技术制作出相应的个体电子档案，在互联网上开放性展示。高校档案馆还可以利用三维扫描技术、VR技术、数据挖掘技术、5G技术、虚拟三维动画及视频、遥感技术等多种高科技技术打造特色展览，同时使档案数字化保护更加多元、立体与持久。

3.全方面开展档案编撰工作。传统的年鉴、校史、大事记的内容大多以文字和表格展现出来，大篇幅的文字让人读起来疲惫又抓不到重点，更无法突出学校的个性化特点。在信息化时代背景下，高校档案馆可以改变档案文献的呈现方式，突破纸质档案的形式，利用计算机技术与互联网技术，增加彩色图片、视频、音频等内容；也可在网站上设置读者意见板块，及時获取大众的反馈，督促档案编撰的质量提升，扩大服务人群。

（二）拓展校内外信息开发与利用的开放性信息服务

1.高校数字档案馆建设。建设高校数字档案馆、校史馆可以将文化遗产有序分类，对高校信息资源进行有效保护，更有利于文化的传承与利用。《“十四五”全国档案事业发展规划》[5]提出：加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。建设高校数字档案馆不能盲目跟风，首先必须认真梳理本校的档案类型及数量，结合平时档案资源利用率，合理规划设计出高校数字档案馆的基本功能板块，摒弃华而不实的操作模块。我们只有以科学技术为载体，以档案资源为基础，以社会大众为对象，以开放性信息服务为目标，才能创建出智能化的高校档案馆。程瑶[6]提出，随着技术的发展和漏洞的弥补，高校档案馆的智慧体系建设将更加精细化、高效化、互联化、智能化、人性化。

2.档案微媒体服务管理。“两微一端”即微信、微博、客户端的微媒体服务方式，是新型的、大众接受度高且成熟的信息获取方式。微媒体参与档案服务，可以调动档案用户的参与热情，挖掘档案用户的潜在需求。“两微一端”中微信公众号目前在高校档案馆中的使用比例较高，兼具办理业务、发布公告、宣传教育、咨询互动、特色展览等功能于一体。各高校可结合自身的实际情况，充分挖掘高校档案的馆藏资源、主动公开校内信息，将被动的服务模式转变成主动的推送模式。如不定期推送在线校园档案展、档案法律法规、档案小知识、档案小视频、档案专业术语、档案编研成果等，在丰富校园文化的同时充分发挥档案的文化育人功能，促进高校档案利用。

3.搭建高校与校友会互动平台。高校的发展离不开校友的支持，校友毕业后从事不同的行业，如何将散落的个人力量有效凝聚在一起，铸造推动高校发展的桥梁，也将成为高校档案馆的主要工作之一。2015年，国务院下发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，罗志敏[7]发表观点：世界一流大学建设需要培育“支持型校友”。在信息化時代的背景下，如何为校友设计个性化的活动、增强校友间的凝聚力、提高校友的参与度、扩大校友文化活动的覆盖面，已不再只是校友会的工作，同时也是高校档案馆的工作内容。高校档案馆可以将不同层次、不同类别的校友群体联系起来，不定期发布学校可对外公开的档案信息以及即将开展的学术或文化活动，激发他们深层次的爱校情结。辅助校友会，搭建高校互动平台，这将是高校档案馆一项长期而又艰巨的工作。

4.组织编写本校信息公开目录。高校档案馆具备整合校内资源的优势，可联合校办等部门组织编写本校信息公开目录、年度信息公开报告、年度工作汇编等。高校档案馆可以根据信息内容，制定公开的范围与时长，剔除敏感信息、涉密信息，扩大信息种类和数量，进一步方便社会大众获取与学校相关的信息。

（三）实现个性需求的开发与远程服务的个性化信息服务

档案信息的网络呈现方式可以兼具趣味性、互动性、美观性、易读性等，信息的可视化能够从不同角度展现档案的魅力。高校档案馆可以抓住不同个体的需求特点来进行项目的开发，以用户的需求为业务的核心内容，开展针对性的服务。例如，高校档案馆可以上线高校档案信息网、门户网，开发以学生学籍档案为主体的档案利用系统，建立以科研信息为主体的数据库或以校友信息为主体的数据库，开设实物档案、照片档案展示模块，针对不同的用户群体制作不同类型的数据库；还可以与不同部门相互配合，对接其他部门的数据端口，达到信息的共享，避免出现信息孤岛。另外，各高校档案馆之间也要加强交流与合作，达到信息间的互通、互补。

在档案利用的远程服务方面，除了满足个性化定制需求以外，高校档案馆还可以开展交互式档案信息服务，及时而准确地获取用户建议，从而快速解答疑问和改进不足，且不定期向用户推送档案服务的相关信息。此外，高校档案馆还可以根据用户注册时的个人信息如年龄、教育程度、毕业年份等进行服务栏目的个性化推荐。

高校档案信息服务是社会服务的重要环节。以信息化发展促使高校档案管理部门建立多元化、立体化的服务体系，将“一站式”服务与个性化设置相结合，在彰显高校档案馆服务特色的同时提升高校档案馆的社会服务水平，以满足大众的精神文化需求。

*本文系江西省高校人文社会科学研究项目“信息化时代背景下高校档案馆的定位与信息服务研究”（项目编号：TQ18114）研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]中华人民共和国教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL].[2008- 09- 09].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/ A02/s5911/moe_621/200808/t20080820_81841.html.

[2]宋竹.基于互联网的高校档案馆信息服务策略研究[D].哈尔滨：哈尔滨工业大学，2017.

[3]韩彬彬.高校信息公开背景下高校档案馆职能转型研究[J].档案学通讯，2013（4）：94-97.

[4]金畅，倪西钧，魏扣.高校数字档案馆信息服务策略研究[J].北京档案，2021（10）：29-30；33.

[5]中华人民共和国国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2021-06-08].https：//www.saac.gov.cn/ daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[6]程瑶.智慧档案馆在高校档案工作中的应用[J].兰台世界，2018（9）：103-107.

[7]罗志敏.世界一流大学建设需要培育“支持型校友”.[EB/OL].[2015- 12- 01].https：//epaper.gmw.cn/gmrb/ht？ ml/2015-12/01/nw.D110000gmrb_20151201_1-14.htm.

作者单位：南昌大学人文学院