王菊梅

(东华理工大学 档案馆，江西 抚州 344000)

2020年，新修订的《中华人民共和国档案法》在定义档案的概念时指出：“本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”[1]所谓历史记录，是指在人类社会的实践中历史地自然形成的原始记录，是真实的记录材料，不能伪造和篡改，具有存凭、留史、资政、育人的重要价值。高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[2]。高校档案工作作为学校重要的基础性工作，具有很强的实践性，现仅就高校档案工作存在的实际问题，谈谈个人浅见。

1 用力对待档案材料收集工作

高校在办学过程中产生的各种档案材料，散落在学校的各学院及各部门。档案管理部门(高校一般都设有档案馆)需通过各院(部)的兼职档案员，将这些档案材料统一收集起来，然后加以整理和利用[3]。

貌似简单的收集工作，要做到“颗粒归仓”，应收尽收，并不容易。主要有以下原因：(1)高校扩招。自1999年扩招以来，各高校办学体量不断加大，在校学生人数年年递增，产生的档案材料自然也是越来越多。(2)人员变动。随着社会的发展以及人才流动政策日益宽松，加之高校内部工作岗位调整需要，导致部分兼职档案员工作变动频繁，不利于档案收集。(3)归档范围改变。高校对档案管理相关规章制度的修订使得归档案范围经常发生改变，这也给档案材料的收集增加了难度。(4)对档案工作重要性认识不足。正所谓“隔行如隔山”，有些部门对档案工作的重要性缺乏足够认识，导致档案材料收集工作“说起来容易做起来难”。

要想真正做到档案材料的“颗粒归仓”应归尽归，首先学校各级领导尤其是分管档案工作的领导要提高档案管理意识，真正认识到档案工作的重要性，“用力”从制度上给予保证，建立一支稳定、高效的兼职档案员队伍。各单位应由分管档案工作的领导指定熟悉本单位情况且有责任心的同志担任兼职档案员，同时要求负责档案工作的人员相对固定。其次要“用力”提高专、兼职档案员综合素质。相关业务部门可通过定期举办全校兼职档案员业务培训、建立QQ工作群及微信工作群、专职档案员上门指导等方式，提高兼职档案员的档案意识及业务素质，避免在日常工作中出现档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况[4]。同时专职档案人员要通过培训、参加会议、自学、工作实践等途径，加强档案理论知识的学习，提升自身理论修养及业务技能水平，促使其在档案材料收集工作中能够有意识、有能力、有理有节地指导与对接各单位兼职档案员，保障部门归档材料的准确率和完整性。只有这样，才能从“源头”做好档案工作，最终实现档案材料的“颗粒归仓”、应收尽收。

2 用心对待档案整理工作

面对通过各种途径及方式收集上来的档案材料，一名成熟的档案工作者会以最快的速度和细致的耐心把它们拆开、核对(归档清单)无误后，便开始档案的整理工作：立卷、编页码、录入系统、扫描、上传、打孔、装订，等等。这其中的每一道工序，无一不需要档案工作者的“用心”。

在档案工作中尤其是在档案整理过程中，要提倡“工匠精神”。档案工作人员要做到用心负责，以执着专注、精益求精、一丝不苟、追求卓越的工匠精神[5]，做好档案的整理工作。通俗而言，“工匠精神”就是时时在想怎么把自己擅长的一点事做得好些、再好些。如在做文件立卷时，常有1份文件处理单包含几份不同文号的文件或是几份文件共用一个文号，甚至还有同一个文号的两份文件发给同一单位的情况。对此，档案工作者一定要用心、认真地加以分析、判断，是发文单位失误，还是因为某些特殊原因(或是因为文件内容一致但要分别发给几个单位，或因同一事项发文给同一单位而内容有所补充修改)造成的。只有用心判断清楚，才能处置得当，而这用心对待，精心判断的过程，正是工匠精神的体现。

此外，在档案整理过程中，对档案实体也同样要用心负责，包括用心爱护、保护、修复档案材料，尽量保留档案原貌，从而保证档案质量。从历史的维度看，很多档案材料存留于世的生命周期要远远超过人的生命。

周而复始的档案收集、整理工作，考验的是档案人员心甘情愿坐冷板凳的毅力与耐心，离不开他们年复一年、日复一日在档案收集工作上的用力与用心。

3 用情对待档案利用工作

“编筐编篓，全在收口。”众所周知，档案工作本质上是一项服务性工作，收集、整理都只是手段，最终目的是利用。高校档案的利用对象主要是学校、用人单位、教职工、校友等。学校因为各种评估、用人单位因为验证毕业生相关信息、教职工因为职称评定、校友因为考研及出国等事项往往需要档案材料。这些利用者除到访学校外，还会以委托代理人或是通过电话、电子邮件的方式表达诉求。无论何种形式，档案工作人员都应该热情接待、认真查验身份、优质高效地提供其所需的档案信息。

心理学上有一名词叫“共情”，也可称为投情、神入、同理心等，是指一种在所有人际场合中产生的设身处地为他人着想的能力[6]。档案对于利用者而言，多与其利益息息相关。档案工作者要能与用户产生共情，拥有同理心，同时要做到换位思考、将心比心、急人所急。坚持平等、优先、有限、求实、保密等档案利用原则，对用户用情负责。具体表现在：接听电话时要耐心解答、告知解决途径；对电子邮件要在规定时间内及时回复、办理；查找档案时，要在档案管理系统内尽量多换几个关键词检索，做到不留“盲区”；出具证明时要注意不能盲目、无原则“用情”，只能证明档案馆保存的东西，档案馆没有保存的东西，不出具证明，更不作任何判断，避免引起错误及纠纷。

每年的“6·9国际档案日”宣传活动以及《年鉴》等的编研工作，从某种角度说，也是对档案的一种利用，只不过利用的主体是收集、整理材料的档案工作者。在这两项工作中，同样需要档案工作者用情负责。只有用情，才能策划并举办让人入眼又入心的宣传活动，使师生通过宣传，走进档案、感悟历史，进一步了解学校乃至国家、社会的发展变化；只有用情，才能编研出资料完整、内容翔实、数据准确的《年鉴》等编研成果，服务学校各项工作，为学校决策及制定规划提供参考。

信息化时代，提倡的是服务利用网络化。特别是疫情防控期间，更是凸显线上业务办理的重要性。档案工作者只有用情才能积极开展“线上为主、线下为辅”的档案利用新模式，通过开展线上档案办理服务工作可提升档案利用的“便利指数”，解决利用者的“急难愁盼”问题[7]，为其提供“无接触、有温度”的服务。在新的历史条件下，高校档案服务工作应该实现多元化、智能化发展，从而最大限度地凸显档案的社会价值。

4 结语

正如习近平同志早在浙江工作时所指出的，档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续、各项事业的发展，都离不开档案[8]。档案的原始性、唯一性、系统性、丰富性，决定了高校档案工作在服务学校、服务社会、服务校友等方面具有不可替代的独特作用[9]。2021年7月，习近平总书记又对档案工作作出重要批示，充分体现了党中央和习近平总书记对档案工作的高度重视和对档案工作者的亲切关怀，为做好新时代档案工作提供了根本遵循[10]。“打铁还需自身硬”，高校档案工作者要从中汲取力量，紧紧围绕“四个好”“两个服务”要求，以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，内强素质、外树形象，不仅要做好档案“守摊人”，更要用力、用心、用情让自己成为有道德、有良心、有责任的档案管理者，使“做有温度、有担当的档案人”成为内在诉求和神圣使命。