任莹莹

（中韩（武汉）石油化工有限公司，湖北 武汉 430082）

新时代下的信息技术为当今社会带来了新的机遇与挑战，企业档案管理利用信息技术也将迎来新的变革，管理方式也会在一定程度上得到优化。档案管理工作的完善，在一定程度上可以反映出该单位的组织管理工作水平，改进传统的档案管理工作模式，能够帮助企业生产运营各项工作更快更好地进行。

结合信息化与工业化的两化融合工作理念，促进互联网技术与档案管理相融合，运用系统平台技术以及互联网技术，将档案管理工作服务到企业各业务所需终端用户，打造档案数字化服务、以需求为导向的档案产品，达到“让信息多跑路、让职工少跑腿”的服务宗旨，推进生产运营、基建、产品、设备、科研等各类档案数字资源跨部门利用。运用档案管理平台的深度应用提升档案管理工作影响力，打造公文、流程、文档在线系统一体化。对档案资源加强鉴定、分类、深度开发、定向推送，充分发挥档案的作用，为决策者提供原始档案依据，让档案还原历史，更好地为企业生产经营决策提供参考。

一、企业档案管理现状分析

从总体上看，企业文档管理工作日渐精细，档案资源也逐渐成为基础性资源，档案工作借助信息技术影响力也越来越大，档案为企业的生产经营提供了有效的可参考性资源，档案管理水平也在逐步提升。当今信息化手段的应用使得企业档案管理工作人员的工作有了一个质的飞跃，从原始的人工手段转变成现在的网络信息手段，极大方便了工作人员查找资料和文档。与此同时，企业的原有纸质档案也已全部进行数字化，存放在信息化管理平台上。互联网信息平台同时可以很好地做到资源共享，方便资料的归档和储存。随着网络信息化手段的全面覆盖，对于负责综合档案管理工作的人员要求也越来越高，部分重要资料从系统各环节流转后产生于系统，进行各个系统与档案系统的接口连接、数据传输尤为重要，发现问题及时与相应部门进行协调解决。面对信息时代带来的新机遇新挑战，要把档案工作做好，就要从企业管理对档案的需求着手，规划档案新发展思路，运用新的信息技术将档案工作转型发展成为更高效快捷的服务型窗口，为企业发展提供优质的档案服务。

二、互联网+时代企业档案管理面临的难点问题

一是人们普遍对档案的收集、利用认识不够，尚未发挥档案的应有作用。在企业管理中，大部分职工对档案工作的认识和理解不够，存在敬畏感，即不会利用档案也不知为何归档，这影响了档案资源的有效收集及利用。部分档案因其有商业秘密属性，限定了借阅范围，更使得部分职工认为档案离自己很远，也发挥不出档案的作用，最终导致企业档案信息资源发展受阻。

二是信息化建设投入不够。信息化发展迅速，企业档案发展还停留在数字化开发阶段，要使档案发展借力信息技术，企业信息化建设就需要投入大量的资金，配套设备和高水平技术人才。但实际工作中，大多数企业往往在信息资源的开发中主要以自身生产经营为主，常常忽略了档案资源信息化建设上的投入。

三是企业档案数字化率不足。大数据时代首先应以数据为基础，形成数据库再进行挖掘、分析。但是，在企业档案资源质量层次上还不一致，影响因素主要有：企业整合信息资源时向各专业进行收集，丰富了档案种类，但增加了有效资源的筛选工作量，降低了档案质量；再有工作人员鉴别有价值资源的范围和工作量相应增大，整合、分析工作难度增加，因此提升档案资源质量是一个需要关注的问题。

四是企业档案工作人员信息化能力及档案管理能力双达标人才不足。要有信息化能力保障档案资源质量及安全，还要有档案收、管、用的能力。档案工作是为生产经营服务，档案工作人员要有责任心为企业档案管理工作做好服务，而现阶段部分档案工作人员缺乏为各业务部门服务的意识，采取较被动的等待工作模式，导致企业档案信息资源不能发挥其作用的尴尬局面，对助力生产起不到应有的参考作用。

三、互联网+时代加强企业档案管理的对策分析

一是在互联网+时代，要想加强信息化手段，基础建设是保证工作顺利开展的大前提。首先，需要将档案存放在安全、温湿度事宜、防虫、防霉等具备八防条件的库房内，确保档案的完好性。其次，需要将各项档案进行数字化，选择功能强大的档案管理系统，数据安全有好的屏障，能有效地保管档案信息资源的备份恢复和有效利用。随着时代进步，许多设备的性能和质量不断提高，管理的不断精细化，人员的各项素质也在不断增强，继而打造出安全的档案环境。最后，档案利用评价是反映档案价值的有效渠道，也是检查、完善档案服务工作质量的依据。信息服务水平的不断提高，会让企业不断提升信息服务的质量，档案管理工作也会不断进步，让档案信息资源更好地为企业生产运营服务，让档案利用在一定保密要求的基础上越来越方便。

二是档案管理人员要以新信息技术为手段，开发线上档案资源并定向开放，用信息平台替代人工，更科学高效地提供档案信息资源支撑。将线上档案资源深入分析，定向安全开放，结合企业组织机构建立档案信息系统，还要提升档案信息资源质量。在建立企业档案信息数字化时，要注意网络诚信，如果资源在网络上无限制的转发、分享，不仅会对企业造成一定影响，还会对企业的档案管理工作造成阻碍，也会让人们对网络产生畏惧，从而更加闭塞了档案资源的有效利用。因此，完善网络安全、诚信节制使用档案资源显得尤为重要。因此，需要共同努力，借助信息技术发展机遇，做好档案安全管理工作，提升档案管理水平，大力发展档案事业，用档案产品助力企业生产经营。

三是档案信息应树立共享、共赢，以服务企业生产经营为根本的发展理念，在保障档案资源信息安全的情况下，定向开放档案，让信息跑起来。基建项目为生产助力，基建项目建设常参照原有建设项目档案信息，因此对基建项目档案的收集是必要的，而每次基建项目档案资源数字化必须符合一定标准，才能形成企业基建档案平台，建立共享档案数据库，高效整合档案数据库，定向对各组织机构、职工开放。

四是借助于信息技术，开展档案系统智能化建设，将档案系统集成公文系统、合同系统资源等重要档案电子资源，实现档案系统集成各重要系统档案数据，再分类整合、定向开放给各业务部门，实行岗位权限匹配控制，让信息打通各系统环节，实现信息有序共享，最终使得企业各部门实现流程化、信息化、高效率的办公。

五是档案信息数字化是档案发展的重要一步，是档案资源从纸面到流动起来的数据的重要一步。建立档案信息化资源利用制度，实现档案资源收、管、用全过程的规范管理，让信息化与工业化两化融合在档案工作中充分实现。建立数据定向开放，有序利用，安全保存等方面的制度，促进档案信息资源的共享利用，真正让企业收集有用的资源、充分利用需要的资源。

六是档案信息资源的重要性也要求数据安全要保障有力。对档案管理系统要实现系统安全保护能力第五级，访问验证保护级，实现岗位权限对应访问，先验证身份，再访问对应权限内资源，做好风险评估、应急预案以及应急演练等制度，让档案数字资源可以达到“收、管、用”良性高质量发展。

实践证明，企业档案资源对各项业务工作都有着可参考价值。通过增强企业员工的档案意识，梳理档案服务观，建立档案管理制度，加快信息化档案平台建设等措施，进一步提高企业档案数字化利用率，促进档案管理工作水平的不断提升，从而更好地发挥档案资源助力企业生产运营的作用。