孙杨民

（佳木斯大学，黑龙江 佳木斯 154007）

档案管理现代化的一个重要特征是数字化档案的使用与传播。20世纪80年代开始有关档案的数字化实践工作就已经开展了，主要方式是利用计算机模拟传统档案管理方式实现简单的档案目录管理工作，更多的是作为手工管理的一种补充。随着信息时代的到来尤其是互联网技术的发展，档案管理的信息化、数字化工作得到长足发展，已成为档案管理的工作方式和手段不再只是作为辅助，同时借助档案的数字化副本带来的便利性可以实现档案信息资源的共享以及高效利用，把长期沉睡档案的内涵价值最大限度地挖掘出来，实现其社会价值。

纸质档案数字化或者说档案数字化是档案管理现代化的重要一环，可以说每一座档案馆都收藏有大量的纸质档案，对这些纸质档案数字化并管理是一项重要工作。由于人员、资金、设备等条件的限制和制约，不同的档案机构面临不同的问题和困难，如何做好存量纸质档案的数字化工作有许多问题值得探讨和研究，而构建纸质档案数字化的管理与利用体系是开展此项工作的重中之重。

1.纸质档案数字化及具体方法

纸质档案数字化是一个长期的回溯过程，需要系统谋划来完成，目前普遍使用的办法是通过采用数码转换设备并辅助人工来完成纸质档案的数字化加工并存储在磁带、磁盘、光盘等能被计算机读取与识别的设备上，当前使用较多的转换设备仍然是扫描仪和数码相机。作为数字资源的一种，数字化的纸质档案改变了传统的档案利用和传输方式，使档案工作者从繁琐的日常事务性管理中解脱出来，更加专注于档案内容的管理、传播和利用，可以说这种转变是革命性的，拓展了档案利用的外延，丰富了档案工作的内涵。

纸质档案数字化的两种主要方式是扫描与拍摄，区别在于根据纸质档案的形态和质量差异而采用不同的仪器设备，由于纸质档案的形成方式和来源不同人工辅助依然不可缺少，因为无法实现完全自动化从而增加了转换难度和转换时间，成本居高不下。快速得到纸质档案的静态数字图像可以使用扫描仪，对于无法使用扫描仪的不规则文本可以使用照相机或高拍仪等设备拍摄，得到纸质档案的数字影像，后续开展内容识别得到数字文本，按照档案著录规则获取元数据并进行标引工作也是不容忽视的重要工作。一些先进的纸质档案数字化设备、更高效的图像拼接技术、字符识别技术等使得纸质档案数字化的人力成本和时间成本得到降低，比如不拆卷的断层扫描仪可以不用破坏档案完成数字图像的获取。

2.纸质档案数字化体系的构建及其要求

合理、高效开展纸质档案的数字化工作受到多方因素的影响和制约，这项工作涉及到许多部门和环节，是一项系统工程，不可能一蹴而就，需要结合实际工作开展。毋庸置疑，构建合理有效的纸质档案数字化体系是推进纸质档案数字化、信息化工作的基础，需要通过事前的调查研究确定一个可操作性强的、较为完备的纸质档案数字化体系。这个体系至少要包括数字化加工体系、数字化存储体系、数字化安全体系等三个方面，如果可能的话还要增加一个数字化工作的评价体系和数字化档案管理和使用规范来保证数字化档案工作的有效性、连续性、完整性。

2.1 完善的数字化加工体系

当前大多数档案机构的纸质档案数字化工作的通常做法是依靠扫描仪或计算机的分散式处理来完成，一般所使用的都是基于c/s结构的集成管理系统，当馆藏资源较少时还可以应对，随着数据量的不断增加以及面对海量资源时能力明显不足。一整套的数字化加工体系可以达到事半功倍的效果，借助现代信息技术所建立的数字化加工体系是基于云存储的网络环境下的流程式系统，利用快速的输入、输出设备，高效的识别技术，数字化编辑软件的协同工作，实现高效、快速、安全、准确的数字化加工，进而得到高质量的数字图像或影像，为后续的数字资源管理打下坚实的基础。

2.2 可扩展的数字化存储体系

档案的数字化工作是一个连续的不间断过程，存储系统是不可或缺的刚性需求。建立合理有效的存储体系要充分考虑到海量数据实时存储、处理、永久保存、方便存取、容灾容错等因素的影响。首先，连续不断的档案数字化过程所产生的数据量是随时间不断积累增加的，因此建立的数字化存储体系容量需要不断增长的同时具备较高的存储效率，即可扩展性和高效存取要平衡；其次，选用合适的媒介和技术方法来保证数字化成果在长期保存之后还要可以访问和使用，并永久保存；此外，对新技术新方法的使用不依赖于特定的设备与人员，能够加快和保证数据的无缝访问和管理。

2.3 数字化安全体系

确保档案的安全是档案管理工作的一项重要工作，和档案的存在形态无关，而数字化资源的易复制、易传播、易篡改的特点又决定了数字资源的安全保护工作更加复杂和不确定性。因此建立一套完整的、可操作性强的、可实施的纸质档案数字化安全保障体系是十分必要的，这样就从源头上保障了档案实体、档案信息的安全和真实有效。一个强健的可实施的数字化安全体系至少应当包括有效的数字档案安全制度，信息系统安全保障措施、档案的传播与利用的安全保证等方面。

2.4 数字化评价体系

纸质档案的数字化过程及结果要保证完整性、准确性，这就需要有一个评价体系来对整个流程进行质量评价进而保证所得到的数字化档案的完整、准确。这个评价体系使得整个的数字化过程可控并可追溯，并可对接续的数字化流程提供改进方案和措施，提高效率。首先建立综合评价指标体系，对数字化档案工作所存在问题与解决措施等一系列情况进行全面的事前评估。其次评估纸质档案数字化流程是否合理有效，获取的数字影像或数字文本是否保证了档案的真实性和完整性；再者，对接下来的数字化工作提出合理化的建议和改进措施。

2.5 纸质档案数字化的有效管理和高效利用

纸质档案数字化的最终目的还是为了更好地开发和利用档案资源，数字化的档案信息依靠合理高效的科学管理方法和全新的技术手段实现对纸质档案信息的深层次挖掘。档案事业的发展在信息时代、网络时代与过往相比存在较大的不同或差异，现代信息技术的广泛应用是保证档案有效管理的必要条件。经过深加工的数字化档案使得档案管理手段和方式极大丰富，尤其是检索速度和检索效率提高使得档案工作者从繁重的档案日常重复管理中解脱出来，专注于档案内容管理、数据挖掘、提高信息服务水平等。

3.纸质档案数字化体系建设面对的问题及对策

纸质档案的数字化过程需要多方人、财、物的配合以及连续不断的工作积累，是一项艰巨的任务，是一个不可间断的密集劳动过程。在这个过程中需要合理规划，对将要遇到的问题进行提前预判、充分论证并给出妥善解决办法，这样才可以达到事半功倍的效果，争取工作的早日完成。

3.1 提高档案从业人员管理素质

档案数字化工作需要员工借助某些特定设备、系统来完成，所以专业的档案管理人员仍然是档案数字化工作的主体劳力。档案管理人员需要通过不断的政治理论学习和业务学习，提高政治理论素质、工作责任心、业务能力，积极主动合理高效地做好纸质档案的前期收集、整理工作，同时要具备一定的科研、攻关意识，工作中做到理论与实践相结合，合理创新，拓宽数字化档案工作的服务领域。档案管理部门也要为馆员创造终身学习的良好环境，这不只是档案数字化的要求，也是档案事业发展的要求。

3.2 管理理念的转变

从手工到自动化，从实体到数字文本，档案的管理方式和存放方式改变的同时也需要全新的管理理念相适应。这种转变的一个重要特征是由藏向用的转变，即管理向服务的转变，从接收档案入馆到主动开展各级各类档案的收集与征集工作使得馆藏极大丰富，借助于现代信息技术尤其是互联网技术使得档案的管理和利用更加方便快捷等。

3.3 采用适合自己特点的通用技术

技术手段在纸质档案数字化的过程中尤其重要，目前的数字化技术多种多样，图像处理和图像识别技术是纸质档案数字化过程中最主要的技术，采用规范化的通用技术对后续的数字资源的存储和管理十分必要。新技术新方法层出不穷，目前以云计算为核心的现代信息技术已经成为数字化管理的主流，在本馆的纸质档案数字化工作中引入云计算的过程中要合理有效地利用现有资源和技术，不断改进工作方案，科学地融入，从而保持工作的一致性和连续性。

3.4 通过信息挖掘提高服务水平

档案由藏到用的转变一个重要的特点是由关注档案的实体到对档案内容的利用与分析，如何从海量信息中找到有价值的信息是档案数字化之后的后续关键问题。借助于信息挖掘技术找出有价值的档案资源为管理机构和个人提供更专业的服务并解决问题是提高档案服务水平的一个重要手段，在实际工作中起到重要作用。得益于时代的发展，档案数字化成为当前档案工作的主要内容之一，档案从业者也在采用新的信息技术和新的档案管理理念的推动下不断探索与发现档案数字化管理工作的新思路。虽然无论是已经开始或即将开始纸质档案数字化的管理机构都面临着各种各样的问题，但通过构建高效的数字化工作体系开展的数字化工作已经逐渐实现了沉睡档案巨大价值的深度发掘和使用，在今后的工作中，随着技术的发展和进步，纸质档案的数字化工作将取得更大成就。