董志梅

（北京航天长征飞行器研究所，北京 100076）

随着现代化科学技术的快速发展，网络技术、互联网技术、通信技术、信息技术等在各行业信息及社会各管理环节中得到广泛应用，极大地影响着管理活动的有效开展和落实。其中作为重要的基础性管理工作，档案管理的重要性日益凸显，并在管理活动中发挥着重要的指导、参考、提示等作用和功能，有效保障和支持各项工作的有序开展支持和保障。同时需要对档案管理加强信息化建设，使档案管理工作中对信息技术进行充分应用，促进档案收集、分类、整理、存储等环节实现数字化、网络化、信息化处理，并对相关管理流程及环节实现标准化管理及规范化操作，使档案安全性和保密性得以保障，同时使管理效率有效提升，人工成本节约，从而对档案信息化建设起到进一步促进作用。

1.数字化背景下档案管理信息化建设重要性分析

档案管理效率提升：在以往的档案管理中，通常采用人工手动方式，存在工作内容繁琐、工作难度大的、工作强度大等问题，在档案管理过程中，需要相关工作人员投入大量的精力和时间进行档案处理，极容易因人为原因而对档案的完整性、有效性造成影响。通过信息化技术的引入，对档案管理加强信息化建设，能够使档案管理效率有效提升，档案完整性、可靠性切实保障。其中利用数字化技术，使纸质档案转换为电子档案，并借助计算机技术对档案进行处理，使档案管理归档、整理等速度大幅度提升。另外档案管理人员工作量大幅度减轻，手工操作及工作步骤减少。因此通过档案管理信息化建设，管理人员能够对传统档案管理模式进行优化，有效提升工作效率的同时，进一步保证档案信息准确性。

社会发展需求有效满足：随着信息技术、互联网技术的快速发展，数据信息呈现海量增长的趋势，作为数据信息的重要载体，档案中所覆盖的数据信息的数量也不断增加，同时具有越来越高的应用价值，档案管理工作的重要性也日益凸显。同时传统档案管理模式已无法适应和满足现代社会及档案事业发展需求，导致档案管理效用无法有效发挥。因此需要对档案管理信息化建设加强重视，有效促进传统档案管理方式的改进和创新，使档案管理工作能够更好地满足人们多样化、个性化需求，使信息化档案管理的重要价值得以体现。另外档案管理信息化也进一步促进信息技术的持续发展，更好地顺应档案管理方式的改革创新。

创新档案资源服务：现阶段档案管理工作面对越来越多的数字档案资源，需要通过加强档案管理信息化建设，进一步推动档案事业实现突破性发展。其中通过整合数字档案资源以及有效改进服务机制，使档案管理工作不断创新，有利于档案信息的实时共享和及时传递得以实现，使得档案服务能力不断提升，使档案资源创新进得以充分体现。另外对档案信息数字资源进行充分开发利用，在档案信息化建设中加强信息化协同服务的有效融合，档案资料管理质量和效率切实提高，使档案信息服务水平最大程度增强，更好地满足信息化档案工作未来发展需要[1]。

满足用户档案数据需求：在新时代背景下，用户的档案需求也逐渐朝着个性化和多样化发展，传统的档案信息已无法满足用户的实际需求。因此，用户对档案数据的需求趋于多样性和个性化。因此通过档案信息服务力度加强的同时，需要对用户的多主体、多元化、多种档案数据需求进行分析和总结，在此基础上根据用户需求，有效整合档案数据，实现档案信息资源的共享和互通，为用户提供自主选择相关档案信息的平台，从而充分体现档案数字资源的协同性和灵活性，合理利用档案数字资源，使档案管理质量、效率及用户满意度有效提高。

2.数字化背景下档案管理信息化建设中存在问题分析

对信息化建设缺乏重视：现阶段不少行业领导层对档案管理信息化建设缺乏足够重视，对信息化管理的重要性缺乏深入的了解和认识，通常在实际管理工作中采取观望的态度。另外在相关政策及立法方面，对档案管理信息化建设缺乏相应的支持，从而对档案管理工作整体质量及效率造成不利影响，管理缺乏规范性。同时也导致不少工作人员存在思想认识薄弱的问题，通常将档案管理工作作为日常事务性工作，对其重要性予以忽视，档案信息化管理缺乏科学、系统的方法，对档案管理工作的整体效果造成不利影响。

电子数据安全性不足：在档案资料中涉及了较多的机密文件和信息，而不少电子信息管理系统缺乏较高的安全性能，同时通常借助第三方软件进行电子文档的保存和传递，因此使电子文档数据的安全性受到威胁。另外档案资料信息还会受到黑客等非法入侵者的攻击，使电子数据信息存在泄露、篡改以及损坏等风险，对电子档案数据的安全性造成严重影响。

档案管理人员素质不高：在档案管理工作中，专业化的档案管理人员能够在提升档案管理信息化水平中发挥重要作用。但现阶段在不少档案管理中，普遍存在着档案管理人员自身思想意识不足，对档案信息化管理的重要性缺乏认识等问题，通常对纸质档案利用计算机进行输入等简单处理。但随着大数据技术的应用，档案信息化管理工作需要借助技术优势的充分发挥，提高管理质量和水平，而档案管理人员的综合素质无法满足数字化及信息化管理要求，导致档案管理工作无法顺应大数据时代发展需求。

3.数字化背景下档案管理信息化建设的创新策略

信息化管理理念更新：首先相关档案管理负责人需要对档案管理工作的重要性提高认识，对大数据时代的发展趋势加深理解，并对科学的档案管理理念进行有效树立。同时需要对档案管理信息化建设的改革及创新的重要性进行充分认识，对大数据技术的价值和优势进行充分体现。其次在实际档案管理工作中，相关管理人员应通过大数据技术的内涵进行学习与掌握，自身信息技术应用能力有效提升，使信息技术的作用充分发挥，并对档案管理的信息化建设进一步有效推动。

基础设施建设强化：在档案管理信息化建设过程中，为了确保资料信息实现数字化和信息，需要对其中所涉及的各环节加强重视。其中在档案采集、信息传递以及数字处理等环节中，需要加大基础设施的建设，对良好的网络环境进行营造[2]。首先应加大硬件设施建设力度，对一系列信息处理设备进行完善，对良好的硬件环境进行打造。其次需要对软件加强建设，对信息化管理系统及管理平台进行科学构建，使档案信息的数字化、网络化及智能化管理得以实现。

档案数字管理系统完善：为了有效促进传统纸质档案向电子化、数字化档案转变，需要对档案管理系统不断健全和完善，同时应使档案学基本原理及方法的重要作用充分发挥，实现电子档案与数字化档案的分类管理及存储。其次应根据行业领域的发展现状，对先进技术进行充分利用，对档案数字管理系统与行业经营系统实现有效融合，从而使各项档案资料加强管理和开发利用，使信息完整性和准确性得以保障的同时使各种信息资料能够实现准确、及时传递及更新。另外需要对云计算技术进行充分利用，在档案信息准确分析及处理中充分发挥技术价值和优势，并促进动态管控与横纵分析的有效融合，对档案信息资料利用纵向时间线进行分析比较。最后应通过与同类企业、其他部门、其他行业加强横向分析对比，对具有价值的信息进行提取和保留，对无用信息进行剔除，从而使数据资料的可靠性和准确性提高。

安全防护制度健全完善：在档案信息化建设过程中，提高档案信息利用率的同时，需要对档案信息的安全性加强重视。因此在数字化背景下，需要对档案数据安全防护制度进行健全和完善，并在档案信息化建设过程中，从资金、管理、技术等方面，对系统安全保障等内容进行充分考虑，从而使保障制度进一步完善[3]。其次在档案管理信息化建设时，还应对人力资源及各类机械设备加强运用，使安全风险管控力度强化，档案保密工作水平提高。另外需要对档案数字管理系统应用范围及方法进行科学管理，其中涉及内容有：信息库备份、客户权限控制以及对入侵检测及数据加密等技术加强应用，使网络安全问题得到有效解决和处理，对黑客攻击行为进行有效防范，使档案安全性切实提高。

档案信息化管理加强规范：为了使电子档案数据的可靠性及安全性有效提高，需要对档案信息化管理加强规范。首先需要对电子档案的保存格式及传递方式进行有效统一，确保电子档案在各部门之间进行传递时不会因为格式及传递方式等方面存在的不一致等问题而对档案传递的有效性造成影响，出现重收或漏收等现象，对工作效率及工作效果造成严重影响，所以应对电子档案编码制度进行统一和完善。其次需要规范编制文件信息收发记录单，有效保证相关部门之间的电子资料记录的准确性和完整性，有利于后续查询及使用的便捷性，使工作效率进一步提高。另外应对统一的资料收发机制进行完善，并对收发流程进行管控。同时相关工作人员应加强沟通和交流，确保电子档案资料的完整性和可靠性，使管理中存在的问题能够及时发现和解决。

加强档案人才队伍建设：通过专业、高素质的优秀档案管理人才队伍的建设，能够使数字化背景下的档案管理信息化建设工作更高效地开展，使大量复杂档案资料能够及时转变为有价值的信息资源，为档案用户提供将更优质的档案信息服务[4]。由于传统档案管理工作中需要信息技术等先进技术加强应用，使档案信息管理工作能够促进知识资源转化，因此档案员管理人员不仅需要具备专业档案管理知识，还需要不断提高自身实践能力及业务能力，对工作经验进行不断积累，同时也应对管理人员加强培养，对优秀综合型档案管理人才加强引进，从而使档案管理信息化建设水平有效提高。

4.结语

在数字化背景下，为了提高档案管理质量和水平，更好地满足社会发展及用户需求，需要对先进信息技术及大数据技术加强引入，对传统的档案管理模式进行改革和创新，通过技术优势的充分发挥，使档案管理信息化建设力度强化。同时对网络数据库加强建设，使各种档案信息资料实现更科学、更规范的管理，使资料的可靠性、完整性及安全性有效保障，使档案信息资料的应用价值得以充分体现，从而对档案事业的可持续发展起到有效促进作用。