郎文香，李吉庆

（安徽科技学院，安徽凤阳233100）

经济社会的快速发展要求社会治理更加精细化，档案在社会治理中的地位和作用愈加突出，人事档案在人事管理工作中的受重视程度较前有大幅度提升。高等学校是培育优质劳动力的园地，大学生在高校接受系统教育后汇入劳动者队伍。大学生档案客观描述了他们的成长过程，为用人机构提供了选择参考和依据，因此，各高校普遍重视大学生档案工作，大学生档案的产出数量和种类越来越多，对大学生档案工作的要求也越来越高[1]。大学生档案是在其大学学习期间形成的，反映个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料，是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是学生个人的“明信片”，是国家和社会选拔录用人才的重要依据[2]。面对大学生档案工作面临的新形势，我们必须适应新形势新变化的需要，不断深化对新时期档案工作规律的认识，创新工作理念和工作方法，进一步转变观念和思路，努力破解学生档案工作面临的新问题。笔者就在新的历史条件下加强高校学生档案建设的必要性给以剖析，并就如何加强学生档案建设提出建议。

一、加强高校学生档案建设的重要意义

（一）加强高校学生档案建设，有助于提高大学生创业就业能力

提高大学生创业就业能力，将有助于进一步增强高校在社会中的竞争力。高校扩大招生规模以来，高校毕业生数量逐年增加，但是大学生的就业压力也在同步加大，就业竞争愈加激烈，就业问题凸显[3]。高校学生档案包含着学生的学习经历、思想品德、专业技能、社会实践、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况等各类材料。企事业用人单位在聘用大学毕业生时，除了参考他们提供的个人简历外，还可通过查阅他们个人档案材料获得更深入的了解。在大学生档案材料中记载的思想品德、专业技能、诚信状况等信息，是企事业用人单位甄选人才的重要参考依据，这些信息对企事业单位高精准选拔特色人才发挥着重要作用。而对于选择创业的大学生而言，他们的个人信息成为企业家、赞助商在选择投资、赞助对象时的重要参考，企业家、赞助商对拟投资、赞助大学生的了解，主要来自大学生的个人档案。

（二）规范高校学生档案建设，有助于提升高校竞争力

一所大学的竞争力来自许多方面，如学校理念、课程和学科(专业)设置、教师素质、生源状况、硬件设施、管理制度、校园环境、资金投入、社会贡献、社会声誉等，在这些因素中，高校社会贡献大小和社会声誉如何是核心竞争力。一所高校对社会贡献的大小，一定程度上取决于高校为社会输出的人才所做贡献的大小。高校在社会上的声誉对高校的生源有极其重要的影响，若高校在社会上的知名度不高、声誉不佳，势必严重影响高校的生源，大大降低其社会竞争力。学生是高校输出的“产品”，反映了高校服务社会的水平。社会对高校培养人才质量的评价依据很多情况下来源于学生的个人档案。学校通过对学生专业技能、评奖评优、特色才能、考研信息等信息进行梳理总结归纳，并通过各种途径向社会发布，有助于提升学校的知名度和竞争力[4]。

（三）高质量做好学生档案工作，可以帮助大学生获得更好的职业发展

大学生是国家的未来、社会的栋梁，是社会主义现代化建设的重要力量来源。大学生如何实现自我价值，更好为社会做贡献呢？大学生更好地完善职业生涯规划，更好地塑造自我，有助于他们顺利完成学业，实现自我价值，这对于我国开发人才资源，实施人才强国战略，全面开启社会主义现代化国家建设新征程，不断把中国特色社会主义推向前进，具有重要意义。高质量做好高校学生档案工作，是帮助大学生实现自我价值的一个重要方面。大学生毕业以后，在考取公务员、考研、出国留学、服兵役等许多时候，都需要参考学生档案中的家庭状况、身体情况、诚信状况、学籍等相关材料，甚至工作若干年后的职称评审、人事任免直至退休手续的办理等，都要以个人档案中相关材料为支撑[5]。若大学生档案材料存在瑕疵，一定程度上会影响他们的职业生涯和职业发展。

二、加强高校学生档案建设的对策和建议

（一）进一步重视学生档案工作，改进学生档案管理模式

档案学属于一门边缘性的学科，档案工作与教学、科研等工作相比，在某些学校那里也处于相对边缘化的位置，经常会出现说起来重要、忙起来不要的现象，学生档案工作作为高校档案工作的一个组成部分，此种情况也在所难免。若学生档案工作既不能产生经济效益、社会效益，又不能很好地为学校发展、学生就业创业服务，学生档案工作当然也不会得到领导的高度重视。学生档案工作若要得到领导的高度重视，就必须改变学生档案的管理模式，充分挖掘学生档案各方面的价值，使学生档案更好地为学校发展和学生就业创业服务。

（二）增加学生档案工作经费的投入

高等教育的快速发展需要大量教育经费的支撑，教育经费的短缺成为普遍现象，如何科学分配与使用教育经费成为高校管理的重要内容。如前所述，有的高校往往忽视档案工作，档案工作经费未被优先安排，某些学生档案工作很难得以顺利开展。因此，落实大学生档案工作经费投入是加强和改进高校学生档案工作的一个关键因素，是高校是否重视学生档案工作的重要表现。增加学生档案工作经费投入，首先是要进一步完善学生档案经费投入机制，建立学生档案工作经费与高校其他各项工作经费协调增长机制，切实把学生档案工作发展所需硬件、经费等纳入制度化轨道，确保学生档案工作高效率正常开展。要科学合理谋划学生档案工作，做好学生档案建设的中长期规划，做好学生档案管理的顶层设计和年度预算。其次，要充分发挥校友资源及其他各方面资源优势，积极筹措学生档案工作发展所需要资金。

（三）提高学生档案管理人员的综合素质

目前，很多高校重视学生档案工作人才队伍建设，学生档案管理人员的年龄结构、学历结构较前些年有所改善，队伍稳定性有所提高，但是也存在某些问题，如既懂学生档案专业知识，熟悉学生档案管理业务，又能够熟练利用计算机及网络信息技术的复合型人才严重缺乏；有的高校学生档案管理人员在工作中缺乏创新思维，因循守旧，不能做到与时代同进步[6]。在新的历史时期，要大力加强对学生档案工作人员的业务培训，鼓励高校专兼职学生档案管理人员积极参加国家、省、市档案管理部门举办的档案业务培训，加强与兄弟院校的业务交流，从而提高业务水平。此外，档案管理人员也要发挥主观能动性，在工作中奋发努力，攻坚克难，培养创新思维，更新管理观念，不断学习和借鉴国内外先进的档案管理技术、管理方式方法，创造性开展工作，努力使学生档案工作再上新水平、新台阶。

（四）加强大学生档案意识教育

目前，有的高校一定程度上存在着大学生对自己个人档案不太了解、对个人档案重要性重视程度不够的现象。因此，要加强大学生档案意识教育，辅导员或班主任老师在大学生入学伊始就要对大学生进行档案意识教育，学生档案管理人员要指导辅导员或班主任老师做好学生档案相关材料的归集整理工作。对即将毕业的大学生，高校也要进一步加强档案知识方面的教育，使他们注重发挥档案在其就业创业中的作用。对于暂时未就业的毕业生，可以采取以下3种方式递送档案文件：①准备在生源范围内工作的毕业生和暂时未确定就业地的毕业生档案可以转至生源地，由生源所在地级市的人力资源管理部门接收，这样在生源地就业后办理手续就简单方便。②有就业愿望但尚未就业的毕业生，可以把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。③对于创业、灵活就业的毕业生，可以把档案转至就业代理或人才交流中心。对于已就业学生而言，档案传递可采取以下2种方式：①档案传递到单位人事管理部门。要根据用人单位的性质确定档案去向，行政机关、事业单位、国有企业及其有权进行人事档案管理的主管单位，可以直接接受档案。②将档案移送单位所在地人才服务中心。如果接收单位没有档案管理权，则毕业生档案应存放在单位所在地的人事服务中心[7]。

（五）加强学生档案信息化建设

与某些信息技术发达国家相比，我国将信息技术应用于大学生档案管理工作起步较晚，普及程度不够。目前，不少高校的学生档案管理还停留在传统的管理模式上，信息技术的运用仅是计算机登记录入而已，尚未做到利用信息技术实现毕业生档案查询和跟踪服务等。因此，要加强学生档案信息化建设，建立学生档案管理系统，毕业生可以通过姓名或学号等信息，对自己的档案转递去向进行查询跟踪，进一步提高学生档案管理规范化、现代化水平[8]。每年毕业季，高校学生档案管理部门都要转递大量的毕业生档案，可能会存在误投的现象，所以，应能做到每个毕业生可以通过学生档案管理系统密切关注个人档案的去向。此外，通过档案管理系统，学校可以追踪大学生创业就业去向，做好大学生创业就业跟踪服务，及时发现优秀校友就业创业的成功案例，充分发挥典型案例的示范引领作用。

三、总结

综上所述，在大学毕业生就业现实与个人就业愿望存在较大差距的形势下，帮助大学生不断提升就业创业能力是高校改革发展探索的重要方向。在信息化时代，提高大学生就业创业能力的方式方法有很多，不断加强大学生档案建设就是其中的重要途径。笔者认为，做好高校学生档案管理工作，要从高校进一步重视学生档案工作、改进大学生档案管理模式、增加档案工作经费投入、提高档案管理人员的综合素质、加强大学生档案意识教育、提高档案管理信息化水平等方面着手，通过采取一系列措施促进高校大学生档案管理工作取得更大实效，切实助力大学生就业创业，提高高校核心竞争力。