企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施

2021-11-24陈燕乔

活力 2021年5期

陈燕乔

（对外经济贸易大学统计学院，北京 100029）

由于受时代传统观念的影响，在企业管理工作中要考虑市场经济发展的内在因素，而在企业改革发展的道路上，遇到问题要及时解决。为了确保企业经济效益呈可持续增长的状态，我们应该确保在竞争压力下有足够的发展能力。现阶段，中国的经济市场发生了一定的变化，对企业的运营有重大影响。中国的很多企业已经开始进行改革，以提高自己的竞争力。企业的行政管理工作较为重要，企业的发展与企业的行政管理有着较大的联系。因此，在新的形势下，办公室行政管理面临着新的问题和挑战，受到各种因素的影响。

一、企业办公室行政管理的重要性

公司在发展过程中，会逐渐体现办公室行政管理的重要作用，在竞争日益激烈的市场中，企业办公室行政管理可以指导企业的发展。行政管理可以引导企业进行变革，使得企业实现稳步发展。研究表明，办公室行政管理可以提高企业的工作效率，提升企业的经济效益。在办公室行政管理中，教育和宣传是促进企业发展不可缺少的手段，这需要提高管理工作的一致性和连贯性。这样才能取得良好的发展效果，保证公司的经济效益。

另外，在企业的发展过程中，企业办公室行政管理是必不可少的。企业办公室行政管理是非常重要的，其可以对企业的发展起到引导作用。企业行政管理的过程是一个进行有效沟通交流的过程，在这一过程中，企业办公室可以连接不同层级的人员，承担着重要的中间环节的职能，将信息自上而下地进行传达，还能够了解基层的需求及建议并向上级反馈。

二、企业办公室行政管理存在的问题

（一）管理意识不足

随着企业从计划经济向市场经济转变，企业开始将企业办公室行政管理应用于公司管理。但是在管理的过程中，企业没有树立精细化的管理理念。如今，企业的发展表明，市场竞争不仅取决于企业的实力，也取决于企业的管理水平。然而在国内大多数企业中，生产部门和商业部门缺乏沟通和有效协调，处于封闭状态，不同部门之间缺乏灵活性，这导致企业日常管理混乱，日常操作系统效率低下，不符合行政管理要求。由于管理的意识不足出现不利于工作的组织，员工不能有效开展自己的工作，也不能与公司各部门进行良好有效的沟通，公司普遍出现不负责任、不作为的情况。

（二）管理方式落后

目前，企业在实行办公室行政管理的过程中还存在着许多的不足。以下三点是较为严重的，分别是：行政管理的体制不够健全；行政管理的法律力度不够；行政管理缺乏有效的内部控制。首先，就管理体制而言，企业办公室行政管理机构不足。市场经济迅速发展，公司管理范围扩大，公司管理责任不断扩大，这不仅要求对市场经济活动进行良好管理，而且要求对公司治理进行监管和监督，以确保公司管理人员的独立性。但目前我国的许多企业行政管理体制还有一些过去计划经济体制留下的习惯，管理体制没有进行更新，管理的方式较为落后，导致各个部门各自为政，给行政管理造成了相当大的问题。其次，全球化时代的到来加快了市场经济的一体化，在这一背景下，行政管理面临着日益复杂的经济形式和社会关系，在这方面，法律的执行有些松懈，难以确保有力的执法，对市场经济的发展构成了风险。最后，行政管理治理的内部控制还没有得到改善。由于涉及的范围较大，内部控制已成为一个问题，主要是因为内部资源利用效率低下，以及该部门内部监督系统不足，对法律的无知和经济市场的不健全发展会产生负面影响。总之，对于办公室工作人员来说，行政工作需要增强个人服务意识和前瞻性意识，对各类工作进行有效的控制和梳理，但在实际工作中，由于不同部门的利益不同，交叉沟通存在诸多障碍，降低了公司的行政效率，成为制约企业稳步向前发展的瓶颈。

三、加强企业办公室行政管理措施

（一）进行科学的管理措施

在企业办公室行政管理的过程中要进行科学的管理。在市场经济改革发展的背景下，各种类型的企业转型带来的问题可能会导致公司内部或外部管理混乱，从而增加市场竞争过程中风险的发生率。在企业管理过程中必须要做到理论与实际相结合，必须学习适当的管理方法以实现企业管理的目标。在企业管理的组织结构上，将不同的组织部门和企业管理层次，以及联系的形式结构进行划分，加快企业管理的组织水平，精简公司管理的组织结构，从上到下进行改变，从单一的方向结构转变为多样化的方向结构。在企业办公室行政管理的过程中，要进行市场调查，及时了解公司治理现阶段所面临的挑战，以及影响市场稳定的因素。行政管理部门要制定企业办公室行政管理政策和制度，不断简化企业工作流程，提升办公效率，保证服务质量，以科学、合理的制度为引导，保障各项行政工作能够高效执行。

（二）加强信息技术发展

首先，建立健全规章制度，实行标准化配额管理，以及计算、标准、统计、材料的规范化管理，发现与先进企业的差距，提高配额水平、计量和标准。建立严格的数据收集责任制度，以确保数据的真实性、准确性、一致性和及时性。重要数据应尽可能收集和生成。其次，改变公司传统的管理方式，进行接口和网络化的多级管理体系，对公司业务流程进行优化，使信息传播更加方便，信息资源共享，让管理者与员工、部门之间的沟通更直接，提高工作效率、降低行政成本。最后，改变传统管理思想，重新为每位员工和工作流程建立数字基础，满足标准化的要求，可以运用信息管理系统进行信息共享，有助于简化工作流程、提升办公效率，为企业走向网络和信息提供了坚实的基础。

（三）加强法律意识

为了使企业能够进行有效的管理，制定以科学为基础的竞争战略，为企业的发展奠定必要的基础。加强法律意识普及，减少管理人员缺乏法律知识的情况发生，确保企业健康、稳定发展。在此基础上，加强法律意识为企业的发展提供了一个良好的市场竞争环境。另外，管理部门可以对非法竞争、违法乱纪的行为进行打击，为企业正常运作提供必要的保障。因此，管理部门可以对违法行为实行制裁，为企业的管理提供政策支持和保护，使得企业遵纪守法，从而优化管理的方法，使得企业能够合法经营，实现企业的稳步发展，对企业的发展有利无害。

（四）不断对企业文化进行更深入的创新

在办公室行政管理中，要坚持创新发展的原则，不断创新工作内容、方法和形式，把办公创新与企业文化有效结合起来，将这两项工作进行整合和补充，才能真正提高这两项工作的效率，促进公司的长远发展。在我国的企业中，企业文化的构建与企业的经济发展是同等重要的，发展企业文化的形式创新对建立企业文化有很大的帮助，同时也会引起员工的强烈兴趣。在办公室行政管理中，我们要对企业文化精神进行传达，不能只进行形式上的文件宣读，我们还应该采取创新的方式来吸引员工的兴趣，例如，我们可以选择必要的视频材料进行播放，让公司的员工能够表达他们的想法，构建良好的企业文化。通过发展企业的多种方式，创造企业的独特环境，可以使企业的氛围朝着更好的方向发展，完善企业办公室行政管理方法，进一步提高公司凝聚力。它还可以促进商业发展。