新媒体环境下存档管理APP开发的SWOT分析

2021-10-18熊周韵

档案天地 2021年9期

熊周韵

一、现有存档管理APP总体情况分析

（一）全国高校档案学专业大学生创新性课外科技作品竞赛中产生的作品

全国高校档案学专业大学生创新性课外科技作品竞赛由教育部高等档案学专业教学指导委员会主办，现已经成功举办三届，该竞赛中产生了许多优秀的档案数据库、档案游戏、档案APP等作品。其中关于档案存档管理的APP有以下两种（见表1）：

健康档案APP的主要功能板块为：个人病历档案、健康指标记录和健康信息推送。该APP会将用户的个人病历电子化，分析归纳病历信息及各类检查报告等信息，并将用户的个人健康数据上传至云端永久储存。用户如果能够持续性地向APP提供较为完整准确的生理、运动、饮食等记录数据，APP将会根据用户一定时间段的数据形成个性化的个人健康档案，并基于对健康数据等信息的分析向用户推送准确、实用的健康资讯：如简单有效的养生方法、健康食谱和饮食宜忌、各类常见疾病的相关科普知识及注意事项等。

家庭档案自管理APP包括20个细节功能。有家庭档案鉴定：用户对档案描述、保管期限、公开范围、地点信息、所属类别、档案中提及的人进行著录，APP会对这些信息进行规范管理;家庭漫步：提取著录档案信息建设虚拟动画家庭场景;时光机：年度、月度档案自动整合等等。

这两个APP设计主题明确，功能丰富，切合实际。健康档案是我们生活中常见的档案之一，且对每个人都非常重要。健康档案APP支持用户上传病历档案，APP将会对病历档案中的信息进行提取汇总，形成用户健康数据。该APP还能够针对用户健康数据情况精确推送相关的健康咨询。关于家庭档案自管理APP，其出发点是为留守儿童与其父母建立起家庭的记忆。用户需要根据APP中提供的著录条目对家庭档案进行信息录入，APP会根据用户提供的信息进行虚拟动画场景构建、时间线等等一系列家庭档案的展示。但是，这两个APP均未正式投入使用。

（二）Android手机应用商店APP

本文统计的应用主要是华为手机“应用市场”中名称带有“档案”的存档管理APP。最终筛选出4种APP，主题为家庭档案、自定义档案、建筑类档案以及艺术创作档案。4种APP的功能有着些许差异，除超级档案外，其他APP均支持除文字外的其他格式档案的上传，如图片、语音、视频等;此外，这4款APP均支持分享功能，其中建筑档案与档案酷界面设计更接近与微博、小红书等互动社交APP，界面会展示用户个人上传的内容，还可以对发布内容进行点赞分享。这4款存档管理APP相较于全国高校档案学专业大学生创新性課外科技作品竞赛中的健康档案APP与家庭档案自管理APP，增加了点赞分享等社交性功能，其功能更贴近Android主流APP，但大赛中的APP作品功能形式更加丰富，如信息推送、虚拟场景构建等等。

二、存档管理APP开发SWOT分析

（一）优势分析（Strengths）

1.APP功能具有针对性

存档管理类APP的核心功能就是方便用户对某种档案进行上传并归档整理，以及提供后续的管理。APP目标功能设定明确，其余功能均围绕存档管理这个核心功能设计。用户可以依据自身的需求下载对应主题的存档管理APP或者进行自定义设计，从而达到对某类档案的管理。

2.服务功能逐渐拓展

当前存档管理APP的功能不仅仅只有存档与管理，例如分享等功能已逐渐被添加和推广，还例如档案课外创新大赛作品中的APP还设计有信息推送、以及动画展示等功能。根据档案主题与用户需求，存档管理APP的功能设计开始走向个性化和大众化。此外，存档管理APP等档案APP的功能都更加多样和复杂，其功能的拓展性、运行稳定性以及流畅度均优于微信小程序。

3.重视用户需求

有研究者将档案用户按身份进行划分，包括公众、机构及专业人员。公众的档案需求是源于解决生活中的实际问题，机构人员的档案利用是为了获取简单实用的信息，而专业人员则需要查询比较全面系统的数据资源。存档管理APP的面向人群主要是公众，大众群体利用存档管理APP的目的是对日常生活和工作中产生的材料进行归档保存和管理以便后续使用。而APP的功能设计就需要整合用户上传的档案信息，方便用户及时获取档案信息资源。当前的APP已经实现了存档的核心功能。其次，APP还注重制造用户参与的方式，如及时分享、转发、导出等，利用这些参与转化入口提升用户的兴趣，APP如果缺少参与度，就可能错失一大批潜在用户群。

（二）劣势分析（Weaknesses）

1.应用开发、推广和维护成本高

当前App开发成本仍然非常高昂。媒体类App的开发成本基本在百万级别以上，而同样功能的小程序十万元左右就可以搞定。而APP的后期维护成本也远高于小程序。APP的开发周期长、成本高，且需要更专业的人进行维护。

另外，存档管理APP开发投入与效益容易不成正比。对开发者而言，研发一个手机APP需要大量的人力物力，而它所带来的效益是否与投入成正比，是影响其发展的最大因素。根据华为应用商城的下载量统计（除爱的档案未显示下载次数外），超级档案下载量小于1万次;档案酷为4万次;只有建筑档案的下载量达到65万次。建筑档案因其强大的社交性质和建筑题材的图片与影视等内容成功变为一款拥有生命力的APP。但其他的APP如爱的档案，功能较为简单，也少有宣传推广。在用户缺乏的情况下会导致后期的维护变得缓慢;超级档案的下载量较少，但其依然进行了维护更新。

2.应用系统或版本不兼容问题

当前的APP有适用与IOS系统与Android系统之分，这就导致有的APP无法在另一种手机系统上使用。其次，APP的各种版本之间也存在差异，有的版本因过于老旧而无法适应手机更新后的系统，导致APP无法继续使用。

3.大众知晓程度低

大部分档案APP宣传推广少，公众知晓程度不高。档案类APP除档案馆开发的APP会对其在档案馆网站、档案馆公众号等进行宣传外，其他档案APP基本不进行广告投放。

4.用户黏度低

APP的使用门槛相对于小程序要求高，需要用户搜索并下载安装使用。一部分用户会由于对手机软件的安装不够熟悉而选择放弃下载;或者用户会由于APP使用体验感较差，无法满足需求而卸载应用。

（三）机会分析（Opportunities）

1.新媒体时代智能终端的广泛使用

信息时代的移动终端已经成为大众社会生活不可或缺的一部分。手机APP在信息服务领域的强大潜力也越来越受到社会各界的重视和应用^[9]。手机APP可以为公众随时随地提供各种各样的服务，手机APP的使用已经融入了大众的日常生活。

2.移动互联网的发展和公共网络覆盖率的提升

5G通信技术即第五代移动通信技术。5G技术具有数据流量更长、联网设备扩大、峰值速率增加和数据流量增加的特点。WIFI技术则利用简单存取构架来实现远距离大范围的网络连接，极大地提升了户外网络使用的便利性。5G技术的发展与WIFI覆盖范围的扩大会使得移动终端的使用在未来更加普遍和高效。

（四）威胁分析（Threats）

1.其他新媒体的可替代性

当前各级档案部门在新媒体移动终端提供的服务形式主要有微博、微信、网站和APP四种形式，存档管理类APP目前主要为公司或团体进行开发。微信小程序建设成本低，可以链接外部云存储空间提供档案信息存储服务;且体积较小，不需要额外安装APP。微信小程序的功能虽没有APP多样，但已经可以实现大部分类似功能。其次，电脑端的网站和数据库同样可以提供档案归档存储的服务，但是需要加强信息安全的保护。

2.档案APP开发普遍不受重视

我国档案部门对于档案移动APP的开发还处于探索阶段，但对于微博、微信公众号等形式已经进行了一定的尝试。当前档案微信公众号的发展逐渐受到重视，截止至2018年1月20日，微信平台中已经有815个档案微信公众号。据统计，截止到2019年6月，IOS平台与Android平台上由综合档案馆开发的APP为11个。官方档案部门对档案APP的功能开发集中在提供馆藏档案相关服务上，关于其他类型的档案APP开发几乎没有涉及。而社会中的企业对档案APP的开发关注同样较少。

3.公众档案意识缺乏，缺少相关档案知识与技能

当前社会仍然处于一种公众缺乏档案利用与存档管理意识的情况之中。公众对档案的定义、档案的种类等等以及档案的相关知识较为模糊。人们往往没有特意将保管的文件、材料等定义为“档案”，或者直接没有归档与管理的习惯。

三、开发策略

（一）优势——机会（SO）策略

1.优化和改进APP功能

存档管理APP首先需要突出主体功能即存档管理，并且不断优化整体功能。APP设计要注重坚持有效性原则，在导航功能的设置上力求提供最有效、最简单的导航信息，使利用者迅速地进行正确的操作。

其次是易用性，包括逻辑清楚的导航层次、某些可以让用户个性化选择的查询方式、显示利用者以往的利用信息、清楚的指明用户目前所在的模块等。并且每个功能页面都必须包含至首页和返回的控件按钮，同时控件位置要清楚明了，使利用者可以快速找到并有效使用。合理的交互设计让档案利用者保持良好的体验，实现自由跳转。

最后，APP需要特别注重保障信息安全。数字档案信息的特性使得数字档案信息的安全问题尤为突出，在设计档案资源类 APP 时，一定要在访问方面严格把关，从而避免重要档案资源的泄露及遗失。

2.创新传播模式，进行宣传推广

APP的推广可以进行广告投放、应用商店页面宣传，还可以由用户分享来进行宣传。

（二）弱点——机会（WO）策略

1.针对用户需求，提供个性化服务

设计人员要以用户为中心，将存档管理中交互设计的核心转移到是否能满足用户档案信息管理需求的实现、是否可以针对用户特定需求进行个性化设计上来，并据此指导后续工作。其他方面，如离线下载功能、搜索功能等的设计可以使APP更加人性化，符合用户以往的使用习惯。

2.提升技术，解决APP版本问题

针对APP版本问题，可以同时推出两个版本的应用程序，分别适用于IOS与Android系统。同时，厂商要注意对APP进行及时的更新与维护，以适应手机系统软件的设置，保持APP功能与运行的稳定性。

（三）優势——威胁（ST）策略

1.在APP中增加相关档案知识模块或引导展示功能

存档管理APP需要优化导航界面，指引用户使用。可以在初次使用时设置档案相关知识的简单图解或说明，还可以在功能板块中添加存档管理知识。APP的更新要紧跟时代发展，可以采用云端存储、数据整理系统、影像制作等创新技术，丰富档案管理的方式与形式，从而促进档案进入大众视野，并由此使大众能够对某种类型的档案的分类、整理方法、作用等产生兴趣并进行了解，进而熟知。

2.举办创新大赛，吸引资金投入，创造更多产品

国家档案部门、机构等可以举办和全国高校档案学专业大学生创新性课外科技作品竞赛类似的创新大赛，鼓励学生群体和社会群体创新，从高校开始产生更多可行的、优秀的创新想法，制作出产品开发计划，吸引国家或社会各界的资金支持，使好的产品创意变现。

（四）弱点——威胁（WT）策略

1.突出自身优势，保持独特性

存档管理类的档案APP需要坚持自己的功能定位，坚持优化存档与管理的相关功能，在此基础之上添加其他功能，促进APP核心功能独立，其他功能多样化。

2.档案机构、媒体加强宣传教育

我国档案机构需要加强宣传教育，提升利用意识。同时档案馆配合工作，举办相关档案产品创新大赛可以起到向社会宣传的作用，利用作品向高校、社会普及相关档案知识。

四、总结

我国已经超过美国成为了世界上智能手机和平板电脑使用数量最多的国家，移动互联网用户量、终端数量、市场规模的增长速度非常迅速，这为APP的发展提供了强大的支撑和广阔的空间，我国智能手机APP的数量急剧上升，且已经融入到人们工作、生活的方方面面。在这样的发展背景之下，档案APP也成为今后各档案部门、机构需要考虑的档案宣传与利用的拓展对象。存档管理APP是大众日常生活中需要的且有更强实践性的档案APP。随着时代的发展，公众档案意识逐渐觉醒，人们对自己生活中的各种档案产生了整理归纳的需求，而存档管理APP就将在此时发挥自己的作用。存档管理APP的推广与使用，也有利于档案知识传播，有利于公众贴近档案、了解档案、真正使用个人和家庭档案。

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