张群

摘 要：随着时代的不断发展，现代化技术也越来越高端，大数据、云科技、计算机技术、网络技术都发展得特别迅速。现在的高等院校是我们国家最为重要的教育场所，在高等院校里也包含了许多的档案信息，并且这些档案信息都有着比较重要的意义。21世纪信息科学技术的提升，促进了档案管理模式的改革和优化，也提升了档案管理的整体效率，因此，大数据时代背景下档案管理的改革和优化是现在高校中的一项重要的举措。基于此，我们首先了解了大数据时代背景下的档案管理模式的改革和优化的必要性，其次我们也需要面对档案管理工作当中存在的一些问题，最后总结了档案管理中变革和优化高效档案管理的具体的方式方法，以此可以作为有关人士的借鉴和参考。

关键词：大数据时代;档案管理模式;变革优化

中图分类号：G258  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2021）07-0062-04

最早期的时候，大数据是用来为更新网络搜索索引需要进行批量处理或者是分析大量数据的，随着现在网络的发展速度，大数据不再是仅仅用来描述搜索索引，现在的大数据是指已经超出传统数据库系统处理能力的数据，因为它的规模和传输速度要求都是很高的，或者是它的结构已经不适合原来的数据库的系统了[1]。所以为了能够获取大量数据的价值，我们不得不去选择一个新的方式来处理它，数据中隐藏巨大的模式和价值，在以前都是需要相当多的时间和成本才能取得这些数据信息。例如现在的大型工厂，想利用网络搜索器搜索有价值的信息，企业必须付出高额的代价才能在大数据的海量信息里搜索对自己有用的信息，而现在网络的发展速度，各种资源，云结构和开源软件使得大数据的处理方式更为快捷和方便。

1 大数据时代背景下的高校档案管理变革和优化的必要性

1.1 方便查取资料

高等院校的档案存在模式主要是以纸质的形式存在，其中在高校的档案管理里面不仅仅是存在的大量的相关信息，还存在着包括高等院校学生的相关信息，所有包含的数据数量比较巨大，在进行人工整合的时间是比较长的，即使现在有很多的高等院校为了查阅数据简单化选择了程序化，查询信息只需要利用工作人员做好的目录，我们根据目录的指引去寻找所耗费的时间也是比较长的，这样对查阅档案信息来说受到了一定的限制。比如时间限制，我们查阅信息资料的时间比较长，查阅信息我们需要找到目录，然后根据目录的指引去寻找我们所需要的信息。还有一方面归还的时间受到限制，一般的档案信息都是纸质的形式存在的，从档案室借出来需要在规定的时间查阅完，度归还档案管理部门，因为人为的查找档案耗费时间和精力比较多，这样不利于工作的开展，工作效率比较低，不利于高校的教学活动的展开。现在由于时代的进步，大数据的应用，能够直接实现万千档案数据有序管理，能够利用大数据在最短的时间里面找到我们所需要的最新的信息，从这里可以看出来，现在档案管理利用大数据技术在高校存在着重要的意义，加强了管理方式改革[2]。

1.2 利用大数据提升档案管理方式的录入率

当今大数据时代，高校档案信息资料呈现出海量的增长现状，数量是日益增长，档案的内容也是多种多样的，信息的传输方式也越来越多样化。面对这样庞大的档案资料规模，档案管理工作者的工作方式还是比较落后的，大多数情况下，还是需要靠人工手动来收集整理信息，工作效率比较低，管理方式也比较落后，信息化建设步伐比较缓慢，像这种传统的人为的档案收录方式也极容易导致信息收录不全和信息收录重复的弊端，而现在在大数据时代背景下，通过高校的一些技术的变革以及优化的管理程序，现在高校的一些档案管理人员能够很好地利用先进的计算机技术进行有效的档案管理信息的整理和收录，利用计算机技术可以很好地减少在收集档案信息的过程中人为地造成的一些对于档案的影響，提高档案的高效管理，减少不必要的损失[3]。

1.3 创新高效档案工作的方式

传统档案管理员的管理方式，全部都需要靠人工手动的处理工作，工作时间长，工作效率低，那样不仅消耗了大量的人力、物力，还有可能出现一些不可避免的错误。同时，归档的资料利用率也不是很高。随着网络时代的到来，也是随着大数据的不断更新，新媒体技术也都得到大范围的应用，逐渐带来了我们国家现在的高校的档案工作形式的创新。在传统工作中的弊端，现在利用这些先进的网络技术都可以及时地避免，能够利用机器来实现或者是可以帮助高效档案管理的工作人员提高工作效率，可以通过智能化的技术来帮助工作人员对于一些档案管理信息进行分类，归类和校正、归档有效的处理，提高了档案资料的处理速度，处理效率和处理工作的精确度，档案管理的方式也慢慢地从人工逐步步入科技化，电子化管理巨大的跨越，都是向智能高效发展，这样可以节约时间，让高校的档案管理与利用的形式进一步得到创新[4]。

1.4 不断增加高校档案管理的安全性

总体来说，我们传统的档案管理模式属于单纯的归纳和整理，纸质的档案管理模式在查阅信息资料时比较容易受到损坏，也比较容易造成档案部分信息的数据丢失，而通过大数据时代的先进网络技术，可以防止因为纸质的破坏而带来的一些损失。纸质的档案存储时对于档案室的温度、湿度都是有着一定的要求，由于是纸质的存储方式，极易受到天气的因素干扰，如果保存不好甚至还有的会因为虫子损坏档案，不利于原始数据存储的安全性，而相对比的大数据时代的档案管理完全避免了这种情况的发生，甚至可以把高校的一些档案管理变成数字化，这样可以有效地减少外界因素对于存储的影响，更加有利于高校档案的存储，从而可以提升高校档案存储的安全性[5]。

2 高校档案管理存在的问题

2.1 大数据时代高校档案管理信息安全意识不足

在这个开发性的共享信息的时代，我们怎么去区分好的信息，坏的信息呢？怎么去处理这些档案信息的安全呢？在这个网络的时代里，数据与档案的信息的安全问题是不容小觑的，这也是一个难点，它不仅包含理论知识，技术方面的因素，同时也会设定一些法律法规来维护这个现代化的事务。档案管理的信息化技术也存在着一定的安全问题，所以需要努力提升档案管理员的业务能力。尤其是在档案工作当中，公民个人的信息泄露或者是被一些违法犯罪的人利用去做一些不好的事情，这样就会对我们的身体和心理造成影响，严重的还会影响我们的正常生活和工作，这也是对高校档案管理员的一个挑战。

2.2 高校档案管理人员的素质参差不齐

随着大数据时代的到来传统档案管理员的行为思想比较落后，主观地认为档案只是纸质的文件夹形式，实际上在大数据时代的高校档案管理已经发生了翻天覆地的变化，在大数据时代下，档案资料正在由以纸质件为主，慢慢地转化为现在的电子件为主，涵盖了电子档、图片、音频、视频等新型的载体。而现在在大数据时代背景下，需要档案管理人员能够比较好地掌握网络技术，积极地改变自身的观念，才能更好地适应社会的发展速度，不断创新改革管理模式。由于现在人们对于档案管理工作重视的程度不一样，也不可能保证档案管理的定期培训可以展开，档案管理人员的素质普遍偏低，不能够快速地掌握新型的档案管理模式的方式，和现在所提倡的大数据时代背景下档案管理模式应用存在着一定的矛盾和冲突。由于传统意识比较严重难以比较好地转变观念，这样对高校档案管理信息化的建设起到了绊脚石的作用。

2.3 档案管理的方式比较落后

加强高校档案管理意识，档案管理事业也会从传统的模式转化为大众模式，这是新时代的产物，现代化的技术成为档案管理的行动方向，也是领导大数据时代档案管理在工作上的不断创新、不断进步的风向标，档案管理员也需要创新工作的方式方法，这样会更加贴近社会的发展方向，同时也是社会推动达到的结果，现在的大数据数字化的到来，使上述的创新与外界的推动给他们带来了全新的面貌，新的生机，大量的信息资源能帮助大家多方获得他们自己关注的信息，也会给他们带来很多的便利，但是大量的信息也避免不了信息的重复率和時间性，传统的档案管理员的管理方式，全部都需要靠人工手动的处理工作，工作时间长，工作效率低，那样不仅消耗了大量的人力、物力，还有可能出现一些可以避免的错误，同时，归档的资料利用率也不是很高。由于现在的高校对于档案管理工作还不是足够的重视，导致没有从根本上解决高校的档案管理模式的变革和创新的改变，最后，即使高校为了改进档案管理传统模式的弊端，引进了一批先进的档案管理的仪器，但是也会因为各种各样的的原因而被搁置起来，现在电子档案管理的方式难以更新改进，主要的原因还是档案管理的制度还不是很完善，导致一些院校的档案管理者没有及时地转变档案管理者的思想，以及完善档案管理者的技术方法，这就是为什么在高校推广技术改革创新的重要问题[6]。

3 档案管理变革和优化大数据时代高校档案管理模式具体措施

3.1 加强防护措施

根据现在实际的情况加强一定的防护措施，要更好地提高档案管理安全的能力，就要引进先进的技术来提升档案管理与利用，并且需要设立有针对性的安全维护，防范系统，对于管理网络信息应定期进行维护，并且加强密保技术，避免因为受到病毒或者是黑客的入侵，从而导致数据信息的丢失，另外还有一方面，一定要对档案管理人员做好岗前培训，要求掌握熟练的工作技能，并且定时开展档案管理人员的培训，加强档案管理人员的管理技能，及时根据信息的重要程度将档案信息进行备份，通过数据的备份能够更好地防护，避免因数据丢失而导致的档案信息原始数据的不完整造成损失。互联网的时代我们也需要专业的档案管理人才，需要专业的技术培训，更好地管理好我们的大数据时代的档案。

3.2 创新科技档案管理服务模式

随着新时代的到来，我们在大数据时代背景下应该清醒认识创新档案管理模式是极为重要的，在传统模式下很难做到提高管理和档案管理信息利用的质量和水平，也是为了让人们更好地应用大数据的技术，就需要及时转变档案管理员的思想意识，转变认为过时的档案资料就已经失去了使用价值的旧观念，增强档案利用意识，改革创新重藏轻用的管理观念，提高开发和利用率，挖掘深层价值。在这种情况下专业的人才无疑有着强大的作用力，才能更好地做到物尽其用，人尽其才，互联网的时代我们也需要专业的档案管理人才，需要专业的技术培训，更好地来管理好大数据时代的档案。因此传统的档案管理者必须要清醒认识到时代进步了，知识更新以后所带来的新气象，就是把现代技术及时地加入档案柜里的搜索当中，利用一些相关的网页、网站进行查询和下载，这样可以方便人们随时使用这样的档案查询所需要的问题，帮助提升用户的满意度，应该积极参与技能的培训，熟练掌握自助查询机或者是搜索软件等形式来扩展形式的方式，形成档案管理的高效人才[7]。

4 加强档案管理团队建设意识

4.1 加强档案管理的硬件措施

完善基础设施是对于高校创造良好的档案管理模式的最为重要的一点，良好的档案的保存环境，不仅可以提高档案的保存质量，还可以延长档案资料的使用寿命，所以我们在更新创造档案管理模式时，依然保留着传统的纸质的档案存储模式，基本是纸质和电子版同时都可以拥有的，由于纸质的档案害怕潮湿，强光直接的照射，所以我们在处理档案的存放房间时，一定要避免潮湿和阳光直射，要保持定期的通风，防止房间太过于干燥造成的纸质粉化或者是因为阳光直射造成的档案老化，为了保证档案存放的环境，高校档案管理室里面都是配有专业的档案管理橱柜，以方便档案的管理。如果档案比较丰富的，建议购置移动式的橱柜，这样可以减少橱柜的占地面积，电子档案的存储，一定要经常打开抽检一下，对于是录像带存放的档案资料，一定要定期的播放，需要升级的要及时升级处理。

4.2 培养出档案管理的创新性人才

首先我们需要结合时代的特征，通过自主学习的方法完成职业素养的提升。比如，现在我们需要不断地适应网络技术的发展，档案管理人员首先就需要建立正确的职业技能理念，需要正确对待网络技术在现在这个时代的重要性，并且将网络技术学习规划到自己职业学习技能里面的一个重点，在学习操作技术的同时，可以结合档案管理领域专业的理论知识，不断地去丰富自己的技能，以不断更新的思维方式来看待现在的档案管理技能的变化，逐渐提升了档案管理工作的效率[8]。其次，以档案管理的理论知识为基础，在档案管理的实际应用中为提升自己的应用技能，除了知识层面的巩固学习以外，档案管理人才还可以结合自身的实际意义，总结规划出一套完整的工作规律，在不断改进的基础上使其成为后期工作模式调整的重要依据，从而可以挖掘自身的创造性潜力。也可以根据现在的网络技术和设计人才为培养的线上教育为目的的一些培训机构进行线上学习，为了便于档案管理人员可以利用空余时间进行自主学习，作为高校档案管理的改革和优化，高校也可以根据自身的内部档案管理平台需要的管理方式制作出一个学习的平台，用来培训档案管理人员的档案管理理论知识，网络技术操作训练，档案储存与信息调取等等的模拟训练，为人才技能的培养提供辅助力量，实现自主学习方法的创新和优化[9]。

4.3 建立健全的档案管理和利用体系

没有规矩不成方圆，在任何一个工作岗位都需要有规章制度，健全的档案管理制度是完善档案管理体系的一个重要的保障，因此在档案管理中档案管理制度是不可缺少的，但是制定档案管理制度必须结合实际的情况，比如：规章制度必须要体现出合理性，科学性。档案管理的相关规定必须要以单位的实际情况为依据，从实际出发，一定要实用，不虚夸，制度必须要有可行性，制定的档案管理制度必须要简单明了，可操作性强，这样可以方便工作人员在日常工作中更好地坚持贯彻落实相关的规定，坚持利用制度约束自己的言行[10]。简单地说，这一套规章制度就是即能约束领导又能约束普通员工，增加执行力度。档案管理制度一旦出台就必须严格按照上面的要求执行，否则就相当于一张废纸，没有任何用处，制定规章制度的人也可以作为监管人员，必须确保制度落实到位，在实行规章制度的时候，一定要严格做到有功必赏，有错必罚，充分体现出制度的严谨性。

5 结语

现在是信息技术飞速发展的时代，信息技术也推动了各种数字化、智能化管理的方式方法，现在有很多的企业也根据信息的开发和利用开展了档案管理工作，但是在开展过程中可以利用现代化的技术，利用相对应的软件工具对档案进行精细化的区分和管理。作为档案管理员需要不断地挑战新的技术和软件的应用，怎么样实现档案管理工作者创新和优化，已经是人们集中讨论的话题。基于此，在应对技术时利用云计算，现代技术，大数据技术，来加快档案管理信息的建设的步伐。档案人员必须树立大数据思想，一定要积极地提高档案管理工作中的安全意识，管理人员的整体素质以及解决档案管理的方式方法落后等问题，这对于高校的档案管理的变革和优化都是极其重要的，对高校档案管理的可持续发展有着比较重要的意义，而且通过加强提高档案管理模式的安全性和防护措施的能力，创新科技档案管理的整体模式，转变思想观念和加强团队建设等等的一些具体的措施都可以比较好地提升落实档案管理的模式化，促进高校档案管理工作的工作效率，满足广大人民对档案管理服务的需求，推动时代飞速发展。

参考文献：

〔1〕李宇.机遇与挑战：大数据时代档案工作的坚守与创新[J].兰台世界，2018，33（04）：25-28.

〔2〕吴伟宁.大数据时代档案工作的机遇、挑战与应对策略[J].档案天地，2015，23（05）：40-42.

〔3〕滕秀茹.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].祖国，2019，12（22）：89-90.

〔4〕郭颖.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].信息记录材料，2021，22（01）：122-123.

〔5〕刘畅.大数据时代高校档案管理模式的变革和创新研究[J].产业与科技论坛，2019，18（23）：263-264.

〔6〕张颀，马晓芳.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].现代营销（信息版），2019， 15（12）：163.

〔7〕刘丽，王婷.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].办公室业务，2019，28（19）：146-147.

〔8〕王玉宗.大數据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].办公室业务，2019，28（14）：155.

〔9〕李玉玲.论大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].科技经济导刊，2019，27（19）：144+14.

〔10〕韦相立.大数据时代下高校档案管理模式的变革和优化[J].城建档案，2018，26（11）：59-60.