王静静

摘  要：文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。随着信息化时代到来，传统的文书档案管理也面临着新的挑战。基于此，以下对文书档案管理信息化建设有效策略要点进行了探讨，以供参考。

关键词：文书档案管理;信息化建设;有效策略要点;研究

引言

文书档案管理工作对促进单位的稳定和可持续发展，具有非常重要的指导意义，不仅能够准确记录企业的变迁和发展历史，还能够确保企业良好的发展趋势。对于加强企业文书档案管理工作的规范化，主要是从加强文书档案管理工作的信息化和体系建设、注重文书档案管理人才和队伍建设以及构筑健全的文书档案管理体系和制度等多个角度入手，确保了企业文书档案管理工作的合理性、规范化，在此基础上推动了企业的快速成长。

1信息化时代文书档案管理优化概述

近年来社会管理水平不断提高，为文书档案信息管理社会化发展创造有利条件。档案管理机构应不断提高社会信息化管理水平，充分利用网络等技术手段，促进区域档案信息整合，增强档案服务工作水平。信息化时代，文书档案管理优化是对社会文书档案信息集成整合，我国文书档案信息分散保存在不同系统机构，现行档案馆接收范围仅接收所属一级机构档案，很多二三级机构档案无法进馆，未充分体现档案信息时效性。信息化时代档案管理优化，是以社会信息需求为导向，集成整合社会档案信息，以档案网站等数字信息服务平台为基础，实现社会档案信息类聚，提供面向公众的文书档案信息服务。信息化时代文书档案管理优化体现档案管理特殊性，是对档案实体信息的多重关注，有助于实现档案管理功能拓展。文书档案管理优化并非仅利用信息管理手段技术，忽视对档案实体保管保存。信息化下文书档案管理优化，是在各类档案管理机构充分履行职能基础上，利用共同平台改变以往预测方式开展服务方向，以政府信息公开为契机，以信息技术为手段拓展服务渠道范围，满足社会公众的档案信息利用需求，建立覆盖全面的档案资源体系，完善确保档案安全保密的安全体系。传统档案管理理念仅重视对档案实体的保存，忽视档案信息的时效性。公众利用档案信息为就近到馆利用，无法突破时间地域限制。信息化下档案管理优化是在做好档案实体保管基础上，改变原有思维方式工作模式，调研公众需求大的档案信息，以信息技术为手段針对性实现档案信息化。

2文书档案管理信息化建设有效策略要点研究

2.1从思想、组织、制度方面提升档案管理质量

文书档案管理工作质量的提升需要从人员思想认识、组织架构和规章制度三个方面保障。首先应提高思想认识。要求文件起草人员、档案管理人员，以及分管档案工作的领导都从思想上牢固树立文书档案质量意识，把好文档质量关，将质量意识和质量要求贯穿于文件制发、收发文管理、案卷立卷归档、文书档案接收管理的全过程。重视影响文书档案的细节之处，例如纸张的选用、行文的内容等，要以高标准、严要求推动文书档案质量管理。其次是完善和落实组织架构。文书档案管理部门应积极建议并组建文书档案质量管理领导小组，由分管档案工作的领导、档案部门和办公室负责人，以及文件起草和具体档案工作人员组成，并将文书档案的质量管理纳入单位目标绩效考核，兑现相关的奖惩措施。再次是完善规章制度。根据文书档案管理实际，既要认真落实《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《文书档案案卷格式》《电子公文归档管理暂行办法》《电子档案移交与接收办法》《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》等相关规定，结合单位自身实际，围绕文书档案管理的现实需要，建立健全关于文书档案质量管理方面的规章制度。例如，制定实施《文书档案管理制度》，编制使用《文件（合同）管理记录目录》《文件档案移交目录》《档案移交清单表》《档案借阅审批单》《档案分类编号表》等。这些制度和要求应涵盖文件起草、审核、发文等环节，以及纸质档案数字化等工作内容，通过完善的规章制度，保证文书档案管理质量的提升。

2.2增强对文书档案的重视

信息化时代下，不仅档案管理部门需要重视文书档案的管理，与文件归档相关的各个部门都需要重视文书档案管理。企事业单位的各个部门需要充分认识到文书档案管理的价值。做好文书档案工作的宣传和动员，增强对各类文书档案管理部门人员的培训和考核，优化激励机制，强化档案人员队伍的建设，从思想上重视文书档案，从根源上减少文书档案不规范的可能性。这样同时也可以增强档案管理人员的自主性和价值感，让文书档案管理人员更好地服务于档案事业。

2.3制订完善的文书档案信息化管理制度

建立健全文书档案管理体系制度，是对企事业单位切实推行文书档案信息化管理的一个重要制度保证。文书档案的管理任务，不断加大对文书档案的信息化管理执行力度。需要特别提醒的是，由于各企事业单位的实际发展状况差异巨大，所以企事业单位制订的文书档案信息化管理制度应该与本单位的实际发展状况相一致，这样才能充分发挥文书档案信息化管理的实效作用，更好地支持本单位其他工作的展开。其中主要包括两个层次：一方面重点是单位内部制度的建立，以落实领导职责为依托而建立的相应体系，主要是为了实现对电子档案的管理目标而提供支撑;另一方面针对我国档案管理体系，为适应当前经济社会的发展和档案在执行过程中管理的需求，档案管理人员要按照单位实际情况，对现有制度的横向与纵向做出改善，保障制度行之有效，不断对现有管理体系进行评审，针对存在的漏洞和缺陷做出改善，保障了该体系的完整性与效用。

结束语

信息化时代文书档案管理优化要经历漫长不断发展的过程，需要国家对信息化建设工作重视，需要档案行政管理部门等各相关方认识档案管理优化的必要性和迫切性。文书档案管理要坚持统筹规划原则，加强文书档案工作信息化技术应用，促进档案管理现代化发展。

参考文献

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