吴 艳

（开封大学，河南 开封 475000）

在这个信息技术的发展、社会专业化程度不断提高的时代，档案管理已成为一种新的发展趋势。 数字档案管理组织的服务内容越来越多样化。 档案管理是公司产业链中必不可少的环节，也起着十分重要的支持作用[1]。 档案外包不仅是一种技术方法，还是一种管理方法和策略。 这是档案管理解决当前资金短缺，人力有限和技术落后的有效途径。

1 档案数字化的概述

档案的数字化在档案管理系统中发挥着十分重要的作用，并且具有非常好的应用前景。 它主要利用新型的计算机技术和数字技术管理模式来管理档案信息。 档案的数字化以不同的方式进行，例如，在我们常见的数字化纸质档案、摄影、激光技术等中都有使用。 从狭义上讲，档案数字化是指将存储在传统媒体上的档案信息转换为数字形式的过程，该过程可以通过计算机使用某些技术手段进行识别和处理。 这些包括传统形式的纸张和照片档案、记录档案等。 可以将其转换为数字信息档案。 转换后的信息采用文本、图形、图像、音像等的形式。 从广义上讲，档案数字化是指将模拟形式的传统档案转换成可以由计算机使用某些技术手段识别和处理的信息，以及其存储、组织、恢复和维护的过程[2]。 紧密数字化的档案室是广义数字化档案的基础和核心。

2 在数字档案安全管理中所涉及的问题

2.1 档案信息的安全保护意识较弱

使用常规的档案管理，仅对相关档案提供者进行保密。 随着档案数字化进程的加快，传统的档案安全工作已无法满足数字档案管理的要求，其面临的问题发生了巨大的变化。 在当今的数字档案管理中，对相关信息的机密性仍然存在许多潜在的威胁， 例如：根据档案的重要性进行科学规划，适当地分配资源并确定数字工作项目的优先级，以便有效地使有限的资金最大化利用。 为了对档案进行物理保护，应事先将其数字化[3]，并且由于图书馆的访问要求，需要将需要转移到图书馆的档案进行数字化。

2.2 档案数字化技术不成熟

档案管理人员一般只具备档案整理的最基本的技能。 若需要将纸质档案转化成数字档案进行管理，不仅需要专业的计算机技术人员，还需要扫描仪等专业性设备仪器，需要档案管理人员等众多专业技术人员相互配合工作， 从而完成做好数字化档案查阅系统。 这对于我国大部分的政府档案部门或企业来说是一项挑战。

2.3 档案安全制度落后于信息工作

尚未建立数字档案安全性的法律、 法规或相关制度。在档案信息系统的基础结构和应用程序。即使关于档案信息的安全性，也没有特定的规定。这导致医院缺乏相关的执行系统，这使得管理人员的职责不明确，并且在不同部门之间尚未建立相应的管理机制[4]。一旦在加工过程中出现一些问题， 就会出现无法及时解决的不可靠情况，其问题在于没有监视相关的系统，并且不清楚应该执行哪些安全检查。 数字化处理没有相应的标准，导致信息记录不完整，工作人员可以自由进入加工现场，从而导致加工现场的管理混乱的现状。这些现象是由于缺乏适当的规章制度所造成的。

2.4 档案信息的安全问题，标准不能统一

在计算机化和数字化的背景下，尽管高校档案管理避免了浪费和丢失纸张的情况，但对于高校档案的安全性的问题比以前更加敏感[5]。 主要体现在，大学档案信息更容易被黑客窃取，数据信息更容易受到病毒的侵入。 大学记录标准化是指统一定义所有重复性问题并查看数据信息的过程。 随着高校档案信息的数字化，这意味着可以统一和标准化输入信息，扫描档案和接收电子档案的过程， 从而可以在数字化管理，录入，存储和交付方面对档案进行标准化。

3 确保数字化档案安全的问题对策

3.1 提高对安全评估的认识并实施安全评估系统

适应信息安全的发展形势。 在组织管理中标记安全状态。将安全评估整合到安全管理系统中。在管理数字档案的整个过程中都要这样做。这扩展到培训，审查和分类电子政务档案的过程。 提高对安全管理和评估的意识，并将漏洞修复，病毒木马检测集成到任务中。实时升级安全技术并加强身份认证和用户管理[6]。建立定期检查和工作职责的系统。 加强安全评估的组织和实施。 第一步是根据实地研究制定评估计划和方案，并确定评估方法和支持工具。 第二，确定要评估的对象，组织专家进行调查，研究和定量分析。 确立科学实施评估方法。 最后，确认重复的危险因素并分析指标。减少实际错误，确定安全和风险评估的水平，并完成评估报告和预防计划。

3.2 加强档案人力资源的建设

人力资源是档案数字化中不可缺少的重要组成部分。 在医院，应完善新上岗的工作人员的工作，并对他们的进行严格的培训。 为了避免员工会泄密的问题，在上任后，他们应该接受教育和思想政治建议和引导，以便档案管理员可以改变传统的保密概念并更新其思维方式。 建立一支能够使用高科技手段处理电子记录的高技能人才团队对于数字记录管理至关重要，而人才的培训和明智使用则是重中之重[7]。 一方面，电子文档比纸质档案更便于携带，档案管理员的机密性更高。 为了防止电子信息泄漏，需要增强员工的隐私意识。确保员工严格遵守法律法规。另一方面，为员工提供学习机会并制定人才培训计划。 数字档案管理是一种新的工作方式，员工需要适当地应用数字档案管理技术并掌握最新的信息保密措施。 这是达到数字化质量的必经途径。

3.3 加强硬件设施的管理，完善网络保护功能

当前数字档案问题的原因之一是硬件设施不足，所以导致存储或档案传输出现问题。因此，在管理数字档案时， 员工不仅应选择合适的存储介质来存储数字档案，还应备份档案。 如若档案丢失后，也可以使用备份查找丢失的档案。 因此，有必要完善传输功能，并加强数字档案安全管理。 网络是对数字档案馆的主要威胁，在管理数字档案时，员工应该更加加强了解对网络保护[8]。 员工还应该组织一些网络培训课程，以更好地管理数字档案。 员工还应在计算机上安装了功能强大且评分很高的防病毒软件，以实时保护计算机的安全。

3.4 制定合理的档案管理计划

为了确保数字档案管理的平稳运行，必须参考数字档案信息化的基本原理和准则，在数字档案管理的框架内制定适当的档案管理计划。 随着社会的发展，档案管理的数量越来越多，内容也越来越广泛，档案管理工作量正在逐渐增加。 数字化管理流程的优化和适应，以及档案管理操作技术的积极改进，可以将工作效率得到有效的提高，从而确保档案工作的顺利进行。同时，我们需要选择正确的存档扫描软件。合适的软件系统是确保存档数字化过程的重要工具[9]。 高度专业的档案扫描软件系统可以在捕获和收集信息时节省大量的人力，物力和财力，使操作活动更加灵活、快捷。

4 结语

简而言之， 数字档案的发展在某种程度上解决了公司或政府档案管理问题。 一些公司或政府担心档案泄漏， 如若采用上述降低风险的措施可以大大提高数字档案的安全性。此外，档案的数字将不可避免地成为未来的发展趋势。因为它不仅可以降低业务成本，而且还可以为业务带来很多便利。 努力构建完善数字档案信息安全保密防护体系， 确保在档案数字化过程中不失泄密， 从而实现数字档案信息安全管理效果的最大化。 使档案数字化信息更好地服务于广大人民群众。