彭莉平

2020年最新修订的《中华人民共和国档案法》明确档案法的适用范围和应当纳入归档范围的材料，要求档案形成单位建立档案工作责任制，健全档案管理制度，按照要求及时归档并定期向档案馆移交档案。借学习新档案法之机，笔者就多年从事企业管理类档案工作的实践经验，结合中建三局第二建设工程有限责任公司企业管理类档案管理实际，阐述公司企业管理类档案管理的实施背景及创新做法，旨在强化全员档案意识同时让归档工作有章可循，促进企业管理类档案及时完整归档，进一步提升企业管理类档案的归档质量和归档效率。

一、实施背景

（一）归档范围不清晰，保管期限界定难

按照‘谁形成，谁归档的原则，企业管理类档案归档工作属于办公室文书或业务部门兼职文书的工作职责。公司点多面广，文书岗位变换频繁，有的文书刚熟悉文件归档工作，又被调到新的工作岗位，换来新人接替;有的文书是新入职员工，接触工作时间短，不清楚归档工作流程，归档范围不清晰，更不知如何界定保管期限。据此，制定一个可操作性强的《文件材料归档范围和档案保管期限表》，势在必行。

（二）归档移交不及时，缺乏主动性

每到归档移交前，档案管理员需到每个部门去催收归档文件材料。每年从元月份开始一直到三月末，有的还需多次上门催收。为了改变这一现象，形成主动、及时移交档案的良好局面，公司将档案归档工作纳入《公司总部部门目标责任书通用指标》考核。

（三）归档质量停滞不前，依赖档案员把关

公司总部部门20个，下属分支机构14个，而且分布在全国各地。为了保证归档文件打印组件、页码编写、保管期限划分、归档章填写、分类排列等符合规范要求，档案管理员需对每个部门、每个分支机构的每份文件逐一检查、审核纸质文件及在线归档质量，文书形成了依赖档案管理员审核的习惯，归档质量全依仗档案管理员来把关，致使档案管理员工作量剧增，而文书们并没全面掌握归档文件整理的方法、要求。

（四）归档工作积压，抱怨工作量大

文件归档工作一般按年度进行，要求次年三月份完成。因此很多文书平时忙于日常工作，直到次年初才开始着手文件归档整理工作。一年的文件全部集中在一起打印、整理，工作量很大，再加上还有日常工作要处理，时间紧迫，工作压力也大。因此实际工作中，很多文书都认为归档文件的整理是件工作量很大，费时费力、令人非常头疼的事情。

二、创新做法

（一）制定《公司总部管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》，归档有章可循

2016年，公司依据国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合公司实际情况，发动全员参与，在10号令附表基础上进行细化，经过适当增加、删减或修改后形成了《公司總部管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》。

1.收集范围

为了摸清各部门各岗位在履职过程中产生的应归档文件，公司档案室让各部门各岗位填写了《归档文件材料调查收集表》，收集各部门在履职过程中形成、办理完毕、具有保存价值、应作为档案留存的文件材料。然后根据职责将 10 号令附表内容分别归位，将职责中有但 10 号令附表缺少的内容补充进去，对有关条目进行细化，本着不遗漏、不交叉、重叠的原则按部门列出清单，在归档范围和保管期限表中反映出来，应归尽归。

2.形成文件

归档范围和保管期限表列出后，从文件材料的现实效用和历史査考作用两个角度对这些文件材料提出归档范围和保管期限要求，经各部门修改和完善后报上级档案管理部门批准，最终形成《公司总部管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》，并行文印发。

3.重新修订

考虑到公司发展形势，新的业务重点的出现，归档范围没及时更新，新产生的文件材料可能因未纳入归档范围而遗漏归档，2019年对《公司总部管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》进行了修订，让该表具有更强的可操作性。

该表制定后，面对之前一筹莫展的归档文件，文书可以对照自主学习，自行确定哪些文件属于归档范围，哪些文件可不归，并独立划分保管期限，准确率非常高。

（二）纳入目标责任考核，归档及时完整

新档案法第十二条要求档案形成单位“建立档案工作责任制”，第十四条要求“应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有”，第四十八条列出“不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的”将“对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分”，新档案法对按规定及时移交档案作出了明确规定。

针对归档文件移交不及时、不主动，需反复催收的现象，为了实现按要求及时归档，2019年公司将归档工作纳入《公司总部部门目标责任书通用指标》考核：未按规定时间移交归档，每延迟一个月扣0.5分;归档资料不全，每遗漏一项，扣0.5分。每年由档案管理员根据《公司总部管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》对每个部门的归档移交情况严格考核、打分。

归档工作纳入部门目标责任书通用指标考核后，归档移交情况发生了空前的变化。以前是档案管理员催着各部门移交档案，一催再催;现在是各部门追着要移交档案，并主动上门询问移交内容全不全，整理规不规范，配合度极高。面对移交档案情况前后的变化，档案管理员笑逐颜开。

（三）纳入同业务竞赛评比，归档质量提升

《中央企业档案工作规定》（国资厅发[2014]26号）第十七条“中央企业总部各部门，按照‘谁形成，谁归档的原则负责本部门文件材料的收集、整理和归档，并定期向总部档案工作机构或档案馆移交，对归档文件的完整性、准确性和系统性负责”，该条内容明确指出了归档文件材料整理的责任主体。

文件归档整理是件琐碎、细致的工作，文书本身工作业务繁忙，除了日常工作以外，还要对文件进行归档整理。有的归档业务不熟练，尤其划分保管期限，要熟悉《文件材料归档范围和档案保管期限表》，内容又多又长，不容易记住，针对具体文件需反复去查找、对照才能准确划分保管期限，因此保管期限的划分成了文书们归档工作的一大难点，归档质量也得不到进一步提升。为了让文书们更加熟知归档业务，提升归档质量，公司决定将归档工作纳入办公系统同业务竞赛评比，对评比结果全司进行通报，并纳入年终考核。

归档工作纳入同业务竞赛评比后，总部各部门、司属各单位文书形成了主动学习业务知识、你追我赶的良好局面。文书们不仅努力学习，还在不断总结，力求在速度和质量上做得更好，促进了文书加快成长，确保了归档工作保质保量，快速有序完成。

（四）力推歸档工作重在平时，归档效率提高

为了让归档工作变得轻松，提高工作效率，档案管理员力推把文件归档工作重心放在平时，随办随归。即将文件归档工作前移至日常工作中，对工作时间进行优化，减轻归档移交前的工作量。

1.拆分流程，简化操作

为了改变文书们提到文件归档就头痛的现象，缓解文书工作压力，档案管理员将文件归档整理流程拆分为八步，简化操作：文件打印、组件、装订（先用封套或用不锈钢夹装订）;编写页码;划分保管期限;加盖、部分填写归档章（件号不填）;再对归档文件进行分类排列;顺序确定后完成归档章件号填写;然后进行OA文件在线归档，生成归档文件目录;最后装盒、填写备考表、上架。

2.分组整理，优化时间

为了便于分阶段整理，档案管理员将八步分为两组，优化时间：前四步为一组，列入日常工作中，文件办毕即完成;后四步为一组，放在归档移交前。其间，档案管理员每月监督完成情况并认真检查每份文件打印是否齐全完整，保管期限划分是否准确，页码编写、归档章填写是否正确。检查无误后，对较厚的文件进行三孔一线装订，对较薄的永久文件进行缝纫机轧边装订，做好前期基础性工作，为归档移交前的工作减负。

若一年的文件全部集中到最后才开始整理，归档工作需要花费2-3个月的时间方可完成;化整为零，将归档流程进行拆分，分组整理，前期基础性整理工作融入日常工作中，需后期集中完成的工作放到归档移交前，对归档时间进行优化，2-3月的工作量只需2周即可完成。将归档工作重心放在平时，大大缩短了归档移交前的工作时间，节约了人力、时间成本，提升了归档工作效率。

作者单位：中建三局第二建设工程有限责任公司

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作者单位：四川大学公共管理学院