尚红伟 曹航

档案馆作为社会公共文化机构的重要组成部分，常与图书馆、博物馆相提并论，均为传承人类文化的重要组织，承担着守护人类社会记忆的重要责任。我国各级各类档案馆虽然大量的接收各类档案，但档案馆面向公众的开放程度以及文化辐射能力上与其他文化机构相比还存在较大差距。本文以高校档案馆为例，从业务实践的角度探索高校档案馆开放过程中面临的矛盾与困难，并试图从深化高校档案馆开放的视角去理解和诠释当今高校档案馆的转型实践。

一、高校档案馆收集材料的结构性缺失

高等院校具有人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新四大功能，高校档案馆理应收集并妥善保管上述活动所产生的各种原始记录。

从学生的视角看，作为一名新生，自入校起，新生的名字第一次进入档案馆是出现在新生录取名册上，与当年所有录取新生的名字集合在一册上。每人一条，记录了姓名、性别、高考报名号、高考分数、来源省份学校以及录取院校专业。随着在大学不断地学习，四年后形成一份成绩单，包含了该学生全部四年的学习记录。这份记录是和全班同学装订一册，个人可能是其中2页。最后，当学生毕业拿到毕业证、学位证时，名字会出现在毕业生名册和授予学位名册上。当然，仅是其中一条，记录了姓名、性别、专业、学制和毕业证编号或者学位证编号。如果该学生足够幸运，学习努力，那么还有可能名字出现在奖学金名单里，也是一条，和所有的获奖者共同形成一本案卷。内容为姓名、性别、学号和奖项级别。

教师是高校另外一个重要的主体。一个普通的高校教师在学校里的档案记录有工资清册上一条：记录姓名、性别、学院、工资数额。归属财务档案。有社会保险缴纳记录一条：记录姓名、性别、社保号、社保缴纳金额。归属人事档案。这是全体教师人人都有的记录。随着教师个人的成长，到了职称评聘的时候，一些老师会出现在获得职称的名单中。比较优秀的教师，申报过课题项目。那么他的名字还会出现在科研档案里。不过审视所有的科研档案，内容更加着重于科研项目的描述、实施和成果。

从上面的档案收集流程分析，高校档案最主要的构成主体是数量庞大的学生，实际上在四年当中，母校仅仅为每个人保管和留存了薄薄的几页纸和三四条群体混编记录。笔者作为高校档案馆工作者中的一员，深知目前形成的操作方法有历史的和客观的原因。面对高校每年这么庞大数量的群体进进出出，集体名册显然公正平等又完整的保管了所有的数据。但是时代发展了，同学们对我们档案馆的期许提高了：当年的学生成为校友返回母校，追忆青春的时候，当他来到档案馆，面对所能查询利用到的档案，不可避免的有些失望。

再从教师的档案分析，我们也承认现存档案数据的完整性、科研档案保管的重要性。然而当我们试图从中看到老师的师德风采，当我们想从科研档案的数据、图表中透视出教师们作为科研工作者在实验室的殚精竭虑、灵光乍现时，同样也深感无能为力，原始档案的结构性缺陷令我们尴尬。

二、现有的管理理念和方法落后于时代的需求

建国初期，我们档案系统的理念和方法深受前苏联档案工作理论的影响。前苏联的理论和实际操作方法曾帮助我们国家迅速的建立了档案管理体系，并有效地积累着案卷。高校档案曾经是一年收集案卷一百卷左右，3-5个人管理所有的案卷，查档利用人数不多。所有学生的信息最简单快捷的方法就是装订成册。随着时代的进步，高校教育事业的迅速发展，学校的师生总数早已是建校之初的百倍、千倍。复旦大学、上海交通大学等高校师生总数都已经超过万人。高校档案管理的案卷收集量由一年的百位数已经升至将近万卷。据复旦大学档案馆2016统计数据：档案的年增长量约为1.5万卷;档案馆年度接待量约2500人次，7000卷次;校史馆年度接待量约50000人次。在这么巨大的变化面前，传统的收集内容和方法很难再满足利用需求。

档案记忆观的理论认为，基于对档案基本属性—社会记忆属性的本质性认识，把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会或历史、集体记忆，含有集体记忆的关键。档案馆是记忆的保存场所或记忆宫殿，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性[1]。档案记忆观从理论上为档案工作者指出我们保管的档案应当从内容上可以唤起个人乃至民族的情感，但是由于种种历史的、客观的原因，我们在实践中发现，现存档案的收集保管多数以俯视的视角，管理着大量作为证据凭据的数据，而不是从人文的角度去保管活动主体的情感记忆。就在我们档案工作者日复一日的忙碌中，我们不知不觉中就选择了只保管部分有话语权的社会记忆。那么多年以后，我们作为社会记忆的建构者，回头审视时，自己也会感到遗憾！

高校档案馆的同仁们在众多同行的交流中，已经意识到了问题，思想上都希望实现档案馆的面向公众更加开放，更在实践中尝试一些促进开放的行动。华东师范大学档案馆的朱小怡、魏明扬认为高校档案对社会开放是档案工作的发展方向，并指出高校档案工作应当在思想认识、业务建设、人才队伍三个方向上都做出准备和改变[2]。上海交通大学档案馆的许雯倩也提出高校档案开放实践存在着客观的困难[3]。

三、改变观念实现高校档案馆利用创新

高校档案馆都在积极地迎接变化、互相学习、共同探索如何向更加開放的档案馆转型。并没有固定的模式和体制，大家可以轻易模仿后就成为一个成功的开放型档案馆。高校档案馆之间都在密切交流、互相探讨、现场学习中。那么怎样能从封闭走向开放、从寂静走向文化吸引，只有先从观念上领悟，再创造性地改变收集利用方式做到有米可下，才能做出文化的盛宴，档案的开放化才能吸引公众的目光。

1.通过举办富含人文内容的展览促进开放

成功的展览吸引公众的到访，形成文化的辐射，直接达到档案馆面向社会开放的目的。清华大学2017年4月29日举办了“那时的清华那时的我们”清华大学1982级学生生活收藏展，受到校庆返校校友和各方面观众的关注和欢迎。特别是毕业30周年的1982级校友们，看到自己当年学习、生活中的文献、实物，非常亲切和感动，引起对往事的生动回忆[4]。上海交通大学举办的《档案：创新的印记——上海交通大学创新历程档案图片展》主题展览以上海交通大学在中国近现代史上具有开创意义的重大历史事件、重大科技成果、重大改革突破为主线，以时间为序，分为人才培育、科学研究、国际合作三个篇章，展出珍贵照片和历史档案70余幅（件）[5]。华东师范大学举办了《纪念冯契先生百年诞辰图片展》和《纪念中国人民抗日战争胜利70周年暨沪西抗战史料展》，通过展览带领我们大家回顾历史，取得了很好的社会效果[6][7]。

2.通过展现校内景物的变迁唤醒集体记忆

人的生活离不开环境。大学的多少光阴都是在美丽的校园、藏书丰富的图书馆中度过。高校学子们每当重游故地，都会不由自主地回忆往事、思念同学、师长，乃至对母校升起深深的感恩之情。西安电子科技大学举办的校园风貌图片档案展展出了建校以来档案馆保存的近百张照片，近二十幅展板，全景式、全时代、立体化地展现了学校建校至今八十余年的变迁过程，受到同学们的热烈欢迎[8]。浙江大学举办的走进浙大百年建筑展览，带领大家开始了一次寻访大学记忆的旅程。人事更迭，往来古今，惟有这些建筑，铭记了学校发展的变迁与辉煌[9]。

3.利用现代化的互联网服务促进开放

唯有提供更加方便、更加自由的查档方式才能形成公众的档案馆。当图书馆已经由处处刷卡，禁止带包入内变成一卡在手，畅游阅览的模式时，档案馆依然先严格审查证件，再提供仅仅与自己身份相关的档案时，如何能开放呢？网络的便捷改变了我们的生活，处处都是互联网+正在改变传统的场景。档案馆也要利用这一工具，特别是在服务项目上：例如高校档案馆为学生提供成绩证明、档案转移等业务上。同济大学率先上线运行了网络远程服务系统。上海大学也实现了网络远程办理成绩单、远程查证学历真伪、线上实时查询个人档案去向的功能，受到利用者的好评。同时，高校档案馆也都积极热情的进行网站建设，把适合向所有公众开放的部分档案内容直接挂在网上。无须身份查证、无须到馆，普通读者就可以阅览到高校保存的文化内容。各大高校的院士、杰出人物事迹展等都可以无界限的开放，以实现更广泛的文化传播。

四、档案收集的多样化和公众化

1.面向所有新老校友广泛征集档案

档案的收集是按照年限连续进行归档的。在当时的理论要求下，实现了应收尽收，但以现在的眼光来看，试图用现有馆藏的档案描绘出当年的大学生活，真的是巧妇难为无米之炊。粗线条的勾勒尚可以勉力为之，要更加细节生动的呈现出历史上的大学学习、生活情景，唤起老人的回忆，感动今天的少年们是极其困难的。另外还有些档案的形成，原本属于个人所有，并不在强制收集之内。那么唯一的办法是采用征集的方式来弥补馆藏档案的缺失。例如同济大学档案馆网站首页就发布了《关于征集珍贵档案校史资料和实物的启示》[10]。启示中列举了12条类目。既有宏观的关于学校创立和发展相关的文件资料，也同时关注到了毕业生的合影照片，师生赠言等。清华大学《那时的清华那时的我们》展览也是面向海内外的校友征集档案：倡议发出，校友踊跃，有30名校友捐赠物品375件，6名校友提供展品37件。可以说，没有这次成功的征集活动，也就没有这次成功的展览[4]。

2.通过收集实物构建高校生活的历史记忆

档案收集工作通常是重文件、轻实物。一个原因是档案馆整体经费和人手都不足，工作重点只能放在文件的收集保管。另一个原因是实物的收集既需要资金支持，也需要更大的馆舍来存放。但是实物档案与文字描述相比，更加直观、真实地反映出历史。在重现高校生活中有不可替代的作用。华东理工大学档案馆陆宪良馆长很早就开始收集实物档案。多年来不断积累，华东理工大学档案馆存放了过去的桌子、床铺、乃至实习的设备等大件，也有细微的现在已经看不到的文件夹等器物。站在当年的实物中，真的是感慨万千，仿佛记忆闸门被打开，过去的生活、学习又历历在目。值得称道的是西安交通大学档案馆，他们的实物还配有怀念性的文章，例如《父亲那把印制有交大校徽的计算尺》一文中，交大谢麟阁教授的儿子深情回忆了父亲的学习、工作。我们也可以看到谢教授捐赠的计算尺和手摇计算机实物[11]。从中我们不仅了解了谢老师、交大，可以说也望见了那个时代。

3.通过口述史的收集整理丰满档案内容

口述史将口述者本人的记忆，用文字直接记录下来，作为档案材料进行收集，改变了档案材料的简洁与枯燥。虽然口述史本身是一个档号材料，但是口述史的内容是一条历史的长河。它从一个人的角度记录历史，同时也记录人的感情记忆。因此，口述史的收集整理丰满了档案，使档案不仅反映了时代的骨架，也开始充满了血肉情感。中国石油大学档案馆访谈了88岁的离休老教师王革。王老师自1979年入校直至退休，可以说他的个人口述也反映了学校的历史[12]。滴水汇集大海，彩虹折射太阳。重庆大学档案馆网站上已经可以观看口述史的视频[13]。华东师范大学档案馆“丽娃记忆：华东师大口述档案”项目已经进展到第三期[14]。

4.多媒体档案新资源的收集建设

与传统的纸质案卷相比，多媒体档案更加鲜活的记录着人们和时代。华东师范大学就举办了一场特殊的档案收集活动： “我敢我梦想”视频征集大赛活动：征集内容是学生用手机视频或DV叙说和表达自己当下的梦想。叙述梦想的方式很多，可谈过去梦想，也可构思未来的梦想。 参赛选手的视频会珍藏在档案馆，等过十年、二十年或三十年的時候，再来对照下自己许下的诺言和梦想，会觉得非常珍贵和有趣。档案收集的内容和方式突破了常规的收集条目，它面向的是广大的学生，内容也再无关于教学和管理文件。它也不同于征集活动的亡羊补牢，而是在同学们还满怀青春的梦想时，就收集记录。

5.变革固有档案的内容和形式来丰富档案内容

档案的利用和收集的丰富程度决定了开放化的深度，对于历史悠久、人文材料丰富、资金支持力度较大的高校来讲，可以不断拓展收集的范围。对于外在物质条件稍差的高校来讲，可以另辟蹊径，从基本档案入手，改变档案形成的方式，由简单列表式向富含人文信息来转变，例如，高校的成绩单，是每个学生都有的。如果每个成绩单都附加一页，提供给学生亲笔写一段大学生活感悟，那么工作量并不增加多少，也无须资金，就可以收集到反映时代、反映青年人思想的手稿。

尽管开放的方向已经决定，开放的方式、方法需要我们档案从业者不断探索，2019年至今的疫情对各行各业都带来了巨大的冲击，为了社会国家的安全，各大高校档案馆在传统接触式的业务更加谨慎，很多档案馆都限制了人员进入，这也促使我们必须采用更加灵活的态度和方式：利用网络、多媒体、微信公众号等方式实现无接触式开放。

参考文献：

[1]丁华东.档案记忆观的兴起及其理论影响[J].档案管理，2009（1）;16-20

[2]朱小怡，魏明扬.高校档案向社会开放，我们准备好了吗？[C].上海高校档案管理研究与实践.上海三联书店，2016：3-9

[3]许雯倩.试论新形势下促进高校档案开放的对策建议[C].上海高校档案管理研究与实践.上海三联书店，2016：10-16

[4]”那时的清华，那时的我们”展览举办[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.tsinghua.edu.cn/publish/xsg/8500/2017/20170605082916784224187/20170605082916784224187_.html

[5]上海交大档案馆举行“创新发展·档案见证”国际档案日宣传活动[EB/OL].[2017-7-13].http：//news.sjtu.edu.cn/info/1003/620708.htm/

[6]纪念冯契先生百年诞辰图片展[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.philo.ecnu.edu.cn/s/169/t/189/14/08/info136200.htm

[7]关于举办“勿忘·前行纪念中国人民抗日战争胜利70周年暨沪西抗战史料展”的通知[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.dag.ecnu.edu.cn/s/134/t/434/0a/d0/info133840.htm

[8]西電举办校园风貌图片档案展[EB/OL][2017-7-13]..http：//dag.xidian.edu.cn/info/1155/2443.htm

[9]百年建筑[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.acv.zju.edu.cn/page.html？m=wszt&xg-mainCenter-topicid=T3MG821aD8a85

[10]关于征集珍贵档案校史资料和实物的启示[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.tongji.edu.cn/～archives

[11]父亲那把印制有交大校徽的计算尺[EB/OL].[2017-7-13].http：//58.206.125.28/？p=7045

[12]档案馆赴东营开展口述史研究[EB/OL].[2017-7-13].http：//dag.upc.edu.cn/gzdt/news102.html/

[13]口述历史[EB/OL].[2017-7-13].http：//archives.cqu.edu.cn/list.jsp？urltype=tree.TreeTempUrl&wbtreeid=1042

[14]关于“丽娃记忆：华东师大口述档案”项目成员招募启事[EB/OL].[2017-7-13].

http：//www.dag.ecnu.edu.cn/s/134/t/434/39/a4/info145828.htm

[15]关于举办“美源坊杯”华东师范大学“我敢我梦想”视频征集大赛通知[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.ecnu.edu.cn/_s2/8d/7c/c1952a36220/page.psp

作者单位：上海大学档案馆 上海大学图书情报档案系