潘雅宁

（广东司法警官职业学院，广东 广州 510520）

信息时代的发展带来的是更快捷的技术以及更方便的管理体制，而信息技术的飞速发展也给人们带来了更多的可能，传统的档案管理体制已经不能符合现代的要求，因此，现代的档案管理工作必须在信息化的趋势下进行及时的更新换代，利用更加高端的技术保障档案的信息安全，确保档案信息不会出现泄漏的问题，并且在档案的管理上更加快捷高效，帮助我们的档案管理工作人员能减少工作量的同时提升工作效率。

一、档案管理工作的现状分析

（一）管理模式陈旧，不能适应新时代的信息技术发展

随着社会的不断发展变革，信息技术涌入了我们的生活，我们进入了数字化时代，在享受信息技术便捷性的同时，我们反观当前档案管理工作的缺失，很多的地方、院校的档案管理工作仍然选择陈旧的模式，没有进行及时的更新，也没有将新时代的新技术注入到当前的档案管理工作中，档案工作效率不高，浪费人力物力财力，没有体现档案管理工作的效率。

（二）档案管理工作松散，日后查找工作繁琐

档案管理的松散性主要表现在档案管理工作没有形成一定的规模，档案管理的人员多但是不受重视，大众认为档案管理工作不是一项有技术性的内容，因此，选派一些学校的退休教师或者是员工进行档案管理工作，没有形成严密的档案管理工作制度，加之档案管理工作没有落实信息化的要求，还是原先的翻找的模式，入档和调档工作会耗费很多的时间和精力，同时，在今后的管理方面也会有所疏漏。

（三）档案信息安全工作不能保障

档案信息安全关乎着个人秘密和一些机密的内容，因此要保障档案的安全性，才能进一步的开展工作，促进档案管理的信息化实施。但是由于当前档案管理工作没有形成最新的管理模式，也未使用最先进的管理设备，因此，档案信息安全工作不能保证，单纯的档案室放置管理，还无法避免火灾、水灾或者是地震等意外的发生，这样无法保证档案信息的相对安全。

二、现如今新型信息化档案信息安全管理的重要性

当今社会数字化技术不断普及，人们利用数字化、信息化技术到自己生活的方方面面，不仅用于生活起居，也会运用于当前的工作之中。新型的档案管理技术不仅仅能将档案管理的安全性能提升，还能减少更多的人力、物力、财力，减少档案管理工作人员的工作量，解放档案管理工作人员的双手，让其投入到当前的信息化档案柜的管理中来，促进各项管理工作能更加智能化、信息化、便捷化。而新型的档案管理模式，正是运用大数据弥补当前档案管理的不足，将数字化信息化的优势技术引入到档案管理内部，用电子档案柜进行严密的管理，不仅每台电子管理柜都装有智能电脑系统，而且电子迁移档案，档案柜所占得面积不大，能放下更多的档案，管理员打开电脑输入密码，找到所属的几号档案柜，按下第几排，电子档案柜会直接移动到你所需的一排，不仅方便省事，整齐划一，还具有电子化的功能，而且还可以有效隔绝外界的火源、水源，极大地保护了档案信息的安全。

三、档案信息安全保障体系构建策略

（一）建立健全档案信息安全技术保障体系

档案信息安全技术是用技术的进一步加强和改善去确保档案信息的安全性。而技术性就需要和数字化、信息化的时代相结合，将信息安全系统建立完善，并且用信息安全服务去切实保障信息安全问题，促进档案信息安全保障体系的构建。我们所讲的信息安全技术可以包含物理安全技术，物理安全技术是在档案信息长期管理的过程中普遍并且一直存在的一个问题，主要包括一些物理的环境对档案的安全产生威胁的相对应的解决技术，物理安全技术能利用相关的储存介质保障档案信息能防水、防火、防地震、防雷等，确保在物理性质上，我们的档案安全不受侵害；接下来还包含系统安全技术，而系统的安全技术用我们通俗的话将就是用除了硬件以外的软件来保障档案信息的安全、不遗失，系统安全需要保障的是网络的安全和数据软件的安全，在软件方面，从软件的开发和研制，到最终的实验、修改程序等都要经过严密的程序，确保档案信息不受威胁，同时在网络数据方面不形成共享机制，确保网络数据的安全，同时建立严密的网络安全防火墙和网络的监控措施，对档案信息加密管理，并且安全的储存在一定的地方，有备份，防止入侵，也能在损毁之后进行及时恢复；技术研究与应用等方面，一定要健全安全保障体系，层层把关，在技术环节上不出纰漏，在以往纸质版的保存劣势下，能凸显信息技术档案信息管理安全化，促进档案管理的进一步发展。

（二）档案信息安全及今后管理的重点步骤

档案信息的安全建立主要依靠技术人员进行，通过严密的网络信息安全技术保障档案的信息不受侵犯，但是针对今后的管理实施环节如何保障档案的信息管理安全，这是我们在今后的工作中需要逐步落实，并且步步咬紧的环节。

1.加强对档案信息管理人员的使用、管理培训

首先，在任用档案信息管理人员的时候要坚持保密性原则，在录用的环节签订保密协议，提前说明档案管理工作的重要性和保密性，确保工作人员从思想上重视起来。其次，要加强对档案管理工作人员的培训。档案管理工作人员是每天与档案接触最多的人员，在系统的操作和管理的规范方面需要进行相应的培训，在促进其业务素质增长的同时也能确立更加规范的管理人员保障体系，确保档案管理系统的正常运行，并且从一定的层面确保档案安全管理工作的有序进行。院校的档案管理工作者要定期对档案管理人员进行培训，培训的内容包括安全意识的提升培训以及系统操作的培训，加强档案工作管理人员的安全意识和管理素质以及专业素养，提高档案管理工作人员的工作能力和工作效率，将安全管理工作落实到位。

2.建立健全档案信息安全管理制度

制度的制定是为了更加有效的进行档案信息管理，因此，制定相应的档案信息管理制度可以保障今后的运行，规范档案管理人员的工作，促进档案管理的有序进行，只有按照规章制度办事，才能确保我们的档案信息安全性。例如，在档案馆建立安全防范责任制度，将安全防范责任落实到具体的部门，具体的工作小组和人头上，加强对重要数据及文件的管理和系统化操作，并进行备份处理；完善信息管理安全管理制度，有助于做好档案信息泄露的预防工作，将信息泄露的损失控制在最小范围之内，最大程度发挥档案信息化的作用和优点【1】。

3.建立档案信息安全管理部门

建设档案信息管理部门是为今后发展做铺垫，因此，首先要将部门成立的职责明确清楚，就是加强对档案的安全和保密管理，保障档案信息安全管理各个环节、步骤的正常运行【2】。而各个环节上的监督管理工作也是由档案信息管理部门所进行的，缺乏监督的管理就不能称之为完整的管理体制，只有将制度和人员的工作进行合理的监督，才能促进档案信息安全管理工作的有序开展。同时还要建立档案信息安全管理规范原则，并实行动态化管理，因为每一项制度的开展不可能是完美的，都是需要在实践中进行完善和改进的。

四、小结

档案信息安全管理保障体系是对档案信息安全技术保障体系的有力支持。在完成档案信息化系统的搭建之后，需要结合有效的信息安全管理手段，建立档案信息安全保障体系【3】。因此，院校的档案管理工作不是一项一朝一夕的事情，而是一项长期的工作，为了摆脱原先管理模式的漏洞，需加强新时代档案信息安全管理工作的运行，促进档案信息的安全管理工作有序推进。