文/张彩灵

按照常规，人事档案是人事管理活动中形成的记录和反映个人经历和德才表现、以个人为单位建立起来的文件材料，主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的。根据人事档案管理规定，人事档案的建立、传递和管理是由组织人事部门或其委托具有资质的单位（一般为人才交流中心）具体负责，其他单位和个人不得传递、管理人事档案。表面上看，建立个人档案是组织人事部门的事，个人自我建档，看似没有必要，但现实生活和档案利用需求的实际，又让我们意识到个人自我建档非常必要。

一、从两个典型案例看个人建立自己档案的必要性

例证之一：现实社会活动中，组织部门在考察干部时，往往要求考察对象提交部分文件资料，例如考察对象市级以上获奖证书和文件复印件等。按常理，这些材料特别是获奖文件都由人事部门或所在单位保存，可以直接为之提供。可是，实际情况往往是，由于有些部门档案管理的不规范等原因，有些材料急用时找不到，这时如果自己保存有相关资料利用起来就方便多了。

例证之二：组织部门在贯彻落实人事档案数字化建设工作中，发现所管理的干部人事档案或多或少都有缺失，要求个人及时补充完善档案缺件资料。按常规，个人只能到档案馆、人事部门和所工作过的单位查找，但由于时间久远、档案管理人员变换频繁，或者业务不熟练，有些档案资料即使明明有，但就是无法查到，这时自己保存有的文件资料也就派上用场了。

本文作者通过例证说明个人自我建档的必要性，同时对个人建立本人档案的范围、定位、原则以及争取社会支持、个人档案的管理等问题进行了探讨。至于个人到底是否需要建立本人档案，对于个人保存的重要资料的档案属性，个人手中保存的重要资料和档案部门如何关联，还是值得仁者见仁、智者见智进行研究的问题

二、个人建立本人档案的定位

个人建立本人档案，需要有一个明确的定位，这样方能与单位档案部门有一个相应的关联。

一是个人自我建档，是组织、人事部门建立、管理个人档案的必要补充，当组织、人事部门人事档案发生丢失等意外时，个人建立的本人档案就能及时补缺。

二是个人自我建档，是个人经历特别是大事的记录，这是个人研究、回顾和编写相关资料的需要，同时也为社会需求提供保障与服务。

三是个人自我建档，是适应新形势的需要。有些档案的产生不经过组织或人事部门，比如个人的房产资料、反映个人身体健康状况的体检资料、特别是今年疫情中的核酸检测资料，再比如个人的出生证、防疫证、暂住证、驾驶证、结婚证、献血证以及个人信用，等等。其实在人们的社会活动实践中，这些重要资料和文件按照惯例全由家庭或个人保管，属于个人重要的保密信息，这些资料绝大部分未进入人事档案，当组织或人事部门需要的时候，个人可以及时提供，补充人事档案的缺项。

三、个人自我建档的原则

个人建立本人档案有其必要性，但要做好必须恪守原则，切莫随意。

原则之一：个人建立本人档案必须真实。个人自我建档不能随心所欲，更不能美化自己、拔高自己或者凭空捏造，如果这样就失去了个人建立档案的真实性。只有真实，才能体现个人建立档案的重要性，才能为之有效利用。

原则之二：个人建立本人档案必须及时。及时是收集个人档案资料的要求，只有及时才能保证档案资料的真实性。如果事后补充个人档案，其实不甚重要，还容易造成失真。

四、探索个人自我建档的管理

个人自我建档，文件资料如何进行保管，这是一个现实问题，必须解决好。笔者认为，个人自我建档，应该由自己保管。因为，个人既是自然人也是社会人，个人建立的档案同样既是个人的也是社会的。因此，个人建立的本人档案应由自己保管，使用与支配权属于个人，由个人决定其销毁、上交、利用或传承。就个人来讲，它是记载个人人生轨迹的重要依据，是个人信息的储存库，有些贵重的资料具有法律效用与实际应用价值。那么到底如何自我建档，应该注意些什么等等，尚需进行深入研究，本文只是抛砖引玉，期望大家共同探讨与批评指教。