文/王 娟

高校研究生档案为高校的研究生培养教育提供了有益的信息，在学科建设和人才培养方面具有重要意义。当前，一些高校对研究生档案的规范化管理却差强人意，在管理人员素质提升、管理制度健全以及强化信息化管理等方面均存在诸多不足。针对这些问题，高校各领导层面必须充分重视档案管理，加大对管理人员的培训，引入先进管理经验，顺应时代潮流，加强信息化管理技术建设，确保实现研究生档案规范化管理

高校研究生档案管理，是整个高校学生档案管理的重要组成部分。高校研究生档案是指：“在高校研究生培养过程中所形成的一系列有保护和利用价值的文字和图标材料。”它承载了研究生在校期间的学习成绩、科研成果、政治表现等多方面内容，更是日后就业时供用人单位招聘、考察、审核、录用的客观重要依据。因此，对研究生档案的规范化管理亟待引起高校有关管理部门的重视。高校研究生档案的管理，系指将产生于研究生教学活动中的文字及图片材料、影像资料独立出来进行管理。目前，为了区别其与本专科的档案材料管理，大部分高校采用“三位一体”的方案来管理研究生档案。即在一人名下分列其学籍情况、课程学习情况、学位资料等内容，并且按照内容设置卷内目录。专人专号，方便快捷。在查找时，提纲挈领，一目了然。然而，仔细分析，认真考究，高校研究生档案规范化管理中还存在一些问题尚待解决。

一、高校研究生档案规范化管理中存在的问题

近年来，随着国民经济整体水平的大幅提升，我国学术科研领域也取得了长足进步，相适应的高校对科研工作和人才培养的重视程度也在不断增强。但是在市场经济的作用下，高校将更多的资金和注意力投向了经济效益好的专业，而档案部门的建设可以说是一直在缓慢地进步甚至停滞不前。因此，当下对研究生档案的管理也就不可避免地会出现一些问题。这些问题主要表现在以下三个方面：

其一，档案管理意识相对薄弱。由于高校本身对研究生档案管理的精力投入不足，档案部门的工作人员相对较少，研究生（包括硕士研究生和博士研究生）的学制从三年到八年不等。在面对这些纷繁复杂的工作时，工作人员难免力不从心。其中档案时段过长，中间要经过学生本人、辅导员、行政部门、档案部门等多个环节，很难保证每位经手人员都能毫无纰漏。且档案部门的少部分人员将其本职工作视作“清闲”之事，在处理档案时难免有疏忽之处。这就使得收集上来的档案无法确保得到妥善处理。此外，学生或忙于学业或忙于工作，或忙于科研，将个人档案的管理视为“细枝末节”之事而轻易处之，这就难以保证原始档案的准确性。档案管理意识的缺乏影响着档案的填写、收集、管理等多个层面，如果在思想上不能提高对档案管理的重视程度，那对研究生档案进行规范化管理将无从谈起。由此可见，提升相关各类人员的档案管理意识，实为高校研究生档案规范化管理的关键所在。

其二，档案资料归类千篇一律范围单一。研究生作为国家未来的在科研进步、经济繁荣方面的重要支撑，应当是个性鲜活、学有专长的高层次人才。其培养方式不同于本专科生，研究生的档案应当体现其个性化的特点。这一点应该在档案的形成与管理中突出地体现出来。但是时下，当检索研究生档案时，我们看到的仅仅是录取、成绩、论文、创作、科研成果、就业等略显单薄的资料，以及导师在“指导评价栏”里的千篇一律的书写内容。“比起本科生的培养范围，研究生培养所涉及的内容更广泛、形式更多样、结构更复杂，所以研究生档案更有差异性。然而毕业生档案中的内容除了个人基本信息不同之外，其余材料往往千篇一律，不足以反映个人的个性特征。”这样的学生档案没有太高的利用价值，更不用说对其进行研究，为高校日后的建设出谋划策了。造成这种现象的一个重要原因是近几年研究生的招收条件放宽，使得队伍“膨胀”，一部分高校甚至出现了一位导师指导十几个研究生的现象。面对如此艰巨的任务，自然难对学生进行个性化培养，所形成的档案资料千篇一律也就不足为怪了。

其三，档案管理信息化建设滞后。当今社会信息化加快发展，信息技术手段渗入到方方面面，为各行各业的建设与发展提供了新思路与新手段。然而，面对这样的形势，大部分高校的档案工作仍处于手工作业阶段。经过初步整理的档案送交至档案室，工作人员仍需人工对其进行分类、编排、整合等工作，这样的过程漫长而繁琐。“重复、繁重的手工劳动使得档案管理人员无暇顾及档案材料内容及档案中蕴藏的巨大价值，机械的作业也使工作效率相对低下，而计算机参与管理在很大程度上提升了管理工作的规范化和科学化水平。”将研究生档案管理的主要技术支撑由人力手工劳动转为信息技术规范化管理意义重大。可以预见，研究生档案一旦实现信息化管理，每位研究生的档案获取将会摆脱繁琐的人力查找，能够更为便捷地通过研究生档案规范化管理系统获取。如此不仅提高了查找效率，更为高校和研究生本人以及用人单位开辟了便捷的沟通渠道。

二、提高高校研究生档案规范化管理的对策

时下，面对信息化时代的发展大势，部分高校已经逐渐认识到研究生档案规范化管理的重要性，开始投入了人力、物力，着手对其进行更有成效的利用和保护，这是积极的有效做法值得肯定。笔者结合自己的工作实践，经过有益探索、研究、归纳、总结，针对存在的现实问题，认为提升高校研究生档案规范化管理应该采取以下对策——

对策之一：不断提高档案管理人员规范化管理意识和水平。提高档案工作人员对档案工作重要性的认识，必须改变以往散漫的工作态度，坚决消除把档案室当作“养老衙门”的错误思想，真正在档案工作中树立起认真、踏实、有序、规范的工作作风。加强档案工作相关法律法规的学习，将其贯彻到工作之中，摒弃人浮于事漫不经心的工作态度。同时，学校有关领导以及档案室工作人员有义务向全校师生宣传档案工作的重要性，从源头抓起，对辅导员、相关管理者及学生进行档案工作的基本培训，让档案从学生自身就被重视起来。因为，只有上上下下互联互通，共同重视档案工作，才能推进档案工作有效的进步与发展。

常言道，火车跑得快，全靠车头带。高校领导层对档案工作的重视，是做好档案工作的重要一环。既要重视对档案工作的投入，还要重视专业人员的培养与使用。档案部门要加强对相关工作人员的培训，切实提高业务水平。要让工作人员走出去，把先进的管理经验和管理措施带回来、用起来，才能在实际工作上改善当前的档案管理滞后的现状。同时，应结合高校实际，量身定制档案信息化管理系统，将工作人员从繁杂的手工工作中解放出来，提高工作效率，最大程度发挥档案的利用价值。

对策之二：制定科学合理的归档范围。高校进行研究生档案规范化管理工作，是为了培养出各行各业的优秀人才提供经验。而在以往的归档内容中，多是千篇一律的培养模式，在根源上无法为高校培养人才的工作提供有益启示。因此各高校应该结合本校的专业优势和专业特色以及学生的培养方案，合理选择归档范围。比如，在档案中纳入学生的操行成绩，不仅能在客观上规范研究生平时的品行，也可供用人单位合理考量其适合的工作岗位。当然，各个高校有其多年的研究生培养经验，都可以在法律允许的范围内归纳出适合本校的培养模式，并据此选择研究生档案归档的科学合理范畴。如此，研究生档案的利用价值将得到很大的提升，也将会推动研究生档案规范化管理的进程。

对策之三：大力推进研究生档案管理信息化建设。为此，要着力抓好以下两点：

首先，推广处理档案的信息技术，提升工作人员对计算机的操作能力。使其能够掌握档案管理系统，建立相关的数据库和信息系统。将信息化管理系统在档案工作中逐步推广应用，大幅度提升工作效率，使工作人员从繁杂、重复的手工劳动中解放出来，将更多的时间和精力投入到数据库的建设中，以及探索利用信息技术管理档案的新路子。

其次，组织人员对库存档案数据进行电子化处理。由于实行信息化管理，库存档案较容易被忽视，甚至于导致管理混乱。为防患于未然，需指定专人，将相关数据电子化处理。先进的制度是不断提高档案工作的前提，因此必须建立严格细致的档案室工作、管理制度，做到事事有人做，时时有人管，不断查漏补缺、不断优化制度，这是提升高校档案规范化管理的有效途径。

综上所述，高校研究生档案的管理、利用与保护是一个长期性的重要工作，需要高校在充分认识当前工作中存在的问题，下大力气进行解决，从而在新时代使档案管理工作更上一层楼。当然，研究生档案的管理也要注意法律层面的问题，如涉及知识产权保护等问题。在对研究生档案进行规范化、信息化管理的同时，也要注重其个人隐私和学位论文的保护。笔者坚信，只要我们不断地总结、探索和研究，定能为档案工作搭建一个更好的平台，促使高校研究生档案规范化管理开创新局面、跃上新台阶。