实现档案管理规范化措施分析

2020-11-26郭丽

商品与质量 2020年39期

郭丽

青海省青海湖旅游控股有限公司青海西宁 810008

1 档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏对信息技术应用的重视

当前社会正处于信息化的时代，信息技术的应用范围非常广，其自身的有效应用，对于相关行业领域的发展有着非常重要的作用。而相关部门若想实现对档案资料的规范化管理，则需要紧随时代发展潮流，将信息技术应用到档案管理工作之中，现在也有很多企事业单位已经开展了信息化的档案管理工作，这对于档案管理规范化的提升有着重要作用。但是，部分单位对于信息技术并没有太高的重视，也没有意识到信息技术对档案管理工作发展的重要意义，也因此，这些单位部门在开展档案管理工作时，还在采用以往的工作方式，导致档案管理工作的实际发展需求无法被满足，而且传统的档案管理工作还缺乏一定的规范性，这也影响到整个档案管理工作的效率与质量。另外，还有些单位虽然在档案管理工作中，使用了信息技术，但是却没有取得良好的工作效果，主要是因为信息化管理模式落实不到位，缺乏完善的信息化档案管理标准，从而影响到档案管理工作的规范性[1]。

1.2 档案管理机制缺乏完善性

档案管理工作的规范化开展，离不开完善的管理制度的科学指导，合理健全的档案管理制度机制，能够对管理人员的工作行为进行约束与规范，促使档案管理工作能够严格按照相关流程开展，确保档案资料的安全性。不过，就当前档案管理工作的实际开展情况来看，不少单位部门都缺乏完善的档案管理机制，在进行档案管理工作时，并没有做到与时俱进，没有随着档案管理的发展需求，对原有的档案管理制度予以完善，导致其中存在诸多漏洞，而且档案管理也缺少统一的标准要求，这样很容易引起档案管理工作的混乱性，阻碍档案管理工作的顺利开展。

2 档案管理规范化的有效措施

2.1 合理应用信息技术

相关部门若想保证档案管理工作的长远发展，还需要做到与时俱进，对传统的档案管理模式进行科学合理的改进，有助于提升档案管理的有效性，而将当前先进的信息技术引入到档案管理工作中，不仅能够满足档案管理工作的发展需求，还能够进一步实现档案管理规范化。基于此，相关部门要结合自身档案管理工作的发展现状，将信息技术科学应用到档案管理之中，借助信息技术建立数字化的档案管理系统，借此对纸质的档案资料进行电子化管理，减少了纸质档案管理的混乱性，同时信息化的管理模式也让档案管理工作变得更加高效。此外，相关部门还要增设信息化设备，包括硬件设备与软件设备，为信息化管理提供充足的资源支持[2]。

2.2 完善档案管理制度

在改善档案管理工作模式的同时，相关部门也要注意完善档案管理制度，而且健全的管理制度也有利于档案管理工作规范化的提升，因此，有关部门要加强对档案管理工作的重视，并且还要结合档案管理工作的方式、模式以及流程，进行管理制度的制定。相关部门要针对档案管理工作流程，设置合理的监管机制，对于各个档案管理环节予以严格的监督管理，可以成立监督小组，对档案管理工作进行不定期的检查，一旦发现问题，就要责令管理人员进行及时整改，以此提高档案管理人员的工作积极性。与此同时，有关部门也要建立相应的奖惩机制，并对档案管理每一环节的工作内容及责任予以明确，制定出规范的工作流程，若是发现一些档案管理人员没有做好分内工作，或者没有按照严格的规范流程进行档案管理，则要对其予以一定的惩罚，反之，就要给予适当的奖励，以此提高档案管理工作的规范性。

2.3 做好立卷归档工作

若想开展规范化的档案管理工作，就要做好相关档资料的整理、归置等工作，确保档案资料的完整性，提高档案管理工作的有效性。基于此，档案管理人员需要开展全面普查工作，对所有的案卷进行认真仔细的梳理与归正，使得档案管理工作实现初步的规范化。比如，在对档案资料进行分类时，工作人员可以将一些重复的档案资料剔除；在整理档案信息时，工作人员则需要档案资料的目录、序号、格式等方面进行统一，确保档案资料的规范化，这样也便于工作人员进行查阅[3]。另外，档案管理人员还要对案卷进行重新组合。在面对一些内容杂乱且组卷较多的案卷时，工作人员要对其进行重新整理，尤其是一些标题不清楚、没有案卷标题、以及没有页码标号的案卷资料，需要档案管理人员在进行案卷重组工作的过程中，予以重新填写加工，以此保证案卷的完整性以及规范性。此外，相关部门还要结合自身的实际情况，制定出合理的电子档案录入规范细则，让档案管理人员严格遵照这一规范制度，确保整个档案录入工作的规范性以及有效性。