事业单位档案管理信息化建设新探究

2020-11-22陈旭

就业与保障 2020年3期

文/陈旭

档案是事业单位工作开展的记录与重要凭证，就事业单位而言，虽然不属于政府机构，但是却在为我国人民提供教育、科技、文化、卫生等活动非物质生产和劳务服务等方面发挥了重要作用，更是政府工作执行的主要辅助者，是具有公众意义的单位。事业单位的管理工作以及信息管理等，同样受到了社会各界的广泛关注。此外，事业单位的档案保存管理，对于掌握基层社会发展变迁状况、优化基层社会管理及相关学术研究等具有重要意义。

一、当前事业单位档案管理面临的困境与机遇

事业单位一般是由国家所设置的，且带有一定公益性质的组织或是机构，是与人民群的日常生活密切相关的部门，事业单位的基本宗旨是为社会提供服务，与社会教育、科技、文化、卫生等事业直接相关。事业单位的档案则是记录人民群众社会生活发展变迁的基本素材。有研究者认为，档案是人们在各项社会活动中形成的信息，档案也对人类社会当下、发展和学术研究具有利用价值的信息资源[1]。因此，对于事业单位档案的保存与管理极为必要。但是大部分事业单位尚未充分认识到档案管理工作应结合新时代发展要素的重要性，因而导致当前事业单位档案管理面临重要的挑战。

新中国成立后，几乎所有传统事业单位都以纸质档案为主，但随着时间不断推移，各个事业单位积攒的纸质档案越来越多，使得档案原件成为“消耗性”和“易损坏性”的产品，且随着档案数量的持续增多、内容的日渐繁杂，管理人员在处理浩如烟海的档案时，无论是检索、整理，还是查阅及保存等效率都极为低下。由于传统的档案管理也限制了跨地区的档案检索、查阅与调用等功能，影响了档案的开发利用价值。此外，传统纸质档案在保存过程中容易受到温度、湿度等环境因素的影响，尤其是在气候相对湿润的南方地区，容易产生发霉、损坏等现象，进而导致纸质档案难以长久性存储，也会出现档案丢失情况。因而，对档案进行信息化管理尤为必要[2]。

信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，将所研究对象的各要素梳理至数据库之内，供需要群体提取利用，信息化技术在档案保管与利用过程中能够极大地提高运行效率。随着21世纪信息化时代的到来，信息技术已被广泛应用于各行各业之中，这也为事业单位档案保存与管理带来了新的挑战。但机遇与挑战并存，通过信息化手段能够大大地缩减人力投入，有效提升了工作的效率与质量，其理论与现实意义无疑都十分重大。

二、信息化在当下事业单位档案管理中的困境

现阶段，受到大数据及信息技术飞速发展的影响，我国的许多事业单位顺应时代发展趋势而将信息化建设融入实际工作中。事业单位的档案不仅是本单位工作人员的信息，还涉及本单位的各项具体工作，将这些档案进行信息化建设是一个系统而复杂的过程。笔者通过对部分事业单位的调查走访发现，大部分事业单位档案管理工作并没有对信息化建设给予太多的重视。

首先，在具体工作开展过程中，领导的重视程度在某种程度上起到的作用几乎是决定性的。尤其是在信息化建设在各行各业都被充分利用的今天，办公流程的信息化建设更是重要的方面。目前，将信息化与档案管理相融合的利用方式，尚处于初兴阶段，虽然有一些事业单位已经开始着手进行档案管理的信息化建设，但所受到的重视程度还是远远不够的，因而信息化建设在档案管理工作中的推进速度极其缓慢[3]。此外，在推进档案管理信息化建设的具体工作中，实际操作人员懒于学习新的知识与技术而无法应用、人员数量不足等问题也大量存在。凡此所述，都严重制约了信息化建设在事业单位档案管理中的运用。因而，加强领导层面对这一问题的重视程度是十分必要且是极为关键的一环。

其次，与事业单位相关或是直接领导的上级部门的认识与重视程度不够。这也源于档案管理所创造的实际效益低，甚至有时候档案管理不但不能创造实际效益，而且造成资金消耗。从当前国内大部分事业单位实际生存状况分析，诸多事业单位仍旧将工作的重点放在经济效益方面，片面认为档案管理工作本身不具备经济效益，尤其是部分领导层面在实际工作进程中忽视了对档案的管理。此外，信息化建设在档案管理工作中的推进需要一批专业设备与专业人员的参与，这两大必备要素需要一定的资金支持，但在实际工作中往往较难实现。

最后，事业单位档案管理工作人员本身的工作素质与工作能力，难以满足信息化档案管理过程中的人才与知识要求。人本身是信息化时代的应用者和受益者，这就要求使用者的工作素质能力与信息化建设相匹配。由于人事档案数字化管理意识的不断深化，事业单位人事档案管理人员对专业知识的不断学习，不断深入，充分的掌握了科学的信息技术[4]。可见，工作人员本身的信息化应用能力与自身业务素质也决定了其适应信息化建设前提下的档案管理的能力与效率。

三、事业单位档案管理信息化建设的推动策略

信息化建设在档案管理工作中的运用是十分必要和紧迫的工作，搭建好先进、准确的现代化档案管理信息化建设的平台，提供系统化、专业化的档案服务，是匹配当前事业单位高工作效率的合理方式。因此，为更好推动事业单位档案管理信息化建设，有三方面需要注意：

其一，充分发掘并充分论证信息化建设在事业单位档案管理中的重要价值。在21世纪飞速发展的信息化办公时代，传统的档案管理方式已经无法为高效的工作提供保证与精确的信息资料支持。在新时代新形势下，事业单位将面临越来越多的工作专业程度以及信息化运用上的考验。同时，在新技术新要求下，档案资料已经成为衡量工作人员工作效率的重要参考标准之一，需要事业单位加强对档案管理工作的关注与重视程度。因此，事业单位领导要充分认识到档案管理的重要性，提高事业单位在具体档案管理工作中信息技术的实际开展。

其二，注重落实档案管理信息化建设资金投入。随着科学技术在各项社会事务运作中的日渐普及，信息技术已逐渐渗透到各行各业中，但是，档案管理工作在事业单位尚未引起人们足够的重视，档案管理设备尚处于落后状态，凸显了简陋化与单一性[5]。目前的档案管理也只能是简单的信息保存和管理，基本工作是收集与保存档案而没有充分发掘与利用，这与新时代事业单位的档案管理要求难以匹配，无法对档案资料进行深层次的分析与研究，极大地阻碍了档案的管理与利用。在实际工作中，需要注意的是，信息化建设所需配备的硬件设施是高新产品、是比较昂贵的，保证一定资金的配备与投入，是确保信息化建设所需硬件设备的关键所在。

最后，要注重结合科技发展进步，加强对档案管理人员的专业技术培训。事业单位领导一定要加强对从业人员的业务素质培训，注重提高职业素养，这是推进档案管理工作新发展的重要要求。因为，档案管理信息化建设主要的接触者是每一位档案工作人员，具体工作人员对于信息化办公的认识与操作水平，直接影响到档案管理信息化的关键所在。所以，必须对每一位档案管理工作人员进行定期的信息化操作培训与职业素质的提升，使档案管理工作人员充分了解信息化办公的手段与技能。