档案数字化管理体系建设探析

2020-11-22延安职业技术学院综合档案室党怀德

办公室业务 2020年19期

文/延安职业技术学院综合档案室党怀德

互联网环境下，信息资源逐渐丰富，企业单位对档案信息的传播与使用需求不断上升。企业单位的档案数字化管理体系建设势在必行。档案数字化管理体系作为数字化企业单位建设的重要构成部分，成为人们关注的重点。对于档案信息来说，只有在传播中才能展现机制。档案数字化管理体系建设能够有效拓展档案的传播途径，最大程度发挥档案的价值。

一、档案数字化管理体系建设的意义与原则

（一）档案数字化管理体系建设的意义。互联网时代的来临给档案管理工作带来一定的影响与冲击，同时，也给档案管理工作带来前所未有的发展契机。档案数字化管理体系建设在档案管理工作中运用互联网技术、信息技术，以互联网平台为基础，对档案信息进行管理、运用与开发，充分发挥档案工作在企业发展、单位管理中的作用。档案数字化管理体系是企业单位管理信息化的重要构成部分。通过建设档案数字化管理体系能够完成档案的接收、存储、利用的一体化管理，完成档案信息的数字化传输，实现档案管理从实体管理到数字管理的转变。

（二）档案数字化管理体系建设的原则。档案数字化管理体系建设目标是以满足使用者对档案信息的需求为目的，充分发挥档案信息的价值，通过运用计算机硬件设备与软件系统，实现档案信息的在互联网平台上的归档、使用与传播，以保证电子档案、数据库档案收集、存储的完整度，进一步提升档案管理工作质量与效率。充分利用互联网技术与计算机技术的优势，确保档案数字化管理的准确性、安全性，实现档案管理效益的最大化，为企业、单位、高校档案管理工作提供便捷，为管理层决策提供全面、准确、客观的信息，更好地发挥档案信息的作用，展现档案信息的价值。档案数字化管理旨在为用户提供档案信息、档案咨询与检索服务，用户主要是档案信息的需求者。基于档案数字化管理的目标与内容，档案数字化管理体系建设需要遵循以下几个目标：第一，以用户为中心。档案数字化管理需要对档案信息用户的需求与期望进行深入挖掘，在明确用户需求的基础上改善档案数字化管理形式。同时，档案数字化管理可以借助计算机系统建立用户信息反馈模块，采集用户需求、用户满意度等信息，强化与用户的沟通交流，并与用户维持和谐的关系。第二，全员参与。档案数字化管理工作需要全员积极参与，为档案数字化管理体系建设创建团结、和谐的工作环境，让档案数字化管理体系建设可以更加顺利地开展。第三，系统管理。档案数字化管理体系建设需要对档案数字化形成的所有因素进行系统的管理控制，包括档案数字化管理的组织架构、职能部门与其他部门的关系、职能部门的权限等，以便通过最有效的途径来实现档案数字化管理目标。第四，持续优化。档案数字化管理需要在日常工作中不断优化、不断改善，持续寻找突破的机会，提升档案服务质量与效率。为了实现持续优化进步，档案数字化管理需要强化档案管理人员的工作意识，尤其是服务质量意识与改进意识，以追求更高的工作质量。

二、档案数字化管理体系建设

（一）建设档案数字化管理标准体系。档案数字化管理标准体系是档案数字化管理工作中相关标准根据内在联系所形成的完善的整体。标准体系的建设档案数字化管理实现科学规范化的重要保证，也是档案实现数字化管理的基础工作。档案数字化管理标准体系建设可以从以下几个方面入手：第一，分阶段建设标准体系。由于档案数字化管理标准体系是一项较为漫长的过程，需要根据当前档案管理目标进行阶段性规划，明确体系建设的内容与过程。保障标准体系的建设稳步开展。档案数字化管理标准体系的建设可以分为创建阶段、发展阶段与维护阶段，主要内容分别为指定通用性标准、根据动态进行丰富扩充以及根据反馈效果进行修订维护。第二，强化管理标准体内容的建设。档案数字化作为新兴的档案形式，需要单位或企业主体全面参与到档案数字化管理中来，积极学习掌握数字化档案信息知识。在管理标题体系建设过程中需要根据数字档案管理的需求来开展。同时，还可以借鉴参考国外先进标准，建立与国际同步的标准。第三，优先指定档案数字化管理标准与规范。在档案数字化管理工作发展初期，需要尽快制定具有实际意义的、对档案管理具有重要意义的标准，如基于可扩展置标语言XML的档案数字化技术规范等。

（二）保障档案数字化管理安全。档案数字化管理的对象为电子档案信息，电子档案内容丰富、形式多样、格式众多，如图像文件、数据文件、文本文件等，这些文件的信息与载体均为可分离的，对计算机系统具有一定的依赖性。档案在迁移、运输、存储的过程中十分容易出现信息丢失、遭到非法篡改等情况，因此在档案数字化管理体系建设中需要进一步保障档案数字化管理的安全。第一，保障物理环境安全。物理环境安全主要包括计算机设备安全、计算机环境安全、线路安全等。具体来说，包括档案数字化管理区域的通风系统、电源系统、防火系统等。在日常物理环境安全保护中需要对档案管理库房进行全面的检查登记，定期通风、除湿，以控制库房温度、湿度均衡。妥善保管档案磁带备份，避免备份介质损坏或丢失。管理人员需要定期对档案服务器进行检查，确保设备正常运行。第二，保障网络运营安全。互联网是信息共享的平台，也是信息安全高危平台。在档案数字化管理工作中要采取严密安全保护措施来保障档案安全。一是要定期备份档案数据。定期备份档案，并将备份档案定期刻盘保存；二是进行计算机病毒防范查杀，在计算机上安装金山毒霸、安全卫士等杀毒软件，在日常计算机使用中查杀病毒。尽可能中断档案服务器的外网连接功能，限用部门局域网，降低被非法攻击的概率；三是进行用户身份识别控制访问。针对不同用户设置不同角色分类，将访问档案的用户分为管理用户、查询用户、游客用户，不同类型用户接受不同授权，在查询、复制、传输、使用档案均有所限制；四是日志记录。在档案数字化管理系统中设置日志管理功能，对用户登录系统后进行的操作进行详细记录，如用户的登录、退出时间，浏览痕迹、对档案的修改、删除痕迹、是否进行原文浏览等，严格控制用户查询、调取、传输档案的行为。

（三）建设档案数字化管理人才队伍。档案数字化管理体系建设是互联网技术、计算机技术在档案管理工作中深入应用的必然结果。伴随着档案信息化管理的不断普及，档案管理工作的科技含量不断提升，这也对档案数字化管理的专业人才素质提出了更高的要求。档案管理人才是档案数字化管理的践行者，其专业素养直接决定了档案数字化建设是否成功。第一，档案管理人员必须及时转变工作思维。在互联网与计算机技术快速发展的环境下，档案管理人员要建立科学的思维模式，以信息思维来解决档案数字化管理中的问题。如数字档案的真实性、有效期、存储时效等，以顺应互联网时代发展潮流，推动档案管理工作持续发展；第二，档案管理人员要重视专业理论与节能的学习。档案数字化管理要求档案管理人员掌握扎实的档案学知识，其中包括文件管理理论、档案编辑归纳等知识。且由于档案数字化管理是一项专业性较强的工作，档案管理人员不仅仅需要具备扎实的档案管理基础理论，同时还需要拥有计算机录入、计算机图形处理、计算机音频处理等较高水平的计算机信息处理能力。在档案数字化管理体系建设中，档案管理人员要积极参与数字化管理的各个环节，明确数字档案形成流程与设备，对数字档案的指定标准、数据格式等进行全面了解，从而在档案数字化管理中更好地实行前端控制；第三，档案管理人员在档案数字化管理体系建设中需要建立良好的沟通意识与协作能力。伴随着信息化的出现，使得档案部门、业务管理部门的联系更加紧密。这有助于档案管理部门学习、借鉴其他部门的工作经验，进一步加快档案运用信息技术的步伐；第四，建立档案数字化管理职业资格认证制度。档案数字化管理职业认证是提升档案管理人员的重要手段之一，能够有效提升档案管理人员的数字化素养，让档案管理人员积极参与到数字化档案管理知识与技能的学习中，有助于档案数字化管理工作顺利开展。第五，高等教育与职业教育要加快对档案数字化管理人才的培养力度，重视数字档案人才的培育。当前我国高校虽然开设了大量档案管理专业，但教育内容与技能培养方面仍然无法满足互联网时代对档案数字化管理的需求。因此，政府在人才培养方面要有所倾斜，进一步加快档案数字化管理专业设置，增加互联网技术、信息技术、应用技术的教学比重，设置能够满足互联网时代档案管理需求的人才培养体系。