厦门海沧教育发展有限公司 马涓涓

俗语有云，“无规矩不成方圆”，企业内部制度牵涉到企业运行管理的各个方面，包括财务管理、人力资源管理、生产运营管理等。企业的制度建设也是企业健康运行的必要保障，是企业管理的基石，决定了企业管理的成效。对于XC 公司而言，经过改制后十几年的发展，最初的制度体系管理模式不断暴露出企业管理的薄弱环节，影响企业的整体运行效率。企业制度体系重构势在必行。

一、XC 公司现有制度体系概况。

XC 公司作为具有悠久历史的国有企业改制的股份公司，在2002 年改制初期，就引进了先进的企业管理理念，形成有公司特色的企业管理模式。随着XC 公司企业管理的不断深入，为了规范企业各个环节运作，适应公司发展需求，2005 年起，XC 公司以编制企业的《制度管理规定》为契机，经过近5 年的探索与发展，到2010 年初，逐步搭建起以安全管理制度、人力资源管理制度、办公管理制度、财务管理制度、经营管理制度、成本管理制度、计划统计管理制度、技术管理制度、企业文化管理制度、设备管理制度、生产管理制度、物资管理制度、信息技术管理制度、治安消防管理制度、质量管理制度及总务管理制度公司等十六大类制度为基础的制度管理体系框架。XC 公司现有的制度体系框架下含157 项制度，以公司的各个业务模块为分类依据，涵盖XC 公司日常生产管理与企业运行的各个方面，对夯实企业基础管理，增强企业竞争力起到了较大作用。2010 年初，XC 公司对企业的所有制度进行了一次全面的汇编，标志着该制度体系的逐渐完善，该体系较为成熟的运作至今。但随着企业所处的行业环境变化，企业内部管理改革的不断深入，该制度体系本身存在的缺陷与不足也不断暴露，这点将在下文论述，XC 公司的制度体系重构提上企业管理议程。

二、XC 公司制度建设所面临的环境变化分析。

任何企业都是市场经济环境与社会环境共同作用下的产物，对于企业制度体系的建设，离不开宏观经济环境的制约与束缚。在XC 公司以现有制度体系运行的这几年内，XC 公司所面临的外部环境也在逐渐发生着变化，主要体现在以下三点：

（一）行业形势的变化。

XC 公司属于船舶制造业，近几年，受到经济危机的影响，国际航运市场不景气，原油价格不断攀升，船舶制造业面临巨大的挑战。对于船舶企业而言，接单难，交船难，融资难的困难局面没有得到缓解，市场形势依然严峻，整个行业处在“大换血”的变革时期，企业压力巨大。新的行业形势下，企业必须“强内功，稳发展”，通过制度体系重构，稳定企业内部运作，加强管理把控，意义重大。

（二）内部控制与风险防控环境变化。

自2008 年财政部等五部委联合发布了《企业内部控制基本规范》后，2010年，五部委又联合发布了《企业内部控制配套指引》，2012 年5 月，国资委68 号文件要求所有的国有企业加快推进内部控制体系建设工作。制度作为企业各项生产经营管理活动的章法，对加强企业内部控制具有重要作用。同时，受整体经济环境的影响，XC 公司在物资采购、订单交付等方面也面临着较大风险，重构制度体系，规范企业制度管理，加强约束，有助于营造良好的内部控制与风险防控环境。

（三）企业内部管理环境变化。

自2010年起，XC公司为了适应市场需求，满足新形势下机遇与挑战并存的环境，开展了一系列强化内功，增强管理的企业改革举措，先后引进了平衡计分卡、组织绩效等管理工具，开展精细管理与对标管理等活动，深化企业内部改革，提升管理效率。制度体系是企业最重要的一项基础管理工作，对XC 公司内部改革，抓住发展机遇具有重大意义。

三、XC 公司现有制度体系的不足分析。

虽然XC 公司现有的制度体系已经较为成熟的运作了几年时间，但随着内外部环境的变化，也逐渐暴露出其存在的几大问题：

（一）XC 公司的制度范畴不明确，缺乏对制度的标准定义。

XC 公司自逐步建立起企业的制度体系框架后，还引进了质量管理体系、职业健康与安全管理体系、环境管理体系等，同时运作的文件包含制度、体系文件、标准文件等。但各类文件的定义不明确，交叉运行，无法正确地区分公司级制度、体系文件或者其他文件范畴，从源头影响了制度体系运转效率。

（二）制度顶层设计扁平化，数量多、繁、杂，无法约束企业重要活动。

在现有的制度体系模式下，XC 公司的制度分为十六大类，共计157 项制度。制度体系设计扁平化、制度数量多，且制度内容交叉重复，无法真正体现企业重大经营活动与关键领域中一般性与约束性的准则，无法真正发挥企业制度管理作用，制约内部改革发展。

（三）制度有效性与适应性有待提高。

XC 公司的部分制度在适用性及有效性方面需要完善，例如有些制度里涉及的部门名称与现行的组织架构不一致、涉及的职责与当前的部门职责划分不一致、实际工作流程与制度不符合、制度不适用当前公司生产经营情况等；如何有效解决制度建设与生产经营现状、操作流程、执行监督、企业文化宣传等脱节的情况也是较为困难的。

四、关于制度体系重构设想与目标。

为了应对XC 公司面临的外部环境变化与内部管理需求，针对现有制度体系框架的不足，拟对XC 公司的制度体系进行重构，并提出以下几点目标与设想：

（一）公司各类制度相辅相成，层级分明，各司其职。

新的制度体系模式下，应当能清晰的界定与区分公司级制度、部课级制度及各类体系文件等，公司级制度应当是涉及部门多，且为企业运转过程中所需要普遍遵守的一般性流程或规则，或是经营管理过程中涉及到的重要领域或关键环节。确保XC 公司的各类制度文件层级分明，有效执行，发挥实效。

（二）制度分类明晰，相关人员容易获得并遵照执行。

新的制度的分类简单明晰，每个岗位的员工能清楚地了解与自身相关的制度有哪些，且能从便捷的渠道了解自身所需要遵守的制度，并有效执行。

（三）制度覆盖面广且规定唯一。

制度覆盖企业生产经营过程中的各个关键环节，对涉及同一项流程或同一类事务有且只有一项制度进行规定，各项制度间没有冲突或矛盾。

（四）职能部门出台的制度拟定有依据且行文有效。

XC 公司的各项制度都能遵循适宜性、有效性与规范性的原则，同时，格式符合要求，语言通顺流畅，行文有效。

五、XC 公司的制度体系重构方法。

明确目标后，XC 公司重新梳理了企业生产经营过程中的关键领域与重要过程，以现有制度体系为基础，开始进行制度体系重构：

（一）全面梳理企业各项活动，明确制度层级与分类。

XC 公司为了解决当前制度体系存在的问题，对生产经营各个环节进行了一次全面的梳理，同时，根据XC 公司的管理特色，对现有157 项制度重新梳理，建立起以企业基本规章制度（一级管理制度）为核心，企业应急预案、生产作业安全管理办法、经营管理办法、财务管理办法、人力资源管理办法、设备管理办法、保密工作办法、物资管理办法、治安消防管理办法及总务管理办法等十大类二级管理制度（统称业务管理制度）为辅助支撑的全新制度体系框架。

图1 制度体系框架图

（二）明晰各个层级制度范畴，提高体系效率。

XC 公司对各个层级的制度进行了明确的定义与约束，具体如下：

企业基本管理规定为XC 公司的一级管理制度，是指规定企业经营管理过程中需要普遍遵守的一般性、指导性原则的文件，统一以“规定”或“责任制”命名。制度范畴一是涉及企业经营过程中的基本行为守则，例如员工行为守则、企业组织架构与部门职能、安全生产责任制、职业病目标防治责任制等；二是经营管理过程中的指导性准则或关键领域的重要制度，例如安全生产管理规定、保密管理规定、全面预算管理规定、“三重一大”决策管理规定等；三是员工管理过程中的一般性文件，例如员工入离司管理规定、员工违纪管理规定、薪酬管理规定等。其中，规定是指为规范企业的经营管理活动而做出的局部的、具体的原则性要求，或是经营管理活动中必须遵守的工作标准或行动依据。规定是处理问题、监督检查的规范性文件，具有强制约束力；岗位责任制是指企业活动中根据岗位的性质和特点，明确规定岗位的职责及权限的规范性文件。

经营管理办法、财务管理办法、人力资源管理办法等十大类为企业的二级管理制度，统称为业务管理制度，在遵循企业一级管理制度的前提下，针对某项事务或项目提出的具体操作规定或流程，统一以“办法”、“预案”及“实施细则”命名。其中，办法是指围绕企业的经营管理，针对局部提出的关于某个活动或某个事项的管理办法或操作流程。要求具有可操作性；实施细则是指具体落实公司基本管理规定的规范性文件；应急预案是指企业在面对突发事件如自然灾害、重特大事故、环境公害及人为破坏的应急管理、指挥、救援计划等。

（三）制度整合修订，确保制度唯一可执行。

XC 公司为了提高制度的有效性与适用性，在明确制度层级与分类后，对当前的157 项制度进行了整合与修订，通过新一轮的梳理，减少制度数量，提高制度质量，确保制度唯一，保证制度有效、可执行。经过梳理，XC 公司一级管理制度30 项，二级管理制度52 项。新的体系框架搭建初具成效。

六、XC 公司制度新体系运行保障。

为了保障公司新的制度体系框架有效运行，XC 公司对企业制度管理的模式与方法也进行了一系列的变革与改进：

（一）制度出台流程改进。

各项制度的责任部门在起草、修订制度前，应对拟制定制度的可行性、适用性进行充分的调研论证，并提交相关的纪要或文件材料说明，保证制度的协调与统一。基本管理规定（一级管理制度）统一由XC 公司的企划部进行管理（企划部是XC 公司的制度管理部门），制度出台前，企划部要会同专业部门召开相关研讨会或论证会，充分听取意见，汇总对主要问题的不同看法，并反馈给制度责任部门，形成完善管理制度。各个制度责任部门进行拟定制度初稿后，应经关联部门讨论通过，法务部门及工会审核后由企划部提交XC 公司班子会议进行讨论，讨论通过后，由总经理签发生效。班子会议讨论记录以会议纪要为准。

各项业务管理制度由各个责任部门承担日常管理职责，制度出台经关联部门讨论、分管批准、法务工会审核，企划部会签后，报总经理批准并颁布后生效。各项制度以书面的报审表进行报签及审核，相关记录存档。

（二）建立企业制度三级检查体系。

在制度体系重构前，XC 公司没有建立起常效的制度检查方式，此次搭建新的制度体系框架后，为了保障制度的有效性及适用性，XC 公司还搭建起企业制度三级检查体系（制度责任部门自查、制度关联部门检查互查、制度管理部门核查），要求三级检查分为三个阶段开展：第一阶段为制度责任部门自查阶段，由企划部梳理制度，要求制度责任部门开展制度适宜性及有效性检查，提交自查反馈表；第二阶段为制度关联部门检查阶段，主要是根据第一阶段梳理与自查结果，制度关联部门开展检查工作；第三阶段为制度管理部门检查阶段，由XC 公司的企划部结合前两个阶段的检查结果，组织开展制度执行检查。各阶段的检查结果都列入制度工作年度计划，并按计划推进。同时，XC公司规定一级管理制度每年都要进行一次三级检查，二级管理制度每三年进行一次三级检查，确保制度有效。

（三）建立制度培训与评价机制。

XC 公司要求所有新出台或修订的制度都需要由责任部门开展制度培训，使与制度相关的所有人员都能了解制度内容，确保制度的贯彻执行。同时，规定制度管理部门每三年组织一次全面的制度评价工作，深入调研制度运行情况，收集执行过程中存在的问题与建议，撰写评价报告，并作出评价结论，结论应用制度管理工作。

经过近一年的努力，XC 公司搭建起了标准化的制度二级管理体系，并通过一系列管理方式方法的变革，保障新的体系有效运作，为提升XC 公司管理效率，稳定内控与风险防控环境，提高企业核心竞争力奠定了坚实的基础。