王蕊

摘要：本文简要介绍了规划管理机要档案的工作现状，指出目前在制度建设、密级标识、档案信息化管理上存在的问题，并提出以下几点做好档案工作的意见：健全管理制度，构建规范、安全的管理体系；规范密级标识，促进档案信息资源的合理利用；推进机要档案信息化建设，适应时代发展趋势；创新工作方法，提高工作效率；提高档案管理人员的保密意识及综合素质。

关键词：专业档案 机要工作 档案管理

规划管理机要档案（以下简称“机要档案”）是北京市规划自然资源委在涉及国家秘密建设项目的规划审批过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录；是委机关专业档案的重要组成部分，在制定规划、依法行政、促进科学决策上发挥着不可或缺的凭证和参考价值。随着国家档案局第13号令的颁布、北京市优化营商环境的改革，机关档案工作面临新挑战和新要求。如何管理好机要档案，使其适应时代发展，更好地发挥作用？对此，笔者结合工作实践谈点浅见。

一、机要档案工作现状

委机关重视机要档案的管理，专门设置机要档案室，由经委机关保密部门审查合格的正式在编党员负责机要档案的接收、整编、保管和利用；在工作中贯彻执行国家和北京市档案法规与政策，并结合业务实际，建章立制，明确工作要求。目前使用的制度有：《档案室防火安全保密制度》《规划管理档案整编工作要求及做法》《机要档案利用规定》《机要档案利用须知》。因为机要档案是围绕着涉密工程（项目）规划审批工作而产生的，其档案内容有保密要点，一直以来采用传统纸质化存放和人工管理模式[1]，即实体档案整编以手工方式进行，卷内目录、案卷封皮、各类机要档案检索目录使用涉密计算机人工著录，以纸质档案原件为委机关和建设单位提供利用。

二、机要档案管理中存在的主要问题

（一）管理制度仍需完善

委机关为进一步优化营商环境，进行了建设项目行政审批流程改革，这对于机要档案的直接影响是归档内容发生了变化，需要重新制定相应的归档制度。档案鉴定工作的核心是档案价值的判定和预测。[2]对于机要档案鉴定来说，其密级会产生重要的影响，档案价值的大小、保管期限的长短与档案内容涉密程度有着直接的关联。[3]而目前没有制定密级鉴定方面的规定，存在疏漏。虽然保管环节有规章，但随着委机关搬迁，机要档案的保管条件、阅览环境发生了变化，而制定的《档案室防火安全保密制度》已不适应新形势，急需根据现实情况制定有关人防、物防、技防的具体规定。

（二）部分档案案卷密级需要标识

《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》第十五条指出：“国家秘密载体以及属于国家秘密的设备、产品的明显部位应当标注国家秘密标志。国家秘密标志应当标注密级和保密期限。”依据此项规定，相关部门在整理机要档案时要特别注意其密级、保密期限和保管期限，应在案卷封面上根据工程项目密级注明，以便提供利用时控制好知悉范围。由于历史原因，2017年以前整编的机要档案没有进行案卷密级标识，不利于做好机要档案的密级管理工作。

（三）档案信息化管理工作相对滞后[4]

由于机要档案有保密性，依据《中华人民共和国保密法》中有关涉密信息系统按照涉密程度实行分级保护的规定要求，工作中使用的涉密办公系统（内网）只能具备项目级的信息条目。案卷级、文件级信息需使用另外单机的涉密电脑，对照每卷档案的文件和图样内容，人工著录案卷及卷内目录，工作量大、整理周期长。此外，2000年以前的机要档案只有手工检索目录，此目录缺少利用者经常使用的“许可证号”项目的著录，给检索带来不便。

因担心数字化工作处理不当造成泄密，所以对于机要档案未进行数字化加工扫描。而当前20世纪50年代至90年代用地证、工程证档案由于多年的查阅利用，已出现了纸张破损、字迹褪色、蓝图脆裂的问题，再使用原件提供服务，不利于档案的有效保护。

三、做好机要档案管理工作的思考

（一）健全管理制度，构建规范、安全的管理体系

一是根据委机关适应优化营商环境进行的规划审批工作调整，制定机要资料归档制度，明确归档范围、时间、要求。如编制的移交目录既要标注机要档案的密级，又要指出卷内所含涉密文件或图纸的密级及数量，以便移交时双方核对清点，确保收集齐全完整。二是国家秘密事项总是处在矛盾运动的状态，绝对静止不变，永久性地处于一种秘密狀态下的国家秘密事项，从客观上讲是不存在的，[5]因此要制定机要档案密级鉴定制度。而档案密级变更和解密工作需由档案部门、业务部门和保密部门协作完成。[6]所以制度内容应包含各方责任、鉴定标准、工作原则和方法，从顶层设计上保证档案密级鉴定工作的实用性。三是在实践中不断修改、完善现有制度。例如整编环节需对重份资料进行剔除。但如果剔除的资料内容含有敏感信息，应先登记造册再放入销毁保密麻袋，因此需要在整编制度中，增加有关销毁档案内容、数量、密级、原因的登记规定。再比如委机关内部使用的机要档案利用规定，应按照机要档案密级的情况，分密级管理，添加有关绝密、机密、秘密工程的机要档案应由哪些人员负责查阅的规定。此外，机要档案利用规定还应细化复印要求，明确哪些文件资料可以复印。

（二）规范密级标识，促进档案信息资源的合理利用

为使机要档案不泄密又便于使用，机要档案室应集中开展2017年以前整编的机要档案案卷密级标识工作。具体做法为：先进行数量统计、摸清工作量，结合实际确定承担具体任务的人员和完成时间；对照制定的工作任务表，依照案卷内国家或地方保密管理部门出具的定密文件，进行案卷密级标识。标识工作进行时，须同步形成机要档案知悉范围工作台账，以便利用时查阅。

（三）推进机要档案信息化建设，适应时代发展趋势

档案管理部门应站在如何妥善处理档案保密与信息化技术利用的角度思考，一方面强化对涉密计算机和网络的保密管理，另一方面提供有关业务系统档案功能完善的建议，实现档案全流程管理，解决数据二次著录浪费时间的问题。同时档案管理部门要利用条形码或RFID技术补录历史机要档案数据，改善其检索不便的现状；根据《国家秘密载体印制资质管理办法》规定选择资质单位，采取非涉密外包和涉密自家工的方法进行机要档案数字化加工扫描[7]；制定好风险防控措施，从生成、流转、存储、利用环节上严密监控与管理，筑牢数字档案安全保密防线[8]。

（四）创新工作方法，提高工作效率

北京市城市建设档案馆在《关于加强北京市“十三五”时期城建档案工作的指导意见》中指出：“城建档案工作要按照科学高效的规划管理管控体系，加强行业管理，创新工作方式。做好城市规划、建设专项任务的档案服务保障工作。”因此，应适时改变机要档案工作方法。

第一，为提高档案整编工作进度、减少整理时间，建议业务部门对建设单位提出图样材料规范，比如制定叠成A4幅面且不要用胶装方式装订的要求；简化文件排列程序，按照规划行政审批阶段办理时的“附件”顺序进行卷内文件排序，且著录的卷内目录题名也要以“附件”中委机关经办人所列名称编制，以便查找；本着《中华人民共和国保密法》第四条“既确保国家秘密安全，又便利信息资源合理利用”的原则，建议按照涉及项目的内部资料和可供建设单位查阅的相关资料进行区分，分别组卷，控制好涉密信息的知悉范围；同时做好机要档案利用追踪、着重记录建设单位利用目的、利用内容的保密协议。

第二，为做好档案实体保护工作，一方面要对破损的历史档案进行修复，另一方面可采取提前制作档案证明（20世纪50年代至90年代用地證、工程证附件）和档案复制本（复印附图）的方式为日后提供利用。

（五）提高档案管理人员的保密意识及综合素质[9]

涉密档案人员是档案保密管理的核心要素，也是档案保密工作的重要主体。[10]所以笔者认为要做好机要档案工作，首先要不断强化涉密档案管理人员的保密意识。除了参加单位组织的保密教育培训外，涉密档案管理人员还需经常浏览国家保密局网站，从“两识教育”栏目中学习保密知识，从“警钟长鸣”栏目中加强工作作风建设、防微杜渐；牢记保密这根弦，无论在何种场合，都应做到守口如瓶，把保守党和国家秘密作为自己的神圣职责和应尽义务[11]。其次要加强关于规划、档案、信息技术等知识的学习，勤于思考、善于发现工作中的问题，总结管理经验，提升业务素质。涉密档案管理人员要朝着以档案基础知识为根基、保密专业知识为主干、计算机网络知识为补充的复合型专业档案人员努力。[12]

注释及参考文献：

[1]李静.新时代做好广播电视干部人事档案工作的思考[J].中国广播电视学刊，2019（8）：77-79.

[2]解晓鲜.推动城建档案鉴定工作的几点思考[J].北京档案，2013（11）：20-21.

[3][5]严雪林.试论档案密级鉴定[J].档案学通讯， 2011（5）：30-33.

[4]魏华.土地整治档案管理现状分析及建议[J].中国土地，2016（7）：42-43.

[6]赵卉.关于档案密级问题的再思考[J].兰台世界，2015（S5）：52-53.

[7]褚莲清.军工单位纸质数字化风险辨识及控制措施[J].机电兵船档案，2019（6）：77-79.

[8]燕杨.数字档案保密管理探析[J].保密工作，2017（10）：53-54.

[9][12]吴明丽.新时期军工科技档案保密工作[J].中国档案，2012（10）：74-75.

[10]周莉.机关档案保密工作研究[J].办公室业务，2017（12）：89-90.

[11]孔梅.浅析涉密档案的管理[J].山东档案，2017（2）：72-73.

作者单位：北京市城市建设档案馆