文/张 琳

档案既是历史的记载，现实的印证，也是研究事物发展规律，继承已有成果的重要依据，档案管理在服务于现代化建设中有着非常重要的地位和作用。人事档案科学化管理是基于人事档案的档案内容和管理特性开展的，它有助于部门减少日常工作量，人事档案需要以先进的管理理念进行管理，制定并执行全面的管理策略，为实现人事档案管理科学化奠定良好基础

随着各项制度不断变革、管理理念及方法的改进，人事制度改革也在不断变化，人事档案管理工作必须顺应时代发展要求，进行更为科学化的管理，应用先进理念进行管理实属必要。基于这一指导思想，笔者对人事档案管理科学化进行思考与探究。

一、我国目前一些企业人事档案管理现状及存在的问题

新中国成立以来，特别是改革开放以来，随着国家经济社会高速发展，档案事业也有了相应的发展与进步，其中也包括人事档案管理水平的大步提升。然而，当前在一些企业人事档案管理中存在诸多问题，分析起来主要反映在以下几个方面：

一是一些管理人员缺乏强烈的档案管理意识。在我国大部分企业里面，对于人事档案管理的工作还存在意识落后的情况。因为企业以盈利为目的，最终目标就是实现效益最大化，而对于人事档案管理方面的工作，则认为是细碎的日常工作，不产生任何经济效益和价值，所以在思想上对于人事档案管理工作不够重视。

二是人事档案管理制度不健全。在一些企业里面，因为人事档案管理的工作并非主要事项，因此也会人为地忽略档案管理的过程和交接手续。存在企业领导不重视档案管理工作，人事档案管理制度不健全，工作人员的责任意识不强等诸多问题，这就导致了在员工调职或者离职情况下，并未严格按照规定程序办理手续，不检查资料是否齐全，也不检查签字是否有遗漏，可能会缺乏一些重要的资料，影响企业的总体工作；或是档案管理缺失，一旦遇有劳动纠纷，没有证据可查，企业很容易处于被动的局面，造成不必要的经济损失。

三是人事档案管理方法过于传统与老化。有的企业虽然进行了人事档案的管理，但是在管理思想和方法上还过于传统与老化，有待更新与改进。目前最通用的就是文件夹里存放纸质版的各类人事档案资料，但是有一些重要的文件并未进行备份存档，也没有运用新型档案管理软件进行规整。可见，如何推进人事档案管理信息化建设，把一些人事档案保存为电子化文档，实为企业实现人事档案管理信息化的一大重要课题。

二、有关企业人事档案管理科学化的对策与思考

针对当前一些企业人事档案管理的现状与问题，通过分析思考，笔者提出以下对策：

一是强化人事档案管理意识。对于企业人事档案的管理思想及管理方法，应该多引进先进的管理手段，强化工作人员的管理意识，提升管理人员的综合素养，提高全体员工工作上的主观能动性。在人事档案管理的交接程序上要以严谨的态度去对待，而不能敷衍了事。需要学会不断地改进工作方式，提升工作效率，在存档环节中，应发挥个人主观能动性，多动脑筋加以鉴别，将虚假资料及时剔除，维护人事档案资料的真实性和有效性。

二是建立健全关于人事档案管理的规章制度。企业管理者应保障建立健全人事档案管理工作的规章制度和操作方法，对整个管理流程实施监管和绩效评估。有了明确的规章制度以后，人事档案管理人员的工作积极性会加强，并且能够认真对待人事档案管理的所有事项。比如建立员工档案转入/转出手续、档案材料移交签收表、员工调职申请、员工离职申请、员工调薪申请，等等，都应该对过程内容加以明确，签字需确保是本人亲笔签名，日期填写正确，这些细节都需要加以把握，如此才能够进行有效的管理。

三是加强企业经营者管理服务培训。如果管理人员缺乏法律法规相关的知识，也就不知道如何进行人事档案管理。要有效提高企业人事档案管理的水平，首先就要提升企业领导层以及相应的管理者、经营者的管理水平。企业领导层以及经营者对于人事档案管理工作能够有个清晰正确的理解，了解与掌握相关法律法规知识，那么人事档案管理工作就能够顺畅进行。因此，坚持人员培训活动，了解法律法规，这是一个切合实际的好方法。

四是在实践中提升人事档案科学化管理水平。具体操控方法如下：

一要在企业推行新型人事档案管理方式之前，可以对全体员工进行培训，从思想上减小阻力。每个企业在发展的过程中，都会经历一系列变革，变革的过程中也会遇到很多阻力，其中最重要的就是“人”的阻力。那么我们可以引进培训，让人事档案管理方面的专家对企业人员进行宣传推广，提出管理理念上的新思维方式，减轻误解，最终让企业员工从思想上接受这样一种管理模式的变化。

二要进行管理模式的变革，要对过程加以把控，适时调整方向和进度。在对人事档案管理科学化的实践过程中，必然会遇到各种困难，需要企业对变革过程中一些工作的细节进行方向上的把握和调度，发现偏离原本设立的目标，就应该立即分析原因，加以改进，从而将人事档案管理工作落到实处。

三要对实施新型管理理念的人事档案管理结果纳入考核项，对结果进行评估。如果不对结果加以评估和考核，那么，再有效的人事档案管理模式调整都只是一纸空谈。企业人力资源部可以将人事档案管理工作纳入到考核体系，比如，可以安排每月进行一次资料抽查，查看人事档案的归类存档实际情况究竟如何。对因为没有进行合理的人事档案管理而导致的劳动纠纷、败诉的情况进行整理，追究管理人员责任，实施必要的奖罚措施。将考核项目细分，并且能够与所在企业的实际情况相结合，从评估手段上严格管理好人事档案工作。

四要合理利用信息技术，提高人事档案管理信息化水平。在信息技术日新月异的今天，需要将传统的人事档案管理手段提升到更高一级的技术层面。引进专业的档案管理系统软件，对重要的人事档案资料进行电子化储存。比如说有些签名的现场，可以安排工作人员进行拍照留底，视频录像，用以证明是本人签名和确认文件的内容。对于一些重要的证明文件，都需要用电子化方式加以备份存档，实现人事档案管理的科学化、规范化、有序化。事实表明，进入电子化管理人事档案的阶段，能够极大减轻管理人员的负担，信息检索也更加方便快捷，大大提升了整个企业的工作效率，档案服务社会的功能得以更好的体现。

当今社会，已经步入信息化大数据新时代，伴随着企业管理理念的不断更新，法律法规的加以强化，全球计算机技术的快速发展和广泛运用，都使得企业进行档案管理科学化显得十分有必要。在运用科学的方法推进档案管理的功能，提升档案科学管理水平上，都有很大的拓展空间。总而言之，要使人事档案管理工作更加规范、科学、有序，必须加强学习，与时俱进，从逻辑思维和工作方式上形成新的管理模式与方法，这样才能不断推进人事档案管理科学化的水平。