文/刘 潇

当前，伴随信息技术与数字化的蓬勃兴起，我国各大企业也纷纷对档案管理进行创新改革，大力推动数字化、信息化进程，极大地提高了档案工作效率，但也衍生出一系列问题阻碍了信息化平台的建设，不利于实现资源的共享

从一个小范围甚至企业来讲，档案是记录一个企业发展进程、为各项工作开展和服务提供依据的重要凭证，加快促进档案信息化、数字化建设是新时代科技进步的必然趋势。档案资料的收集、整理、编目、检索等流程均能借助信息化技术加以完成，大大提高了管理效率，确保了信息的存储时间。相对于传统以纸质为主要信息载体来说，电子档案和档案数据库服务于利用更能提高时效性、便捷性，对国企的创新改革必定发挥着重要作用。下面从企业这一层面切入，对于档案信息化与数字化现状、发展趋势，以及加快建设的举措等问题进行阐述。

一、档案信息化与数字化的发展现状

分析当前企业档案信息化与数字化现状，这是推进档案信息化数字化建设的重要前提。分析其现状主要有以下几种情况：

现状之一：企业人员特别是企业领导层档案信息化、数字化意识普遍增强。因为，档案信息化、数字化建设，从深层意义上来讲是在企业档案管理部门的组织下，对所涉及的企业资料和信息广泛采用现代化技术、计算机技术、信息技术等建立数据分析与归纳系统，切实增强档案的管理功能和利用效率。伴随着信息化大数据时代的到来，智能与信息成为继资产之后的重要组成部分，档案的记录是企业信息的关键内容。国有企业作为社会经济的重要支撑，档案信息的科学管理已经被列为企业综合实力的具体特征，档案信息化、数字化建设势在必行。档案是企业领导进行决策的重要资料，档案信息发挥着无可替代的作用，为此，将档案信息化、数字化建设作为重点工作来抓，逐步健全现代化数据系统，是保留企业核心竞争力的重要保障。基于这一重要理念，企业领导层的高度重视，无疑为档案信息化建设提供了最为有利的条件。

现状之二：企业做大做强要求档案信息化、数字化建设必须与之相适应。当前，社会信息化的发展推动了企业档案信息化管理进程，电子档案是信息化衍生的一个主要产品。二十一世纪以来，信息技术的广泛应用，促进了全球性产业革命，在这场革命中，市场经济和社会信息化成为核心内容，信息化水平已经成为衡量一个企业现代化水平的重要标志。努力实现信息化与工业化的融合，促进企业做大做强，这是众多企业梦寐以求的目标所在。纵观当前，国有企业信息化发展进入到全方位、多层次的新阶段，各大企业、各个行业、各个领域都有所企及与涵盖。档案作为重要的信息资源，理应顺应信息化的发展潮流，将档案信息化、数字化作为战略选择，这是新时代赋予档案管理的新要求，档案部门必须抓住这个大环境，适应时代发展需求，积极创新，科学策划，夯实档案信息资源作为企业战略决策数据的地位，通过档案信息化、数字化实现企业甚至整个产业的跨越式发展。

现状之三：档案信息化、数字化建设与企业发展实际相融合与市场活动规律相适应。随着新兴产业的出现，科研领域的拓展，企业投资范围不断扩大，导致档案数量剧增，促使档案载体朝着多样性的方向发展。对于国有企业来说，交叉部门较多，档案管理流程较为繁杂，资源利用率低下，突破传统的档案资源管理模式成为改革重点。电子业务与电子政务的推广，有效扩大了信息化、数字化技术的服务空间，为构建电子档案，提供现代化数据服务提出了新途径。企业档案管理部门只有跳出局限思维，创新服务方式，结合信息技术搭建数字化的信息服务平台，有效积累并储备企业的信息资源，真实留存企业记忆，打破时空的限制，便于丰富的档案资源得到互补与共享。由此可见，无论企业的自身发展，还是大力拓展市场空间，无不对档案信息化、数字化提出了新的更高的要求。

现状之四：科学技术的进步也为档案信息化、数字化发展提供了有利环境。网络和计算机的普及加快了信息化发展，大数据库为数据存储提供了载体，为档案信息资源的科学开发和利用创造了技术条件，网络软硬件设施的不断改进也为企业的档案管理工作提供了全面、准确、便捷的服务保障。建设分布式、系统化、规范化的档案信息资源库群，建立一批以电子文件为中心的数字化档案馆，是满足部门资源共享的总体目标。档案部门应当把握大局，充分利用信息技术和网络传递优势，提高档案部门的远程服务能力，建设覆盖面广、检索方便的档案利用体系。

二、档案信息化与数字化的发展趋势

当前，档案信息化与数字化发展很快，其发展趋势大致如下：

趋势之一：促进档案管理模式不断更新。纸质版的档案管理模式将逐渐被电子档案所取代，网络技术将成为档案信息化、数字化管理的关键技术。这种管理模式不但能够增强各部门之间的联动性，还能提高资源利用的效率，如检索、分析、保存、归档等，并且不再受纸质易损坏的弊端限制，电子档案能够将资源信息统一扫描到计算机中进行保存，有效增加了档案的使用寿命。信息化对档案业务流程起到了变革影响。数字化条件下，档案管理的载体发生了较大变化，工作朝着数字环境的方向迁移，管理思维、管理流程不断更新。在新的环境下，归档、馆藏建设、目录编制、数据统计、编研、数据的开发利用等环节都需要适应计算机技术，利用计算机技术辅助立卷、自动标引、编目、借阅，将各业务流程无缝衔接，大幅度地增加工作效率和提升档案管理质量。文档管理软件的广泛应用是促进文件资源依照“件”的形式进行归档的直接动力。文档一体化、馆室一体化的重大创新是档案管理的凸显，优化了前端控制、终端输送。新技术让档案信息鉴定更加精准，内容更加多元，让统计工作也朝着自动化的方向发展，产生了新的档案存储思路。检索功能、目录编制、信息编码等也展现出新的活力，这些都使得企业的档案管理工作增强新活力，呈现新局面。

趋势之二：促进档案管理体制与规范更加完善与健全。档案信息化、数字化管理将促进有关体制与规范的健全。信息化、数字化平台的建设涉及到基础设施、计算机系统、人才培养等内容，是一项系统化工程。实践证明，档案现代化需要以行业标准来加码，有赖于电子文档的完善与建立。在数字背景下，电子档案的标准规范应当受到重新审视，大部分的规章制度都应当根据数字化的环境去调整。与此同时，针对实时归档、数据分析、存储管理、信息传递、同步发布等全新领域，都要依靠健全的规范作为支撑。随着信息化、数字化档案管理趋势的加速推行，档案管理工作的后续的改革重点也将放在总体构建和核心规范研发上。

趋势之三：更加有利于档案资源的服务与利用。自从国家档案局对企业提出打造“便于部门利用的档案管理体系”和“全方位覆盖资源体系”的目标后，就为企业档案管理指明了工作方向。从信息化的角度来看，管理体系的根本目的是丰富服务功能，而服务功能离不开资源体系的保证，两者相辅相成。档案信息化建设要着重解决的问题是结合数字化技术汇集有限的资源并积累，而后有步骤地通过载体传递到终端。企业要考虑逐步建设起多地共享、超大型的档案目录库，把多媒体档案数据库作为重点工程，不断加强信息资源的开发利用率，让资源需求者更好地应用档案，缩短档案调取流程。这也是档案数字化的立足点，主要是促进资源信息的多层次共享，提高档案部门在企业的地位，为领导的战略决策提供借鉴，增强企业应对投资风险的抵抗力，促使档案部门成为企业的核心信息保管、供给源头。

趋势之四：更加有效地推动科学技术发展。科学技术的先进性无疑是档案信息化、数字化的核心特征，要推动档案管理模式改革首要任务便是对业务人员进行培训，要求掌握关键技术。同时，档案数字化、信息化也将促进新的科学技术向纵深发展。当前社会已经普及了信息技术，以数字档案馆系统为例，所包括的核心技术便有数字化生成技术、信息扫描技术、识别技术、图像处理技术、存储技术、自动分类技术、数字签名等，此外还有集群技术、中间件技术等。

三、加强档案信息化与数字化建设的措施

纵观现状与发展趋势，加强档案信息化、数字化建设势在必行。采取有力举措，确保实施实为关键所在。为此：

举措之一：不断提升信息化理念，加大支持力度

企业必须重视档案管理的创新改革，为信息化建设提供更多支持，首先要提升企业各级领导的信息化意识。一方面，要确保硬件设施的完善，改善系统建设的条件。原则上以控制成本投入为前提，安排专门的设施维护人员，定期对硬件设备进行维护修理，确保系统的稳定运行，档案日常整理所需的复印机、扫描仪等需要进行重组配备，满足部门需求。另一方面，要转变档案管理的规范标准，档案信息的生成需要依靠各部门协调完成，因此在数据传输的过程中要确保信息的可靠性、准确性和完整性。一套健全的制度体系是非常重要的，这样有利于不同部门、不同归档人员以相同的格式和类型建立起电子文件，以便进行数字化管理。

举措之二：强化安全意识，切实保障信息资源的安全性

对于企业的档案管理部门来说，档案信息涉及到企业的方方面面，做好保卫保密工作尤为重要，这是确保企业核心竞争力的关键。因此，在日常运营管理中，应当在档案管理计算机中安装杀毒软件、设置防火墙，防止信息泄露的情况出现，确保整个档案部门的保密性。此外，通过互联网加密技术设置档案共享范围和读取权限，从根本上破除信息违规盗取的安全性问题。

举措之三：秉承人本理念，不断提升档案人员的自身修养与专业素质

毋容置疑，企业根本能动作用的最为活跃的因素是人，人的因素第一。档案人员的业务能力和职业素养水平直接影响到整个档案工作的效率和安全性。随着技术的发展，企业档案管理信息化、数字化程度必然会逐渐提升，为适应这种发展，在进行人才选拔、培养和配备上必须重视能力与素质，定期加强思想教育，达到专业人员都能掌握信息技术的目的，并确保工作效率。档案管理人员还要具备一定的创新性，开拓思维。

举措之四：增强法律意识，重视法制化建设

为了规范档案管理行为，应当按照企业规定和国家要求制定相应的规章制度，增强约束性。大力宣传和档案信息化建设相关的信息，要求相应人员认真学习并熟知部门信息化标准，不断提高重视程度。结合档案管理部门的实际情况，提高档案管理工作人员的法律法规意识和执行能力，使其更加迎合企业的科学发展，满足市场需求。

综上所述，档案信息化、数字化建设是企业档案管理领域创新改革的重要发展趋势，对企业的现代化建设起到了良好的推动作用。面对信息化管理存在的诸多问题，社会有识之士特别是档案工作者要结合实际，研究解决对策，调整馆藏建设体系，构建全新电子阅览系统，重视法制化建设，注重档案人才培养，这些都是未来档案管理信息化和数字化建设的重要课题。笔者特提出上述见解，愿意与大家切磋交流。