王雪

摘要：随着全球化和信息化的脚步，人们利用“互联网+”的手段，使生活方式和办公方式更加便捷也更加高效，很多服务都可以足不出户网上办理，为人们的工作生活带来了翻天覆地的变化。高校的正常运转离不开财务报销工作的支持，目前高校的报销模式不断向自助方式发展，但是距离全自助还有很大差距，尤其是在应对突发事件时可采用的应急机制建设方面还有所欠缺。本文旨在探索一套全自助式的财务报销模式，用以填补高校财务报销应急机制的空白。

关键词：高校财务;报销模式;全自助

引言

国务院印发的《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》指出，要贯彻落实党中央、国务院关于推进科技领域“放管服”改革要求，减轻科研人员负担，充分释放创新活力，为实现经济高质量发展、建设世界科技强国做出更大贡献。在此背景下审视高校的财务报销工作不难发现，学校的科研人员在财务报销过程中花费的精力不菲，包括财务知识储备不足、信息获取渠道过窄等原因，但是最主要的原因在于现有的报销模式自助程度不高、标准化水平较低、应急能力不足。在此背景下，本文通过研究如何实现报销模式的全自助来提升财务报销工作的标准化管理水平、弥补财务报销应急机制，从而响应“放管服”要求，让财务工作充分发挥其服务职能。

一、T高校现行报销模式简述及评价

（一）现行报销模式简述

T高校目前采用投递式报销和现场报销相结合的模式，由报销需求方和审核处理方共同完成，办理网上投递报销时，报销方将原始凭证及相关附属材料整理粘贴后，在投递报销系统填写相关信息后生成并打印网上投递报销单，经相关审批后，投递至财务处指定的投递箱中。审核处理方每日定时将投递报销材料从投递箱中取出并做接单入库处理，然后将投递材料分配至审核制单人手中，准确无误的单据会正常制单并结算，有问题的单据做退单处理。报销需求方人员可从网上投递系统查询进度。同时无法采用网上投递方式办理的业务，如校内转款、开具支票等业务采用网上区号排队，现场叫号办理的方式。

（二）现行报销模式分析

1.现行报销模式的优势分析

现行的报销模式具有免排队、省时间的优点，大大缩短了办事时间;结算方式均为网银，减少现金、支票等结算方式的使用，降低了资金的持有风险;投递报销单需按类别填写，避免票据粘贴混乱;票据分类工作前置，提高制单效率;同时，减少人员聚集，降低公共卫生安全风险，保障师生及财务人员的身体健康。现有的报销模式使得财务核算效率和服务质量大大提升。

2.现行报销模式存在的问题分析

随着信息化和人工智能飞速发展，加之学校经费规模庞大，师生报销需求的猛增对报销模式提出了更高的要求。现行报销模式在取得良好的实际效果的同时也暴露了一些需要改进的问题。

（1）责任不清，易丢单

现行的投递式报销模式下，经办人会将投递单据投入到财务处定点设置的投递箱中，每天定时由财务人员取出，这个过程中，投递人是否真正投递很难确认，经常出现投递人声称已经投递，但迟迟未被处理的情况，通常此类情况经过认真翻找都能找到，且几乎都是由于经办人遗忘或补手续并未投递，但由于没有责任划分凭证，难以区分保管责任。

（2）沟通不畅，效率低

投递报销模式下报销人与审核人见面机会减少，报销人只需要将单据投入投递箱就可以离开，但是却造成了沟通成本增加，加剧了信息不对称，以前面对面就能解决的问题如签字盖章不全，缺少说明文字等情况，在现有的报销方式下可能需要报销人多跑一趟财务处才能解决。

（3）口径不一、难满意

财务处负责审核制单的财务工作人员较多，年龄跨度也很大，且受教育水平和经验不同也导致了核算中的口径不一致，这种现象会令前来报销的师生经常一头雾水，不知道该听从谁的建议，进而对财务部门产生不信任和不安全感，大大降低了他们对财务服务的满意度。

（4）应急不足、响应慢

作为学校运转的重要一环，现行的报销模式表现出应急机制缺乏，应对能力不足的问题，比如，现行投递方式只在工作时间才能进行投递，而科研人员忙于自身工作，常常在下班后发现已经错过投递时间。另外，一些突发情况导致人员不能聚集时，财务报销工作只能暂停。

二、全自助式财务报销模式探索

（一）全自助式报销模式的必要性

高等院校作为国家人才培养、科研攻关、创新创业的重要阵地，是国家的重要智库，是国家為实现经济高质量发展、建设世界科技强国的重要保障。学校全体师生开展教学、组织科研都离不开必要的经费支出，这些都离不开财务报销工作，然而现行的报销模式标准化水平不高，应急机制不足，也就产生了师生报销需求剧增与财务服务能力不足的矛盾。因此，高校财务部门利用各类信息化手段，配备相关硬件设施，探索一套既能提升现有工作水平又能用于应急响应并切实可行的、全自助的财务报销模式势在必行。

（二）全自助式报销模式流程设计

目前，我国很多高校都推出了自助投递报销模式，该模式以网上投递报销模式为基础发展而来，以自助投递机为主要工具，实现了24小时的自助投递，大大提升了报销人员投递时间的灵活性，无论财务人员是否上班，都可以随时进行投递。与此同时，投递动作发生的同时，自助投递机会出具投递接收凭证，单据保管责任移至财务部门，这样就避免了责任划分不清造成的丢单现象，使投递报账模式前进了一大步。但是这种模式仍然无法做到完全的自助报销，因此还需要进一步探索。

基于实际财务报销工作，新的全自助式报销流程可以设计如下：首先，实现全自助报销必须配备自助投递收单机，在自动收单的同时出具用于明确责任划分的收单证明，确保单据一旦投递，保管责任则由报销人转移至财务处，这样做可以根本上避免由于责任不清造成的丢单问题。下一步由财务部门派专人收单并消毒，在投递单据物流管理系统中进行分单后，进行审核制单处理。审核无误的报销单据会进行资金结算，最后报销完毕的相关材料进行会计档案的归档管理。若审核过程中出现问题，则需要将报销材料退回给报销人或由报销人补充材料，可以通过自助方式取回退票或补充材料，财务人员按每日指定时间统一放置退票或收取补充材料，同时再做消毒处理。这样的流程可以使得财务报销更加标准化、规范化、安全化。

三、实现无接触报销的必要条件

（一）配备相关硬件，保障自助服务

全自助式报销模式既能在平时提升审核效率，保证单据安全，又能在特殊时期发挥作用，保证报销工作顺利进行，要想实现全自助报销模式，就必须将所有的人际间的物理交接节点加以梳理，利用现有的信息化手段和方法进行管理和数据记录。经过梳理发现，在财务报销过程中分别在单据投递、退单领取、补充材料环节会产生人员间的材料交接，这些环节都可以利用现有的自助设备完成，因此自助投递、领取退单、补充材料以及材料消毒设备必不可少，同时为防止责任划分不清，应采取相应措施加以保障，例如可以让报销人在投递、领取、补充材料时扫描二维码并填写相关信息如材料张数、金额等后生成交接单据以便清晰划分责任，并利用摄像监控技术加以佐证。这些自助设备的配备不仅能在特殊时期发挥重要作用，还可以在平时节约人力资源，解放财务人员的劳动力。

（二）完善内部管理，推行“首接负责制”

“首接负责制”是指财务审核人员从接收到报销单据起至完成报销结算前，对该单据存在的任何财务报销问题有指导义务，修改后符合报销标准的单据应由第一次接收该单据的审核人员办理完成。这一制度在已有的自助报销模式中起到了良好的作用，在全自助式报销模式中，首接负责制的意义更加重大，全自助的报销模式旨在引入质量管理理念，用标准化的管理方式根本提升财务工作质量，可以完全省去报销人和审核人的面对面接触，因此一份单据由一个财务人员从头至尾进行接收—指导—办结就可以完成，可以提升财务人员的制单效率，避免由于反复投递、反复审核造成的时间浪费，也避免了报销人往返奔波造成的时间浪费和财务审核人员报销口径不一致带来的矛盾，在全自助式模式下，全面严格推行“首接负责制”更是避免单据丢失、推诿扯皮的重要手段。

（三）统一报销口径，制定“只跑一次清单”

财务审核人员由于教育程度、经验积累、业务理解、年龄层次各有不同，会产生报销口径不一致的情况，影响制单效率，也降低了师生的信任感和满意度。对此，可以采用“一次报销成功清单”的标准化质量管理手段加以优化。报销中发生退单的情况大多是一些琐碎的问题，如审批手续不全、附加材料补全等，财务部门经过汇总分类，可以制作出一个“只跑一次清单”，在报销人填写网报手续后自动生成并与报销单一同打印出来，要求报销人投递之前进行自查，这样就可以大大减少因低级错误造成的退单。

（四）畅通师生信息获取渠道，推出智能客服系统

全自助式的报销模式减少了报销人员向财务人员咨询的机会和渠道，必然会造成沟通不畅，因此只能更多地依靠拨打办公电话咨询，但是由于日常办公时间有限以及咨询人数过多会造成电话占线，给咨询带来极大困难，令师生求助无门;同时，接听大量重复的咨询电话也会严重影响财务人员的工作效率，财务人员通常是白天忙忙碌碌，工作成效却不明显，时间都消耗在重复解答疑问上，日常的核算工作还需要加班加点才能完成。因此，推出基于微信公众号或电话智能导航系统的智能财务咨询平台十分必要。财务工作人员可以将出现频率较高的咨询问题分类汇总并不断补充，上传至智能咨询系统，这样的智能财务咨询系统能做到全天候不排队，随问随答不占线，从而保证咨询渠道畅通，也能把财务人员从简单重复的问答中解放出来。

（五）加快审批速度，推行电子流转审批

在报销过程中，按照传统的审批方式，至少需要负责人、经办人、验收人三个人分别签字，而且还要加盖单位公章，如果遇到负责人出差或不在等情况，审批流程所需时间就会更长，在审批环节中造成报销周期的被迫延長，平时只是造成报销较慢，但是遇到经费结题、出版时间局促等特殊事项，就要求报销快速完成。在信息化手段的帮助下，目前学校很多审批事项已由传统模式转变为网上公文流转审批方式，审批人只要能上网就可以随时随地审批并快速流转至下一审批环节，提升了审批速度。财务报销的审批应借助相关流转审批经验，推行财务报销电子审批。

结语

时代的飞速前进对各行各业都提出了更高的要求，高校作为国家实现科教兴国和人才强国战略的重要阵地，承担着重要的责任。财务工作作为高校正常运转必不可少的一环，更应该不断探索新的模式以便不断适应高校的发展。全自助报销模式既能有效地节约人力成本，助推学校行政管理能力的内涵式发展，又能弥补应急机制的空白，从根本上提升学校师生的满意度。

参考文献：

[1]李利.试论高校自助投递式报销存在的问题与对策[J].会计师，2019（22）：63–64.

[2]邵琼.信息化背景下关于改善高校网上自助报销模式的探讨[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019（11）：70–71.

[3]刘艳红.高校财务服务工作中现代信息技术应用思考[J].中国中小企业，2019（08）：182–183.

[4]祝红霞.“最多跑一次”在高校财务中的探索与实践[J].教育财会研究，2019，30（04）：28–31.