数字化时代下电子会计档案管理研究

2020-07-29苏剑

国际商务财会 2020年7期

苏剑

【摘要】在会计工作中，档案管理是一项重要的基础工作。在数字化时代的背景下，会计档案的管理发生了较大变化，传统的档案管理方式已经不适应当前社会发展，电子会计档案管理已经逐渐成为档案管理的主要方式。文章对数字化时代下推行电子会计档案管理的背景进行了分析，之后以笔者所在的ZJ集团为例，对推行电子会计档案进行了初步的研究。

【关键词】会计电子档案；信息化；数字化

【中图分类号】F275

随着数字技术的不断发展，数字信息化时代的到来，企业的生产经营活动越来越多的在系统上完成闭环，过程中形成了大量的电子信息和数据。作为企业生产经营活动最直接的结果反映，企业会计档案不仅记录了企业的各项经营数据，也蕴藏了更大的管理价值。越来越多的管理人员开始意识到，在数字化时代下会计档案管理对企业的影响可能会超过预期，良好高效的电子会计档案管理正变得越来越重要。

一、电子会计档案管理的背景研究

（一）政策驱动

近年来，财政部、国家档案局和有关主管部门大力推進电子会计档案管理，积极开展示范试点工作，并出台了一系列相关规划、规范及指南，明确电子会计档案的法律效力，为数字化时代电子档案管理提供良好的应用环境。

2012年一季度，国家档案局会同财政部展开企业电子会计档案管理试点工作。第一批试点选在中国电信广东分公司、中国联通湖北分公司、中国人保财险股份公司进行开展，试行会计凭证无纸化归档等初期会计档案管理工作。

2013年12月，国家发改委、财政部、国家税务总局、国家档案局四部委联合下发《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》，明确推动电子发票的接收及归档工作。

2014年3月，财政部发布《企业会计信息化规范》，提出：一是实行会计工作集中的企业及其分支机构，应为外部会计监督机构调阅异地会计资料提供必要条件；二是企业内部生成的会计凭证、账簿、辅助性会计资料，在满足相关条件下可不输出纸面资料。

2015年12月，财政部与国家档案局联合发布《会计档案管理办法》，将电子档案的法律效力及电子档案正式纳入到其中，并且将会计凭证的获取、报销、入账、归档等均进行电子化管理。在新《会计档案管理办法》施行后，试点的稳定运行使得增值税电子发票得以在全国范围内推广，增加了电子档案纳入会计档案的范围。

2019年4月30日，国务院总理李克强签署国务院令，公布了《国务院关于在线政务服务的若干规定》，明确电子签名、电子印章、电子证照、电子档案的法律效力。

2019年12月，财政部发布《中华人民共和国会计法修订草案（意见征求稿）》，要求：单位利用纸质会计凭证的电子影像等电子副本文件进行会计核算的，应当确保纸质会计凭证的电子副本文件及会计核算系统符合会计法关于电子会计凭证进行核算的有关要求，并建立纸质会计凭证与其电子副本文件的检索关系。

2020年3月，财政部、国家档案局联合发布《关于规范电子会计凭证入账归档的通知》，明确了相关内容：一是电子会计档案可不再另以纸质形式保存；二是电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效率；三是电子会计凭证可直接报销入账归档，企业无须打印纸质资料；四是单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

（二）技术驱动

近几年，依托于国内经济的迅速发展，云技术、大数据、物联网技术、人工智能技术等信息技术也在不断更新换代中，技术的革新促使财务行业逐步转向数字化、自动化、智能化。并且随着国内摄影技术和设施的更迭推新，OCR、语音识别等新技术的日趋稳定，再加上电子结算单、电子发票、电子汇票、电子银行回单等电子形式的凭证越来越融入到企业实际应用中，这些电子化的应用正在逐步成为企业管理信息技术的中坚力量。与此同时，这些技术的变化也推动了企业的档案管理工作，使得档案管理逐步从“信息化阶段”向“数字化智能化阶段”（如图1所示）过渡。

（三）管理驱动

数字信息化时代，越来越多的企业财务信息以电子化数据的形式产生，传统纸质会计档案管理在日常运营管理工作中表现出成本较高、效率较低、存在安全隐患及利用受限等诸多问题。企业在此种情况下，迫切需要建立一套适用于档案管理新时期发展需要的电子会计档案管理体系，便于对企业大量档案的管理和利用，使档案真正形成企业的数据资产。

二、ZJ集团会计档案管理现状及问题

（一）管理现状

ZJ集团作为全球最大的投资建设集团，位居2019年度《财富》世界500强第21位，该集团于2018年正式启动财务一体化平台建设，到2019年12月，全面完成境内所有子企业的推广上线工作。在财务信息化建设取得巨大成绩的同时，会计档案管理仍然采用传统的纸质管理模式，与集团整体财务信息化发展水平不相适应。

（二）存在的问题

1.成本问题。随着一体化平台上线，核算的精细度有了大幅提高，会计凭证的数量与以往相比显著增长，再加之一体化平台产生的各种已经电子化的内部报账单、审批记录等，仍然需要采用纸质打印，造成纸张、耗材等办公用品成本和会计人员的整理、打印时间都大幅增加。

2.效率问题。一是传统档案管理模式下，由于归档工作需要人工将原始凭证与记账凭证合并归档，工作量巨大，影响工作效率；二是查阅传统纸质档案时，由于档案数量繁杂，人工查找时间较长，因此查询效率低。

3.安全问题。一是存储安全，由于传统档案管理以纸质文件为主，档案原件易损坏，需要特别注意防火、防盗、防霉等问题；二是借阅安全，由于传统借阅过程无法自动记录，或纸质借阅记录易损坏，造成借阅情况无法有效记录，威胁会计档案安全。

4.共享问题。由于库房位置等条件所限，查阅受到时间、空间和人员限制，查阅者需要到固定地点、规定时间内查看文档，限制了查看人员数量，造成共享困难。

三、推行电子会计档案管理的几点建议

（一）转变会计档案的管理理念

在企业数字化进程中，管理者应致力于逐步增加电子化档案的占比，改变传统模式中以纸质为主的模式，过渡到依托于系统为主，将电子会计档案视为公司“数据资产”中的一部分，深度挖掘其数据价值，助力企业发展。

（二）及时更新会计档案及相关联业务管理制度体系

在基于国家法规的基础上结合企业的自身特性，更新企业的管理制度、操作规范及执行标准等，建立一整套新的管理制度体系，确保新的管理方式在各个管理层面上都得到标准化的落地执行。

（三）建设统一的企业级中台系统

会计档案电子化是要建立在电子会计档案管理系统与财务管理系统的高度集成，财务管理系统与企业内外部业务系统高度集成基础之上的。但是在现阶段企业的内外部系统间都广泛存在着信息孤岛问题，对于会计档案的电子化造成了巨大困难。通过建设统一的企业级中台系统，既能快速响应前台系统的业务需求变化，又能满足后台系统，例如会计信息系统相对稳定的管理要求，实现对经营业务中原始数据的统一采集，成为各专业子系统交换信息、共享数据的平台和纽带。

（四）设计统一科学的档案系统接口规范

电子会计档案管理系统主要负责收集、存储、保管电子会计档案和纸质会计档案影像件，为用户提供会计档案信息应用服务。电子会计档案系统对接众多的业务系统，因此需要制定统一的会计电子档案归档接口规范。一是明确会计电子档案归档范围和格式标准；二是制定会计电子档案接入标准技术规范，基于电子档案OAIS模型，制定电子档案接入标准，包括电子档案接入的文件格式、报文结构、接入频率、校验规则等技术标准。

（五）健全会计电子档案安全保障体系

会计档案电子化安全问题至关重要，需从电子档案使用、IT系统安全两个方面建立电子档案安全保障体系。在使用电子档案时要建立安全权限控制机制，在线浏览与会计档案原文件相互保持独立，同时保证会计档案电子文件所有展现形式的一致，从而强化电子化档案使用时的安全性保障。在IT系统安全方面，实现统一用户与认证管理，并通过采用双机热备、负载均衡、安全控制列表、冗余存储、组合数据备份等IT系统安全保障技术来保证会计档案电子化的IT系统安全。

（六）建立适应当下及未来的会计档案保管机制

由于外部环境的约束，会计纸质档案与电子档案仍会长期并存。针对此种情况，纸质档案与电子档案的同步管理显得尤为重要。为此，一方面要同步归集，协同业务部门修订基础业务规范，从业务源头保证纸质档案与电子文件的生成、整理、移交方式；另一方面要同步管理，通过建立归档对照表、报账条形码等手段实现纸质档案与电子档案的整合管理，保障纸质档案与电子档案之间的互相查找。

（七）提高从业人员能力，培养复合型素质人才

新《会计档案管理办法》开启了档案管理数字化转型的新时代，而人才是这一转型的支撑性要素。电子會计档案管理迫切需要培养一支集管理型、研究型、操作型为一身的复合型管理人才队伍，开创电子会计档案管理新局面。

四、推行电子会计档案的预期收益

电子会计档案管理的实施，改变了传统纸质会计档案管理模式、方法和会计档案的存储形式，将对ZJ集团产生深远的影响，预期收益主要体现在以下几个方面。

（一）降低成本，减少纸质资料打印，节约费用支出，降低企业资源消耗，减少档案人员工作量

预估2020年财务一体化平台的年业务量约5000万张凭证，实施会计档案电子化后，每年减少打印纸张约16 500万张（详见表1），每张纸打印成本按0.15元计算，年节约成本约2450万元。除了节约纸张打印的直接成本之外，实施会计档案电子化后，纸质归档资料将大幅减少，减少库房成本等间接管理成本。

（二）提高效率

首先，会计档案电子化管理，减少了财务人员手工打印、整理、装订会计档案的工作量。大部分档案资料的业务流程由系统自动完成，提高了会计人员的工作效率；其次，电子会计档案能实现通过档案管理系统直接查阅档案信息，提高档案利用效率，提升档案资料对企业发展的服务作用，实现跨地区、跨系统、跨层级的多维度档案查询。

（三）提升企业档案质量

建设电子会计档案标准化体系，通过设定系统参数和标准，减少人为判断造成的政策要求不统一，执行不到位等问题，实现档案工作规范化运行，提高会计档案质量。

（四）提升企业各系统集成能力

借助电子会计档案实施，能提升系统间数据集成程度，为下一步企业的业财融合奠定基础。